智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化路徑研究

一、引言

智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，離不開人才、制度、技術(shù)等條件的支撐，這些因素也是檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵所在。這就需要高校樹立開放的觀念，有先進的指導思想作引領(lǐng)；完善制度體系，實現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展；依托先進科技力量，與人工智能等先進技術(shù)深度融合；加大教育培訓力度，提供人才保障，促使智慧校園環(huán)境下的高校檔案數(shù)字化管理體系不斷完善。

二、加強思想引導與設(shè)施建設(shè)，提供規(guī)劃保障

（一）重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是智慧校園發(fā)展的重要推手，而后者的發(fā)展戰(zhàn)略也為前者的穩(wěn)中求進指明了方向。要想達到預期的建設(shè)效果，就需要高校相關(guān)從業(yè)人員多學習此方面的內(nèi)容，提高對檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作重要性與必要性的認識，并借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗與做法，立足檔案管理工作的實際情況，采取適合的數(shù)字化工作模式，以貼合智慧校園發(fā)展的要求。在高校內(nèi)部加強宣傳教育，引起師生與相關(guān)工作人員對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)注，鼓勵其積極參與其中，為相關(guān)工作獻計獻策，形成全員配合的良好氛圍。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.配備硬件設(shè)備

高校應(yīng)加大對智慧校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，以保障檔案管理數(shù)字化所需的硬件設(shè)備能夠滿足后續(xù)的性能升級等需求。檔案管理部門應(yīng)深入分析當前狀況，明確智慧校園建設(shè)對檔案管理數(shù)字化的具體要求，并找出當前數(shù)字化建設(shè)中存在的不足，據(jù)此確定硬件設(shè)備建設(shè)的重點，完善相關(guān)配置，諸如配備智能掃描儀、智能打印設(shè)備及智能存儲設(shè)備等，以推進檔案管理數(shù)字化進程。

2.開發(fā)系統(tǒng)軟件

為配備具備強大安全防御性能、功能模塊完善且操作便捷的系統(tǒng)軟件，高校應(yīng)與科研機構(gòu)或高端軟件企業(yè)攜手合作，研發(fā)符合高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求的系統(tǒng)軟件，從而更好地滿足檔案數(shù)據(jù)管理、利用以及安全防護等多方面的需求。

（三）做好前期規(guī)劃工作

為實現(xiàn)智慧校園建設(shè)與檔案管理數(shù)字化的深度融合，應(yīng)將檔案管理數(shù)字化納入校園現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中，確保檔案管理數(shù)字化在流程和模式上與智慧校園建設(shè)保持相對統(tǒng)一，推動檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。高校在進行電子檔案管理優(yōu)化與改革的同時，也應(yīng)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式進行革新，構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案一體化的管理體系，打造科學完備的一體化檔案管理系統(tǒng)，加大檔案數(shù)據(jù)資源的整合力度，完善檔案資源數(shù)據(jù)庫，以提升高校對檔案信息的綜合管理能力，確保檔案信息完整與全面。為加速推進高校檔案管理數(shù)字化進程，應(yīng)依據(jù)檔案的重要性進行合理劃分，優(yōu)先對具有特殊價值及重大歷史意義的檔案進行數(shù)字化處理，并運用專業(yè)技術(shù)手段修復受損的檔案信息。同時，要盡快實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，解決信息不對稱及數(shù)據(jù)冗余等問題。為此，高校應(yīng)當確保圖書館、教務(wù)管理部門與檔案管理部門之間的溝通渠道暢通無阻，實現(xiàn)各管理系統(tǒng)的有效對接，從而持續(xù)提升檔案的服務(wù)質(zhì)量。

三、完善檔案管理體系，提供制度保障

（一）實現(xiàn)權(quán)責一體化

在智慧校園環(huán)境下，為了確保高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作有序進行，高校應(yīng)基于自身實際情況，盡快健全職能責任機制。要明確界定職責分工，組織相關(guān)學習活動，使各部門及相關(guān)人員清晰了解自身的責任與義務(wù)，以便在發(fā)現(xiàn)問題時能夠及時追溯責任，確保工作規(guī)范開展。

（二）明確檔案管理數(shù)字化建設(shè)標準

高校應(yīng)根據(jù)自身實際情況，明確并完善檔案管理數(shù)字化的標準，以保障檔案信息的收集、整理、分析、歸檔及存儲等工作高效開展。同時，高校還應(yīng)進一步分析并確定檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的各項要求、標準及規(guī)范，涵蓋技術(shù)指導、管理以及業(yè)務(wù)等多個層面，以確保檔案工作標準的一致性，避免由于不合理操作而產(chǎn)生的各種不良影響。高校應(yīng)加強對數(shù)據(jù)清洗技術(shù)和數(shù)據(jù)校驗方法的科學運用，進一步優(yōu)化和完善檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評估與監(jiān)控機制，從而確保高校檔案數(shù)據(jù)的完整性、真實性和安全性。在檔案管理數(shù)字化的標準化與規(guī)范化建設(shè)過程中，高校應(yīng)緊跟科技發(fā)展步伐，采納新技術(shù)和新方法，加強檔案的信息化、數(shù)字化、智能化建設(shè)，提升高校檔案數(shù)字化服務(wù)水平，最終實現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）健全安全防御管理體系

1.加大對物理環(huán)境的管理力度

為確保計算機等設(shè)備能夠置于安全的空間中運行，高校還應(yīng)建設(shè)專門的檔案管理室，并將相關(guān)硬件設(shè)備放置于該室內(nèi)，營造一個安全、穩(wěn)定的物理環(huán)境。同時，應(yīng)做好檔案管理室的安全管理工作，如采取防火、防磁措施，確保室內(nèi)通風良好等。此外，應(yīng)制訂科學完善的檔案管理室安全管理體系，將安全管理責任明確落實到具體人員身上，并定期開展室內(nèi)物理安全隱患的排查和管控工作，同時做好相應(yīng)的安全管理記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)并有效解決安全問題。

2.加大對信息安全的管理力度

鑒于網(wǎng)絡(luò)的開放性特點，檔案信息安全隱患不容忽視。一是定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行病毒查殺，采用先進的殺毒軟件，有效防范病毒、黑客等對網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的惡意攻擊。二是加強對檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理，應(yīng)用身份識別技術(shù)、加密技術(shù)、權(quán)限設(shè)置技術(shù)等手段，有效防止無關(guān)人員隨意登錄系統(tǒng)，確保系統(tǒng)運行環(huán)境安全。同時做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運行維護工作，定期進行系統(tǒng)的安全檢測，確保系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定運行。此外，還應(yīng)設(shè)置日志記錄功能，詳細記錄用戶訪問檔案管理系統(tǒng)的全程操作，以便日后及時發(fā)現(xiàn)安全危機，確保高校的數(shù)據(jù)環(huán)境更加安全與穩(wěn)定。三是依托先進的安全防護技術(shù)手段，盡快構(gòu)建智能化的檔案信息安全管理與控制體系，具體針對檔案信息安全、運行系統(tǒng)算法安全、運行網(wǎng)絡(luò)安全以及隱私保護安全等方面進行管控。同時做好定期的系統(tǒng)安全防護升級工作，加強新型安全防護技術(shù)的應(yīng)用，以更好地應(yīng)對各種新型網(wǎng)絡(luò)安全攻擊。還應(yīng)借助技術(shù)識別手段，及時精準地抵御各類風險，減少安全風險的發(fā)生，從而筑牢高校內(nèi)外網(wǎng)的安全屏障。

四、發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，提供技術(shù)保障

（一）利用人工智能技術(shù)

1.提升檔案管理質(zhì)效

當前，高校檔案的信息量持續(xù)增長，信息在種類、格式、來源及語言等方面展現(xiàn)出多樣化的特點。高?？赏ㄟ^人工智能大模型、自然語言處理、圖像識別、語音識別等技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的高效管理和有序處理，有效彌補傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)局限，將大量的音視頻檔案轉(zhuǎn)化為文本信息，促進多樣化檔案信息的充分利用和深度開發(fā)，進而顯著提升檔案管理的智能化水平。

2.提升檔案利用效率

高校應(yīng)將提升檔案資源利用率作為工作目標。一是積極引進先進的人工智能技術(shù)，對檔案資源的利用價值進行深入挖掘與分析，推動檔案資源的多元化利用。二是在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，引進智能機器人。利用智能機器人的機器學習、自然語言處理等技術(shù)，為用戶提供專業(yè)、便捷的檔案咨詢服務(wù)。三是深入挖掘檔案資源，并結(jié)合大語言模型等技術(shù)手段，加速實現(xiàn)檔案的編研工作目標，從而進一步提升檔案服務(wù)水平。四是在自助查詢終端開發(fā)自助打印、檔案查詢等功能，為用戶提供查詢便利，減少等待時間，減輕檔案管理部門的工作負擔。需要注意的是，自助查詢終端的服務(wù)范圍廣泛，建議安裝在學生服務(wù)中心等人流量較大的區(qū)域，以便用戶隨時自助查詢檔案信息。

（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)

1.構(gòu)建集中化的檔案數(shù)字化平臺

高校應(yīng)構(gòu)建集中化的檔案數(shù)字化平臺，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)整合電子文檔管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)對各部門檔案資料的集中存儲與統(tǒng)一管理。此舉旨在推動高校檔案管理的數(shù)字化進程，并提升檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

2.妥善處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

高校檔案中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比較大，其收集與處理工作尤為復雜。為確保數(shù)據(jù)的完整性，應(yīng)運用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行拆分、濾重及統(tǒng)計。為了實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可將電子郵件、報表、圖片等非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)，并存儲于檔案管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)融合。針對無法轉(zhuǎn)換的音視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，由于它們無法直接保存在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，可創(chuàng)建專門的數(shù)據(jù)庫來存儲這些數(shù)據(jù)。此外，還有一部分非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與新媒體平臺生成的數(shù)據(jù)相融合，這類數(shù)據(jù)具有動態(tài)性和即時性的特點，因此要開發(fā)相應(yīng)程序?qū)ζ溥M行專門管理。

（三）利用云計算技術(shù)

在高校推進檔案管理數(shù)字化的進程中，利用云計算技術(shù)是一項關(guān)鍵舉措。通過將檔案數(shù)據(jù)遷移至云端存儲，依據(jù)實際需求靈活調(diào)配存儲空間和計算資源，從而規(guī)避因硬件設(shè)備陳舊或升級所帶來的成本高昂及維護流程復雜等難題。此外，云計算技術(shù)的應(yīng)用還能顯著提升檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。借助多重備份機制與數(shù)據(jù)加密技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)得以有效保障，從而避免數(shù)據(jù)丟失的風險，抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊及數(shù)據(jù)泄露等潛在威脅，為高校檔案管理提供更為堅實的保障。?

五、提升個人素質(zhì)與加強業(yè)務(wù)培訓，提供人才保障

（一）明確崗位責任與素質(zhì)要求

在智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案部門工作人員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力。

1.業(yè)務(wù)水平

工作人員應(yīng)具備專業(yè)的知識技能，通過培訓、交流等多種途徑，不斷學習新的業(yè)務(wù)知識、政策規(guī)定。通過不斷提升專業(yè)能力，在工作中具備較高的業(yè)務(wù)水平。

2.信息素養(yǎng)

工作人員應(yīng)有與時俱進的學習意識，不斷提升自身的信息素養(yǎng)，熟練掌握并靈活運用檔案管理系統(tǒng)。采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展工作，逐步向復合型人才標準靠攏，持續(xù)提升高校檔案管理的質(zhì)量與水平。

3.責任意識

工作人員應(yīng)有堅定的職業(yè)信念，保持積極向上的心態(tài)以及愛崗敬業(yè)、無私奉獻的職業(yè)精神。一是改善服務(wù)態(tài)度，更新服務(wù)理念，致力于提供高質(zhì)量的服務(wù)。二是發(fā)揚開拓進取的精神，加強實踐經(jīng)驗的總結(jié)與提煉，積極借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，不斷提高工作技能。在此基礎(chǔ)上，還要確保檔案的完整性、安全性，維護相關(guān)權(quán)益人的個人隱私與合法權(quán)益，全心全意地投身于檔案事業(yè)中。

（二）加強人才隊伍建設(shè)

智慧校園環(huán)境下的檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)直接影響到檔案管理工作的成效。因此，加強數(shù)字化人才隊伍建設(shè)顯得尤為重要。一是完善人才引進機制，引進具備豐富工作經(jīng)驗、先進工作理念及專業(yè)知識技能的人才，以優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理團隊結(jié)構(gòu)。二是強化人才培訓方案，加大培訓力度，提升工作人員的技術(shù)應(yīng)用能力，確保其能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)。三是建立健全的人才考核機制，定期對工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)進行評估，激勵他們積極參與培訓考核，摒棄過時的工作觀念，迅速適應(yīng)新的工作環(huán)境。四是鼓勵工作人員積極開展跨學科合作，探索先進技術(shù)在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，加速智慧化研究成果的轉(zhuǎn)化，充分發(fā)揮個人價值與專業(yè)優(yōu)勢，推動高校檔案管理工作順利轉(zhuǎn)型。

六、結(jié)語

智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)項目，應(yīng)加強思想引導與設(shè)施建設(shè)，提供規(guī)劃保障；完善檔案管理體系，提供制度保障；發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，提供技術(shù)保障；提升個人素質(zhì)與加強業(yè)務(wù)培訓，提供人才保障。多措并舉，推進檔案事業(yè)朝著智慧化方向發(fā)展。

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（作者簡介：王洪波，男，本科，德州高級師范學校，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）