新時(shí)期提高檔案館檔案管理工作水平的策略探析

一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露出種種弊端。面對檔案數(shù)量的急劇增長和公眾對檔案需求的日益多樣化，檔案館如何提高自身管理水平已成為迫切需要解決的問題?；诖耍疚闹饕槍ΜF(xiàn)階段檔案館檔案管理中存在的問題提出一系列提高檔案管理水平的措施，希望通過積極優(yōu)化管理流程、推進(jìn)數(shù)字化與智能化發(fā)展、加強(qiáng)檔案安全等，進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，促使檔案管理工作朝著信息化、智能化方向發(fā)展，以期從理論層面助力檔案館高效適應(yīng)新時(shí)代的要求。

二、現(xiàn)階段檔案館檔案管理工作中存在的問題

新時(shí)期檔案管理工作面臨著越來越復(fù)雜的挑戰(zhàn)。檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、征集、管理檔案和開展檔案利用工作等，其管理水平直接影響檔案資源的利用率和安全性。但是，現(xiàn)實(shí)中不少檔案館在管理工作中仍存在許多問題。

（一）檔案管理數(shù)字化水平不足

盡管信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，但一些檔案館檔案管理工作數(shù)字化水平仍然較低。

首先，部分檔案館的檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，大量紙質(zhì)檔案尚未完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，導(dǎo)致檔案管理和檢索效率低下，難以滿足當(dāng)前社會(huì)對檔案信息快速獲取的需求。其次，檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，檔案數(shù)據(jù)處理能力有限。此外，檔案管理系統(tǒng)的兼容性和共享性較差，不同檔案館之間的數(shù)據(jù)難以互通，影響了檔案資源的整合與利用。數(shù)字化水平不足不僅限制了檔案管理效率的提高，也制約了檔案服務(wù)能力的提升。

（二）檔案管理專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作需要具備專業(yè)知識(shí)和技能的管理人才，但目前許多檔案館面臨專業(yè)人才匱乏的問題。

首先，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，部分工作人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，難以應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理的需求。其次，檔案管理崗位的吸引力較低，導(dǎo)致高素質(zhì)人才流失嚴(yán)重，進(jìn)一步加劇了人才短缺的問題。最后，隨著檔案管理數(shù)字化的推進(jìn)，檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，還要具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，而現(xiàn)有人員往往難以滿足這一要求。專業(yè)人才的匱乏直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）檔案服務(wù)水平滯后

當(dāng)前，部分檔案館在檔案服務(wù)方面的主動(dòng)性和針對性不足，許多檔案館仍然停留在被動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)的階段，缺乏深入分析用戶需求和主動(dòng)提供服務(wù)的能力。同時(shí)，檔案服務(wù)往往局限于傳統(tǒng)的人工查閱和復(fù)印服務(wù)，未能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供多樣化的服務(wù)形式，如在線查閱、遠(yuǎn)程服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)分析等。此外，檔案服務(wù)的效率較低。由于檔案數(shù)字化程度不高和管理系統(tǒng)功能不完善，用戶在查詢和獲取檔案信息時(shí)往往需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。這些問題不僅影響了檔案管理的成果轉(zhuǎn)化，降低了檔案資源的利用效率，還制約了檔案館檔案服務(wù)能力的提高。[1]

三、新時(shí)期提高檔案館檔案管理工作水平的有效措施

（一）優(yōu)化檔案管理流程，提高管理效率

新時(shí)期優(yōu)化檔案管理流程是提高檔案管理效率的首要步驟。在當(dāng)今檔案數(shù)量日益增加、公眾的檔案需求日益多元化的背景下，完善的檔案管理流程至關(guān)重要。

檔案館要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任及規(guī)范，確保檔案存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)和借閱各環(huán)節(jié)有序且高效。[2]為了滿足不同類型檔案的管理需求，檔案館可以根據(jù)檔案類型和使用頻率落實(shí)分類管理原則，以調(diào)整存取路徑并減少不必要的查詢等待時(shí)間。檔案館還要定期評(píng)估并優(yōu)化檔案管理流程，根據(jù)實(shí)際運(yùn)作情況進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而確保檔案管理流程的科學(xué)合理性。[3]

同時(shí)，檔案館要精簡傳統(tǒng)檔案管理煩瑣的操作環(huán)節(jié)，盡可能減少人工干預(yù)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源自動(dòng)化收集、整理、存儲(chǔ)、查詢。比如，檔案館可以結(jié)合先進(jìn)的條形碼技術(shù)、二維碼技術(shù)，借助掃描設(shè)備自動(dòng)歸檔并檢索檔案，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)避免人工操作所引起的失誤，進(jìn)而大幅提高檔案管理效率。

（二）加快檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案管理工作改革的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已逐漸難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對檔案管理高效、便捷的需求。檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅可以提高檔案管理效率，還可以滿足檔案長期安全保存的要求。

檔案館要針對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，借助掃描等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，并建立數(shù)據(jù)庫實(shí)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，檔案館還要根據(jù)不同的檔案類型選擇合適的數(shù)字化存儲(chǔ)形式，比如紙質(zhì)檔案可以采用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，對轉(zhuǎn)化后的電子圖像進(jìn)行糾偏、裁剪、去污等處理，最后將電子文件存儲(chǔ)在光盤或硬盤上，并進(jìn)行備份。檔案信息化建設(shè)并非單純是為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，還要建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，借助該系統(tǒng)促進(jìn)檔案信息的全面共享和高效利用。檔案管理人員依靠該系統(tǒng)可以進(jìn)行檔案查詢、借閱等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化處理，顯著提高檔案管理工作效率。此外，檔案館在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中還要建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護(hù)措施，確保數(shù)字檔案在信息化環(huán)境下的長期安全存儲(chǔ)?？傊?，檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是提高檔案管理效率和服務(wù)水平的必經(jīng)之路。[4]

（三）推進(jìn)智能化檔案管理，提高檔案服務(wù)水平

在人工智能快速發(fā)展的背景下，智能化檔案管理已成為新時(shí)期提高檔案館工作效率和服務(wù)水平的重要方式。

檔案館可以引入智能化管理工具，借助人工智能技術(shù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行智能分類、標(biāo)簽、索引，以減少人工操作的不便。智能化管理系統(tǒng)可以根據(jù)檔案內(nèi)容的特征、使用頻率自動(dòng)執(zhí)行歸檔、存取、調(diào)度等操作，進(jìn)一步提高檔案管理的智能化和精準(zhǔn)化水平。此外，智能化檔案管理還可以采用數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)為檔案館提供有價(jià)值的信息支持。依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)分析現(xiàn)階段檔案檢索規(guī)律，檔案館可以準(zhǔn)確預(yù)測用戶需求，以此作為優(yōu)化檔案服務(wù)流程的依據(jù)，為用戶提供更加個(gè)性化的服務(wù)。借助智能語音識(shí)別技術(shù)和自然語言處理技術(shù)，用戶可以采用語音指令查詢、借閱檔案，此種操作在提高用戶檔案查詢便捷性的同時(shí)，能顯著提高用戶的服務(wù)體驗(yàn)。智能化檔案管理不僅可以極大地提高檔案管理效率，還可以為檔案館提供更為精準(zhǔn)、靈活的服務(wù)解決方案，在滿足檔案館基本管理需求的基礎(chǔ)上，提供給用戶更高層次的智能化服務(wù)。[5]

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著新時(shí)期檔案管理工作的質(zhì)量。目前一些檔案館的工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力等方面仍存在明顯不足。因此，檔案館要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而逐步提高檔案管理工作水平。

首先，檔案館要定期組織針對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其掌握最新的檔案管理理論和管理技術(shù)。培訓(xùn)內(nèi)容除了涉及檔案管理基本知識(shí)，還要涵蓋現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化檔案管理、智能化管理工具使用等方面的內(nèi)容。檔案管理人員要注意提高自身的實(shí)踐能力，借助實(shí)地操作、參與檔案管理項(xiàng)目等方式提高自身的實(shí)際操作技能。其次，檔案館還可以建立職業(yè)晉升體系，依靠該體系不斷激勵(lì)工作人員努力提升自身專業(yè)素養(yǎng)。檔案館要全面落實(shí)工作人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以提高工作人員隊(duì)伍整體專業(yè)水平，進(jìn)而靈活應(yīng)對日常管理中的各種復(fù)雜問題。[6]

（五）加強(qiáng)檔案安全工作，增強(qiáng)檔案管理安全性

檔案安全工作直接關(guān)系檔案管理的效果，也關(guān)系個(gè)人乃至集體的利益。隨著檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)問題也越來越突出。新時(shí)期加強(qiáng)檔案館檔案安全工作日益重要，檔案館要嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度，明確各類檔案安全級(jí)別和保密要求，并依據(jù)不同性質(zhì)的檔案實(shí)施不同級(jí)別的安全措施。檔案館要意識(shí)到加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的重要性，采用高標(biāo)準(zhǔn)的防火墻、加密技術(shù)等手段防止檔案信息遭到外部攻擊。同時(shí)，檔案館也要定期檢查系統(tǒng)安全情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的安全隱患并加以解決。此外，檔案館要定期開展檔案管理人員的安全保密教育，增強(qiáng)館內(nèi)員工的保密意識(shí)和法律責(zé)任意識(shí)，確保每位員工都可以在工作中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。總之，檔案館只有加強(qiáng)檔案安全保密工作才可以確保檔案在存儲(chǔ)、管理以及流轉(zhuǎn)過程中的安全性，進(jìn)而切實(shí)保護(hù)檔案資源的安全。

（六）開展豐富多樣的檔案文化活動(dòng)，加大檔案文化宣傳力度

首先，檔案館要充分發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢，定期開展檔案文化展覽和專題講座，讓社會(huì)公眾深入理解檔案的歷史意義和文化價(jià)值，激發(fā)他們對檔案保護(hù)和研究的興趣。例如，可舉辦“媒體開放日”活動(dòng)，邀請記者參加體驗(yàn)活動(dòng)。通過定期組織各類文化活動(dòng)，進(jìn)一步吸引社會(huì)的關(guān)注。其次，在重要節(jié)日、紀(jì)念日等節(jié)點(diǎn)舉辦檔案文化講座、研討會(huì)或沙龍活動(dòng)，邀請專家學(xué)者解讀檔案背后的故事，增強(qiáng)公眾對檔案文化的認(rèn)知和興趣。最后，要結(jié)合信息化技術(shù)，利用新媒體平臺(tái)，如微信公眾號(hào)、微博、抖音等，定期發(fā)布檔案故事、檔案知識(shí)等內(nèi)容，以生動(dòng)有趣的方式傳播檔案文化，擴(kuò)大宣傳覆蓋面。

四、未來檔案館檔案管理的發(fā)展方向

（一）推動(dòng)數(shù)字化與智能化深度融合，構(gòu)建智慧檔案館

進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作將加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全流程數(shù)字化管理。人工智能技術(shù)將廣泛應(yīng)用于檔案的收集、整理、檢索、利用等環(huán)節(jié)，例如，利用自然語言處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的自動(dòng)標(biāo)引和智能檢索，利用圖像識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類和修復(fù)，利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)預(yù)測檔案利用需求并提供個(gè)性化服務(wù)。智慧檔案館將打破傳統(tǒng)檔案館的時(shí)空限制，為用戶提供更加便捷、高效、精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。[7]

（二）強(qiáng)化資源開放共享，構(gòu)建開放檔案館

未來檔案館將更加注重檔案資源的開放共享，通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺(tái)，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨部門、跨區(qū)域、跨層級(jí)共享利用。一方面，借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)，檔案館能夠構(gòu)建高效、安全、透明的資源共享平臺(tái)。云計(jì)算技術(shù)為海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理提供了強(qiáng)大的計(jì)算能力，使檔案資源能夠快速響應(yīng)各類查詢需求；大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，為決策提供支持；區(qū)塊鏈技術(shù)可以確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改性，為檔案資源的可信共享提供了技術(shù)保障。另一方面，未來檔案館將打破傳統(tǒng)檔案館資源分散的局面，通過建立統(tǒng)一的資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同地區(qū)、不同層級(jí)檔案館之間的互聯(lián)互通。例如，檔案館可以通過資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通有無，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。同時(shí)，跨區(qū)域的檔案資源共享也將促進(jìn)區(qū)域間的文化交流與合作，推動(dòng)歷史文化資源的整合與利用。[8]

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在新時(shí)期發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案館積極推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、智能化以及跨部門協(xié)作，可以顯著提升檔案管理的工作效率，滿足公眾需求。未來，檔案館除了注重管理技術(shù)方面的革新，還要加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，以提高檔案文化的影響力，最終促使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[7]郭穎. 數(shù)字檔案館一體化建設(shè)問題研究——以S省T市為例[D].山東師范大學(xué)，2024.

[8]王蕊.新時(shí)期黨建檔案管理規(guī)范化措施探究[J].長江叢刊，2021（15）：129-130.

（作者簡介：陳菊英，女，本科，寧夏回族自治區(qū)檔案館，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>