探索基于單套制管理的國有企業(yè)電子檔案管理方式及策略

摘 要：本文探討了國有企業(yè)電子檔案管理中單套制管理方式的優(yōu)勢及實(shí)施策略。在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，實(shí)施電子檔案單套制管理可實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程電子化、無紙化管理，降低行政成本，提高檔案管理效率，提升利用的便利性。然而，部分企業(yè)在電子檔案管理過程中仍面臨安全性不高、管理制度機(jī)制不健全及信息資源共享能力不足等問題。為解決這些問題，建議構(gòu)建國有企業(yè)電子檔案單套制管理系統(tǒng)，完善安全審計(jì)機(jī)制，保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升電子檔案共享的程度。

關(guān)鍵詞：單套制；國有企業(yè)；電子檔案；模式創(chuàng)新

在檔案管理中，“套”是指文件歸檔的保存狀態(tài)，即歸檔文件的載體類型。單套制是指以電子形式歸檔電子文件和管理電子檔案；雙套制是指同時(shí)存在紙質(zhì)和電子形式。2003年，馮惠玲教授最早將雙套制定義為：雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文件以電子形式產(chǎn)生，就應(yīng)以電子形式保存。在這一背景下，國有企業(yè)電子檔案管理方式也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新，形成單套制管理模式。

1 國有企業(yè)電子檔案單套制管理方式

1.1 構(gòu)建國有企業(yè)電子檔案單套制管理系統(tǒng)

1.1.1根據(jù)部門構(gòu)架完善系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)。合理的系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)是保障國企電子檔案單套制管理系統(tǒng)順利運(yùn)轉(zhuǎn)的重要前提。國有企業(yè)電子檔案單套制管理系統(tǒng)遵循電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、檢索和利用等全生命周期的管理需求，實(shí)現(xiàn)功能層面的互動性。此外，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，劃分系統(tǒng)的功能模塊，如文件收集、整理、分類、存儲、檢索、利用和審計(jì)等模塊，提升單套制管理系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。定期進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估和漏洞修復(fù)，確保國有企業(yè)電子檔案信息的安全性。

1.1.2完善國有企業(yè)電子檔案管理與歸檔制度。制定和完善國有企業(yè)電子檔案單套制管理的相關(guān)規(guī)章制度，明確電子檔案的歸檔范圍、歸檔要求、管理流程和責(zé)任分工等。實(shí)現(xiàn)對國企各業(yè)務(wù)部門的電子文件的自動抓取，支持多種文件格式的相互轉(zhuǎn)換和解析，有效解決電子文件在傳輸過程中的不兼容問題。采用數(shù)字簽名技術(shù)，對電子文件進(jìn)行身份認(rèn)證和防偽處理，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性，防止文件被篡改或偽造。

1.1.3重視電子檔案信息的安全性。采用云存儲技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對海量電子檔案信息的存儲。通過定期數(shù)據(jù)備份和異地備份，進(jìn)一步提升電子檔案信息的安全性。此外，還要建立完善的安全審計(jì)機(jī)制，對國有企業(yè)電子文檔按單套制管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，確保系統(tǒng)運(yùn)行的合規(guī)性和安全性。同時(shí)要設(shè)置合理權(quán)限，采用基于角色的訪問控制（RBAC）策略，根據(jù)國有企業(yè)不同職能部門的不同崗位設(shè)置不同權(quán)限，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍以內(nèi)的檔案文件，保障檔案數(shù)據(jù)在利用過程中的安全性。

1.2 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升電子檔案的共享程度

在數(shù)字時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為國有企業(yè)電子檔案共享的重要手段。為了更好地實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)電子檔案信息的共享，有必要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢和特點(diǎn)，提升電子檔案的共享程度。

完善相應(yīng)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，由于國有企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)來源于不同部門、不同系統(tǒng)，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)才能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換和集成。同時(shí)通過數(shù)據(jù)治理對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，確保電子檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，為后續(xù)電子檔案共享提供支持。國有企業(yè)電子檔案共享并不是簡單的數(shù)據(jù)分享，而是基于某些共性問題或具體要求，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的電子檔案信息的共享，在這一過程中就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，要從海量的國有企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)信息中提煉出有價(jià)值的信息，進(jìn)而為相關(guān)業(yè)務(wù)工作開展提供支持。檔案管理部門可以圍繞生產(chǎn)部門要求對銷售數(shù)據(jù)和行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過數(shù)據(jù)挖掘可以為生產(chǎn)部門共享相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提升生產(chǎn)的科學(xué)性和合理性。

2 國有企業(yè)電子檔案單套制管理方式的優(yōu)勢

2.1 電子檔案單套制管理方式有助于節(jié)約管理成本

在傳統(tǒng)的雙套制管理模式下，由于大量檔案文件以紙質(zhì)形式存在，每年增加的紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間，還要定期對其進(jìn)行安全檢查，防止發(fā)生發(fā)霉變質(zhì)等問題，無形之中會增加企業(yè)的管理成本。同時(shí)，在開發(fā)利用過程中還需要對其打印，無論是耗材成本，還是設(shè)備維護(hù)成本都會增加國有企業(yè)檔案管理成本。

實(shí)施電子檔案單套制管理之后，單套制無需再打印大量的紙質(zhì)檔案，節(jié)省紙張、油墨等耗材成本，避免紙質(zhì)檔案的存儲、管理和維護(hù)等費(fèi)用。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案存儲到數(shù)據(jù)庫或檔案管理系統(tǒng)中，不僅能夠節(jié)省物理空間，還能夠利用更為先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行合理開發(fā)和提供利用。同時(shí)，電子檔案單套制管理系統(tǒng)還能夠與辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息收集、管理和共享的無縫銜接，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，有助于提升電子檔案管理的效率。

2.2 電子檔案單套制管理方式有助于創(chuàng)新管理模式

在單套制管理模式下，國有企業(yè)檔案管理部門不必拿出人力、物力和財(cái)力對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行歸檔整理。同時(shí)借助電子檔案單套制管理系統(tǒng)，能夠?qū)翁字乒芾砝砟顫B入電子檔案的創(chuàng)建、移交、存儲、檢索、共享和傳輸環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升電子檔案信息的共享效率，使國有企業(yè)電子檔案管理更加高效靈活。電子檔案單套制管理也有助于推動國有企業(yè)檔案管理方式創(chuàng)新。通過實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)一步增強(qiáng)了電子檔案的利用價(jià)值。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子檔案單套制管理方式更加智能化、高效化和信息化，在企業(yè)電子檔案管理過程中可以與第三方互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)展開合作，圍繞電子檔案管理實(shí)際需要對管理模式創(chuàng)新，形成智慧化管理模式，能夠借助智慧技術(shù)手段將電子檔案信息開發(fā)與企業(yè)業(yè)務(wù)工作、區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展緊密聯(lián)系，充分發(fā)揮國有企業(yè)檔案信息的獨(dú)特價(jià)值。通過廣泛宣傳，讓社會公眾對國有企業(yè)檔案工作有更為深刻的認(rèn)知。

2.3 電子檔案單套制管理方式有助于提高工作效率

在信息時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)與國有企業(yè)電子檔案管理融合得更為緊密，單套制管理模式憑借其較低的管理成本和高效的管理效率，已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理工作的重要方式。在技術(shù)賦能下，能夠進(jìn)一步提升國有企業(yè)檔案工作的效率。首先，國有企業(yè)電子檔案單套制管理實(shí)質(zhì)上采用的是“單軌制”的運(yùn)行模式，管理對象是各類電子檔案，在管理過程中可以利用電子檔案單套制管理系統(tǒng)對各類檔案文件進(jìn)行收集和整合，降低不必要的人為風(fēng)險(xiǎn)。其次，電子檔案單套制管理方式能夠借助先進(jìn)的信息技術(shù)對各類電子檔案進(jìn)行整理、開發(fā)和利用，大大減輕了國有企業(yè)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，減少不必要的資源浪費(fèi)。

3 國有企業(yè)電子檔案管理的難點(diǎn)與瓶頸

隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)更為先進(jìn)、智能和高效的功能。系統(tǒng)能夠與企業(yè)其他信息系統(tǒng)如ERP、CRM等無縫對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和更新。但在成績的背后也看到國有企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)在安全性建設(shè)、制度機(jī)制建設(shè)、資源共享方面還存在著具體問題，只有對存在問題進(jìn)行具體客觀的分析，才能夠發(fā)現(xiàn)背后的原因，進(jìn)而為后續(xù)的保障措施制定提供依據(jù)。

3.1 國有企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)安全性有待提升

國有企業(yè)電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在建設(shè)過程中會運(yùn)用到大量的信息技術(shù)。在先進(jìn)技術(shù)背后，也對國有企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)的安全能力提出較高要求。但目前部分國有企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)還存在一定的安全隱患。特別是在應(yīng)對新型黑客攻擊、木馬病毒和計(jì)算機(jī)病毒侵害時(shí)，國有企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)防護(hù)措施相對滯后，存在一定的被篡改、被侵入風(fēng)險(xiǎn)。加之國有企業(yè)一般規(guī)模龐大，相關(guān)職能部門較多，在電子檔案信息收集、整理、開發(fā)、利用和共享過程中，需要為不同部門的相關(guān)人員賦予不同的權(quán)限。如果在權(quán)限設(shè)置過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)，會在一定程度上增加人為風(fēng)險(xiǎn)。一旦重要的國有企業(yè)電子檔案信息被篡改或刪除，勢必會影響檔案管理的質(zhì)量，輕則造成經(jīng)濟(jì)損失，重則會對國有企業(yè)經(jīng)營管理造成危害。

3.2 國有企業(yè)電子檔案管理制度機(jī)制還不夠完善

制度機(jī)制建設(shè)是否完善對國有企業(yè)電子檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。當(dāng)前部分國有企業(yè)在電子檔案管理過程中制度機(jī)制建設(shè)還不夠完善，沒有結(jié)合單套制管理的相關(guān)要求，對國有企業(yè)電子檔案管理制度機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善。部分制度還摻雜著紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容，這些制度機(jī)制已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期國有企業(yè)電子檔案管理的實(shí)際需要，無法滿足電子檔案管理工作開展的具體要求。長此以往，勢必會影響工作質(zhì)量，甚至部分檔案工作人員在工作過程中由于沒有規(guī)范的制度機(jī)制作為依據(jù)，電子檔案存儲格式五花八門。同時(shí)，電子檔案開發(fā)利用存在格式不統(tǒng)一問題，電子檔案共享存在數(shù)據(jù)不兼容的問題，不利于檔案資源的查詢、調(diào)取和利用。

3.3 國有企業(yè)電子檔案信息資源共享能力不足

國有企業(yè)作為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱，在發(fā)展過程中必然與多個(gè)經(jīng)濟(jì)主體聯(lián)系與互動，對各類信息資源進(jìn)行整合。但目前部分國有企業(yè)在電子檔案信息資源共享方面還存在重視程度不足、人才隊(duì)伍建設(shè)滯后、技術(shù)能力有限的現(xiàn)實(shí)困境。部分檔案管理人員由于受到雙套制管理思維的影響，沒有給予電子檔案信息資源共享足夠的重視，導(dǎo)致電子檔案信息共享成效與預(yù)期存在著較大差距。加之，部分國企電子檔案管理人員年齡偏大，很多人員屬于“半路出家”，對于電子檔案信息資源共享了解得不夠深入，對于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算智能技術(shù)掌握得不夠全面，難以為國有企業(yè)電子檔案信息資源共享做出貢獻(xiàn)。

4 國有企業(yè)電子檔案單套制管理的保障

4.1 從國家層面和行業(yè)層面完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

將單套制管理理念融入國有企業(yè)電子檔案管理之中是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要給予單套制管理足夠的重視，也需要形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為相關(guān)工作落地提供扎實(shí)保障。

4.1.1國家層面要以部門規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)的形式支持國有企業(yè)電子檔案單套制模式落地。通過試點(diǎn)的方式總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，形成具有可操作性的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為國有企業(yè)單套制管理模式創(chuàng)新提供支持，也能夠讓國有企業(yè)檔案管理人員吃下“定心丸”，能夠有更多的精力來研究國有企業(yè)電子檔案單套制管理相關(guān)的問題。

4.1.2國家或行業(yè)層面應(yīng)制定切實(shí)可行的操作規(guī)范。為國有企業(yè)檔案管理人員參與電子檔案單套制管理提供“指南針”和“說明書”。早在2020年，國家檔案局就將企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)作為重點(diǎn)工作部署，并形成了相關(guān)成果。因此，國家完全可以將這些成果以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的形式落實(shí)，為國有企業(yè)電子檔案單套制管理提供支持。

4.2 加強(qiáng)國有企業(yè)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是推動科技創(chuàng)新的最核心要素。從國有企業(yè)電子檔案單套制管理高質(zhì)量發(fā)展的角度看，應(yīng)該將人才隊(duì)伍建設(shè)作為重要方面。

4.2.1要加強(qiáng)對國有企業(yè)檔案管理人員的信息素養(yǎng)。電子檔案單套制管理涉及的電子檔案種類多。電子檔案整合、開發(fā)和利用過程中需要的技術(shù)多，相應(yīng)地對國有企業(yè)檔案管理人員的綜合能力和信息素養(yǎng)提出了更高要求，國有企業(yè)在檔案人才培養(yǎng)過程中要將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等作為重要培訓(xùn)內(nèi)容，同時(shí)也要引導(dǎo)檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)單套制管理的相關(guān)概念、核心內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)，并將這些技術(shù)和理論主動地運(yùn)用到國有企業(yè)電子檔案單套制管理之中。

4.2.2要加強(qiáng)對國有企業(yè)檔案管理人員的安全教育培養(yǎng)。國有企業(yè)電子檔案很多信息與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，這些檔案信息至關(guān)重要。因此，有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的安全意識，主動規(guī)避各種安全風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障國有企業(yè)電子檔案信息的安全。

總之，在信息時(shí)代背景下，國有企業(yè)電子檔案管理也應(yīng)該主動適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，充分認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，以單套制作為管理思路，以問題為主要導(dǎo)向，將單套制管理思維與國有企業(yè)電子檔案管理進(jìn)行深度結(jié)合，運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維加強(qiáng)對電子檔案的管理，同時(shí)提升對國有企業(yè)電子檔案信息資源利用的程度，將國有企業(yè)電子檔案信息與國有企業(yè)的戰(zhàn)略決策、技術(shù)創(chuàng)新和未來發(fā)展進(jìn)行深度融合，助力國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：譚英（1975—），大學(xué)學(xué)歷，四川華能康定水電有限責(zé)任公司館員，研究方向：國有企業(yè)（水電站、新能源電站）檔案管理，數(shù)字檔案館管理。