大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策

一、引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對檔案數(shù)量的日益增長，不能滿足人們對檔案信息的利用需求。為了更好地應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，亟待加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的人工操作到智能化、自動(dòng)化管理的轉(zhuǎn)型，提升檔案管理的服務(wù)水平，以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、提高工作效率和提升服務(wù)質(zhì)量。這不僅符合時(shí)代發(fā)展需求，也有助于檔案管理行業(yè)的持續(xù)創(chuàng)新和進(jìn)步?；诖?，本文從檔案管理信息化建設(shè)的重要性入手，基于檔案信息化建設(shè)的困境，提出相應(yīng)的解決策略，以期為檔案信息化建設(shè)提供參考，推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）保障檔案信息安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息主要以電子數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存和傳輸，這就使其容易被復(fù)制、傳播和濫用。所以，要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，從而有效保障檔案信息的安全。

首先，信息化建設(shè)可以通過自動(dòng)化的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息在發(fā)生系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害或人為破壞時(shí)得到有效恢復(fù)。通過分布式存儲(chǔ)和云計(jì)算技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)可以得到多重備份，有效避免數(shù)據(jù)丟失或損壞。其次，信息化系統(tǒng)可以設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問敏感檔案信息。通過身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)，防止未授權(quán)人員的非法訪問，減少內(nèi)部泄密的風(fēng)險(xiǎn)。最后，信息化建設(shè)支持遠(yuǎn)程訪問和云端存儲(chǔ)，可以在多個(gè)地點(diǎn)和設(shè)備之間靈活訪問檔案信息，同時(shí)也通過多級備份保證信息安全。即使某一地點(diǎn)的設(shè)備遭遇安全威脅，其他備份點(diǎn)仍能確保信息不丟失。

（二）促進(jìn)檔案資源共享與利用

目前，我國一些企事業(yè)單位的檔案管理工作尚未形成一個(gè)統(tǒng)一的體系，有的單位把檔案工作劃入不同的部門，有些單位則由各個(gè)部門自行處理。這種情況造成了檔案資源利用率較低。如果不能將其充分利用起來，就會(huì)導(dǎo)致檔案資源的閑置，這對于檔案工作的發(fā)展而言是非常不利的。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想更好地促進(jìn)檔案資源共享，就要從根本上解決檔案管理中存在的問題，這樣才能夠使檔案資源得到充分利用。例如，在開展檔案管理工作時(shí)，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)資源整合與共享，從而讓檔案的應(yīng)用價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)注重加強(qiáng)與其他行業(yè)之間的信息交流和溝通，并對信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新。此外，還要加大對檔案信息數(shù)據(jù)的分析和挖掘力度，使其能夠?yàn)楹笃诘墓ぷ魈峁┯袃r(jià)值的參考依據(jù)。[1]

（三）促進(jìn)決策科學(xué)化與精準(zhǔn)化

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化系統(tǒng)在各行各業(yè)的應(yīng)用日益廣泛。此類系統(tǒng)能夠幫助相關(guān)行業(yè)在日常管理和運(yùn)營中探析發(fā)展動(dòng)向、用戶需求以及供應(yīng)鏈優(yōu)化等關(guān)鍵信息，提升運(yùn)營效率，增強(qiáng)競爭力。一方面，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析與挖掘，信息化系統(tǒng)能夠幫助決策者發(fā)現(xiàn)潛在的規(guī)律和趨勢。這些規(guī)律不僅限于歷史數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)，還能夠預(yù)測未來的發(fā)展方向。例如，在管理領(lǐng)域，通過分析檔案數(shù)據(jù)中的公共服務(wù)和資源分配特點(diǎn)，系統(tǒng)可以揭示出社會(huì)發(fā)展中的隱性需求，預(yù)測可能的趨勢，為決策者提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，從而推動(dòng)決策的調(diào)整與優(yōu)化。另一方面，系統(tǒng)不僅能夠處理傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還可以對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，如圖像、文本、音頻等信息。通過這些高效的分析工具，系統(tǒng)能夠更全面地識(shí)別檔案中的關(guān)鍵信息，支持決策的制定。[2]

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)面臨的困境

（一）技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

不同的單位和部門在檔案管理過程中，往往選擇不同的技術(shù)平臺(tái)和系統(tǒng)架構(gòu)。比如，一些單位可能使用傳統(tǒng)的單機(jī)版檔案管理軟件，而另一些單位則使用基于云平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)。此外，一些部門可能采用了開放源代碼的軟件，而其他部門則使用了封閉的商業(yè)軟件。這些技術(shù)架構(gòu)之間缺乏統(tǒng)一性，使它們之間在數(shù)據(jù)交換、共享等互通性方面存在較大障礙。而且，檔案管理系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)在各個(gè)單位和部門之間也往往存在差異。例如，在檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸、共享過程中，使用的文件格式（如PDF、DOC、XML、JSON等）可能不同，甚至同一類檔案在不同單位中可能使用不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致系統(tǒng)之間難以順利交換和識(shí)別數(shù)據(jù)。

（二）資金與資源限制

檔案信息化的基礎(chǔ)是擁有完善的基礎(chǔ)設(shè)施。包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、備份系統(tǒng)等，這些設(shè)施往往投入巨大。尤其在初期，很多單位需要構(gòu)建一個(gè)檔案管理平臺(tái)，采用高效的數(shù)據(jù)庫和存儲(chǔ)系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和穩(wěn)定性。這些設(shè)備不僅需要采購費(fèi)用，還需要后期的維護(hù)、升級和替換，造成了持續(xù)的資金壓力。檔案信息化建設(shè)并非一次性投入，系統(tǒng)建成后，長期的運(yùn)營維護(hù)同樣需要持續(xù)投入。尤其在信息化技術(shù)日新月異的今天，軟硬件會(huì)逐漸過時(shí)或出現(xiàn)不兼容的情況，因此需要定期進(jìn)行硬件更換、技術(shù)升級、軟件版本更新等。這些更新和維護(hù)工作的成本不僅體現(xiàn)在實(shí)際資金投入上，還包括技術(shù)支持人員的招聘和培訓(xùn)。許多單位，尤其是中小型單位，可能面臨長期缺乏技術(shù)維護(hù)資金的問題，無法保證系統(tǒng)的長期可用性和穩(wěn)定性。[3]

（三）人員素質(zhì)與培訓(xùn)問題

檔案管理的核心任務(wù)是對各類檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用，而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案信息化建設(shè)通常要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)和技術(shù)能力，以便能夠熟練運(yùn)用各種信息系統(tǒng)、軟件設(shè)備。然而，許多檔案管理人員并沒有專業(yè)的技術(shù)背景，在選擇信息化工具時(shí)，他們可能無法準(zhǔn)確判斷軟件的功能與需求的匹配度。無法有效配置系統(tǒng)參數(shù)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的性能和效果未達(dá)到預(yù)期。同時(shí)，信息化建設(shè)不僅需要購買新的軟件設(shè)備，還涉及業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)以及工作方式的改變。在沒有充分的技術(shù)培訓(xùn)和心理準(zhǔn)備的情況下，會(huì)導(dǎo)致部分檔案管理人員對新技術(shù)和新工作方式存在不適應(yīng)的情況。

（四）跨區(qū)域數(shù)據(jù)濫用

許多國家和地區(qū)已經(jīng)有意識(shí)地建立檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管和保護(hù)的相關(guān)機(jī)制，但這些規(guī)定在跨區(qū)域數(shù)據(jù)共享時(shí)面臨一些挑戰(zhàn)?？鐓^(qū)域的機(jī)構(gòu)在共享數(shù)據(jù)時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被濫用。例如，某些機(jī)構(gòu)或個(gè)人可能通過共享的數(shù)據(jù)進(jìn)行未經(jīng)許可的商業(yè)行為、征信評估等，導(dǎo)致數(shù)據(jù)主體的權(quán)益受到侵害。這加劇了數(shù)據(jù)濫用的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是在缺乏嚴(yán)格的審計(jì)和監(jiān)管機(jī)制的情況下，一些用戶或組織可能利用共享數(shù)據(jù)進(jìn)行不正當(dāng)行為。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策

（一）推動(dòng)行業(yè)間的共享信息標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)行行業(yè)之間數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，可以確保數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的無縫對接。其一，設(shè)立行業(yè)協(xié)會(huì)、聯(lián)盟或者跨行業(yè)的技術(shù)委員會(huì)，聚集不同行業(yè)的專家和代表，共同制定和推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。其二，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范。例如，可以通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式（如JSON、XML等）、數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議（如RESTfulAPI、SOAP等）以及接口標(biāo)準(zhǔn)，確保不同的系統(tǒng)能夠順暢地進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。同時(shí)，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)定義（如數(shù)據(jù)字典）能夠使數(shù)據(jù)在不同平臺(tái)之間的一致性得以保證。其三，鼓勵(lì)采用開放的標(biāo)準(zhǔn)與協(xié)議，而不是封閉的專有標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以減少技術(shù)和平臺(tái)的鎖定效應(yīng)，使數(shù)據(jù)可以在兼容性強(qiáng)的系統(tǒng)中互操作。其四，引入行業(yè)標(biāo)桿。引導(dǎo)行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)或技術(shù)公司采用符合標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)解決方案，發(fā)揮示范作用。這種“標(biāo)桿效應(yīng)”能夠加速行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。[4]

（二）財(cái)政支持與跨部門跨區(qū)域資源整合

隨著科技的快速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型日益迫切。財(cái)政支持可以幫助相關(guān)部門升級傳統(tǒng)的檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和完善。尤其是基層單位，充分的財(cái)政支持能夠有效解決資金問題，確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

首先，完善檔案管理硬件設(shè)施，如存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等。同時(shí)，要加大對數(shù)字檔案管理軟件的研發(fā)投入，提升系統(tǒng)的智能化水平。其次，在不同地區(qū)之間，可以通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，打破地區(qū)間的技術(shù)壁壘，實(shí)現(xiàn)信息和資源的共享。例如，可以搭建跨地區(qū)的數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，確保各地檔案資源的存儲(chǔ)、檢索和應(yīng)用具有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。最后，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和共享。這不僅能夠提升檔案管理效率，還能在災(zāi)難恢復(fù)、數(shù)據(jù)備份等方面提供更好的保障。各級部門、行業(yè)組織可以共同搭建統(tǒng)一的云平臺(tái)，提供跨區(qū)域的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享服務(wù)。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)與引入復(fù)合型人才

為了適應(yīng)檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔管理到現(xiàn)代化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變，要大力提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平及數(shù)字化技能，同時(shí)積極引進(jìn)復(fù)合型人才。

通過定期培訓(xùn)，檔案管理人員要熟悉現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的操作流程及基本原理，能夠高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、分類、檢索、保管等工作。同時(shí)，在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，檔案管理人員要學(xué)習(xí)如何使用掃描設(shè)備、運(yùn)用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，并通過相關(guān)軟件進(jìn)行歸檔、存儲(chǔ)與管理。另外，為了適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的需求，僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理人員已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，急需引入復(fù)合型人才，以提升檔案管理的整體水平。復(fù)合型人才通常不僅精通檔案管理領(lǐng)域知識(shí)，還具備信息技術(shù)、數(shù)據(jù)科學(xué)、法律、管理等多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)。這種多領(lǐng)域的交叉知識(shí)背景能夠幫助檔案管理人員更好地應(yīng)對信息化過程中遇到的復(fù)雜問題。復(fù)合型人才通常在技術(shù)和管理方面都具備較強(qiáng)的能力，能夠承擔(dān)檔案管理項(xiàng)目的技術(shù)研發(fā)、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)分析等工作，同時(shí)也能發(fā)揮團(tuán)隊(duì)管理、流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)制定等管理職能。[5]

（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)監(jiān)管與防護(hù)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)監(jiān)管要從全局視角出發(fā)，建立針對個(gè)人信息保護(hù)、數(shù)據(jù)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)管理等方面的系統(tǒng)化框架。首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代，個(gè)人信息的收集和處理必須遵循知情同意、最小化收集和數(shù)據(jù)可追溯原則。應(yīng)明確規(guī)定數(shù)據(jù)主體的知情權(quán)和選擇權(quán)，保障個(gè)人隱私和數(shù)據(jù)安全。針對敏感數(shù)據(jù)，如醫(yī)療、金融、教育等行業(yè)中涉及的敏感信息，應(yīng)當(dāng)設(shè)置更嚴(yán)格的管理要求，確保其在合法的前提下得到使用。其次，定期開展數(shù)據(jù)合規(guī)性審查，確保數(shù)據(jù)管理活動(dòng)合法合規(guī)。通過第三方審查或內(nèi)部合規(guī)檢查等方式，確保數(shù)據(jù)使用的透明度和合規(guī)性。設(shè)立專門的合規(guī)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)監(jiān)控和評估數(shù)據(jù)管理過程中的具體執(zhí)行情況，確保數(shù)據(jù)管理與處理不出現(xiàn)濫用、侵權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)。最后，在發(fā)生數(shù)據(jù)泄露或信息安全事件時(shí)，必須有明確的應(yīng)急響應(yīng)流程，包括事件的報(bào)告、調(diào)查、修復(fù)、通知以及相關(guān)責(zé)任追究等。要建立并細(xì)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露防護(hù)機(jī)制，明確數(shù)據(jù)泄露后的相應(yīng)責(zé)任和賠償機(jī)制，確保數(shù)據(jù)主體的權(quán)益不受損害。

五、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及技術(shù)、資金、人才等多方面的問題。要破解檔案信息化過程中面臨的困境，就需要相關(guān)部門和社會(huì)各界共同努力，推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、資源整合以及人才培養(yǎng)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、智能化和高效化。

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（作者簡介：王維偉，女，本科，承德市財(cái)政局，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>