大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理研究

［摘 要］大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對(duì)于院校教學(xué)檔案管理工作來說，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。為了能夠應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，牢牢抓住發(fā)展機(jī)遇，院校應(yīng)該將信息化技術(shù)引入檔案管理中，大力推進(jìn)教學(xué)檔案信息化管理，以此提升教學(xué)檔案管理水平。本文闡述了大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理的意義，分析了大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理現(xiàn)狀，提出了大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理策略，旨在為各個(gè)院校提供有益參考。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；院校；教學(xué)檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.23.048

［中圖分類號(hào)］TP391 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）23-0154-04

0 " " 引 言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，同樣推動(dòng)了教育行業(yè)的改革與發(fā)展。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足日益增長的信息存儲(chǔ)、處理與利用需求，需要院校結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征，積極推進(jìn)教學(xué)檔案的信息化管理，以便能夠提升檔案管理效率、促進(jìn)教育資源優(yōu)化配置，為院校教學(xué)檔案的科學(xué)管理提供有力支持。

1 " " 大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理的意義

1.1 " 有助于發(fā)揮教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督作用

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式多以紙質(zhì)檔案為主，不僅存儲(chǔ)和檢索效率低下，而且難以進(jìn)行大規(guī)模的數(shù)據(jù)分析和挖掘。在大數(shù)據(jù)背景下，院校實(shí)施教學(xué)檔案信息化管理，通過數(shù)字化手段，將教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)的收集、整理、分析變得更為便捷和高效，不僅可以實(shí)時(shí)監(jiān)控教學(xué)過程和教學(xué)質(zhì)量，還能通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)教學(xué)過程中的問題和規(guī)律，為教學(xué)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)提供有力支持。

1.2 " 有助于推動(dòng)教學(xué)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為各行各業(yè)的發(fā)展趨勢，院校教學(xué)檔案的信息化管理，正是順應(yīng)了這一潮流，推動(dòng)教學(xué)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。院校通過構(gòu)建教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，提高了檔案資源的利用效率和共享程度[1]。同時(shí)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型還可以為教學(xué)檔案的長期保存和傳承提供更為可靠的技術(shù)保障。

1.3 " 有助于提升教學(xué)檔案的管理水平

教學(xué)檔案信息化管理通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以極大地提升教學(xué)檔案的管理水平。一方面，信息化管理可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的快速檢索和智能分析，提高檔案利用的效率和準(zhǔn)確性；另一方面，信息化管理還可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的自動(dòng)化處理和智能化管理，減少人工操作的錯(cuò)誤和遺漏，降低管理成本。此外，信息化管理還可以加強(qiáng)教學(xué)檔案的安全保障，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失、篡改和非法訪問，確保教學(xué)檔案的完整性和真實(shí)性。

2 " " 大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 " 基礎(chǔ)設(shè)施配備相對(duì)落后

從教學(xué)檔案信息化管理方面來看，雖然大部分院校已經(jīng)配備了基本的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電腦設(shè)備，但用于教學(xué)檔案信息化管理的專用硬件和軟件設(shè)施仍顯不足。例如，院校缺乏高效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理設(shè)備，以及專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理受到制約[2]。此外，一些院校還存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定、信息安全保障措施不到位等問題，進(jìn)一步影響了教學(xué)檔案信息化管理的推進(jìn)。

2.2 " 教學(xué)檔案管理制度和流程有待完善

在大數(shù)據(jù)背景下，教學(xué)檔案信息化管理需要更加完善的管理制度和流程來支撐，但是，目前許多院校的教學(xué)檔案管理制度和流程仍停留在傳統(tǒng)模式上，無法適應(yīng)信息化管理的需求。例如，缺乏明確的數(shù)字化檔案收集、整理、歸檔和利用流程，導(dǎo)致教學(xué)檔案在信息化管理過程中出現(xiàn)混亂和無序；現(xiàn)有的管理制度未能充分考慮大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)和要求，無法有效指導(dǎo)教學(xué)檔案的信息化管理工作。

2.3 " 檔案管理存在滯后性

在大數(shù)據(jù)背景下，教學(xué)檔案的數(shù)量和種類迅速增加，但部分院校的檔案管理仍存在滯后性，主要表現(xiàn)在兩方面：一方面，由于基礎(chǔ)設(shè)施和管理制度的不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢，無法及時(shí)跟上教學(xué)發(fā)展的步伐；另一方面，院校在檔案管理方面的投入和重視程度不夠，也使得檔案管理無法及時(shí)適應(yīng)新的教學(xué)需求和挑戰(zhàn)。這種滯后性不僅影響了教學(xué)檔案的有效利用，也制約了院校教學(xué)質(zhì)量的提升。

2.4 " 缺乏專職檔案管理隊(duì)伍

教學(xué)檔案信息化管理需要一支具備專業(yè)知識(shí)和技能的專職檔案管理隊(duì)伍來支撐，而部分院校因缺乏這樣的管理隊(duì)伍，導(dǎo)致檔案管理工作多由兼職人員或教輔人員承擔(dān)。由于身兼數(shù)職，該人員無法投入足夠的時(shí)間和精力來關(guān)注教學(xué)檔案的信息化進(jìn)程，再加上這些兼職人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，無法勝任信息化管理工作，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)性和系統(tǒng)性，無法滿足大數(shù)據(jù)背景下信息化管理的需求[3]。

3 " " 大數(shù)據(jù)背景下院校教學(xué)檔案信息化管理策略

3.1 " 完善教學(xué)檔案信息化管理所需的配套設(shè)備和設(shè)施

在大數(shù)據(jù)背景下，推進(jìn)院校教學(xué)檔案信息化管理，首要任務(wù)是完善相應(yīng)的配套設(shè)備和設(shè)施，為教學(xué)檔案能夠高效、安全地進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理奠定基礎(chǔ)。第一，采購高效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理設(shè)備。隨著教學(xué)檔案數(shù)量的激增，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理方式已難以滿足當(dāng)前的需求。因此，院校需要采購高性能的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，如大容量硬盤陣列、固態(tài)硬盤（SSD）等，還需要配備高效的數(shù)據(jù)處理設(shè)備，如高性能服務(wù)器、工作站等，以便能夠支持教學(xué)檔案的快速存儲(chǔ)和檢索，還能夠?yàn)楹罄m(xù)的數(shù)據(jù)挖掘和分析提供強(qiáng)有力的支持。第二，安裝專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件。專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件通常具備完善的檔案收集、整理、歸檔和利用功能，能夠幫助檔案管理人員高效地管理教學(xué)檔案。院校在選擇檔案管理系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)注重軟件的易用性、穩(wěn)定性和安全性[4]。易用性可以確保檔案管理人員能夠快速上手并熟練操作軟件；穩(wěn)定性能夠保證軟件在長時(shí)間運(yùn)行過程中不出現(xiàn)故障；安全性則是保障教學(xué)檔案不被非法訪問和泄露的重要措施。第三，提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境穩(wěn)定性。教學(xué)檔案的信息化管理離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，需要院校不斷提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性，增強(qiáng)教學(xué)檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性和可靠性，同時(shí)提高網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)乃俣群托?。第四，加?qiáng)信息安全保障措施。教學(xué)檔案中包含了大量敏感和重要的信息，需要院校加強(qiáng)信息安全意識(shí)教育，提高檔案管理人員對(duì)信息安全的認(rèn)識(shí)和重視程度。同時(shí)，還需要采取一系列技術(shù)措施來保障信息安全，如安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等，以防止病毒、黑客等外部威脅對(duì)教學(xué)檔案的攻擊和破壞。

3.2 " 建立健全教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理流程和信息化管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，教學(xué)檔案信息化管理的推進(jìn)不僅依賴于先進(jìn)的設(shè)備和設(shè)施，更需要一套科學(xué)、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程和信息化管理制度來確保整個(gè)管理過程的有序性和高效性。為了構(gòu)建完善的信息化管理制度和流程，需要采取以下措施：首先，明確數(shù)字化檔案的收集、整理、歸檔和利用流程。從檔案的收集開始，就應(yīng)制定明確的規(guī)范，確保所有有價(jià)值的教學(xué)資料都能被及時(shí)、完整地納入檔案系統(tǒng)。在整理環(huán)節(jié)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)注，便于后續(xù)的檢索和利用；歸檔時(shí)，應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案的安全性和可訪問性；在利用環(huán)節(jié)，應(yīng)建立便捷的查詢和借閱機(jī)制，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案使用的監(jiān)控和管理，防止檔案的非法復(fù)制和泄露。其次，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范[5]。為了保證教學(xué)檔案管理的一致性和規(guī)范性，院校需要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，且能夠涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各項(xiàng)工作的具體要求和操作步驟。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)不同類型的檔案制定差異化的管理策略，以增強(qiáng)教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，提高檔案的質(zhì)量和利用率。最后，建立信息化管理制度和監(jiān)督機(jī)制。隨著教學(xué)檔案信息化管理的推進(jìn)，應(yīng)建立完善的信息化管理制度和監(jiān)督機(jī)制，明確各項(xiàng)信息化工作的責(zé)任人和職責(zé)范圍，規(guī)范信息化設(shè)備的使用和管理，促進(jìn)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，還應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)教學(xué)檔案信息化管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

3.3 " 加強(qiáng)檔案資源的動(dòng)態(tài)化、平臺(tái)化管理

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用背景下，教學(xué)檔案資源的管理方式正經(jīng)歷著深刻的變革。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式往往側(cè)重于檔案的靜態(tài)存儲(chǔ)和簡單查詢，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)信息高效處理與利用的需求。因此，加強(qiáng)檔案資源的動(dòng)態(tài)化、平臺(tái)化管理，成為提升教學(xué)檔案管理水平、促進(jìn)教育信息化的關(guān)鍵舉措。具體來說，其一，應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，使其集檔案管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析、資源共享等多種功能于一體，成為教學(xué)檔案資源管理的核心樞紐。通過該平臺(tái)，各類教學(xué)檔案可以實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和高效利用，避免信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)，提升檔案管理的整體效能。其二，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的快速檢索與智能分析。統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索和分析功能，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能算法，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行深度挖掘和智能分析，提取出有價(jià)值的信息和知識(shí)[6]。其三，促進(jìn)教學(xué)檔案與其他教學(xué)資源的關(guān)聯(lián)與互動(dòng)。在平臺(tái)化管理模式下，可以將教學(xué)檔案與課程內(nèi)容、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)資源庫等進(jìn)行關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)完整的教學(xué)資源生態(tài)系統(tǒng)，使得教學(xué)檔案不再是孤立存在的數(shù)據(jù)孤島，而是與其他教學(xué)資源緊密相連的有機(jī)整體，進(jìn)而大大提升教學(xué)檔案的利用價(jià)值，為教學(xué)質(zhì)量的提升提供更為全面的支持。

3.4 " 構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍

在大數(shù)據(jù)背景下，為了能夠推動(dòng)教學(xué)檔案信息化管理的成功，應(yīng)該構(gòu)建專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，確保該隊(duì)伍不僅具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能，還具備對(duì)信息技術(shù)的深刻理解和應(yīng)用能力，以適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求。一是強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)。院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，定期講授檔案管理學(xué)的基本理論、政策法規(guī)、檔案分類與編碼、數(shù)字化檔案管理技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用等多個(gè)方面的知識(shí)，使檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)掌握最新的檔案管理理念和技術(shù)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬視野，了解行業(yè)前沿動(dòng)態(tài)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)[7]。二是注重信息技術(shù)能力的提升。在信息化時(shí)代，檔案管理人員需要具備一定的信息技術(shù)能力，才能勝任教學(xué)檔案信息化管理工作。因此，院校在培訓(xùn)過程中應(yīng)注重提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平，包括計(jì)算機(jī)基本操作、檔案管理軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)安全與防護(hù)等，使檔案管理人員通過實(shí)踐操作和案例分析，熟練運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。三是積極引進(jìn)外部人才。除加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)外，院校還應(yīng)積極引進(jìn)外部人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新的活力和動(dòng)力。在引進(jìn)人才時(shí)，應(yīng)注重考察其檔案管理專業(yè)背景、信息技術(shù)應(yīng)用能力以及創(chuàng)新意識(shí)和協(xié)作精神等方面，確保引進(jìn)的人才具有豐富經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)理念，能夠快速推動(dòng)院校教學(xué)檔案信息化管理水平的提升，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

4 " " 結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，院校教學(xué)檔案管理工作發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，為了能夠緊跟時(shí)代步伐，各個(gè)院校開始實(shí)施教學(xué)檔案信息化管理，以此來提升教學(xué)檔案管理的整體水平。但是在推進(jìn)教學(xué)檔案信息化管理的過程中，還面臨著諸多的問題，如基礎(chǔ)設(shè)施配備相對(duì)落后、教學(xué)檔案管理制度和流程有待完善、檔案管理存在滯后性、缺乏專職檔案管理隊(duì)伍等，需要院校針對(duì)這些問題積極探索有效的解決策略，以便能夠提升教學(xué)檔案管理的信息化水平。

主要參考文獻(xiàn)

［1］嚴(yán)文嫻. 關(guān)于加強(qiáng)技工院校教學(xué)檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考［J］. 黑龍江檔案，2023（5）：211-213.

［2］霍仁崇，張紅巖，孫幸成. 大數(shù)據(jù)背景下高職院校教學(xué)督導(dǎo)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)與思考［J］. 石家莊鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2023，22（3）：112-115.

［3］黃媛. 大數(shù)據(jù)背景下高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理路徑探索［J］. 學(xué)園，2023，16（14）：63-65.

［4］劉鑫昱. 大數(shù)據(jù)發(fā)展下學(xué)校教學(xué)檔案信息化建設(shè)［J］. 辦公自動(dòng)化，2022，27（17）：56-58.

［5］朱紅茹. 大數(shù)據(jù)視域下高職院校檔案信息化管理研究：以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生技能大賽為例［J］. 檔案與建設(shè)，

2019（11）：54-56.

［6］王玉新. 大數(shù)據(jù)背景下的高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)［J］. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（4）：57-58.

［7］孫紅梅. 大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理研究［J］. 才智，

2018（14）：250.