淺議事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題與對策

摘 要：隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，事業(yè)單位檔案管理工作正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式向高效數(shù)字化管理模式的深刻轉(zhuǎn)型。然而，在這一轉(zhuǎn)型過程中，不可避免地遇到一些問題，包括管理觀念滯后、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、人才短缺、信息安全及資金資源不足等。這些問題嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)及高效管理利用。文章針對問題提出解決策略，促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，提高管理效率與資源利用率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；建設(shè)；問題與對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位檔案數(shù)字化已成為提高檔案管理水平、實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要途徑。數(shù)字化檔案建設(shè)運(yùn)用信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，構(gòu)建高效、便捷和安全的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。此舉在于提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速檢索與共享，確保資源長期安全和利用，也為管理、決策及社會服務(wù)提供全面、準(zhǔn)確的資源。同時(shí)，數(shù)字化打破時(shí)空限制，促進(jìn)檔案信息的廣泛傳播與深入利用。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀概述

近年來，我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)取得了顯著成就，多數(shù)單位已完成了檔案數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作，標(biāo)志著我國檔案管理正逐步邁向智能化、高效化的新階段。

在軟硬件設(shè)備設(shè)施方面，為確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展，許多單位購買了先進(jìn)的掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和存儲等硬件設(shè)備以及圖像處理軟件、數(shù)據(jù)庫管理等軟件，這些設(shè)備設(shè)施大幅提高了檔案數(shù)字化的速度和精度。一些單位還引進(jìn)了人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，為檔案數(shù)字化、智能化奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

在管理制度方面，為了規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)工作，事業(yè)單位逐步構(gòu)建了科學(xué)、規(guī)范和系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理制度。制度明確了數(shù)字化工作的具體流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括檔案的采集、整理、掃描、存儲、備份和利用等環(huán)節(jié)。為檔案數(shù)字化工作的順利開展提供了清晰明確的指導(dǎo)方向。

一些事業(yè)單位還充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，搭建了功能完善的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的在線查詢、遠(yuǎn)程訪問與便捷利用，這一創(chuàng)新舉措不僅極大地拓寬了檔案服務(wù)的渠道，還顯著提高了檔案服務(wù)的效率與質(zhì)量，讓廣大用戶能夠更加輕松、快速地獲取所需檔案信息，享受數(shù)字化時(shí)代帶來的便利與高效。

盡管取得了一定的進(jìn)展，但檔案數(shù)字化建設(shè)仍然面臨諸多挑戰(zhàn)。例如，傳統(tǒng)管理理念與思維習(xí)慣、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)安全問題等亟待解決的問題。此外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平參差不齊，如何提高整體隊(duì)伍的專業(yè)化水平，對于推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的深入發(fā)展具有重要意義。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題

1.紙質(zhì)管理觀念與習(xí)慣性思維

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，傳統(tǒng)管理觀念與思維慣性對檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程構(gòu)成了不容忽視的阻礙。這種根深蒂固的管理理念和思維方式，源自長期以來的工作習(xí)慣與經(jīng)驗(yàn)積累，在一定程度上固化了檔案管理人員的認(rèn)知框架和行為模式，使得在面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型這一新興趨勢時(shí)，部分管理人員難以迅速適應(yīng)，甚至產(chǎn)生抵觸情緒或觀望態(tài)度。

一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式以其穩(wěn)定性和熟悉性為特點(diǎn)。在這種模式下，檔案管理人員依靠手工操作、紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)工具和方法，能較為熟練地完成檔案的收集、整理、保管和利用等工作。然而，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)模式的局限性逐漸顯現(xiàn)，如效率低下、易出錯(cuò)和難以共享等問題日益突出。盡管如此，部分管理人員仍對此習(xí)以為常，認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能帶來額外的負(fù)擔(dān)和不確定性，如擔(dān)心工作量增加、原有工作流程被打亂或工作效率降低等，從而對數(shù)字化建設(shè)持保留態(tài)度。

另一方面，思維慣性也是阻礙檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素之一。在長期的工作實(shí)踐中，檔案管理人員已經(jīng)形成了一套相對固定的思維模式和行為習(xí)慣，在一定程度上限制了他們的創(chuàng)新思維和變革意愿。面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型這一新事物，他們難以擺脫舊有觀念的束縛，無法從新的角度審視問題、探索解決方案。這種思維慣性不僅導(dǎo)致了對數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識不足和重視不夠，還可能導(dǎo)致在實(shí)際操作中出現(xiàn)抵觸情緒或消極應(yīng)付的現(xiàn)象。

2.技術(shù)規(guī)范不一致，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，阻礙著數(shù)據(jù)的高效流通與價(jià)值的充分挖掘。面對信息技術(shù)的飛速發(fā)展，部分事業(yè)單位在探索檔案數(shù)字化的道路上雖已邁出堅(jiān)實(shí)步伐，但遺憾的是，這種探索缺乏一個(gè)全局、統(tǒng)一的技術(shù)指導(dǎo)框架。具體而言，不同事業(yè)單位基于各自的技術(shù)基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)需求及資源條件，選擇了多樣化的數(shù)字化技術(shù)路徑。這種技術(shù)選擇的差異性，直接導(dǎo)致了數(shù)字化檔案在文件格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、加密解密方式、存儲介質(zhì)以及數(shù)據(jù)交換協(xié)議等方面呈現(xiàn)明顯的多樣性。這種多樣性的存在，為后續(xù)的數(shù)據(jù)整合、遷移、共享乃至長期保存帶來了巨大挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)整合方面，由于標(biāo)準(zhǔn)不一，不同單位間的檔案數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)無縫對接，往往需要投入大量的人力、物力開展格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)清洗等預(yù)處理工作，不僅增加了工作成本，還延長了數(shù)據(jù)整合的周期，降低了工作效率。在數(shù)據(jù)共享層面，標(biāo)準(zhǔn)的缺失更是成為制約信息共享的瓶頸，使得原本應(yīng)該互聯(lián)互通的數(shù)據(jù)資源成了一座座信息孤島，難以發(fā)揮檔案資源的整體效益。更為嚴(yán)重的是，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的不統(tǒng)一還引發(fā)數(shù)據(jù)兼容性問題。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和迭代，舊有的數(shù)字化檔案可能面臨無法在新系統(tǒng)中正常讀取、解析的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞，給檔案的安全保管和有效利用帶來巨大威脅。

3.數(shù)據(jù)安全與泄露個(gè)人隱私的風(fēng)險(xiǎn)

開展檔案數(shù)字化建設(shè)，信息安全與隱私保護(hù)問題如同雙刃劍，既推動(dòng)著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，又對其安全性與合規(guī)性提出了前所未有的挑戰(zhàn)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)據(jù)已不再是簡單的文字記錄，而是包含了圖像、音頻和視頻等多種形式的復(fù)雜信息集合，這些信息一旦遭受侵害，其后果將難以估量。數(shù)字化檔案存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，雖然極大地方便了信息的存儲、檢索與共享，但也使其成了網(wǎng)絡(luò)攻擊者的重點(diǎn)目標(biāo)。網(wǎng)絡(luò)攻擊手段層出不窮，從簡單的釣魚郵件、惡意軟件到復(fù)雜的分布式拒絕服務(wù)攻擊（DDoS）、高級持續(xù)性威脅（APT）等，都嚴(yán)重威脅著檔案數(shù)據(jù)的安全。一旦系統(tǒng)被攻破，數(shù)據(jù)被泄露、篡改或刪除的風(fēng)險(xiǎn)將急劇上升，不僅可能導(dǎo)致個(gè)人隱私的曝光，還可能影響單位的正常運(yùn)營乃至國家安全。檔案內(nèi)容的特殊性要求在保障信息安全的同時(shí)，必須高度重視隱私保護(hù)。個(gè)人隱私是公民的基本權(quán)利，而單位機(jī)密則是企業(yè)乃至國際競爭力的核心所在。在檔案數(shù)字化的過程中，如何平衡信息共享與隱私保護(hù)的關(guān)系，成為一個(gè)亟待解決的問題。

4.專業(yè)人才匱乏與培訓(xùn)不足

在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，專業(yè)人才短缺與技能不足的問題如同一道難以逾越的鴻溝，深刻影響著進(jìn)程的推進(jìn)速度與質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和檔案管理的日益復(fù)雜化，對于既精通檔案管理理論又熟練掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才的需求愈發(fā)迫切。然而，現(xiàn)實(shí)情況卻是，這樣的人才在市場上顯得尤為稀缺，成為制約檔案數(shù)字化深入發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。

一方面，檔案數(shù)字化不只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式那么簡單，它涉及檔案信息的采集、整理、分類、存儲、檢索和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要專業(yè)的知識和技能來支撐。這就要求從業(yè)人員不僅要具備深厚的檔案管理專業(yè)知識，如檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案法規(guī)政策和檔案保護(hù)技術(shù)等，還要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全等。然而，這樣全面發(fā)展的復(fù)合型人才在市場上供不應(yīng)求，難以滿足事業(yè)單位日益增長的需求。

另一方面，部分現(xiàn)有檔案管理人員雖然擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但面對數(shù)字化浪潮的沖擊，他們可能缺乏必要的數(shù)字化技能和知識，難以迅速適應(yīng)新的工作環(huán)境和要求。這些人員可能對于計(jì)算機(jī)操作、軟件應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)感到陌生，甚至存在抵觸情緒，導(dǎo)致在推進(jìn)檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)技術(shù)瓶頸或操作失誤等問題，不僅影響了檔案數(shù)字化的工作效率和質(zhì)量，還可能對檔案信息的安全性和完整性構(gòu)成威脅。

三、事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化建設(shè)的對策與建議

1.創(chuàng)新管理理念，打破思維慣性

為了克服傳統(tǒng)管理觀念和思維慣性對檔案數(shù)字化建設(shè)的阻礙，需要采取一系列措施。

一要積極開展宣傳教育，加深檔案管理人員的思想認(rèn)識。通過組織專題培訓(xùn)、講座和研討會等形式，深入剖析數(shù)字化建設(shè)的必要性和緊迫性，讓管理人員充分認(rèn)識到傳統(tǒng)模式的局限性以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的機(jī)遇與優(yōu)勢。同時(shí)，要強(qiáng)調(diào)數(shù)字化轉(zhuǎn)型對于提高工作效率、優(yōu)化資源配置以及加強(qiáng)信息安全等方面的重要作用，激發(fā)管理人員的內(nèi)在動(dòng)力，提升他們參與數(shù)字化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性。

二要鼓勵(lì)創(chuàng)新思維，打破思維慣性的束縛。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，要鼓勵(lì)管理人員敢于嘗試新事物、新方法，勇于突破傳統(tǒng)框架的束縛。通過建立激勵(lì)機(jī)制和容錯(cuò)機(jī)制，為管理人員的創(chuàng)新實(shí)踐提供有力保障和支持。同時(shí)，要加強(qiáng)與其他先進(jìn)單位的交流與合作，借鑒其成功經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷拓寬視野、開闊思路。

三要注重實(shí)踐探索，推動(dòng)思想解放的深入發(fā)展。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際操作中，要鼓勵(lì)管理人員積極探索適合本單位特點(diǎn)的數(shù)字化建設(shè)路徑和模式。通過不斷地實(shí)踐、總結(jié)、反思和優(yōu)化，逐步建立一套符合自身需求的數(shù)字化管理體系。在這個(gè)過程中，管理人員要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、調(diào)整思路和方法、提高能力和素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)思想解放與能力提升的良性循環(huán)。

2.制定統(tǒng)一技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

為了打破技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的不統(tǒng)一這一僵局，確保數(shù)據(jù)的高效流通與價(jià)值的全面挖掘，事業(yè)單位應(yīng)發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的職能，制定并出臺一套全面、細(xì)致且具備前瞻性的檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

應(yīng)組織專家團(tuán)隊(duì)深入調(diào)研當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，細(xì)致分析針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一的問題。通過廣泛收集各單位的意見與建議，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制定出一套既符合國情又與國際接軌的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系。這套體系應(yīng)涵蓋數(shù)字化檔案的全生命周期，從數(shù)據(jù)采集、處理、存儲到檢索、利用、共享及長期保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，均需有明確、具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

在文件格式方面，應(yīng)確立一種或幾種主流且兼容性強(qiáng)的文件格式作為標(biāo)準(zhǔn)化要求，以減少后續(xù)數(shù)據(jù)整合的復(fù)雜性和成本。同時(shí)，對于已存在的非標(biāo)準(zhǔn)格式檔案，應(yīng)制定詳細(xì)的轉(zhuǎn)換指南和流程，確保數(shù)據(jù)的平穩(wěn)過渡。在元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)上，應(yīng)構(gòu)建一套統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)框架，明確各類檔案必須包含的元數(shù)據(jù)項(xiàng)及其描述規(guī)范，以提高數(shù)據(jù)的可檢索性、管理和利用。

加密解密方式和存儲介質(zhì)的選擇同樣重要。主管部門應(yīng)推薦采用先進(jìn)、安全且兼容性好的加密解密技術(shù)，確保數(shù)字化檔案在傳輸和存儲過程中的安全性。同時(shí)，針對存儲介質(zhì)的選擇，應(yīng)考慮到數(shù)據(jù)的長期保存需求，推薦采用穩(wěn)定性高、容量大和易于管理的存儲解決方案，并制定相應(yīng)的存儲管理規(guī)范。

此外，數(shù)據(jù)交換協(xié)議也是制定統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不可或缺的一環(huán)。為了促進(jìn)不同單位間檔案數(shù)據(jù)的無縫對接和高效共享，主管部門應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)議，明確數(shù)據(jù)交換的格式、流程和安全要求等，為數(shù)據(jù)資源的互聯(lián)互通提供堅(jiān)實(shí)保障。

3.數(shù)據(jù)防護(hù)嚴(yán)密與隱私安全無憂

為了加強(qiáng)信息安全防護(hù)、完善隱私保護(hù)機(jī)制，需要從多個(gè)方面入手，構(gòu)建信息安全防護(hù)體系。

首先，建立健全的安全管理制度。應(yīng)明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)安全培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)全員的安全意識，提高其技能水平。同時(shí)，還需要加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作與溝通，共同應(yīng)對信息安全與隱私保護(hù)方面的挑戰(zhàn)。

其次，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。可以引入先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和安全審計(jì)系統(tǒng)等，構(gòu)建多層次的安全防護(hù)體系。定期對網(wǎng)絡(luò)開展安全掃描與滲透測試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全漏洞。與網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)商合作，引入專業(yè)的安全服務(wù)與解決方案，提高整體安全防護(hù)水平。

再次，建立健全的訪問控制機(jī)制。明確不同用戶或角色的權(quán)限范圍，實(shí)施嚴(yán)格的身份認(rèn)證與訪問控制策略，防止發(fā)生未授權(quán)的訪問。通過采用多因素認(rèn)證、動(dòng)態(tài)口令等安全認(rèn)證方式，提升用戶身份驗(yàn)證的安全性。同時(shí)，加強(qiáng)對訪問行為的監(jiān)控與審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常訪問行為。

最后，強(qiáng)化安全教育與培訓(xùn)。定期對檔案管理人員開展信息安全教育與培訓(xùn)，增強(qiáng)其信息安全意識與防護(hù)技能。通過案例分析、模擬演練等方式，讓管理人員深刻認(rèn)識到信息安全的重要性與緊迫性，掌握應(yīng)對安全事件的基本方法與技巧。

4.加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)

為了解決專業(yè)人才短缺與技能不足的問題，需要從多個(gè)方面入手。首先，加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)。通過設(shè)立相關(guān)專業(yè)、開設(shè)培訓(xùn)課程以及提供實(shí)踐機(jī)會等方式，培養(yǎng)更多符合市場需求的復(fù)合型人才。積極引進(jìn)外部優(yōu)秀人才，為檔案數(shù)字化建設(shè)注入新鮮血液；其次，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。通過開展定期培訓(xùn)、組織經(jīng)驗(yàn)交流及鼓勵(lì)自主學(xué)習(xí)等方式，提高其數(shù)字化技能和知識水平，使他們能夠更好地適應(yīng)檔案數(shù)字化工作的需要。最后，還可以建立激勵(lì)機(jī)制，如設(shè)立技能提升獎(jiǎng)勵(lì)、職業(yè)發(fā)展路徑規(guī)劃等，鼓勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能，將個(gè)人成長與檔案數(shù)字化進(jìn)程緊密相連，為檔案數(shù)字化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨技術(shù)、管理、安全以及人員等多方面挑戰(zhàn)，針對這些問題，本文提出了轉(zhuǎn)變管理觀念、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建安全防護(hù)體系以及人員培訓(xùn)與引進(jìn)等對策。通過多重措施克服這些障礙，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅將顯著提高檔案管理的效率與現(xiàn)代化水平，還為事業(yè)單位的信息資源共享與利用提供了有力支撐。因此，持續(xù)深化檔案數(shù)字化建設(shè)工作，對于促進(jìn)事業(yè)單位乃至整個(gè)社會的信息化發(fā)展均具有重要意義。

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作者單位：陜西省漢中市財(cái)政局