智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧校園已經(jīng)成為高校建設(shè)的重要方向。在智慧校園的大背景下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)成為一個重要課題。高校檔案作為學(xué)校的重要信息資源，其數(shù)字化建設(shè)具有保障檔案安全、提高學(xué)校檔案管理及利用效率，以及服務(wù)高等教育教學(xué)的重要意義。本文從智慧校園出發(fā)，對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出建設(shè)性發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校檔案；數(shù)字化建設(shè)；信息技術(shù)；發(fā)展策略

一、引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，智慧校園已經(jīng)成為高校建設(shè)的重要方向之一。智慧校園以信息化、智能化和數(shù)字化為核心，以提高教學(xué)、科研、管理和服務(wù)效率為目標(biāo)，致力于構(gòu)建一個智能化、便捷化和安全化的校園環(huán)境。在智慧校園建設(shè)過程中，高校檔案作為學(xué)校的重要信息資源，其數(shù)字化建設(shè)對于提高檔案管理效率、保障檔案安全以及服務(wù)高等教育教學(xué)具有重要意義。智慧校園不僅是一種硬件設(shè)施的建設(shè)，更是一種信息化管理和服務(wù)的理念和模式。在智慧校園的背景下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)成為一個重要課題。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用，對于提高高校檔案管理效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量及保障信息安全具有重要意義。本文將從高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，分析數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用，探討數(shù)字化檔案管理對高校管理和服務(wù)的作用，最后提出智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略。

二、智慧校園與高校檔案數(shù)字化建設(shè)的涵義

智慧校園簡而言之就是智慧化的校園，是指按智慧化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行校園建設(shè)，《智慧校園總體框架》中對智慧校園的標(biāo)準(zhǔn)定義是：物理空間和信息空間的有機(jī)銜接，使任何人、任何時間、任何地點都能便捷地獲取資源和服務(wù)。

智慧校園通常由以傳感器網(wǎng)絡(luò)及智能硬件為核心的校園基礎(chǔ)設(shè)施和部署在數(shù)據(jù)中心內(nèi)云端服務(wù)器上的智慧化軟件系統(tǒng)構(gòu)成，常見功能可分為智慧教學(xué)環(huán)境、智慧教學(xué)資源、智慧校園管理和智慧校園服務(wù)四大板塊。

數(shù)字檔案館是大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向。高校檔案館緊緊圍繞學(xué)校高等教育發(fā)展需要和師生校友的利用需求，將檔案數(shù)字化建設(shè)作為學(xué)校檔案工作的一項迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。一方面大力推進(jìn)檔案管理新系統(tǒng)平臺建設(shè)，另一方面積極有序推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

高校檔案數(shù)字化是一個龐大的系統(tǒng)工程。檔案館需要經(jīng)過各相關(guān)高校實地多方調(diào)研走訪，與數(shù)字化技術(shù)成熟、經(jīng)驗豐富的公司簽訂技術(shù)服務(wù)合同。在數(shù)字化前期，通過實地入庫考察和溝通交流，規(guī)劃制定一個科學(xué)的數(shù)字化流程。首先，在建立檔案管理新系統(tǒng)基礎(chǔ)上，按照檔案的利用率高低和查閱難易程度，采取分期、分批的方式進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。其次，對加工完成的成品數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，與對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)進(jìn)行批量掛接，最終達(dá)到精準(zhǔn)定位和快速檢索的效果。檔案數(shù)字化是一個長期的過程，任重而道遠(yuǎn)。需要在遵循整體規(guī)劃的基礎(chǔ)上循序漸進(jìn)，逐年完成存量檔案和增量檔案的數(shù)字化。

高校館藏檔案是學(xué)校重要的知識和信息資源。館藏檔案數(shù)字化是現(xiàn)今高校檔案信息化管理工作的一項重要內(nèi)容，也是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向。

在建設(shè)智慧校園的背景下，要有效解決檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展面臨的平臺安全、技術(shù)支持、人才支撐問題，在具體實踐過程中要積極搭建檔案服務(wù)數(shù)字化平臺，將檔案服務(wù)與智慧校園深度融合。擴(kuò)大智慧校園影響力，為師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。以檔案服務(wù)數(shù)字化發(fā)展助力校園升級，彰顯智慧校園的便利、安全、高效等顯著特征。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理現(xiàn)狀

高校作為重要的知識傳承、培養(yǎng)人才和創(chuàng)新研究的機(jī)構(gòu)，在發(fā)展過程中產(chǎn)生大量的文字、聲像、實物等檔案資料。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著諸如信息檢索不便、檔案保管空間大及安全隱患等問題。另外，檔案管理制度不完善，檔案管理設(shè)施需要改造，檔案數(shù)字化程度較低，檔案管理人員素質(zhì)也需要提升。因此，為了適應(yīng)智慧校園建設(shè)，高校檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

（二）高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，一些高校已經(jīng)開始進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，通過掃描、數(shù)字化處理等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。但是，由于各高校的數(shù)字化建設(shè)水平不一，存在著檔案格式不統(tǒng)一，檢索系統(tǒng)不完善、信息安全隱患等問題（見圖1）。

首先，技術(shù)設(shè)施滯后。部分高校檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)設(shè)施相對滯后，缺乏先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，導(dǎo)致檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。

其次，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同高校之間的數(shù)字化水平存在著較大差異，不利于信息共享和協(xié)作。

再次，安全保障不足。部分高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在著安全保障不足的問題，缺乏完善的數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密機(jī)制，容易受到信息泄露和攻擊。

最后，人員素質(zhì)不高。部分高校檔案管理員的信息化素質(zhì)相對較低，缺乏對信息技術(shù)的應(yīng)用和管理能力，影響了數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。

四、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用

（一）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。該系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括檔案掃描、數(shù)字化處理、信息存儲、檢索系統(tǒng)和安全保障等功能模塊。通過建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)高校檔案信息的集中管理和統(tǒng)一檢索。

（二）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以極大地提高高校檔案管理的效率和質(zhì)量。教職工和學(xué)生可以通過系統(tǒng)快速查閱和下載所需檔案資料，檔案管理人員可以通過系統(tǒng)實時監(jiān)控和管理檔案信息。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以提供數(shù)據(jù)分析和報告生成功能，為高校管理決策提供參考依據(jù)。

五、數(shù)字化檔案管理對高校管理和服務(wù)的作用

（一）更好地保護(hù)了檔案原件

通過檔案數(shù)字化，將傳統(tǒng)的檔案對象轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，開拓了檔案數(shù)字化管理新形式，極大地減少了檔案原件的使用頻率，檔案原件得到了更大程度地保護(hù)。

（二）提高管理效率

紙質(zhì)檔案需要大量的時間和人力進(jìn)行檢索和整理，存在著管理效率低、工作量大、易出錯等問題。而檔案數(shù)字化建設(shè)可以通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理，大大節(jié)省了時間和人力成本。數(shù)字化的檔案可以通過系統(tǒng)快速檢索和管理，減輕了檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，實現(xiàn)了高效檢索、儲存和閱讀電子檔案。極大地提高了檔案部門的服務(wù)效率、服務(wù)能力和檔案信息化管理水平。

（三）檔案館服務(wù)質(zhì)量得到了優(yōu)化

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以提升高校檔案服務(wù)的質(zhì)量。教職工和學(xué)生可以通過系統(tǒng)自助查詢和下載檔案資料，不再需要到檔案館進(jìn)行人工查詢，極大節(jié)省人力，大大提高了服務(wù)的便利性和效率。

（四）進(jìn)一步保障了檔案信息安全，更便于信息共享

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以有效保障高校檔案信息的安全性。系統(tǒng)可以對檔案信息進(jìn)行加密和備份，避免了紙質(zhì)檔案因災(zāi)害和人為破壞而造成的信息丟失和泄露。數(shù)字化的檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，便于各部門之間的信息共享和協(xié)作，提高了工作效率和協(xié)同能力。

（五）便利檔案檢索和利用

數(shù)字化的檔案可以通過電子檢索工具進(jìn)行快速檢索和利用，大大提高了檔案的利用價值和效率。

六、智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略

（一）加強(qiáng)技術(shù)設(shè)施建設(shè)及數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

高校逐步加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能和性能。通過引入人工智能及大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，實現(xiàn)對檔案信息的智能化分析和管理。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，提升數(shù)字化檔案管理的水平（見圖2）。

（二）健全管理制度

高校應(yīng)當(dāng)建立健全數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程和操作規(guī)范。同時，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提升其數(shù)字化檔案管理水平和意識。

（三）加強(qiáng)信息安全保障

高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息安全的保障，建立完善的信息安全管理制度和技術(shù)防護(hù)措施。同時，加強(qiáng)對檔案信息的備份和恢復(fù)能力，確保檔案信息的完整性和可用性。

（四）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

高校應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推動高校檔案數(shù)字化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，便于信息共享和協(xié)作。

（五）推動開放共享

高校應(yīng)當(dāng)推動數(shù)字化檔案信息的開放共享。通過建立數(shù)字化檔案信息共享平臺，實現(xiàn)高校之間檔案信息的互聯(lián)互通，促進(jìn)資源共享和合作交流。

（六）加強(qiáng)安全保障

高校應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全保障，建立完善的數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密機(jī)制，保障檔案信息的安全性。

（七）提升人員素質(zhì)

高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理員的信息化培訓(xùn)和教育，提升其信息化素質(zhì)和管理能力，提高數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。

七、結(jié)束語

隨著智慧校園建設(shè)的不斷深入，高校檔案數(shù)字化建設(shè)也將不斷深入推進(jìn)。數(shù)字化檔案管理與應(yīng)用，對于提高高校檔案管理效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量及保障信息安全具有重要意義。通過加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、健全管理制度、加強(qiáng)信息安全保障和推動開放共享等策略，可以促進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的健康發(fā)展，為高校管理和服務(wù)提供更加有力的支持。目前高校檔案數(shù)字建設(shè)化存在著技術(shù)設(shè)施滯后、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、安全保障不足以及人員素質(zhì)不高等問題。為此，高校應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)設(shè)施建設(shè)、建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)安全保障、提升人員素質(zhì)，以推動高校檔案數(shù)字化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，本文以期為高校檔案數(shù)字建設(shè)提供一定的參考和借鑒。

作者單位：崔立影 吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館

崔樹成 航天信息股份有限公司北京航天金卡分公司

周宇新 吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館

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