近年來,我國多次出臺醫(yī)藥領(lǐng)域相關(guān)政策,對醫(yī)藥企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提出了較高的要求。同時,隨著醫(yī)藥耗材集中帶量采購改革進入常態(tài)化階段,帶量采購的品種和范圍將進一步擴大,行業(yè)競爭將更加激烈。在這種情況下,傳統(tǒng)財務(wù)管理模式已無法滿足醫(yī)藥企業(yè)的實際需求。因此,醫(yī)藥企業(yè)需要加速財務(wù)管理模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,加快建設(shè)財務(wù)共享中心,提高經(jīng)營管理水平,從而實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目標。
(一)資產(chǎn)分散,運營低效
在進行財務(wù)管理時,部分醫(yī)藥企業(yè)存在資產(chǎn)分散的問題,固定資產(chǎn)、存貨、知識產(chǎn)權(quán)等相關(guān)資產(chǎn)分布不夠集中,管理難度大,資源浪費和重復(fù)投資問題時有發(fā)生。同時,部分醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部各部門獨立運作,“信息孤島”現(xiàn)象嚴重,以致企業(yè)總部難以及時獲取各業(yè)務(wù)單元的資產(chǎn)數(shù)據(jù),這種信息不對稱問題進一步加劇了資產(chǎn)分散帶來的管理挑戰(zhàn)。存在資產(chǎn)分散問題的醫(yī)藥企業(yè)通常資產(chǎn)利用率低下,部分設(shè)備長時間處于閑置或低效運行狀態(tài)。
在財務(wù)管理過程中,部分醫(yī)藥企業(yè)存在資產(chǎn)運營低效的問題:一是報銷、付款、預(yù)算控制等財務(wù)管理環(huán)節(jié)仍采用手工操作模式,忽視了財務(wù)管理軟件的引進與應(yīng)用,以致審批鏈條長、資產(chǎn)運營低效;二是由于缺乏實時、全面的財務(wù)數(shù)據(jù)支持,部分醫(yī)藥企業(yè)管理層難以做出快速、精準的經(jīng)營決策;三是在復(fù)雜的國內(nèi)外監(jiān)管環(huán)境下,部分醫(yī)藥企業(yè)的財務(wù)管理體系不夠完善,法律和財務(wù)風(fēng)險不斷增加,財務(wù)管理漏洞逐漸暴露,導(dǎo)致資產(chǎn)運營低效;四是部分醫(yī)藥企業(yè)缺乏具備IT(信息技術(shù))技能的財務(wù)人員,無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用,難以有效提升資產(chǎn)運營效能。
(二)業(yè)務(wù)復(fù)雜,人才匱乏
醫(yī)藥行業(yè)的業(yè)務(wù)鏈通常較長且十分復(fù)雜,從研發(fā)創(chuàng)新、生產(chǎn)制造到市場營銷,每個環(huán)節(jié)都對醫(yī)藥企業(yè)的財務(wù)管理工作提出了較高的要求。例如,在研發(fā)階段,醫(yī)藥企業(yè)比較重視對知識產(chǎn)權(quán)和科技成果的保護;在生產(chǎn)環(huán)節(jié),醫(yī)藥企業(yè)通常關(guān)注成本控制與供應(yīng)鏈優(yōu)化;在銷售階段,醫(yī)藥企業(yè)會考量市場策略和信用管理。然而,部分醫(yī)藥企業(yè)缺乏具備財務(wù)、IT及醫(yī)藥專業(yè)知識的復(fù)合型人才,以致財務(wù)管理工作效果不佳,財務(wù)共享中心系統(tǒng)建設(shè)難以進一步推進,財務(wù)共享中心系統(tǒng)效能難以充分發(fā)揮。
(三)基礎(chǔ)薄弱,后勁不足
部分醫(yī)藥企業(yè)的總部與各分支機構(gòu)在管理理念、流程標準、組織文化等方面無法達成共識,難以構(gòu)建一體化且高效運行的財務(wù)管理體系。因此,部分醫(yī)藥企業(yè)的財務(wù)管理體系建設(shè)基礎(chǔ)比較薄弱,財務(wù)管理軟件的應(yīng)用較為滯后,這不僅導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象,還使得財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)難以深度整合。在這種情況下,醫(yī)藥企業(yè)管理層難以及時獲取準確、全面的數(shù)據(jù)信息,導(dǎo)致決策進程緩慢、決策質(zhì)量不高。
同時,部分醫(yī)藥企業(yè)的企業(yè)資源計劃(ERP)、云計算、人工智能、大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代信息技術(shù)的整合與應(yīng)用尚處于初級階段,以致信息流通速度較慢,資源配置效率低下。在這種情況下,醫(yī)藥企業(yè)難以充分挖掘并利用財務(wù)數(shù)據(jù)的潛在價值,且各部門之間的協(xié)同工作與財務(wù)信息共享效率低下,這進一步降低了資產(chǎn)運作和價值創(chuàng)造能力。
(一)財務(wù)流程再造,實現(xiàn)企業(yè)運營提質(zhì)增效
許多大型醫(yī)藥企業(yè)的子公司和分支機構(gòu)較多,企業(yè)總部和子公司的管理制度可能存在差異。因此,在全方位監(jiān)管子公司的過程中,醫(yī)藥企業(yè)可能會面臨一些困難或障礙。通過打造財務(wù)共享中心系統(tǒng),醫(yī)藥企業(yè)可以完善總部和子公司的流程體系、制度體系,從而形成標準化的財務(wù)流程操作指引。例如,通過財務(wù)共享中心系統(tǒng),醫(yī)藥企業(yè)可以建立融合戰(zhàn)略財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)和運營財務(wù)的財務(wù)管理組織架構(gòu),使財務(wù)管理運營模式更加規(guī)范化和高效化。
(二)搭建財務(wù)共享中心,完善企業(yè)管理流程
醫(yī)藥企業(yè)可以將原本以人員為載體的財務(wù)管理流程移植到財務(wù)共享中心,將并購企業(yè)、聯(lián)營企業(yè)等共同納入財務(wù)共享中心,精簡線上支付流程,規(guī)范財務(wù)管理流程,提高財務(wù)核算、財務(wù)審核、資金支付及報表編制的工作效率。同時,財務(wù)部門可以充分發(fā)揮財務(wù)管理的作用和價值,加速資金周轉(zhuǎn),擴大業(yè)務(wù)規(guī)模,為醫(yī)藥企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展提供助力。另外,通過財務(wù)共享中心的智能識別和智能審核功能,醫(yī)藥企業(yè)可以有效降低財務(wù)管理方面的人力成本,同時通過運用智能風(fēng)控模塊,醫(yī)藥企業(yè)能夠有效識別合規(guī)風(fēng)險,并簡化財務(wù)管理流程。
(三)打造數(shù)字生態(tài)閉環(huán),支持企業(yè)決策
醫(yī)藥企業(yè)可以利用財務(wù)共享中心中的GPS(全球定位系統(tǒng))定位功能,以數(shù)據(jù)信息的形式高效獲取業(yè)務(wù)活動的開展情況。財務(wù)共享中心可以形成從業(yè)務(wù)開展到財務(wù)數(shù)據(jù)處理的生態(tài)閉環(huán),并自動生成報表,滿足醫(yī)藥企業(yè)的多元化財務(wù)管理需求,為醫(yī)藥企業(yè)管理決策提供更加科學(xué)、有效的信息支持,幫助醫(yī)藥企業(yè)合理配置資金和人員。
(四)增強成本控制與優(yōu)化能力
通過財務(wù)共享中心的集中化管理,醫(yī)藥企業(yè)能夠?qū)崟r跟蹤并分析各項成本開支,包括直接生產(chǎn)成本、研發(fā)成本、營銷費用及管理費用等。標準化的流程和統(tǒng)一的會計政策使得成本控制更為精準,有助于醫(yī)藥企業(yè)識別不必要的支出項目,以便及時調(diào)整資源配置,進一步節(jié)約成本、提升效率。
(一)結(jié)合戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,以財務(wù)數(shù)字化為導(dǎo)向
在醫(yī)藥市場迅速擴張和醫(yī)藥業(yè)務(wù)多元化發(fā)展的背景下,醫(yī)藥企業(yè)可以建設(shè)財務(wù)共享中心,降低生產(chǎn)經(jīng)營成本,促進內(nèi)部管理工作提質(zhì)增效。為保障財務(wù)共享中心建設(shè)的有效性,醫(yī)藥企業(yè)需要結(jié)合戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,并在分析長期和短期戰(zhàn)略目標,明確業(yè)務(wù)發(fā)展方向、市場拓展策略及成本控制要求的基礎(chǔ)上,確立財務(wù)共享中心的建設(shè)方向。同時,醫(yī)藥企業(yè)需要合理運用數(shù)字化技術(shù)和先進的財務(wù)管理軟件,集中監(jiān)控、處理、分析財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),保障財務(wù)管理工作的透明度和高效性。
(二)分步推進,建立一流的財務(wù)數(shù)智體系
1.財務(wù)共享1.0時代的創(chuàng)建目標
在財務(wù)共享1.0時代,醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)以信息共享為主,在確定財務(wù)共享中心的建設(shè)目標后,組建財務(wù)共享中心初創(chuàng)團隊,實現(xiàn)財務(wù)管理工作從被動到主動的轉(zhuǎn)變。在這一過程中,醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)鼓勵各業(yè)務(wù)部門積極參與團隊創(chuàng)建工作,并基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)收款、付款、發(fā)票、訂單等流程,暢通業(yè)財融合渠道,充分發(fā)揮財務(wù)共享中心的作用。另外,醫(yī)藥企業(yè)需要嚴格依照“項目推進式”模式來搭建財務(wù)共享中心,并實現(xiàn)從單點建設(shè)到全面建設(shè)的跨越。
2.財務(wù)數(shù)智化2.0時代的創(chuàng)建目標
進入財務(wù)數(shù)智化2.0時代之后,醫(yī)藥企業(yè)需要聚焦于財務(wù)共享中心的“管控+服務(wù)+數(shù)字化+賦能”模式,提高財務(wù)管理工作的價值創(chuàng)造水平,促進財務(wù)管理工作提質(zhì)增效,進而為高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
一是管控。通過一體化平臺建設(shè),醫(yī)藥企業(yè)可以強化業(yè)務(wù)和財務(wù)的數(shù)據(jù)連接,并將財務(wù)邏輯嵌入業(yè)務(wù)流程中,實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的線上管理以及對業(yè)務(wù)流程的事前、事中、事后一體化管控。
二是服務(wù)。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)以業(yè)務(wù)為核心,以場景為抓手,為一線員工提供專業(yè)的財務(wù)支持,并綜合考慮不同業(yè)務(wù)板塊的差異性,為不同業(yè)務(wù)部門提供個性化服務(wù)。在財務(wù)共享中心系統(tǒng)中,醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)設(shè)定單據(jù)完成時限(原則上不可超過一個工作日),始終堅持“財會有溫度,共享加速度”理念,提高財務(wù)部門的服務(wù)水平。
三是數(shù)字化。通過流程自動化、智能機器人、智能洞察、影像識別、智能分攤等技術(shù),醫(yī)藥企業(yè)可以有效對接銀行接口。同時,通過發(fā)票管理、智能客服問詢等模塊的數(shù)智功能,醫(yī)藥企業(yè)能夠促進業(yè)務(wù)和財務(wù)部門的高效協(xié)同。
四是賦能。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)賦能業(yè)務(wù)部門,使其具備數(shù)字化管理思維,增強其數(shù)字化便捷服務(wù)能力,從而系統(tǒng)化防控相關(guān)風(fēng)險,并為決策人員提供信息支持。
(三)智能財務(wù)應(yīng)用,實現(xiàn)“效率質(zhì)量”雙提升
1.業(yè)務(wù)管理平臺
在建設(shè)業(yè)務(wù)管理平臺的過程中,醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)集中管理業(yè)務(wù),配套建設(shè)智慧報賬平臺,并通過流程自動化技術(shù)、SaaS(軟件即服務(wù))技術(shù)將兩個平臺連接,集中管理各子公司的業(yè)務(wù)和財務(wù)信息。在建設(shè)財務(wù)共享中心的過程中,醫(yī)藥企業(yè)還需要打通資產(chǎn)管理、訂單管理、配送管理、研發(fā)管理等系統(tǒng),避免財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門出現(xiàn)“數(shù)據(jù)孤島”和“數(shù)據(jù)煙囪”現(xiàn)象,真正實現(xiàn)業(yè)財融合。
2.智慧報賬平臺
醫(yī)藥企業(yè)建設(shè)的智慧報賬平臺不僅需要具備基礎(chǔ)的網(wǎng)賬管理功能,還需要具備影像和發(fā)票管理功能,并嵌入事項審批、付款合同管理、預(yù)算管控等主要流程,自動化生成會計憑證。智慧報賬平臺主要通過信息技術(shù)和會計管理工具來幫助醫(yī)藥企業(yè)實現(xiàn)預(yù)算管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,并將業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理深度融合;采用剛性控制和柔性控制兩種方法,提高財務(wù)管理綜合能力,讓預(yù)算管理工作成為企業(yè)落實經(jīng)營發(fā)展理念、實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標的有力抓手。
3.司庫資金管理平臺
作為資金流動的神經(jīng)中樞,司庫資金管理平臺應(yīng)與智慧報賬平臺緊密對接,實現(xiàn)資金活動的事前規(guī)劃、事中監(jiān)控和事后分析。通過建立高效的司庫資金管理平臺,醫(yī)藥企業(yè)可以利用銀企直聯(lián)技術(shù)自動化處理付款流程,減少人為干預(yù),極大地提升資金支付的安全性和時效性。另外,司庫資金管理平臺還應(yīng)具備強大的資金管理與風(fēng)險預(yù)警能力,能夠有效整合醫(yī)藥企業(yè)的資金計劃,提前預(yù)警潛在的資金短缺或過剩問題,為醫(yī)藥企業(yè)的投融資決策提供科學(xué)依據(jù),確保醫(yī)藥企業(yè)資金鏈安全,從而支撐醫(yī)藥企業(yè)的戰(zhàn)略擴張與日常運營。
(四)調(diào)整組織架構(gòu),建立信息化管理制度
為保障財務(wù)共享中心系統(tǒng)的有效性,醫(yī)藥企業(yè)需要調(diào)整原有的組織架構(gòu),在財務(wù)共享中心系統(tǒng)下設(shè)立共享財務(wù)專項小組、業(yè)務(wù)財務(wù)專項小組和總部財務(wù)專項小組,同時結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標,充分發(fā)揮共享財務(wù)專項小組、業(yè)務(wù)財務(wù)專項小組和總部財務(wù)專項小組的職能,重點突出財務(wù)管理的控制職能,提高財務(wù)專項小組的戰(zhàn)略參與能力和業(yè)務(wù)活動規(guī)劃能力,提高財務(wù)管理的價值創(chuàng)造水平。在此基礎(chǔ)上,醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)建立健全相關(guān)制度和規(guī)定,如《財務(wù)共享服務(wù)管理辦法》《收入業(yè)務(wù)平臺操作手冊》《智慧報賬平臺操作手冊》等;針對財務(wù)共享中心系統(tǒng)下的業(yè)務(wù)流程、資金支付流程等擬定詳細的標準及要求,為財務(wù)共享中心的日常運作提供根本保障。此外,為促進財務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型,醫(yī)藥企業(yè)還要基于頂層規(guī)劃,從業(yè)務(wù)、財務(wù)、人事、合規(guī)等多個維度全方位提高下屬子公司的管理水平,保證財務(wù)共享中心的高效運營。
構(gòu)建財務(wù)共享中心是促進醫(yī)藥企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要途徑和有效方法。該中心可以促進醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)管理工作提質(zhì)增效,優(yōu)化醫(yī)藥企業(yè)業(yè)務(wù)流程,控制醫(yī)藥企業(yè)交易成本,加強醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)管控,深度挖掘醫(yī)藥企業(yè)的數(shù)據(jù)價值,促進業(yè)財融合。因此,醫(yī)藥企業(yè)需要立足于新發(fā)展階段,貫徹新發(fā)展理念,借助財務(wù)共享中心創(chuàng)新財務(wù)管理工作模式及發(fā)展格局,加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型速度。
(作者單位:國藥集團廣東環(huán)球制藥有限公司)