檔案建設(shè)“三合一制度”的實(shí)踐及研究

摘 要：文章深入探討了檔案建設(shè)中的“三合一制度”，即文件材料分類方案、歸檔范圍及保管期限表的實(shí)踐與應(yīng)用，通過分析當(dāng)前檔案工作中存在的具體問題，提出相應(yīng)的改進(jìn)策略與優(yōu)化建議，并通過案例分析與理論研究相結(jié)合的方法，揭示了“三合一制度”在提高檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化水平中的關(guān)鍵作用，同時(shí)還強(qiáng)調(diào)了對特殊載體檔案和專業(yè)檔案管理的重視。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；三合一制度；歸檔范圍；保管期限

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和國家治理體系的現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。作為記錄歷史、傳承文化和服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要工作，檔案管理的重要性日益凸顯。在此背景下，“三合一制度”作為檔案管理的基礎(chǔ)性制度，其科學(xué)實(shí)施與有效執(zhí)行對于提高檔案管理效率、保障檔案資源安全以及發(fā)揮檔案價(jià)值具有至關(guān)重要的作用。然而，當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐中仍存在諸多不足，如歸檔范圍不全、保管期限劃分不合理等問題，嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。因此，深入研究“三合一制度”的實(shí)踐應(yīng)用，探索解決檔案管理難題的新路徑，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和學(xué)術(shù)價(jià)值。

一、檔案建設(shè)中“三合一制度”的基本概述

1.“三合一制度”的內(nèi)涵

“三合一制度”作為檔案管理領(lǐng)域的一項(xiàng)基礎(chǔ)性制度，其核心在于將文件材料分類方案、歸檔范圍及保管期限表三項(xiàng)內(nèi)容緊密結(jié)合，共同構(gòu)成檔案管理工作的基石。這一制度不僅體現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，還確保了檔案資源的完整性和有效利用。具體而言，文件材料分類方案是“三合一制度”的首要組成部分。它依據(jù)檔案材料的性質(zhì)、內(nèi)容和來源等特征，制定一套科學(xué)、合理的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，將復(fù)雜多樣的檔案材料有序地組織起來，形成層次分明、邏輯清晰的分類體系。這一方案不僅便于檔案管理人員對檔案實(shí)行快速、準(zhǔn)確的查找和定位，還為檔案的長期保存和有效利用提供了有力支持。歸檔范圍則是“三合一制度”中的關(guān)鍵一環(huán)。它明確了哪些文件材料應(yīng)當(dāng)被納入檔案管理范疇，哪些則無需歸檔。通過合理劃定歸檔范圍，可以確保具有重要價(jià)值或歷史意義的文件材料得到妥善保存，避免檔案資源的流失和浪費(fèi)。同時(shí)，歸檔范圍的明確也有助于提升檔案管理工作的規(guī)范性和效率性。保管期限表則是“三合一制度”中的另一項(xiàng)重要內(nèi)容。它根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值，對不同類別的檔案制定了相應(yīng)的保存期限。這一制度的實(shí)施有助于優(yōu)化檔案存儲(chǔ)資源的使用，確保有限的存儲(chǔ)空間能夠用于保存最具價(jià)值的檔案材料。同時(shí)，保管期限表的制定也為檔案的鑒定、銷毀等工作提供了明確的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

2.“三合一制度”的重要性

“三合一制度”的實(shí)施對于提高檔案管理水平具有不可替代的作用。首先，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。該制度通過明確的分類方案、歸檔范圍和保管期限，為檔案管理工作提供了標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程和依據(jù)，有效避免了檔案管理的隨意性和盲目性；其次，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。明確的歸檔范圍和保管期限確保了檔案資源的全面性和連續(xù)性，為后續(xù)的檔案利用提供了豐富、完整的信息資源；最后，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)資源的使用，降低管理成本。合理的保管期限劃分有助于根據(jù)檔案的價(jià)值和重要性實(shí)行有針對性的存儲(chǔ)和管理，避免了不必要的資源浪費(fèi)，同時(shí)降低了檔案管理成本。通過科學(xué)的檔案管理，還能提高檔案資源的利用效率，為組織或機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有力支持。

二、當(dāng)前檔案建設(shè)中“三合一制度”存在的問題

1.歸檔范圍不全：檔案資源的完整性缺失

歸檔范圍不全是當(dāng)前檔案管理工作中最為突出的問題之一。這一問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是部分單位對檔案工作的重視程度不足，導(dǎo)致一些本應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料被遺漏或忽視；二是歸檔制度的制定和執(zhí)行存在漏洞，未能全面覆蓋單位的各項(xiàng)職能活動(dòng)，使得部分具有長遠(yuǎn)價(jià)值的文件材料未能得到及時(shí)、有效地歸檔保存。歸檔范圍不全可能導(dǎo)致這些后果；二是檔案資源的完整性受損，無法全面反映單位的歷史沿革、職能演變和重大事件等信息；三是給未來的查考工作帶來不便。當(dāng)需要查找某些關(guān)鍵文件時(shí)，可能會(huì)因?yàn)闅w檔不全而導(dǎo)致信息缺失或無法追溯；四是影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。檔案作為歷史記憶的載體，其完整性和系統(tǒng)性對于傳承文化、服務(wù)現(xiàn)實(shí)具有重要意義，而歸檔范圍不全則可能削弱檔案在這方面的作用。

2.保管期限劃分差異大：檔案管理規(guī)范性的挑戰(zhàn)

保管期限劃分差異大是當(dāng)前檔案管理工作中的另一個(gè)難題。由于不同單位對保管期限標(biāo)準(zhǔn)的理解和執(zhí)行存在差異，導(dǎo)致同類文件材料在不同單位的保管期限不一致，從而影響檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性。第一，不同單位對檔案價(jià)值評估的主觀性較強(qiáng)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。第二，部分單位在制定保管期限時(shí)過于隨意或保守，未能根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用需求實(shí)行科學(xué)合理的劃分。第三，缺乏有效的監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制，導(dǎo)致保管期限劃分的不規(guī)范現(xiàn)象難以得到及時(shí)糾正。保管期限劃分差異大不僅會(huì)影響檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，還可能造成檔案資源的浪費(fèi)或流失。一方面，過長的保管期限會(huì)增加檔案管理成本和存儲(chǔ)壓力；另一方面，過短的保管期限則可能導(dǎo)致一些具有重要價(jià)值的檔案被過早銷毀或遺棄。

3.歸檔條目排列不科學(xué)：檔案管理效率與利用率的雙重困境

歸檔條目排列不科學(xué)是當(dāng)前檔案管理工作中一個(gè)不容忽視的問題。一是歸檔條目分類不明確或分類標(biāo)準(zhǔn)不一致導(dǎo)致歸檔混亂；二是歸檔條目排列順序不合理或缺乏邏輯性導(dǎo)致查找困難；三是歸檔條目信息不完整或描述不準(zhǔn)確導(dǎo)致利用價(jià)值降低。歸檔條目排列不科學(xué)不僅會(huì)降低檔案管理的效率，還會(huì)影響檔案的利用率。一方面，混亂的歸檔條目排列會(huì)增加檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)和出錯(cuò)率；另一方面，不便于查找的歸檔條目排列會(huì)降低檔案利用者的滿意度和信任度。

三、“三合一制度”實(shí)踐中的改進(jìn)策略

1.完善歸檔范圍：細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)與強(qiáng)化執(zhí)行

在檔案管理實(shí)踐中，歸檔范圍的完善是確保檔案完整性和系統(tǒng)性的關(guān)鍵。隨著單位職能的不斷變化和文件材料的日益增多，歸檔范圍必須保持動(dòng)態(tài)調(diào)整。首先，應(yīng)建立定期復(fù)審機(jī)制，每年或每兩年對歸檔范圍開展一次全面復(fù)審，確保歸檔范圍能夠緊跟單位職能的發(fā)展變化。對于新產(chǎn)生的文件類型或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)及時(shí)將其納入歸檔范圍避免遺漏。同時(shí)，對于已失去保存價(jià)值的文件類型，應(yīng)適時(shí)從歸檔范圍中剔除，以減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)；其次，細(xì)化歸檔標(biāo)準(zhǔn)與操作流程。歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化是確保歸檔工作規(guī)范性的基礎(chǔ)。在制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)充分考慮文件材料的種類、來源、形成時(shí)間及內(nèi)容價(jià)值等因素，制定具有可操作性的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還應(yīng)明確歸檔工作的具體操作流程，包括文件材料的收集、整理、分類、編號、裝訂和入庫等環(huán)節(jié)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作規(guī)范和責(zé)任分工；再次，強(qiáng)化歸檔工作的監(jiān)督與檢查。監(jiān)督與檢查是確保歸檔制度有效執(zhí)行的重要手段。檔案管理部門應(yīng)建立健全歸檔工作的監(jiān)督與檢查機(jī)制，定期對歸檔工作開展抽查和評估。對于發(fā)現(xiàn)的問題和不足，應(yīng)及時(shí)提出整改意見并督促落實(shí)。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的考核與獎(jiǎng)懲力度，將歸檔工作納入績效考核體系，激勵(lì)檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)；最后，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接影響歸檔工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育工作。通過舉辦培訓(xùn)班、研討會(huì)及專題講座等形式，增強(qiáng)檔案管理人員對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和理解。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)的宣傳與普及工作，確保每個(gè)檔案管理人員都能熟練掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)。此外，還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員參加專業(yè)資格考試和職稱評審活動(dòng)，提高其專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。

2.規(guī)范保管期限劃分：統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與科學(xué)評估

保管期限的規(guī)范劃分是確保檔案長期保存價(jià)值的關(guān)鍵。第一，制定統(tǒng)一的保管期限標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范保管期限劃分的基礎(chǔ)。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的價(jià)值、重要性、利用需求以及法律法規(guī)要求等因素，并可借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐成果，確保標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性。此外，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)還應(yīng)注重與其他檔案管理工作的銜接和配合，如檔案鑒定、銷毀等工作，應(yīng)充分考慮保管期限的劃分結(jié)果；第二，建立健全保管期限評估機(jī)制。保管期限的評估是確保檔案保管期限劃分科學(xué)性的重要環(huán)節(jié)。在評估過程中，應(yīng)充分考慮檔案的價(jià)值、重要性、利用需求以及法律法規(guī)要求等因素。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況和檔案管理需求開展綜合分析判斷。為了確保評估結(jié)果的客觀性和公正性，可以邀請專家或第三方機(jī)構(gòu)參與評估工作，并應(yīng)建立評估結(jié)果的公示和反饋機(jī)制，接受社會(huì)監(jiān)督和公眾意見；第三，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)。檔案管理人員在保管期限劃分中發(fā)揮著重要作用。因此，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)工作。通過舉辦培訓(xùn)班、研討會(huì)等形式，增強(qiáng)檔案管理人員對保管期限劃分工作的認(rèn)識(shí)和理解，并應(yīng)加強(qiáng)對保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和評估方法的宣傳與普及工作，確保每個(gè)檔案管理人員都能熟練掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)；第四，注重與其他檔案管理工作的銜接與配合。保管期限的劃分不是孤立的工作環(huán)節(jié)，而是與其他檔案管理工作緊密相連的。因此，應(yīng)注重與其他檔案管理工作的銜接與配合，如在檔案鑒定工作中應(yīng)充分考慮保管期限的劃分結(jié)果，對于已到達(dá)保管期限的檔案應(yīng)及時(shí)實(shí)施鑒定和處置，避免造成資源浪費(fèi)和安全隱患。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)與檔案利用工作的銜接與配合。根據(jù)檔案的利用需求和特點(diǎn)合理確定保管期限，確保檔案能夠及時(shí)有效地為各項(xiàng)工作服務(wù)。通過細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化執(zhí)行、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及科學(xué)評估等措施，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和有效性，還需要注重與其他檔案管理工作的銜接與配合，形成協(xié)同推進(jìn)的良好局面。

3.優(yōu)化歸檔條目排列：科學(xué)規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)化管理

針對歸檔條目排列不科學(xué)的問題，需要采取一系列措施來優(yōu)化歸檔條目的排列順序和邏輯關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)化管理。第一，制定科學(xué)的歸檔規(guī)劃與組織方案。該方案應(yīng)當(dāng)基于單位職能、業(yè)務(wù)流程以及文件材料的內(nèi)在聯(lián)系和邏輯關(guān)系，明確各類文件材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求?？梢圆捎梅诸惙?、主題法或時(shí)間順序法等對文件材料開展科學(xué)、合理的分類和排序。同時(shí)，還要考慮到文件材料的密級、重要性和利用頻率等因素，為不同類型的文件材料設(shè)置不同的歸檔優(yōu)先級和存儲(chǔ)位置；第二，加強(qiáng)歸檔條目的編號、分類與索引管理。在歸檔過程中，編號、分類與索引是確保歸檔條目排列科學(xué)有序的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要加強(qiáng)對這些工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。具體而言，可以采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，為每一個(gè)歸檔條目分配一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)符，根據(jù)文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容，對其實(shí)行科學(xué)合理的分類，并設(shè)置清晰的分類標(biāo)簽。還要建立完善的索引系統(tǒng)，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找和利用所需的檔案材料；第三，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平直接影響歸檔條目排列的科學(xué)性和規(guī)范性。因此，需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提升其專業(yè)素養(yǎng)和技能水平?？梢越M織定期的培訓(xùn)班、研討會(huì)等活動(dòng)，邀請專家學(xué)者或經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員開展授課和指導(dǎo)，還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員參加相關(guān)的職業(yè)資格認(rèn)證考試或繼續(xù)教育課程，不斷提高自己的專業(yè)水平和能力；第四，引入信息技術(shù)手段提高歸檔效率。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以借助一些先進(jìn)的技術(shù)手段來提高歸檔效率和質(zhì)量。例如，可以引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案實(shí)行存儲(chǔ)和管理。利用數(shù)據(jù)挖掘、智能分類等技術(shù)手段對檔案材料自動(dòng)化處理和分類。建立在線查詢和借閱平臺(tái)，方便用戶隨時(shí)隨地查詢和利用所需的檔案材料。這些技術(shù)手段的應(yīng)用不僅可以大幅提高歸檔效率和質(zhì)量，還可以為后續(xù)的檔案利用提供更加便捷和高效的服務(wù)。

四、案例分析

1.廈門市海滄區(qū)檔案局“三合一”制度實(shí)踐案例分析

廈門市海滄區(qū)檔案局在2023年將“三合一”制度作為推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的重要抓手，通過明確任務(wù)、主動(dòng)指導(dǎo)和強(qiáng)化監(jiān)督三項(xiàng)舉措，取得了顯著成效。他們及時(shí)分解下達(dá)了相關(guān)通知，明確了編制要求、規(guī)范和完成時(shí)限，確保了“三合一”制度編制工作的有序展開。同時(shí)，通過集中培訓(xùn)、實(shí)地調(diào)研和專人指導(dǎo)，有效解決了檔案門類摸排不清、分類方案不貼實(shí)際等問題。截至目前，已有70%的單位完成了編制工作，為提高機(jī)關(guān)檔案管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2. 天津市檔案局“三合一”制度實(shí)踐與研究

天津市檔案局在推行機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度方面，以快、細(xì)、嚴(yán)為工作原則，全力做好各階段工作。他們迅速成立審查工作專班，及時(shí)起草印發(fā)工作通知，并編制了詳細(xì)的操作指南，為各機(jī)關(guān)檔案部門提供了充足的調(diào)研和制定方案的時(shí)間。截至目前，已完成50家單位檔案保管期限表的制修工作，并正在分批報(bào)送審查。

在范本編制過程中，天津市檔案局特別關(guān)注了會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、專業(yè)檔案以及信息化條件下產(chǎn)生的新門類檔案在“三合一”制度中的設(shè)計(jì)。他們通過探索和實(shí)踐，制定了一套行之有效的經(jīng)驗(yàn)和做法，如將會(huì)計(jì)檔案和人事檔案的檔號結(jié)構(gòu)、歸檔范圍和保管期限編入范本中，以解決這些檔案不按時(shí)移交的問題。同時(shí)，還針對專業(yè)檔案和信息化條件下產(chǎn)生的新門類檔案展開了特別的設(shè)計(jì)和實(shí)踐嘗試，以確保這些檔案能夠得到科學(xué)、規(guī)范的管理。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案建設(shè)中的“三合一制度”是提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。通過完善歸檔范圍、規(guī)范保管期限劃分、優(yōu)化歸檔條目排列以及加強(qiáng)特殊載體檔案和專業(yè)檔案的管理等措施，可以有效解決當(dāng)前檔案管理中存在的問題，推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化進(jìn)程。然而，檔案建設(shè)是一個(gè)長期而復(fù)雜的過程，需要不斷地探索和實(shí)踐。未來，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和國家治理體系的不斷完善，檔案管理將面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，需要保持敏銳的洞察力和創(chuàng)新的精神，不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，推動(dòng)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

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作者單位：?？谑腥嗣襻t(yī)院