基于人工智能的智能報銷與財務(wù)審單聯(lián)動機制研究

摘 要：本文分析了基于人工智能的智能報銷與財務(wù)審單聯(lián)動的優(yōu)勢，包括提高工作效率、降低錯誤率和提升用戶體驗。研究了財務(wù)智能審單機器人的設(shè)計，包括財務(wù)智能審單流程、基于規(guī)則引擎的智能審單機制。最后，分析了目前存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：人工智能；智能報銷；財務(wù)審單

引言

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，報銷與財務(wù)審單是日常運營的重要組成部分。傳統(tǒng)的人工報銷與審單流程繁瑣、效率低下，且容易出現(xiàn)錯誤。隨著人工智能技術(shù)的不斷進步，將AI應(yīng)用于報銷與審單流程，可以顯著提高工作效率，降低錯誤率，提升用戶體驗。

一、基于人工智能的智能報銷與財務(wù)審單聯(lián)動的優(yōu)勢

（一）提高工作效率

以人工智能為基礎(chǔ)，實現(xiàn)智能報銷和財務(wù)審單的聯(lián)動，在提升工作效率上顯示出明顯優(yōu)勢。傳統(tǒng)報銷及財務(wù)審單一般都是靠手工操作來完成，不僅要消耗大量人力資源，而且程序繁瑣，審批時間長。人工智能技術(shù)在自動化數(shù)據(jù)錄入、發(fā)票和報銷項目智能匹配以及自動化審核方面的應(yīng)用，使辦理時間大幅縮短。例如OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)能快速精確地抽取發(fā)票信息，機器學(xué)習(xí)算法能基于歷史數(shù)據(jù)與規(guī)則對異常報銷項目進行自動識別與處理，都顯著降低了人工干預(yù)對發(fā)票信息的要求[1]。該智能系統(tǒng)能夠全天候運行，處理效率得到進一步的提高。同時智能報銷系統(tǒng)也可以推送至財務(wù)共享平臺系統(tǒng)中，實時同步共享數(shù)據(jù)，避免不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)重復(fù)輸入及傳遞。

智能報銷系統(tǒng)的自動化和信息化特點，也使內(nèi)部審計人員可以更快速地獲取所需信息，減少人工查閱憑證和報表的時間；同時，智能報銷系統(tǒng)為內(nèi)部審計提供了更多的數(shù)據(jù)來源和分析工具，借助數(shù)據(jù)分析功能，能夠快速篩選出異常報銷數(shù)據(jù)，從而提高審計工作的效率。

（二）降低錯誤率

在減少錯誤率上，以人工智能為核心的智能報銷和財務(wù)審單聯(lián)動也顯示出重要優(yōu)勢。在傳統(tǒng)手工報銷與審單工作中，難免因人工操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入不正確、重復(fù)報銷、審批疏漏等種種失誤，這些誤差不僅使審計核查工作更加困難，而且還會造成財務(wù)數(shù)據(jù)失實。引入人工智能后，該系統(tǒng)可實現(xiàn)數(shù)據(jù)完整性與準(zhǔn)確性的自動校驗，大大減少人為錯誤，同時，內(nèi)部審計人員可以依賴系統(tǒng)生成的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)進行審計，降低了因數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致審計結(jié)論不準(zhǔn)確的風(fēng)險。

（三）提升用戶體驗

以人工智能為核心的智能報銷及財務(wù)審單聯(lián)動對改善用戶體驗有著顯著優(yōu)勢，特別適合財務(wù)人員及報銷申請人。傳統(tǒng)報銷流程一般比較繁瑣費時，報銷單據(jù)在編制、遞交、審核及追蹤等過程中費時費力，往往會造成職工滿意度降低。智能報銷系統(tǒng)以其自動化、智能化等特點使流程大為簡化。報銷申請人只要在手機或者電腦上對發(fā)票進行拍照上傳，系統(tǒng)就會立即使用OCR技術(shù)對發(fā)票進行信息提取，一鍵報銷生成報銷單據(jù)，減少人工輸入環(huán)節(jié)。該智能報銷系統(tǒng)還能對報銷進度進行實時更新，申請人可隨時觀察審批狀態(tài)，從而避免頻繁查詢與等候，大大提高用戶使用便利性與滿意度。

二、基于人工智能的智能報銷系統(tǒng)的設(shè)計

（一）基于移動端的報銷流程

基于移動端設(shè)計智能報銷系統(tǒng)，目的是最大限度地提高報銷流程的便捷性與效率。報銷人只要在智能手機或者平板電腦上就可以完成報銷提單過程。當(dāng)員工在移動設(shè)備上進行發(fā)票及其相關(guān)附件資料的拍攝或上傳時，該系統(tǒng)會自動采用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)來獲取發(fā)票上的核心數(shù)據(jù)，識別后將發(fā)票自動上傳至個人票夾。報銷人可通過移動端一鍵報銷自動生成報銷單據(jù)，支持查看、修改、增加必要備注等操作，進而實現(xiàn)一鍵提交。提交時系統(tǒng)將依據(jù)企業(yè)報銷政策對報銷單據(jù)進行初審，確定可能存在違規(guī)報銷項進行預(yù)警。提交完成后，系統(tǒng)自動將報銷單據(jù)發(fā)送至有關(guān)審批人審核[2]。相比PC端，審批人可在移動端對報銷單據(jù)進行快速的審批，能夠隨時隨地發(fā)起報銷與審批，大大提高報銷流程審批速度。

（二）AI輔助報銷單據(jù)識別與填寫

在智能報銷系統(tǒng)的運作中，AI輔助報銷單據(jù)的正確識別和填寫成為提高工作效率和準(zhǔn)確度的核心環(huán)節(jié)。該系統(tǒng)采用先進的人工智能技術(shù)，可以對報銷單據(jù)進行自動化處理，以降低報銷人員及財務(wù)人員負(fù)擔(dān)。這一技術(shù)可以精確地識別單據(jù)中的重要信息，并且把它們轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如系統(tǒng)可對發(fā)票金額、日期、商戶名稱、稅號等主要信息進行標(biāo)識，自動填入對應(yīng)的報銷表單。另外還利用自然語言處理（NLP）來進一步完善單據(jù)的識別和填寫流程。NLP技術(shù)能夠?qū)螕?jù)上備注信息進行解析，并保證所有有關(guān)信息得到正確的抽取與歸類。

三、基于人工智能的財務(wù)智能審單機器人

（一）財務(wù)智能審單流程

以人工智能為核心的財務(wù)智能審單機器人將財務(wù)智能審單過程劃分為數(shù)據(jù)采集、初步處理、智能審核以及反饋調(diào)整4個階段。首先利用OCR技術(shù)及API接口對系統(tǒng)在各種報銷單據(jù)上抽取出有關(guān)數(shù)據(jù)并對其進行了初步格式化、結(jié)構(gòu)化處理。然后，通過運用自然語言處理（NLP）技術(shù)和機器學(xué)習(xí)算法，系統(tǒng)能夠?qū)螕?jù)中的關(guān)鍵信息進行深入的解析和分類。機器人在智能審核階段根據(jù)企業(yè)預(yù)設(shè)財務(wù)規(guī)則及歷史數(shù)據(jù)對每筆報銷進行細(xì)致比對與核查，并自動識別可能存在的違規(guī)與異常。

（二）基于規(guī)則引擎的智能審單機制

以規(guī)則引擎為核心的智能審單機制是財務(wù)智能審單機器人的核心組成部分。規(guī)則引擎作為一個以預(yù)定義規(guī)則集為基礎(chǔ)的決策系統(tǒng)可以對海量財務(wù)數(shù)據(jù)進行快速有效的處理與分析。公司可在規(guī)則引擎上界定詳細(xì)審核規(guī)則，可涉及多種財務(wù)政策、費用標(biāo)準(zhǔn)和報銷限額。當(dāng)流程走到機器人審核節(jié)點時，自動調(diào)用規(guī)則引擎比對并核查，確定是否滿足規(guī)則。智能審單機制不僅可以應(yīng)對常規(guī)財務(wù)審核任務(wù)，還可以通過機器學(xué)習(xí)算法對規(guī)則庫進行動態(tài)優(yōu)化與更新，能夠適應(yīng)企業(yè)多變的財務(wù)管理需要[3]。通過該機制可以使財務(wù)人員實時獲取準(zhǔn)確的審核結(jié)果，顯著提高了審核的精準(zhǔn)性與效率，降低了人為誤判風(fēng)險。

四、基于人工智能的智能報銷與財務(wù)審單的聯(lián)動機制

（一）報銷單據(jù)數(shù)據(jù)的推送與同步

在以人工智能為核心的智能報銷和財務(wù)審單的聯(lián)動機制下，報銷單據(jù)的數(shù)據(jù)共享和同步是其中至關(guān)重要的一環(huán)。該系統(tǒng)利用OCR技術(shù)及API接口對紙質(zhì)及電子報銷單據(jù)上的數(shù)據(jù)進行自動抽取及數(shù)字化處理，構(gòu)成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。然后將數(shù)據(jù)保存到中央數(shù)據(jù)庫，推送至財務(wù)共享平臺，實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)無縫傳遞，保證財務(wù)部門、審核人員及業(yè)務(wù)部門同步獲得最新報銷信息。該實時數(shù)據(jù)共享與同步既增加了報銷流程透明度又避免重復(fù)錄入及數(shù)據(jù)孤島。

（二）審單規(guī)則動態(tài)調(diào)整與優(yōu)化

在智能報銷及財務(wù)審單聯(lián)動機制下，動態(tài)調(diào)整及優(yōu)化審單規(guī)則是保證系統(tǒng)有效運行及適應(yīng)財務(wù)管理的重要保證。借助機器學(xué)習(xí)與數(shù)據(jù)分析技術(shù)，該系統(tǒng)可以對歷史審核數(shù)據(jù)、報銷行為以及財務(wù)政策等變化趨勢進行持續(xù)的分析與學(xué)習(xí)。該系統(tǒng)能夠根據(jù)這些信息自動識別常見違規(guī)模式及異常報銷情況，及時對審單規(guī)則進行調(diào)整，提高了審核精準(zhǔn)性及覆蓋面。同時設(shè)計了規(guī)則引擎，使財務(wù)人員可結(jié)合實際需求，人為地對新增審核規(guī)則進行調(diào)整增加，以保證系統(tǒng)能適應(yīng)企業(yè)多變的財務(wù)管理要求。

（三）異常報銷行為的智能識別

在以人工智能為核心的智能報銷及財務(wù)審單的聯(lián)動機制下，智能識別異常報銷行為是提高財務(wù)審計準(zhǔn)確性及效率的核心步驟。利用深度學(xué)習(xí)與機器學(xué)習(xí)算法相結(jié)合的方法，該系統(tǒng)可以分析海量歷史報銷數(shù)據(jù)，并構(gòu)造模型來識別其中存在的異常行為。這些模型從數(shù)據(jù)多維特征出發(fā)，報銷金額、報銷頻率、報銷時間以及報銷項目類型，可以對不符合常規(guī)報銷請求進行自動檢測與預(yù)警。具體而言，該系統(tǒng)通過聚類分析及異常檢測算法確定了明顯背離常規(guī)模式的報銷行為如經(jīng)常大額報銷以及報銷頻次異常。另外，智能報銷系統(tǒng)可以將OCR識別的發(fā)票信息與稅務(wù)平臺數(shù)據(jù)進行匹配，驗證發(fā)票是否真實有效，甄別是否存在虛假發(fā)票或者重復(fù)報銷等問題。對于人工錄入且不能與稅務(wù)平臺驗真的發(fā)票類型，必須結(jié)合審單機器人進行影像與發(fā)票信息的校驗，財務(wù)人員可依據(jù)機器人提示的異常進一步人工審核并介入，可以有效避免發(fā)票登記錯誤導(dǎo)致發(fā)票重復(fù)報銷行為，以保證每次報銷合法合理。該智能化異常識別不僅能顯著降低人工審核工作量與主觀誤判風(fēng)險，而且可提升財務(wù)審計精準(zhǔn)度與全面性。

五、目前存在的問題

（一）數(shù)據(jù)的隱私與安全

由于該系統(tǒng)要對海量敏感財務(wù)數(shù)據(jù)進行處理，因此如何保證數(shù)據(jù)傳輸及存儲時的安全性，避免數(shù)據(jù)泄露及未經(jīng)許可訪問也是應(yīng)常態(tài)化考慮的，安全問題不僅包括數(shù)據(jù)安全，還包括網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全[4]。

（二）OCR技術(shù)與機器學(xué)習(xí)模型

盡管系統(tǒng)智能化程度較高，但是在實踐中，仍然會存在OCR識別率未達到100%，導(dǎo)致正確數(shù)據(jù)被識別錯誤，錯誤的未能精準(zhǔn)識別的情況，這種誤報漏報仍然需要人工再次核驗。機器學(xué)習(xí)模型精度取決于海量優(yōu)質(zhì)訓(xùn)練數(shù)據(jù)，實際運行時數(shù)據(jù)質(zhì)量與多樣性可能會有所欠缺，從而造成模型性能不夠穩(wěn)定。

（三）報銷單據(jù)未全面電子化影響用戶使用體驗

隨著數(shù)電發(fā)票時代的到來，雖然許多發(fā)票被電子發(fā)票替代，但目前還有很大一部分的紙質(zhì)發(fā)票存在，報銷流程依然需要打印發(fā)票并進行審核遞交財務(wù)歸檔，對于經(jīng)常出差或外出的員工來說，這仍然是一個繁瑣的過程。

六、解決措施

（一）確保系統(tǒng)安全與穩(wěn)定

為了確保財務(wù)數(shù)據(jù)在傳輸和存儲時的安全，我們應(yīng)該在數(shù)據(jù)隱私和安全性上采納先進的加密方法，并實施多級的安全保護措施，除了數(shù)據(jù)傳輸?shù)募用芗夹g(shù)、數(shù)據(jù)的脫敏處理以及訪問控制等手段外，信息部門與軟件供應(yīng)商還需不斷升級安全策略以提高系統(tǒng)的安全防護能力。

（二）建立長效的溝通反饋機制

目前智能報銷和審單的提升，基于OCR識別技術(shù)不斷優(yōu)化升級，技術(shù)升級需要大量數(shù)據(jù)支撐和一定的時間支撐，但技術(shù)人員與用戶之間往往不能取得及時有效溝通，如手寫體的識別和印鑒識別技術(shù)目前仍然是OCR識別的難題，所以需建立長效的溝通反饋機制，用戶第一時間反饋發(fā)現(xiàn)的識別錯誤，技術(shù)人員獲取問題后優(yōu)化算法，及時進行更新迭代，再由用戶進行數(shù)據(jù)驗證，由此提升OCR識別技術(shù)。為了促進機器學(xué)習(xí)模型精度的提高，要不斷采集與更新優(yōu)質(zhì)訓(xùn)練數(shù)據(jù)、引入專家監(jiān)督機制、定期對模型性能進行評價與優(yōu)化以降低誤報與漏報。

（三）電子化檔案管理

逐步推動電子化檔案管理工作，電子檔案的長期保存需要解決技術(shù)問題，如數(shù)據(jù)可視化、數(shù)據(jù)分析挖掘等。企業(yè)應(yīng)考慮如何將電子檔案與紙質(zhì)檔案有效融合向全面電子化檔案推進，按照國家有關(guān)電子會計檔案管理的規(guī)定，建立和完善電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證電子會計檔案在傳遞及存儲過程中的真實性、完整性、可用性和安全性，加強電子會計資料歸檔和電子會計檔案管理。

（四）持續(xù)提升智能化水平

為不斷提升智能化水平，智能報銷系統(tǒng)可以對接各大商旅平臺，獲取發(fā)票后自動傳入個人票夾，本人只需對報銷的發(fā)票進行勾選，勾選后自動歸集到相應(yīng)的成本費用，報銷人只需提交報銷至審批人，同時考慮到系統(tǒng)操作對不同用戶的難易程度差異，還可以在目前的基礎(chǔ)上開發(fā)出更多用戶友好界面及操作指南，經(jīng)常性培訓(xùn)及技術(shù)支持促進報銷人及財務(wù)人員操作技能及系統(tǒng)使用熟練度提升。在特殊或者復(fù)雜報銷情境的應(yīng)對中，引入雙節(jié)點機器人審核機制，并結(jié)合AI智能審核和人工審核，發(fā)揮各自的優(yōu)勢以保證審核流程全面準(zhǔn)確[5]。

結(jié)束語

基于人工智能的智能報銷與財務(wù)審單聯(lián)動機制的研究，不僅能夠提高企業(yè)財務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性，還能優(yōu)化用戶體驗，降低運營成本。盡管目前在實施過程中還存在一些問題，如技術(shù)成熟度、員工適應(yīng)性等，但通過不斷的技術(shù)創(chuàng)新和流程優(yōu)化，這些問題將得到有效解決。未來，隨著AI技術(shù)的進一步發(fā)展和應(yīng)用，智能報銷與財務(wù)審單聯(lián)動機制將更加完善，可以進一步推動企業(yè)數(shù)智化發(fā)展。

參考文獻：

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