信息化時(shí)代背景下檔案信息化建設(shè)策略探討

隨著信息化時(shí)代的到來，各行各業(yè)逐漸在管理中采用信息技術(shù)手段，檔案管理領(lǐng)域也不例外。檔案管理包括信息采集、整理、分類、歸檔、調(diào)取、利用等方面的內(nèi)容，可以輔助、指導(dǎo)相關(guān)工作的開展，為決策制定提供依據(jù)。隨著檔案管理改革的不斷深化，檔案管理機(jī)制越發(fā)完善，服務(wù)質(zhì)量日漸提升，但傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足目前公眾的需求。因此，檔案管理部門應(yīng)以先進(jìn)的信息技術(shù)為依托，優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理模式，在提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。基于此，本文以信息化時(shí)代背景下檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)為切入點(diǎn)，有針對(duì)性地提出信息化建設(shè)策略，希望有助于提高檔案管理水平，更好地為公眾提供檔案服務(wù)。

一、信息化時(shí)代背景下檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）提升檔案工作效率和質(zhì)量

檔案管理信息化是提升檔案工作效率和質(zhì)量的必然要求。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的采集、整理、存儲(chǔ)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)往往依賴于人工操作，不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。通過引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速錄入、自動(dòng)分類、智能檢索和遠(yuǎn)程利用。例如，通過電子掃描和OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)，可以將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化為電子檔案，大大提高了檔案的錄入速度和準(zhǔn)確性。同時(shí)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)和快速檢索，極大地提升了檔案查詢的效率。此外，信息化管理還能夠減少人為因素對(duì)檔案完整性和準(zhǔn)確性的影響，確保檔案資源的長(zhǎng)期保存和有效利用。[1]

（二）優(yōu)化檔案服務(wù)模式

檔案管理信息化是優(yōu)化檔案服務(wù)模式的必要手段。在信息化環(huán)境下，用戶對(duì)檔案服務(wù)的需求日益多樣化和個(gè)性化。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式受限于時(shí)間和空間，難以滿足用戶的需求。而檔案管理信息化能夠打破這些限制，提供更加便捷、高效的服務(wù)。例如，通過建立檔案信息資源共享平臺(tái)，用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和下載。這種服務(wù)模式不僅提高了檔案的利用率和用戶的滿意度，還提高了檔案服務(wù)的影響力。此外，信息化管理還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的深度開發(fā)，通過數(shù)據(jù)分析與挖掘等技術(shù)，為用戶提供更加精準(zhǔn)和專業(yè)的檔案信息服務(wù)。

（三）保障檔案安全

檔案管理信息化是保障檔案安全的關(guān)鍵措施。檔案安全是檔案管理的生命線，傳統(tǒng)的檔案保存方式面臨著火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀、霉變等風(fēng)險(xiǎn)。信息化建設(shè)通過數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等方式，可以有效降低安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的備份可以在多個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行，即使發(fā)生災(zāi)害，也能夠確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，信息化管理還能夠加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)控，通過利用權(quán)限控制、訪問日志等技術(shù)，防止檔案的非法復(fù)制和泄露，確保檔案的保密性和完整性。

二、信息化時(shí)代背景下檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

（一）技術(shù)層面

目前，檔案信息化建設(shè)在技術(shù)層面的挑戰(zhàn)主要涉及以下三個(gè)方面：

首先，軟件的更新?lián)Q代不及時(shí)。電子檔案對(duì)辦公設(shè)備的軟硬件具有較強(qiáng)的依賴性，檔案舊版本文件無法運(yùn)行，迫使檔案管理部門必須及時(shí)對(duì)軟件更新?lián)Q代，并安排工作人員參與操作培訓(xùn)，這就增加了檔案管理經(jīng)費(fèi)的支出。其次，系統(tǒng)缺乏兼容性。檔案管理系統(tǒng)要能同其他系統(tǒng)集成，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享和整合。但有時(shí)由于系統(tǒng)接口的兼容性不足或穩(wěn)定性差，大大降低了整體的管理效率。最后，檔案信息面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。[2]檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)與利用涉及海量的數(shù)據(jù)，其中敏感的信息較多，對(duì)系統(tǒng)防護(hù)措施具有較高的要求。但一些檔案部門由于設(shè)備落后或工作人員安全意識(shí)不足，導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞的情況時(shí)有發(fā)生。

（二）管理層面

檔案信息化建設(shè)在管理層面面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)。首先，部分檔案部門檔案管理機(jī)制不健全，這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，降低了工作質(zhì)量和效率。另外，一些檔案管理部門并未嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理機(jī)制，缺乏明確的責(zé)任分工。其次，檔案信息化建設(shè)過程中缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，這導(dǎo)致檔案管理工作中容易出現(xiàn)管理漏洞，制約了檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

三、信息化時(shí)代背景下檔案信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理部門在選擇檔案信息化管理的終端設(shè)備時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注硬件設(shè)備的運(yùn)行速度、存儲(chǔ)容量以及擴(kuò)容能力，鑒于檔案資源的特殊性與保密性，同樣要注意設(shè)備所具有的數(shù)據(jù)保護(hù)功能以及數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以免因?yàn)橐馔舛霈F(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。在此過程中，檔案管理部門可以配備兼容性較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備等，以保證檔案資源精準(zhǔn)、快速地存儲(chǔ)與利用。檔案信息的批量讀取與寫入還可以通過光盤塔（庫(kù)）來實(shí)現(xiàn)，無論是數(shù)據(jù)備份還是數(shù)據(jù)恢復(fù)，都能夠快速進(jìn)行。同時(shí)，這類檔案設(shè)備成本低，具有容量大、體積小等特點(diǎn)，不僅可以滿足檔案管理特殊性與保密性要求，還可以適應(yīng)檔案數(shù)量不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)，從而降低檔案工作人員管理與維護(hù)的工作負(fù)擔(dān)。

檔案管理部門要及時(shí)更新檔案掃描設(shè)備。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化主要依賴于檔案掃描設(shè)備，這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理部門可以根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)檔案需求配置適合的檔案掃描設(shè)備，如大幅面掃描設(shè)備、平板式掃描設(shè)備等，并重點(diǎn)關(guān)注設(shè)備的掃描速度、圖像分辨率等，保證檔案信息化管理的質(zhì)量與效率。為了實(shí)現(xiàn)音頻、視頻信號(hào)與數(shù)字信號(hào)之間的轉(zhuǎn)換，還可以引入錄音筆或者視頻捕捉卡等設(shè)備，這樣能夠長(zhǎng)期保存音頻或視頻檔案，并提升檔案信息檢索效率。

檔案信息傳輸效率與可靠性取決于網(wǎng)絡(luò)連接質(zhì)量，所以，檔案管理部門要配備高性能的網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備，如路由器、局域網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等，保障數(shù)據(jù)信息的高效、安全傳輸，提供高效穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在檔案管理系統(tǒng)中，服務(wù)器屬于核心設(shè)備，決定系統(tǒng)運(yùn)行與訪問的穩(wěn)定性，在選擇服務(wù)器型號(hào)時(shí)，注重存儲(chǔ)空間以及處理能力等重要因素，從而更好地支持檔案管理工作的開展。[3]

（二）完善檔案信息化相關(guān)管理機(jī)制

檔案管理部門要不斷完善相關(guān)管理機(jī)制，確保檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性和科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存和有效利用。

首先，要落實(shí)檔案資源從采集到銷毀的全過程管理，包括每個(gè)管理環(huán)節(jié)的詳細(xì)參考標(biāo)準(zhǔn)與操作流程；提出檔案歸檔的相關(guān)規(guī)則，如分類規(guī)則、編碼規(guī)則以及命名規(guī)則等，保證檔案資料具有可追溯性；在檔案信息傳輸、歸檔與利用的過程中，還要細(xì)化各類檔案資料的等級(jí)，并落實(shí)分級(jí)保護(hù)措施。其次，要建立面向信息化檔案管理的監(jiān)督機(jī)制與考評(píng)機(jī)制，并使這些機(jī)制能夠得到嚴(yán)格落實(shí)。再次，建立檔案信息化反饋機(jī)制，定期對(duì)檔案信息化工作進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整和完善相關(guān)機(jī)制，以適應(yīng)不斷變化的信息化環(huán)境。最后，要完善檔案管理安全機(jī)制。要設(shè)置不同級(jí)別的檔案訪問權(quán)限，保證獲得授權(quán)人員只能訪問對(duì)應(yīng)權(quán)限下的檔案信息。[4]此外，要建立檔案管理協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。

（三）培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理工作人員的信息化操作能力直接決定著檔案信息化建設(shè)的效果。在檔案信息化建設(shè)的過程中，要重視培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，因此，檔案管理部門可以結(jié)合實(shí)際情況制訂專項(xiàng)培養(yǎng)方案。方案的內(nèi)容既要包含檔案學(xué)相關(guān)理論知識(shí)，還要涉及檔案管理相關(guān)概念，同時(shí)要包括信息化管理系統(tǒng)的基本操作技能，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作等方面的知識(shí)。通過專題研討班、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種方式，持續(xù)提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。[5]例如，可以邀請(qǐng)行業(yè)專家開展檔案信息化建設(shè)專題講座，通過成功案例的解析與總結(jié)來引導(dǎo)檔案管理人員關(guān)注信息技術(shù)與理念的應(yīng)用，并掌握具體落實(shí)能力。在日常開展檔案管理信息化工作的過程中，逐步提高檔案管理人員的檔案信息采集、分類以及處理能力，使其深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并靈活地運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作。

同時(shí)，檔案管理部門要結(jié)合實(shí)際，引導(dǎo)一線工作人員樹立終身學(xué)習(xí)理念，激發(fā)自身內(nèi)生動(dòng)力，著重解決檔案信息化管理過程中遇到的核心問題。要鼓勵(lì)工作人員自主學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)、管理學(xué)知識(shí)，掌握檔案管理前沿知識(shí)與動(dòng)態(tài)。通過以上措施能夠打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、職業(yè)素養(yǎng)好的檔案管理人才隊(duì)伍，為檔案管理提供有效支撐。

（四）開發(fā)信息化檔案管理系統(tǒng)

在檔案信息化建設(shè)中，開發(fā)信息化系統(tǒng)的目的是滿足檔案管理人員采集、管理、存儲(chǔ)與利用檔案的需求，其能夠基于各種類別的檔案資源，依托數(shù)據(jù)挖掘功能與數(shù)據(jù)分析功能，借助收集、整合、分類、編研、查詢與調(diào)閱等方面的操作，促進(jìn)檔案價(jià)值的開發(fā)與利用，為各方面業(yè)務(wù)與服務(wù)工作的開展提供重要參考與幫助。

首先，在系統(tǒng)開發(fā)前，檔案管理部門要對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程、用戶需求、現(xiàn)有資源等進(jìn)行全面調(diào)研，明確系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)、功能模塊和性能要求。同時(shí)，根據(jù)需求分析的結(jié)果，設(shè)計(jì)系統(tǒng)的架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、用戶界面等，確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)的科學(xué)性和實(shí)用性。其次，要進(jìn)行系統(tǒng)功能的全面開發(fā)。包括檔案的數(shù)子化錄入、自動(dòng)化分類、智能化檢索、在線借閱管理、用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等核心功能的編程實(shí)現(xiàn)。[6]再次，在系統(tǒng)開發(fā)完成后，進(jìn)行詳細(xì)的測(cè)試，包括功能測(cè)試、安全性測(cè)試等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保系統(tǒng)在實(shí)際工作環(huán)境中的順利運(yùn)行。最后，要定期進(jìn)行后期維護(hù)與升級(jí)。根據(jù)用戶反饋和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的維護(hù)和功能升級(jí)，以保證系統(tǒng)始終能夠適應(yīng)和滿足檔案管理和相關(guān)工作的需求。

（五）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全防護(hù)

在信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門必須做好檔案信息數(shù)據(jù)的安全保障。

首先，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止黑客攻擊和非法訪問。同時(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。其次，實(shí)行檔案信息數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)策略，建立多重備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。[7]最后，要安排專門的網(wǎng)絡(luò)安全員，主要負(fù)責(zé)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別潛在的安全威脅和漏洞，并據(jù)此制定和更新網(wǎng)絡(luò)安全政策和流程。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全員還要管理和維護(hù)防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，并根據(jù)系統(tǒng)特點(diǎn)與實(shí)際情況制訂網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案。網(wǎng)絡(luò)安全員可以從部門內(nèi)部選擇，也可以委托外界網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)人員負(fù)責(zé)，并與其簽訂相關(guān)保密協(xié)議，以保障檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

近年來，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了良好的發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)全面提高信息化程度，以更好地為公眾提供服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是檔案管理改革的重要內(nèi)容，可以為檔案管理工作的開展提供有力支撐。因此，在信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，深入分析現(xiàn)存的問題，從而制定有針對(duì)性的檔案信息化建設(shè)策略，堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，不斷探索實(shí)踐，進(jìn)而提高檔案信息化建設(shè)水平，最終推動(dòng)檔案事業(yè)邁上新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔媛英.淺議提升檔案管理工作水平提高檔案服務(wù)質(zhì)量的對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（27）：47-48.

[2]張少?gòu)?qiáng)，李光緒.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，問題與對(duì)策[J].科學(xué)與信息化，2023（07）：196-198.

[3]王婷.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化建設(shè)的有效路徑[J].造紙裝備及材料，2024，53（02）：160-162.

[4]韓水萍.信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑探討[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（全文版）社會(huì)科學(xué)，2023（02）：3.

[5]金芝娣，湯鑫鋼.數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].浙江檔案，2023（02）：18-20.

[6]金光春，宋洪花，王婷，等.提升檔案信息化建設(shè)的策略與方法[N].北京科技報(bào)，2025-02-10（005）.

[7]羅安成.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案館的檔案信息化建設(shè)路徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（24）：16-18.

（作者簡(jiǎn)介：楊碧錦，女，本科，松溪縣花橋鄉(xiāng)黨群服務(wù)中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>