企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略分析

摘 要：當前，以大數(shù)據(jù)為主導(dǎo)的信息化浪潮正席卷全球。在創(chuàng)新理念的推動下，新技術(shù)已不僅是一種應(yīng)用工具，還是撬動檔案管理轉(zhuǎn)型的“新質(zhì)生產(chǎn)力”。本文從企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的新需求出發(fā)，認為在轉(zhuǎn)型期面臨著基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為滯后、信息技術(shù)應(yīng)用不足、安全性有待提高等問題。為推動治理模式轉(zhuǎn)型，從技術(shù)角度來看，要在著力建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源體系、深化新技術(shù)融合運用、構(gòu)建全方位安全體系等方面努力。從保障角度來看，需要加強頂層設(shè)計、加大資金投入和強化人才培養(yǎng)，更好地優(yōu)化企業(yè)檔案治理結(jié)構(gòu)，推動企業(yè)檔案高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化；轉(zhuǎn)型升級

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》指出，企業(yè)應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。信息技術(shù)迅猛發(fā)展，使其成為當今時代重要的生產(chǎn)工具，極大地提高工作效率，改變檔案管理的治理模式。企業(yè)要善于發(fā)揮好新技術(shù)的優(yōu)勢，以大數(shù)據(jù)賦能檔案管理轉(zhuǎn)型升級，打造檔案治理新業(yè)態(tài)與新模式，為企業(yè)加速發(fā)展提供有力支撐

1 數(shù)智時代企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的新需求

1.1 檔案驅(qū)動力建設(shè)的迫切需求

隨著數(shù)字中國戰(zhàn)略的推進，以數(shù)據(jù)為要素的新型企業(yè)發(fā)展形態(tài)正在加速演進，數(shù)據(jù)成為企業(yè)占領(lǐng)市場的制高點、實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要驅(qū)動力，其核心地位愈發(fā)明顯。檔案是研究企業(yè)治理經(jīng)驗和經(jīng)營活動的第一手資料，蘊含著豐富的企業(yè)管理智慧和成功經(jīng)驗。這些珍貴的史料在數(shù)字化社會被賦予新的時代內(nèi)涵，一是檔案數(shù)據(jù)價值作用日益明顯。檔案數(shù)據(jù)正加速融入企業(yè)管理與經(jīng)營中，如何最大限度地發(fā)揮其效能成為重要課題；二是新的市場需求催生數(shù)據(jù)分析、知識供給等新需求，如何高效利用檔案資源，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展蓄勢賦能也成為新的課題。因此，企業(yè)檔案應(yīng)緊緊抓住新技術(shù)發(fā)展的機遇，加快推進信息化進程，提高數(shù)據(jù)處理能力，發(fā)揮檔案在企業(yè)治理中的獨特作用。

1.2 檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的迫切需要

在以大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)的推動下，企業(yè)管理數(shù)據(jù)化、智能化、智慧化水平日益提升，管理方式、經(jīng)驗?zāi)Ｊ胶椭卫硇螒B(tài)都發(fā)生深刻變革，也影響著檔案管理方式與服務(wù)模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式被以電子文件為核心的新檔案治理模式所取代，檔案治理方式從事后監(jiān)管走向事前控制[1]。當前，隨著企業(yè)扁平化管理模式的應(yīng)用，原有的自上而下的檔案管理系統(tǒng)已不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，亟須檔案信息化建設(shè)向高效化、個性化、便捷化轉(zhuǎn)變。比如，將人工智能與檔案信息化建設(shè)有機融合，提升檔案數(shù)據(jù)分析能力與個性化服務(wù)水平。因此，企業(yè)檔案管理方式必須適應(yīng)新技術(shù)環(huán)境的要求，加速流程再造，將檔案信息化與企業(yè)發(fā)展深度融合，促使檔案工作與企業(yè)發(fā)展同頻共振。

1.3 管理體制改革的迫切需要

隨著信息時代和數(shù)字中國戰(zhàn)略的扎實推進，企業(yè)面臨的市場環(huán)境日益復(fù)雜多變。在新的治理體系要求下，傳統(tǒng)的層級式組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)難以滿足企業(yè)的快速響應(yīng)和靈活應(yīng)對需求。扁平化與敏捷組織作為一種新型的組織管理模式，正逐漸成為企業(yè)發(fā)展的趨勢。扁平化管理強調(diào)減少管理層級，增加信息流通速度，提高決策效率。在這種組織結(jié)構(gòu)中，員工與管理者之間的距離縮短，信息傳遞更加直接和迅速。為適應(yīng)企業(yè)變革的需要，檔案信息化建設(shè)要更加強調(diào)共享利用，突破傳統(tǒng)管理體制的藩籬，發(fā)揮共享平臺在數(shù)據(jù)流通方面的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)跨層級利用，展現(xiàn)扁平化組織的敏捷性和靈活性，推動企業(yè)管理效率提升。

2 數(shù)智時代企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀分析

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為滯后

設(shè)備更新和技術(shù)落后是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的基礎(chǔ)性問題，影響了企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)功能的發(fā)揮，限制了數(shù)字化在企業(yè)治理效能提升方面的作用。一是資金限制是主要原因。市場形勢瞬息萬變，企業(yè)在治理過程中對檔案信息化轉(zhuǎn)型的意愿較低，無法及時給予足夠的資金支持，在軟硬件設(shè)備購置、維護和更新等方面需要較大的投入，如果缺乏足夠而持續(xù)的資金支持，檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)就難以更新和升級，限制檔案信息化成果的釋放。二是技術(shù)和專業(yè)人才較為匱乏，數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)生動力不足。當前，新技術(shù)更迭力度加大，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)，但是企業(yè)由于缺乏高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員，對前沿技術(shù)發(fā)展和最新應(yīng)用掌握不及時，造成企業(yè)在選擇和應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)的時候存在困難，造成數(shù)據(jù)化管理體系較為滯后，限制了檔案管理效率的提高。

2.2 信息技術(shù)應(yīng)用不足

信息技術(shù)應(yīng)用不充分是企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心問題，對信息化效率提升具有根本性影響。雖然多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開展信息技術(shù)的應(yīng)用，但是數(shù)字化程度較低，仍然需要人工干預(yù)進行檔案資源管理，主要表現(xiàn)在：一是共享水平較低。對檔案數(shù)據(jù)共享的目標定位不高，以服務(wù)場景、業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向的共享做得不夠，結(jié)合人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)深化賦能運用不深，激活檔案資源發(fā)展新動能的開拓性和創(chuàng)新性舉措不多等問題。二是數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用難。數(shù)據(jù)應(yīng)用是檔案治理的核心目標，但往往因為電子檔案質(zhì)量不高、檔案整合難度大、缺乏有效的數(shù)據(jù)分析工具等原因而難以實現(xiàn)。即使企業(yè)實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，也因為難以從中提取有價值的信息，或者無法將數(shù)據(jù)分析結(jié)果應(yīng)用于實際業(yè)務(wù)中，而使得數(shù)據(jù)的價值無法得到充分發(fā)揮。主要原因在于大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)應(yīng)用到檔案管理方面有溫差，效能發(fā)揮空間有限。

2.3 安全性有待提高

數(shù)據(jù)智能時代，檔案數(shù)據(jù)安全問題新舊交織，安全風(fēng)險前所未有，構(gòu)建新的安全體系成為重要議題，而以大模型為代表的人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展也為檔案安全帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。如何確保數(shù)據(jù)的安全性，同時充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，成為了亟待解決的問題。在新技術(shù)環(huán)境下，企業(yè)檔案抵御和化解安全風(fēng)險的能力不足。檔案數(shù)據(jù)集未經(jīng)過治理、數(shù)據(jù)使用缺少合規(guī)審查、安全保護等不足等，會造成企業(yè)商業(yè)數(shù)據(jù)被泄露、違反法律法規(guī)相關(guān)要求、侵權(quán)等諸多數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)合規(guī)方面的問題，企業(yè)應(yīng)建立全方位、全過程的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，以持續(xù)保障數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型基座安全、穩(wěn)定運行。

3 數(shù)智時代企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的技術(shù)路徑

3.1 建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源體系

資源數(shù)字化是檔案管理轉(zhuǎn)型的前提和基礎(chǔ)，主要包括檔案分類、編碼、檢索及存儲等環(huán)節(jié)，為檔案信息快速獲取與高效利用創(chuàng)造條件。一是完善分類體系。企業(yè)要以經(jīng)營和需求為導(dǎo)向，對檔案門類進行科學(xué)劃分。按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，企業(yè)應(yīng)當按照《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）和國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確定本企業(yè)的文件材料歸檔范圍。企業(yè)可按照生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售和財務(wù)等維度進行劃分，保證各專業(yè)領(lǐng)域的有效性和連續(xù)性，促使檔案數(shù)據(jù)有序合規(guī)。二是做好檔案編號管理。數(shù)字條件下，企業(yè)要加強編號數(shù)字化和規(guī)則，為每一類檔案制定唯一編碼，企業(yè)在創(chuàng)建檔案過程中，要根據(jù)編碼規(guī)則為檔案分配編碼，在更新、刪除或操作檔案的過程中，對檔案編碼進行適當調(diào)整[2]。三是構(gòu)建數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)。著眼于新技術(shù)應(yīng)用，對原有的信息化管理系統(tǒng)進行提檔升級。一方面，要對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)執(zhí)行標準的全方位管理，從模塊化、功能化角度考慮管理模板、檔案結(jié)構(gòu)，對檔案編碼及約束條件的定義與管理，功能包括檔案收集、利用與共享等，提供預(yù)置、專業(yè)的主數(shù)據(jù)模型。另一方面，強化管理系統(tǒng)的可視化，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源之間的集約化管理。比如，搭建市場政策檔案庫，涵蓋企業(yè)決策、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整、銷售政策等方面，為企業(yè)市場和產(chǎn)品調(diào)整提供決策幫助。

3.2 深化新技術(shù)融合運用

數(shù)智技術(shù)是企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心，能夠提升企業(yè)管理的自動化水平。一是深化人工智能技術(shù)應(yīng)用。人工智能在圖像識別和智能檢索方面具有獨特優(yōu)勢。人工智能利用光學(xué)識別和圖像識別技術(shù)，可以自動識別檔案中的關(guān)鍵信息，針對不同類型的檔案資源，縮短檔案查詢利用的時間，有效提高檔案利用的實效性。圖像識別可以自動對合同文件進行轉(zhuǎn)換，并自主學(xué)習(xí)關(guān)鍵詞，對相關(guān)檔案進行提取和推薦，為決策提供豐富的史料。人工智能可以自動識別員工的姓名、工號、職位等，將其納入人事檔案管理系統(tǒng)，有利于人事管理高效化。同時，自然語言技術(shù)和機器學(xué)習(xí)技術(shù)通過對利用者行為習(xí)慣的分析，對利用者愛好進行精準畫像，利用者無需設(shè)定特殊的查詢需求，人工智能可以快速推薦關(guān)鍵詞和信息，實現(xiàn)人與系統(tǒng)的交互。二是用好“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”解決了遠程訪問和共享利用的難題。將“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用于檔案管理體系，員工可隨時隨地進行檔案利用，突破時空限制，解決重復(fù)勞動和資源無效利用的難題。企業(yè)可以打造檔案共享平臺，在便捷利用的同時，所有檔案數(shù)據(jù)傳輸行為都可以被監(jiān)控和記錄，確保檔案的真實性與合法性。三是發(fā)揮云存儲平臺的作用。檔案管理云平臺不需要額外的硬件設(shè)備投入，減少維護和更新的成本支出。企業(yè)根據(jù)實際使用量付費，避免額外的浪費和過度投入。云存儲平臺的高可用性和穩(wěn)定性有助于降低因數(shù)據(jù)丟失而造成的業(yè)務(wù)風(fēng)險，節(jié)省大量的成本支出。

3.3 構(gòu)建全方位的安全體系

一是推動檔案管理與區(qū)塊鏈融合發(fā)展。區(qū)塊鏈營造了可信的檔案治理環(huán)境，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享行為的去中心化記錄和存儲，確保每一次數(shù)據(jù)訪問和交易都可追溯且不可篡改。區(qū)塊鏈的不可變性為企業(yè)提供了強有力的檔案安全保障，防止檔案資源在傳輸或共享過程中被篡改。二是加強實體檔案保護。RFID技術(shù)在檔案實體安全管理中具有顯著優(yōu)勢，該技術(shù)具有高效識別、實時監(jiān)控與跟蹤等特征，企業(yè)能夠?qū)崟r掌握檔案的流轉(zhuǎn)情況，確保檔案的安全和完整。同時，實時跟蹤功能也為企業(yè)的決策提供有力支持。企業(yè)可根據(jù)館藏結(jié)構(gòu)配備RFID智能檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)高效、安全、智能的檔案管理。三是要筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。從多個角度出發(fā)，加強制度建設(shè)、技術(shù)保障、意識教育等方面的工作，形成全方位、多層次、立體化的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系。比如，對照安全領(lǐng)域事態(tài)的發(fā)展，實時更新對外部網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的評價和應(yīng)對方案，提升網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平，推動技術(shù)風(fēng)戽創(chuàng)新成果轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，加強網(wǎng)絡(luò)安全人才培育和能力建設(shè)[3]。

4 數(shù)智時代企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的保障路徑

4.1 加強頂層設(shè)計

企業(yè)要從完善制度體系，為加強數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定堅實的制度保障。一是修訂現(xiàn)有的制度規(guī)章。從電子文件歸檔、數(shù)據(jù)管理、開發(fā)利用和安全建設(shè)等方面入手，對照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，制定新的實施細則，健全企業(yè)檔案“四個體系”，優(yōu)化檔案治理模式和結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)全流程規(guī)范化建設(shè)。二是堅持標準化管理。以數(shù)字化管理為導(dǎo)向，建立統(tǒng)一編碼規(guī)則、歸檔規(guī)范和數(shù)據(jù)模式等，為數(shù)據(jù)高效流通奠定基礎(chǔ)。三是加強督導(dǎo)考核。將檔案規(guī)范化建設(shè)納入部門綜合考評，明確資料歸檔內(nèi)容、時效和利用等要求，對檔案進行統(tǒng)一管理，規(guī)范檔案審查程序，確保檔案的完整性和嚴謹性。

4.2 加大資金投入

圍繞企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型，積極采取措施，穩(wěn)步加大對檔案管理數(shù)字化的資金投入，確保資金在檔案數(shù)據(jù)化管理和安全建設(shè)方面發(fā)揮效力，提高檔案服務(wù)實效。一是將檔案工作納入企業(yè)預(yù)算內(nèi)計劃，設(shè)立檔案事業(yè)發(fā)展專項資金，確保專款專用。二是拓寬融資渠道。積極參與檔案主管部門的科研實踐項目，爭取上級資金支持。積極申請有關(guān)重大保護工程和重大攻關(guān)，爭取政府資金扶持。三是加強資金合規(guī)使用。建立資金審計和預(yù)算管理機制，健全預(yù)算安排與績效結(jié)果掛鉤的激勵約束機制，提升資源配置效率。

4.3 強化人才培養(yǎng)

人才隊伍建設(shè)是企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的治本之策。企業(yè)要將人才隊伍建設(shè)放在突出位置，加快建設(shè)符合數(shù)智時代要求的復(fù)合型人才。一是轉(zhuǎn)變思想觀念。用好用活檔案人才，破除學(xué)歷和資歷限制，讓各類技術(shù)人才在檔案領(lǐng)域有施展空間，推動人才競相迸發(fā)。二是加強數(shù)據(jù)能力和素養(yǎng)提升。建立常態(tài)化培訓(xùn)機制，培訓(xùn)人工智能、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等技術(shù)，掌握檔案事業(yè)前沿發(fā)展趨勢，培養(yǎng)更多適應(yīng)新技術(shù)環(huán)境要求的技術(shù)人才。三是完善激勵機制。在薪資待遇、職稱晉升和外出培訓(xùn)等方面給予保障與傾斜，解除檔案人員的后顧之憂。要加強與高校、檔案部門的業(yè)務(wù)交流，通過校企合作、聯(lián)合攻關(guān)等形式，促進人才的雙向流動，充分釋放人才動能。

結(jié)語

企業(yè)要積極適應(yīng)新時代、新征程檔案工作發(fā)展的新形勢、新任務(wù)與新要求，進一步厘清檔案工作的著力點和工作中存在的短板弱項，以數(shù)字化引領(lǐng)檔案轉(zhuǎn)型升級，積極利用新一代信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)專庫，實施檔案數(shù)據(jù)分級分類管理，提高檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)效。要把牢檔案網(wǎng)絡(luò)和信息安全，深化信息安全技術(shù)集成創(chuàng)新，完善檔案信息安全處置應(yīng)急預(yù)案和數(shù)據(jù)安全保障體系，推進企業(yè)檔案治理現(xiàn)代化。

參考文獻

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[3]趙姍.網(wǎng)絡(luò)安全“防火墻”如何筑更牢[N].中國經(jīng)濟時報，2023（09）：14.

作者簡介：狄強軍（1975—），大學(xué)學(xué)歷，國能朔黃鐵路發(fā)展有限責(zé)任公司副研究館員，研究方向：企業(yè)檔案管理。