新時(shí)期文書(shū)檔案管理模式創(chuàng)新研究

一、引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，各單位的文書(shū)檔案管理工作既迎來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，也面臨著更加多元化和復(fù)雜化的挑戰(zhàn)。文書(shū)檔案作為記錄單位歷史、傳遞重要信息的載體，其管理水平的高低不僅直接關(guān)乎單位的工作效率與質(zhì)量，還深刻影響著單位的形象與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。然而，當(dāng)前眾多單位在文書(shū)檔案管理中仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，存在管理體系不健全、新技術(shù)應(yīng)用不充分、人才隊(duì)伍建設(shè)不完善、安全管理體系缺失等諸多亟待解決的問(wèn)題，難以有效滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出的新要求。鑒于此，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范且適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的文書(shū)檔案管理新模式顯得尤為迫切。本文通過(guò)綜合運(yùn)用文獻(xiàn)分析、案例研究和比較分析等多種研究方法，深入剖析當(dāng)前文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出具有針對(duì)性、可操作性的解決方案，以期為文書(shū)檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的理論支撐與實(shí)踐指導(dǎo)，推動(dòng)文書(shū)檔案管理事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

二、新時(shí)期文書(shū)檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

（一）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

近年來(lái)，我國(guó)科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新事業(yè)取得了一定的進(jìn)展，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新已成為新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)和必然選擇。作為檔案管理的重要組成部分，文書(shū)檔案管理直接關(guān)系到各單位的工作效率和質(zhì)量，能夠?yàn)閱挝恢匾獦I(yè)務(wù)活動(dòng)提供信息支撐。然而，面對(duì)文書(shū)檔案種類多、數(shù)量龐大且形式新穎的現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足單位發(fā)展的實(shí)際需求。為此，各單位必須創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，著力解決理念落后、技術(shù)瓶頸、運(yùn)行機(jī)制不暢和安全防護(hù)不足等問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理質(zhì)效和服務(wù)水平，以更好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中的各項(xiàng)挑戰(zhàn)，提升文書(shū)檔案管理的適應(yīng)性和可持續(xù)性，促使文書(shū)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

（二）實(shí)現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型升級(jí)

當(dāng)前，文書(shū)檔案管理工作迎來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。信息化與數(shù)字化的迅猛發(fā)展極大地推動(dòng)了電子檔案管理系統(tǒng)的迭代升級(jí)，為文書(shū)檔案的管理模式提供了新的可能，加速了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化形態(tài)的轉(zhuǎn)型進(jìn)程。與此同時(shí)，區(qū)塊鏈和人工智能等前沿技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在文書(shū)檔案的存證保全、分類檢索等方面展現(xiàn)出了巨大潛力。這些技術(shù)不僅促進(jìn)了檔案載體的革新、管理模式的轉(zhuǎn)變，還顯著提升了檔案的安全防護(hù)水平，提高了電子文件的普及率、AI分類的精確度以及量子加密技術(shù)的實(shí)用化程度，為文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展注入了強(qiáng)勁動(dòng)力。

（三）推動(dòng)檔案管理改革

各行業(yè)對(duì)檔案管理的規(guī)范要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)定日益明確，不僅確立了電子檔案的法律效力，還統(tǒng)一了各單位、各部門的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。此外，國(guó)家檔案局推行的“單套制”改革試點(diǎn)對(duì)各單位的檔案管理改革產(chǎn)生了積極的推動(dòng)作用。通過(guò)應(yīng)用檔案管理成熟度模型，各單位致力于將檔案管理水平從初始級(jí)提升至卓越級(jí)，旨在構(gòu)建科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的文書(shū)檔案管理模式。這一舉措對(duì)提升各單位文書(shū)檔案的管理效率和服務(wù)水平具有重要意義。

三、新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

筆者通過(guò)制度研究、文獻(xiàn)分析和實(shí)際調(diào)查，對(duì)當(dāng)前各單位文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了深入分析，發(fā)現(xiàn)主要存在如下問(wèn)題：

（一）管理體系不健全

當(dāng)前，文書(shū)檔案管理工作在管理體系建設(shè)方面存在明顯不足，具體表現(xiàn)為文書(shū)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)混亂、管理流程不規(guī)范等。部分單位尚未建立起科學(xué)、系統(tǒng)、完善的文書(shū)檔案管理體系，這導(dǎo)致檔案從形成積累、鑒定整理、驗(yàn)收歸檔到借閱、復(fù)制、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)均存在諸多不規(guī)范之處。例如，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)混亂，多種分類體系并存，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；歸檔范圍的界定模糊不清，歸檔形式不完整；管理流程規(guī)范缺失，導(dǎo)致操作隨意性強(qiáng)；保管期限的劃分缺乏科學(xué)依據(jù)，不夠合理。這些問(wèn)題在不同程度上削弱了文書(shū)檔案管理工作的有效性，亟須得到重視和解決。

（二）新技術(shù)應(yīng)用不充分

新技術(shù)應(yīng)用不足，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的數(shù)字化和信息化水平偏低，系統(tǒng)集成度和關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)。根據(jù)行業(yè)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前文書(shū)檔案數(shù)字化程度不足，紙質(zhì)檔案仍占據(jù)較高比例；同時(shí)，“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在，文書(shū)檔案系統(tǒng)的建設(shè)相對(duì)滯后，且現(xiàn)有系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化（OA）、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、資產(chǎn)資源管理（ARP）等系統(tǒng)的對(duì)接程度較低。盡管許多單位已啟動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但整體信息化水平仍有待提升。具體表現(xiàn)在電子文書(shū)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的功能尚不完善，與辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的集成度不高；數(shù)字化文書(shū)檔案資源建設(shè)滯后，大量紙質(zhì)文書(shū)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)換面臨諸多困難和阻礙；文書(shū)檔案信息資源共享機(jī)制尚未健全，難以充分滿足單位內(nèi)部人員對(duì)文書(shū)檔案信息的檢索和使用需求。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)不完善

人才資源匱乏且結(jié)構(gòu)失衡，是文書(shū)檔案管理工作中面臨的一個(gè)顯著困境。由于文書(shū)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，復(fù)合型人才成為提升管理質(zhì)量的必要條件。然而，當(dāng)前具備檔案學(xué)、信息管理以及計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)背景的人才比例較低，導(dǎo)致人才結(jié)構(gòu)失衡。同時(shí)，許多單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，檔案相關(guān)資格證書(shū)持有率不高，形成了明顯的能力缺口。此外，系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育機(jī)會(huì)相對(duì)匱乏，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。這一系列問(wèn)題不僅限制了文書(shū)檔案管理水平的提升，也影響了文書(shū)檔案管理服務(wù)的效果。

（四）檔案安全防護(hù)不足

文書(shū)檔案的安全問(wèn)題在文書(shū)檔案管理過(guò)程中愈發(fā)凸顯，這主要源于檔案安全防范意識(shí)薄弱以及安全防護(hù)措施不足。許多單位對(duì)文書(shū)檔案安全的重視程度仍然不夠；文書(shū)檔案借閱流程缺乏明確的規(guī)定和監(jiān)管；電子文書(shū)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)缺乏必要的安全防護(hù)手段，如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等；文書(shū)檔案數(shù)據(jù)備份工作不到位，存在數(shù)據(jù)丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。這些問(wèn)題的存在，極易導(dǎo)致文書(shū)檔案數(shù)據(jù)泄露、載體損壞以及權(quán)限失效等問(wèn)題，從而給各單位的正常工作帶來(lái)嚴(yán)重的安全隱患。

四、新時(shí)期文書(shū)檔案管理新模式的構(gòu)建

針對(duì)新時(shí)期文書(shū)檔案管理模式的創(chuàng)新，筆者經(jīng)過(guò)系統(tǒng)構(gòu)思和科學(xué)研究，建議從如下方面構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、高效的文書(shū)檔案管理新模式：

（一）構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系

相關(guān)單位應(yīng)致力于優(yōu)化文書(shū)檔案管理體系，確保文書(shū)檔案管理運(yùn)行機(jī)制高效且順暢。為此，應(yīng)從基礎(chǔ)規(guī)范、操作執(zhí)行和監(jiān)督評(píng)價(jià)等多個(gè)層面強(qiáng)化體系建設(shè)，制訂出一套科學(xué)、全面、系統(tǒng)且規(guī)范的文書(shū)檔案管理體系。該體系應(yīng)詳細(xì)界定文書(shū)檔案在形成、收集、接收、鑒定、整理、保管、借閱、銷毀和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

其一，要明確文書(shū)檔案管理的歸口部門、具體崗位職責(zé)、負(fù)責(zé)人員及經(jīng)辦人員，確保責(zé)任到人；其二，要更加科學(xué)地劃分文書(shū)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，并清晰界定各類文書(shū)檔案的業(yè)務(wù)歸檔范圍及保管期限，以便高效管理；其三，要完善文書(shū)檔案管理的督查機(jī)制，通過(guò)定期與不定期的評(píng)估、研判，不斷改進(jìn)檔案管理工作；其四，還要建立健全的文書(shū)檔案保管與利用機(jī)制，科學(xué)規(guī)范文書(shū)檔案的借閱與銷毀流程，以提升檔案的利用效率和使用價(jià)值，確保其發(fā)揮最大效益。

（二）推進(jìn)文書(shū)檔案管理數(shù)字化、智能化發(fā)展

檔案管理單位應(yīng)積極推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的數(shù)字化與智能化發(fā)展。依據(jù)自身主要職責(zé)和業(yè)務(wù)范疇，圍繞文書(shū)檔案管理模式，逐步構(gòu)建體系完備、機(jī)制順暢、方式多元、功能全面、安全可靠的電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)。首先，應(yīng)迅速推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程，建立數(shù)字文書(shū)檔案資源庫(kù)，確保存量檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理；其次，應(yīng)克服工作理念、技術(shù)實(shí)施及管理機(jī)制上的種種挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效整合與對(duì)接，從而大幅提升文書(shū)檔案管理效率；再次，應(yīng)著力加強(qiáng)智能化檢索系統(tǒng)的建設(shè)，通過(guò)技術(shù)手段優(yōu)化信息檢索流程，提高文書(shū)檔案信息的檢索速度與利用效率；最后，搭建文書(shū)檔案信息資源共享平臺(tái)，旨在促進(jìn)管理、業(yè)務(wù)及后勤等多部門的信息互通與合作，推動(dòng)信息的廣泛交流與高效利用。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

為加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，相關(guān)單位應(yīng)高度重視文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，精心培育現(xiàn)有檔案管理人員，并積極引進(jìn)復(fù)合型人才。

其一，應(yīng)定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與交流活動(dòng)，不定期開(kāi)辦專題研討班，以提升文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力；其二，鼓勵(lì)并支持他們進(jìn)行學(xué)歷深造或繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，以持續(xù)、系統(tǒng)地提高其專業(yè)水平；其三，建立并實(shí)施文書(shū)檔案人才引進(jìn)機(jī)制，吸引高水平的檔案管理人才加入；其四，建立完善的人員評(píng)價(jià)考核機(jī)制，優(yōu)化崗位晉升、職稱評(píng)審和人才使用等激勵(lì)機(jī)制，從而進(jìn)一步激發(fā)文書(shū)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

以深圳市檔案館為例，該館實(shí)施了“雙導(dǎo)師制”，不僅開(kāi)設(shè)了與信息安全防護(hù)等內(nèi)容相關(guān)的專題培訓(xùn)課程，還創(chuàng)新性地采用了“線上+線下”相結(jié)合的混合教學(xué)模式。此外，為吸引技術(shù)專家，檔案館特別設(shè)立了“檔案創(chuàng)新崗”。通過(guò)這些舉措，深圳市檔案館成功培育了一大批既精通檔案管理業(yè)務(wù)又能熟練掌握信息技術(shù)的文書(shū)檔案骨干人才。

（四）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)

為加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的安全管理，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部檔案安全意識(shí)培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循相關(guān)制度要求和文件規(guī)定，采取多元化的安全防護(hù)措施。

其一，應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案安全的宣傳和培訓(xùn)工作，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)；其二，應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案的借閱審批流程，嚴(yán)格管理訪問(wèn)權(quán)限、審批環(huán)節(jié)及相關(guān)責(zé)任人，確保信息的機(jī)密性；其三，應(yīng)強(qiáng)化電子文書(shū)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，利用技術(shù)手段有效防范數(shù)據(jù)泄露、載體損壞及權(quán)限失效等風(fēng)險(xiǎn)；其四，重視數(shù)據(jù)備份工作，以保障文書(shū)檔案信息的完整性和安全性；其五，應(yīng)定期開(kāi)展文書(shū)檔案在收集、管理、保管及使用等環(huán)節(jié)的安全檢查與督查工作，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)研判，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除潛在的安全隱患。

五、結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，它要求我們不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新工作思路、完善各項(xiàng)機(jī)制，通過(guò)采取構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系，推進(jìn)文書(shū)檔案管理數(shù)字化、智能化發(fā)展，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)等一系列措施，以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，為檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展貢獻(xiàn)更多的智慧和力量。展望未來(lái)，隨著信息技術(shù)的日新月異、人工智能技術(shù)的蓬勃發(fā)展以及文書(shū)檔案管理的日益復(fù)雜化，文書(shū)檔案管理工作無(wú)疑將面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時(shí)也將迎來(lái)更為廣闊的發(fā)展空間和前所未有的發(fā)展機(jī)遇。在此背景下，各單位應(yīng)保持開(kāi)放的姿態(tài)和勇于創(chuàng)新的精神，積極探索新技術(shù)、新方法在文書(shū)檔案管理中的有效應(yīng)用，持續(xù)提升文書(shū)檔案管理水平，以更好地服務(wù)于檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

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（作者簡(jiǎn)介：申世園，男，碩士研究生，中國(guó)科學(xué)院行政管理局，中級(jí)，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）