A公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制分析

摘 要：企業(yè)的根本目標(biāo)是追求利潤，銷售環(huán)節(jié)作為產(chǎn)生利潤的重要一環(huán)，直接決定著企業(yè)利潤的高低。但是，由于目前國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)環(huán)境競爭激烈，加之科技的迅猛發(fā)展，使企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)加劇。為了提高企業(yè)銷售業(yè)務(wù)質(zhì)量，不得不關(guān)注企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制可以提高經(jīng)營效率，在增加盈利的同時(shí)，減少壞賬。文章以A公司為例，分析企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制在銷售計(jì)劃、客戶信用管理、銷售合同制度、發(fā)貨審批等環(huán)節(jié)存在的問題，并提出優(yōu)化公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施，以促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；銷售業(yè)務(wù)；控制活動

電子科技迅猛發(fā)展的今天，內(nèi)部控制是否有效已成為企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵。目前，國內(nèi)外有關(guān)專家學(xué)者對企業(yè)的內(nèi)部控制問題進(jìn)行了較細(xì)致、深入的探討。在企業(yè)的經(jīng)營中，產(chǎn)品銷售是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，因此，研究企業(yè)銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對提高公司的銷售業(yè)務(wù)管理水平顯得尤為重要。A公司作為典型的集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)于一體的科技公司，以其銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制為分析對象，深入探討該公司在銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控存在的問題，為同類企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)提供現(xiàn)實(shí)意義。

一、A公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題

1.合同簽訂及保管方面：A公司的銷售人員首先與客戶口頭協(xié)商，達(dá)成合作意向，然后對具體問題進(jìn)一步商討，再草擬合同。副經(jīng)理與銷售主管會對合同審批，超過規(guī)定授信金額的合同則由經(jīng)理審批，最后簽訂完合同后歸檔保管。由于該公司的業(yè)務(wù)遍布全國，業(yè)務(wù)人員也是全國各地跑業(yè)務(wù)，所以在實(shí)際工作中，往往只有業(yè)務(wù)人員單獨(dú)與客戶協(xié)商訂立合同，如此一來，銷售業(yè)務(wù)的真實(shí)性會打折扣，即使合同發(fā)回公司審批也只能審核合同金額，無法審核客戶的履約能力和資質(zhì)，給企業(yè)帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2020年該公司某銷售人員因拿銷售回扣，管理層進(jìn)行查處時(shí)發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)版的合同沒有編號，而且存在刮擦涂抹痕跡，合同管理不規(guī)范。

2.發(fā)貨管理不規(guī)范：A公司的銷售人員拿到簽訂完的合同，錄入公司的信息系統(tǒng)，形成訂單，訂單同時(shí)發(fā)送至研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和財(cái)務(wù)部門。生產(chǎn)部門會根據(jù)訂單調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，研發(fā)部門進(jìn)行市場調(diào)研，了解市場并搜集數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行入賬并生成發(fā)貨單，發(fā)貨單形成后還需經(jīng)財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批，最后下發(fā)到倉庫。倉庫工作人員依據(jù)發(fā)貨單清點(diǎn)整理好貨物，填寫出庫單并辦理出庫手續(xù)，最后交由物流部門核實(shí)發(fā)出貨物。但是在實(shí)際工作中，銷售人員為了更快與客戶達(dá)成協(xié)議，會為客戶提供樣品，而樣品申領(lǐng)的指令絕大多數(shù)情況下由銷售部直接發(fā)到倉庫，缺少了中間的審批監(jiān)督環(huán)節(jié)。對樣品的后續(xù)跟蹤銷售人員經(jīng)常會疏忽大意，有的會直接抵扣合同數(shù)量，沒有達(dá)成協(xié)議的樣品也沒有及時(shí)收回。財(cái)務(wù)和倉庫人員在月末盤點(diǎn)時(shí)，商品數(shù)量經(jīng)常賬實(shí)不符，由此可見發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)控有很大的漏洞。在平時(shí)的操作中，有時(shí)候還會出現(xiàn)先發(fā)貨后補(bǔ)單的情況，比如訂立完合同，發(fā)貨審批沒有及時(shí)批準(zhǔn)，銷售部門的經(jīng)理會先安排發(fā)貨再補(bǔ)申請單，這也為企業(yè)存貨的管理帶來隱患。

3.信用管理流于形式：A公司的客戶管理基本上分為開發(fā)新客戶和維護(hù)老客戶。在開發(fā)新客戶時(shí)A公司的業(yè)務(wù)人員會搜集整理潛在客戶的相關(guān)信息，整理出一份《XX信息調(diào)查表》，將表格發(fā)送給銷售人員，再對客戶價(jià)值進(jìn)行評估，評估新客戶價(jià)值時(shí)，銷售人員關(guān)注的重點(diǎn)是該客戶對產(chǎn)品的需求狀況以及財(cái)務(wù)信用。對老客戶的管理則實(shí)行跟蹤管理，定期檢查老客戶的信用限額，確保其信用額度不會超出公司規(guī)定。但是在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)人員在收集新客戶信息時(shí)，多數(shù)背景資料都是從網(wǎng)上摘抄得來，并沒有經(jīng)過實(shí)際的調(diào)研，為了完成工作量會盡可能地美化客戶情況，敷衍了事。這使《XX信息調(diào)查表》信息失真，表格形同虛設(shè)，浪費(fèi)了企業(yè)資源，損失了真正的潛在客戶。隨著銷售人員與老客戶長期接觸，這種銷售與客戶的關(guān)系逐漸變成老熟人老朋友的關(guān)系。在對老客戶進(jìn)行信用管理時(shí)，即使銷售人員發(fā)現(xiàn)客戶已經(jīng)超出信用額度但仍然會賒銷商品。為企業(yè)收回應(yīng)收賬款帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，一旦收不回變成壞賬，會給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)損失。

4.與銷售業(yè)務(wù)密切的應(yīng)收賬款管理混亂：涉及大金額的產(chǎn)品一般都是分期收款，因此企業(yè)應(yīng)收賬款占比較大。查詢A公司2020—2022年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，公司的經(jīng)營狀況良好，在2021年收入有了較大幅度的提高，但在2022年由于國家的補(bǔ)助政策逐步取消，公司的銷售收入又有所下降，但這三年來應(yīng)收賬款的占比卻越來越高，應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)率大幅降低，對資金的利用產(chǎn)生了消極的影響。A公司財(cái)務(wù)會計(jì)每月都要制作應(yīng)收賬款的賬齡分析報(bào)告，然后上報(bào)銷售部，由銷售部的工作人員按照客戶的賬齡收取貨款。對逾期的客戶，業(yè)務(wù)人員會向部門經(jīng)理提出申請，以合法的方式進(jìn)行催收。

在實(shí)際工作中因?yàn)锳公司沒有健全的催收制度，對于長期欠款的客戶并未采取有效措施。當(dāng)催收人員收到催收指令并不會全力以赴的完成此項(xiàng)工作，因?yàn)榇呤栈氐慕痤~并沒有與業(yè)務(wù)員的績效工資掛鉤。而且，因?yàn)榭蛻舯椴既珖?，催收的方式多是以電話或者郵件的形式催收，上門催收耗時(shí)耗力。進(jìn)一步增加了應(yīng)收賬款收回的難度。另外，如果催收態(tài)度強(qiáng)硬會影響與客戶的合作關(guān)系，為企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

5.人力資源管理欠缺：近兩年由于疫情的影響，公司的市場開拓和客戶挖掘都比較低迷。公司為了節(jié)約人力成本，基本上聘用的是較多低學(xué)歷的業(yè)務(wù)員和銷售人員。由于業(yè)績壓力大，員工的流動性很強(qiáng)，公司管理者采取的措施是“傳幫帶”，也就是新入職的員工由老員工帶領(lǐng)完成客戶挖掘、信息搜集等工作。這項(xiàng)工作也沒有與員工業(yè)績掛鉤，老員工在帶新徒弟的過程中未必能盡心竭力。而且主要以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)為主，并沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)，入職一段時(shí)間后新員工銷售業(yè)績不佳，會出現(xiàn)頻繁的員工辭職現(xiàn)象。

二、優(yōu)化A公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制措施

1.優(yōu)化合同簽訂及保管工作：雖然公司有簽訂合同和合同審批的流程，但是針對銷售人員訂立合同時(shí)出現(xiàn)的各種漏洞，公司還是應(yīng)當(dāng)予以重視。公司可以將合同金額從高到低分檔，對低檔的合同金額給予銷售人員一定的權(quán)限，靈活處理，既能提高銷售人員的工作積極性還能高效的促成交易。當(dāng)然，在此過程中，可以為銷售人員配備專門的設(shè)備記錄簽訂合同的過程，以備在發(fā)生糾紛時(shí)作為處理的依據(jù)。簽訂完的合同應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理人員保管，對合同采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編號，在歸檔時(shí)還應(yīng)檢查合同頁面是否有刮擦修改痕跡，簽字蓋章是否完整等。公司應(yīng)當(dāng)對合同簽訂流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，確保每一步都有明確的指導(dǎo)和監(jiān)督。這包括對合同條款的審查、合同風(fēng)險(xiǎn)的評估以及合同的審批流程。通過制定詳細(xì)的合同簽訂指南和審批流程圖，可以減少因操作不當(dāng)或理解偏差而導(dǎo)致的合同問題。公司應(yīng)當(dāng)引入電子合同管理系統(tǒng)，以提高合同保管的效率和安全性。電子系統(tǒng)可以自動記錄合同的簽訂、修改和終止等所有關(guān)鍵信息，同時(shí)提供便捷的檢索功能，方便相關(guān)人員快速查找和使用合同資料。公司還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對銷售團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)，提高他們對合同法律知識和風(fēng)險(xiǎn)意識的認(rèn)識。通過定期的法律知識培訓(xùn)和案例分析，銷售團(tuán)隊(duì)能夠更好地識別和規(guī)避合同簽訂過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)。最后，公司應(yīng)當(dāng)定期對合同簽訂及保管工作進(jìn)行審計(jì)，以確保流程的合規(guī)性和有效性。通過審計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)潛在的問題和漏洞，并及時(shí)進(jìn)行修正，從而保障公司的利益不受損害。

2.規(guī)范發(fā)貨環(huán)節(jié)：發(fā)貨環(huán)節(jié)涉及到倉儲部門和物流部門，這一環(huán)節(jié)處于銷售業(yè)務(wù)的末端，也是完成業(yè)務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)。雖然A公司在發(fā)貨方面比較重視，訂單在四個(gè)部門之間聯(lián)動，但是要做到嚴(yán)謹(jǐn)，A公司應(yīng)當(dāng)在編制發(fā)貨通知單之前先擬一份發(fā)貨計(jì)劃表，提前與客戶溝通確定。倉庫管理人員根據(jù)發(fā)貨通知單清點(diǎn)準(zhǔn)備貨物，再進(jìn)行出庫單據(jù)的填寫，出庫單上必須有經(jīng)辦人和主管的簽字。物流人員接手貨物與單據(jù)后，還要再進(jìn)行核對，不僅要核對實(shí)物的名稱數(shù)量和規(guī)格，還要檢查發(fā)貨單上的簽字，對單據(jù)有問題的要及時(shí)上報(bào)給主管人員進(jìn)行核查。對樣品的發(fā)出和跟蹤同樣要遵守工作流程，這樣才能降低公司的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。公司需要制定一套詳細(xì)的發(fā)貨流程指南，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作標(biāo)準(zhǔn)，確保每一步都有明確的指導(dǎo)和監(jiān)督。通過引入先進(jìn)的物流管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對貨物流轉(zhuǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，從而提高發(fā)貨的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。對發(fā)貨過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，如貨物損壞、丟失或延誤，公司應(yīng)建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評估和應(yīng)對機(jī)制，以減少損失并提高客戶滿意度。同時(shí)，定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化他們對發(fā)貨流程和公司政策的理解，也是提高內(nèi)部控制效果的重要手段。通過建立反饋機(jī)制，收集客戶和內(nèi)部員工的意見和建議，不斷優(yōu)化和調(diào)整發(fā)貨流程，以適應(yīng)市場變化和客戶需求。通過這些措施，A公司能夠確保銷售業(yè)務(wù)的發(fā)貨環(huán)節(jié)更加規(guī)范、高效，從而提升整體的業(yè)務(wù)競爭力。

3.細(xì)化客戶的信用管理：顧客是上帝，開發(fā)維護(hù)客戶是企業(yè)實(shí)現(xiàn)銷售增長必做的功課。A公司應(yīng)該設(shè)立專門的工作人員維護(hù)客戶資源，不應(yīng)該由銷售人員既管銷售商品還要維護(hù)客戶。應(yīng)當(dāng)對專門管理客戶的員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，比如對客戶按照哪些指標(biāo)進(jìn)行分類、遇到同質(zhì)的問題用什么樣的話術(shù)解決、對企業(yè)的產(chǎn)品要進(jìn)行詳細(xì)的講解，使客戶管理人員熟悉產(chǎn)品性能。同時(shí)，將開發(fā)新客戶和維護(hù)老顧客與員工的績效工資掛鉤，激勵員工高效認(rèn)真地完成工作。

在A公司銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制措施中，細(xì)化客戶的信用管理是提升公司財(cái)務(wù)健康和降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，公司首先需要建立一個(gè)全面的客戶信用評估體系，通過對客戶的財(cái)務(wù)狀況、歷史交易記錄、市場聲譽(yù)等多維度信息進(jìn)行綜合分析，從而對客戶的信用等級進(jìn)行準(zhǔn)確評定。這一體系的建立，能夠幫助公司在銷售決策中更加精準(zhǔn)地識別和控制信用風(fēng)險(xiǎn)，避免因客戶信用問題導(dǎo)致的壞賬損失。進(jìn)一步地，公司還應(yīng)制定嚴(yán)格的信用政策，明確信用額度的授予標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，確保每一筆信用銷售都在可控的風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)。同時(shí)，通過定期審查和更新客戶的信用信息，及時(shí)調(diào)整信用額度，以應(yīng)對市場和客戶狀況的變化。此外，公司還應(yīng)加強(qiáng)對銷售人員的培訓(xùn)，使他們能夠識別潛在的信用風(fēng)險(xiǎn)，并在銷售過程中采取相應(yīng)的預(yù)防措施。為了提高信用管理的效率，公司可以利用信息技術(shù)手段，如CRM系統(tǒng)，來自動化信用評估和監(jiān)控流程。這樣不僅可以減少人為錯(cuò)誤，還可以實(shí)時(shí)跟蹤客戶的信用狀況，快速響應(yīng)信用風(fēng)險(xiǎn)變化。最后，公司還應(yīng)建立一個(gè)跨部門的信用管理團(tuán)隊(duì)，由財(cái)務(wù)、銷售、法務(wù)等部門共同參與，形成合力，共同維護(hù)公司的信用安全。通過這些細(xì)化的信用管理措施，A公司能夠更好地保護(hù)自身財(cái)務(wù)利益，同時(shí)增強(qiáng)與客戶之間的信任關(guān)系，為公司的長期發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理：A公司目前運(yùn)用的信息系統(tǒng)功能強(qiáng)大，具備供應(yīng)鏈、資金流、物流以及員工管理的各項(xiàng)功能，因此應(yīng)收賬款也是通過信息系統(tǒng)協(xié)助完成。但是信息系統(tǒng)里沒有風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，因此公司應(yīng)當(dāng)在該系統(tǒng)中增加此功能。比如當(dāng)某一客戶出現(xiàn)嚴(yán)重欠款時(shí)，系統(tǒng)對該客戶會自動停止供貨，只有當(dāng)客戶交清貨款方可恢復(fù)發(fā)貨走賬功能，這有利于公司減少壞賬的持續(xù)產(chǎn)生。除此之外，A公司應(yīng)當(dāng)與客戶及時(shí)對賬，提高對賬的頻率，對賬后做上標(biāo)記，減少重復(fù)性工作。最后還應(yīng)當(dāng)完善催收制度，雖然客戶遍布全國，但是每個(gè)省市都有駐點(diǎn)，可以讓駐點(diǎn)工作人員上門催收，對拖欠時(shí)間較長的貨款，在允許的范圍內(nèi)收取利息和滯納金。將催收回的金額與員工的績效掛鉤，考核此項(xiàng)工作的完成度，給予相應(yīng)的績效工作，能夠大大提高應(yīng)收賬款的回收速度。

A公司在銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制措施中，強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理是提升財(cái)務(wù)穩(wěn)定性和流動性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前，公司使用的信息系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋了供應(yīng)鏈、資金流、物流以及員工管理等多個(gè)方面，并且應(yīng)收賬款的管理也得到了信息系統(tǒng)的有力支持。然而，現(xiàn)有的系統(tǒng)缺乏風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，這限制了公司在應(yīng)收賬款管理上的主動性和預(yù)見性。因此，公司需要在系統(tǒng)中增加風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，比如當(dāng)客戶出現(xiàn)嚴(yán)重欠款時(shí)，系統(tǒng)能夠自動觸發(fā)停止供貨的措施，直至客戶清償欠款后才恢復(fù)發(fā)貨和賬務(wù)處理功能，這將有效減少壞賬的產(chǎn)生。同時(shí)，公司還應(yīng)提高與客戶的對賬頻率，確保賬目清晰，并在對賬后進(jìn)行標(biāo)記，以減少重復(fù)工作和提高效率。此外，公司需要完善催收制度，利用遍布全國的省市駐點(diǎn)，讓當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T負(fù)責(zé)上門催收，對于長期拖欠的貨款，在法律允許的范圍內(nèi)收取利息和滯納金，以此提高客戶的還款積極性。最后，公司可以將催收回的金額與員工的績效考核掛鉤，通過激勵機(jī)制提高員工的催收積極性，從而加快應(yīng)收賬款的回收速度，增強(qiáng)公司的現(xiàn)金流。通過這些措施，A公司能夠更有效地管理應(yīng)收賬款，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率。

5.加強(qiáng)員工培訓(xùn)：A公司最不能節(jié)約的是員工的培養(yǎng)成本。員工流動性太高會給企業(yè)經(jīng)營帶來不穩(wěn)定因素，影響公司的聲譽(yù)和社會地位。A公司應(yīng)該儲備高素質(zhì)人才，對新入職的員工做好細(xì)致培訓(xùn)，在很好地掌握和了解了公司經(jīng)營理念和產(chǎn)品性能之后，再進(jìn)行老員工對新員工的“傳幫帶”，這樣能夠幫助新員工更快地進(jìn)入工作狀態(tài)。具體的實(shí)施策略如下：首先，制作員工守則，在守則中明確安全規(guī)范和內(nèi)控準(zhǔn)則，分清責(zé)任范圍。其次，對新員工培訓(xùn)完之后進(jìn)行測驗(yàn)考試，考試合格后才能上崗。再次，每年按照一定的比例調(diào)整增加銷售人員的底薪，以此降低員工的流動性。最后，加強(qiáng)員工職業(yè)道德的培養(yǎng)，提升員工的歸屬感。

三、結(jié)語

本文重點(diǎn)是針對A公司整個(gè)銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)控進(jìn)行分析，從A公司合同簽訂以及合同保管、發(fā)貨環(huán)節(jié)、信用管理、應(yīng)收賬款的管理以及人力資源的管理等方面可以看出，該公司雖然訂立了內(nèi)控制度，但是在實(shí)際執(zhí)行過程中制度仍然形同虛設(shè)，沒有嚴(yán)格的遵守，為了進(jìn)一步提高A公司以及同類型企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控，本文提出了優(yōu)化合同簽訂及保管工作、規(guī)范發(fā)貨環(huán)節(jié)、細(xì)化客戶的信用管理、強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理、加強(qiáng)員工培訓(xùn)以及完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的具體措施，以期進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的管理，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)利潤。

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