隨著城市化進(jìn)程的深入推進(jìn)和建筑行業(yè)的不斷發(fā)展,建筑企業(yè)的數(shù)量日益增加。其中,很多建筑企業(yè)在資金管理方面面臨著一定的挑戰(zhàn)。因此,建筑企業(yè)需要基于財(cái)務(wù)共享模式加強(qiáng)資金管理,并采取一系列有針對(duì)性的資金管理策略,包括建立健全資金管理制度、規(guī)范自身業(yè)務(wù)、建立全過(guò)程資金審核機(jī)制以及推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)等,以增強(qiáng)資金管理效果,提高資金使用效率。
財(cái)務(wù)共享模式是指企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心開(kāi)展財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)報(bào)告編制等工作,以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的集中統(tǒng)一管理。在財(cái)務(wù)共享模式下,企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)資金的統(tǒng)一調(diào)度和優(yōu)化配置,避免資金閑置,提高資金使用效率;建立完善的風(fēng)險(xiǎn)控制體系,實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析資金流動(dòng)情況,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并加以防范,保障資金安全。
(一)集中資源,提高財(cái)務(wù)管理效率
財(cái)務(wù)共享模式是一種新型的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式。在財(cái)務(wù)共享模式下,企業(yè)可以統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理流程和相關(guān)操作標(biāo)準(zhǔn),減少錯(cuò)誤與遺漏,確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的集成及共享,從而提高財(cái)務(wù)管理效率。同時(shí),企業(yè)可以更好地協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系,推進(jìn)業(yè)財(cái)融合,整合內(nèi)外部資源并進(jìn)行優(yōu)化配置,從而實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
(二)節(jié)約成本,規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
在財(cái)務(wù)共享模式下,企業(yè)可以通過(guò)集中化和標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)管理流程,達(dá)到節(jié)約成本、規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的目的。例如,企業(yè)可以通過(guò)集中處理大量的財(cái)務(wù)事務(wù),提高財(cái)務(wù)工作效率,降低財(cái)務(wù)成本;通過(guò)集中管理財(cái)務(wù)活動(dòng),推進(jìn)各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,減少不同業(yè)務(wù)單元中的重復(fù)性財(cái)務(wù)工作,降低人工成本。
在財(cái)務(wù)共享模式下,企業(yè)能夠建立統(tǒng)一的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),確保財(cái)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性,防止出現(xiàn)財(cái)務(wù)違規(guī)行為,如財(cái)務(wù)資源濫用、財(cái)務(wù)欺詐等,從而提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率,降低整體運(yùn)營(yíng)成本,并規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),企業(yè)可以采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全,降低數(shù)據(jù)損毀和信息泄露風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。
(一)建立健全資金管理制度
資金是企業(yè)的命脈,資金管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。在財(cái)務(wù)共享模式下,為了進(jìn)行有效的資金管理,建筑企業(yè)需要搭建統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),以集中收集、存儲(chǔ)和管理內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)還具備會(huì)計(jì)核算、報(bào)表生成、預(yù)算控制和現(xiàn)金流管理等功能,能夠確保建筑企業(yè)各子公司保持財(cái)務(wù)操作的一致性。
同時(shí),建筑企業(yè)需要建立健全資金管理機(jī)制,以集中處理資金的流入和流出,更好地監(jiān)控資金流動(dòng),從而提高資金使用效率。這種實(shí)時(shí)的資金監(jiān)控可以確保建筑企業(yè)能夠及時(shí)了解自身的資金狀況,并根據(jù)實(shí)際需求及時(shí)調(diào)整財(cái)務(wù)管理策略。
此外,建筑企業(yè)還需要建立嚴(yán)格的資金管理內(nèi)部控制機(jī)制,保障資金運(yùn)作的合規(guī)性和安全性,并采取科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制措施管理資金風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)利用現(xiàn)代信息技術(shù)與工具,如ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)、電子發(fā)票和自動(dòng)付款系統(tǒng)等,簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)流程,減少人工操作,提高資金管理效率;加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),確保他們熟悉新的財(cái)務(wù)流程和系統(tǒng),并建設(shè)財(cái)務(wù)共享文化,鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作和知識(shí)共享;定期評(píng)估財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價(jià)值與實(shí)際帶來(lái)的效益,并根據(jù)業(yè)務(wù)需求和市場(chǎng)變化及時(shí)調(diào)整與拓展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)范圍,以促進(jìn)財(cái)務(wù)資源共享,提高財(cái)務(wù)管理效率。
(二)規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)
1.規(guī)范采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)
在財(cái)務(wù)共享模式下,建筑企業(yè)需要規(guī)范采購(gòu)與付款業(yè)務(wù),以提高資金管理效率。
首先,建筑企業(yè)需要明確采購(gòu)和付款的流程,確保所有的采購(gòu)和付款請(qǐng)求都通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行,以更好地監(jiān)控資金流動(dòng)。例如,某建筑企業(yè)的業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)實(shí)際需求,在內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)起采購(gòu)請(qǐng)求;在收到采購(gòu)申請(qǐng)后,采購(gòu)部門需要制訂采購(gòu)計(jì)劃,選擇合適的供應(yīng)商,并與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判,最終生成采購(gòu)訂單;財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員需要核對(duì)采購(gòu)訂單的金額、稅率、支付條款等,確保采購(gòu)活動(dòng)符合采購(gòu)預(yù)算和內(nèi)部財(cái)務(wù)政策,然后根據(jù)采購(gòu)訂單生成付款憑證。在完成必要的審批流程后,財(cái)務(wù)部門需要執(zhí)行支付操作。在這一過(guò)程中,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以記錄每筆付款信息,并生成付款報(bào)告,包括付款金額、付款日期、供應(yīng)商信息等,以便企業(yè)管理層審閱。
其次,建筑企業(yè)可以利用信息技術(shù)和工具,如ERP系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享平臺(tái),優(yōu)化采購(gòu)到付款的流程。具體來(lái)說(shuō),建筑企業(yè)需要建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理,以更好地了解和控制供應(yīng)商的信用風(fēng)險(xiǎn),并優(yōu)化供應(yīng)商支付條件,選擇合適的支付方式,如電子轉(zhuǎn)賬、承兌匯票或現(xiàn)金支付等,最大限度地降低支付成本和支付風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)所有付款事項(xiàng)進(jìn)行審查,確保每筆支出都符合預(yù)算。
最后,建筑企業(yè)需要定期進(jìn)行資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,識(shí)別和分析資金風(fēng)險(xiǎn),并采取相應(yīng)的防范措施;加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員與財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),確保他們能夠全面了解并嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的采購(gòu)和付款流程,以及相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)管理措施,不斷提高采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)的協(xié)作效率,確保財(cái)務(wù)健康。
2.規(guī)范建造與收款業(yè)務(wù)
在財(cái)務(wù)共享模式下,建筑企業(yè)需要確保建造與收款業(yè)務(wù)的規(guī)范性,以提高資金管理效率,降低資金風(fēng)險(xiǎn)。這就要求建筑企業(yè)必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的收款流程,確保所有的款項(xiàng)收取都由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理,從而提高收款的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí),建筑企業(yè)需要加強(qiáng)合同管理,確保所有的建造合同都有明確的付款條款,避免結(jié)算糾紛,并將項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度與款項(xiàng)收取結(jié)合,確??铐?xiàng)收取和項(xiàng)目完成度相匹配。
建筑企業(yè)需要搭建完善的應(yīng)收賬款管理系統(tǒng),實(shí)時(shí)監(jiān)控應(yīng)收賬款的回款情況,并對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估,根據(jù)客戶的信用狀況制定相應(yīng)的收款策略,從而降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門需要通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,預(yù)測(cè)和分析現(xiàn)金流,以靈活應(yīng)對(duì)未來(lái)支出,并針對(duì)延遲付款或欠款情況制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。此外,建筑企業(yè)還需要對(duì)一線建造和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn),確保他們能夠嚴(yán)格遵守統(tǒng)一的收款流程及風(fēng)險(xiǎn)管理制度,進(jìn)一步提高建造與收款業(yè)務(wù)的規(guī)范性。
3.規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程
費(fèi)用是建筑企業(yè)資金管理的重要內(nèi)容。因此,在進(jìn)行資金管理時(shí),建筑企業(yè)需要制定統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),確保所有費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)都由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一處理,以標(biāo)準(zhǔn)化流程來(lái)控制資金風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),建筑企業(yè)需要對(duì)費(fèi)用進(jìn)行分類管理,明確各類費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及審批流程,以便跟蹤、控制費(fèi)用支出,并確保所有報(bào)銷項(xiàng)目都符合預(yù)算規(guī)定和內(nèi)部制度要求;合理分配審批權(quán)限,確保不同金額和類型的費(fèi)用報(bào)銷都由適當(dāng)?shù)娜藛T進(jìn)行審批;利用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)或ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子化報(bào)銷,減少紙質(zhì)文檔,提高費(fèi)用報(bào)銷的效率和透明度。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以定期生成費(fèi)用報(bào)銷報(bào)告,便于建筑企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控費(fèi)用報(bào)銷情況,及時(shí)了解費(fèi)用支出狀況并采取有針對(duì)性的費(fèi)用管理措施。建筑企業(yè)還需要定期進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,加大異常報(bào)銷的審核力度。需要注意的是,建筑企業(yè)應(yīng)定期組織開(kāi)展費(fèi)用報(bào)銷培訓(xùn)會(huì),確保所有員工都了解和遵守費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定,避免出現(xiàn)誤報(bào)和舞弊等情況,最大限度地提高費(fèi)用報(bào)銷的效率。
(三)建立全過(guò)程資金審核機(jī)制
在財(cái)務(wù)共享模式下,建立全過(guò)程資金審核機(jī)制是建筑企業(yè)確保資金安全、提高資金使用效率的重要措施。建筑企業(yè)需要建立多層次的資金審批體系,根據(jù)資金額度和性質(zhì)設(shè)置不同的審批權(quán)限,確保每筆支出都經(jīng)過(guò)審批。例如,提出支出的部門或個(gè)人需填寫(xiě)支出申請(qǐng),并附上必要的支持文件,如發(fā)票、合同、預(yù)算批準(zhǔn)文件等,然后將支出申請(qǐng)?zhí)峤唤o上級(jí)進(jìn)行初步審核;在初步審核通過(guò)后,支出申請(qǐng)將進(jìn)入下一級(jí)審批流程,由財(cái)務(wù)部門或?qū)iT的審批委員會(huì)負(fù)責(zé)審批。在每個(gè)審批環(huán)節(jié),審批人員都需要詳細(xì)審查支出申請(qǐng),確保其符合預(yù)算規(guī)定和資金管理要求。需要注意的是,所有的審批都需要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成,超過(guò)時(shí)限的支出申請(qǐng)需要重新提交審批。
建筑企業(yè)需要定期對(duì)資金收支情況進(jìn)行審計(jì),確保資金使用的合規(guī)性和有效性,并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決資金管理中存在的問(wèn)題。同時(shí),建筑企業(yè)需要加強(qiáng)預(yù)算管理,確保資金支出符合預(yù)算規(guī)定;建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,及時(shí)識(shí)別資金管理中的風(fēng)險(xiǎn),并采取有針對(duì)性的防范措施;定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)員工的資金管理意識(shí),使他們更好地掌握資金管理流程和相關(guān)政策,減少人為因素對(duì)資金管理的影響。
(四)推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)
在財(cái)務(wù)共享模式下,建筑企業(yè)需要推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化建設(shè),以提高財(cái)務(wù)管理水平,優(yōu)化資源配置,提高決策效率。具體來(lái)說(shuō),建筑企業(yè)需要搭建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái),將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合,打破數(shù)據(jù)壁壘,同時(shí)重新設(shè)計(jì)并簡(jiǎn)化現(xiàn)有的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程,解決信息孤島問(wèn)題,提高業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合度。同時(shí),建筑企業(yè)需要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和政策,確保業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)目標(biāo)的一致性,規(guī)避操作風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)業(yè)財(cái)一體化建設(shè),建筑企業(yè)可以更準(zhǔn)確地評(píng)估和管理資金風(fēng)險(xiǎn)。此外,建筑企業(yè)還需要建立完善的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制,定期評(píng)估業(yè)財(cái)一體化建設(shè)效果,并根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)對(duì)其進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。
在財(cái)務(wù)共享模式下,有效的資金管理不僅能夠提高建筑企業(yè)資金的使用效率,還能夠降低建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)成本,保證建筑企業(yè)資金安全。未來(lái),隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,建筑企業(yè)應(yīng)積極調(diào)整和優(yōu)化財(cái)務(wù)共享模式,以實(shí)現(xiàn)高效化、精細(xì)化的資金管理,從而在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)地位。
(作者單位:中鐵二十二局集團(tuán)第四工程有限公司)