數(shù)字化轉(zhuǎn)型下A國企項目管控系統(tǒng)建設(shè)探析

［摘 要］數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，建筑施工類國有企業(yè)為實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，為地方國企提質(zhì)增效打好基礎(chǔ)，在企業(yè)的項目中開展項目管控系統(tǒng)建設(shè)探索工作。本文從分析A企業(yè)項目管理現(xiàn)狀開始，對項目管控系統(tǒng)的建設(shè)思路、原則、實施、預(yù)計目標(biāo)等方面展開研究，以期實現(xiàn)A企業(yè)項目管理的全流程管控，降低項目風(fēng)險。擬為運用信息化手段對項目實施管控的國有建筑施工企業(yè)提供參考和借鑒。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字轉(zhuǎn)型；國有建筑施工企業(yè)；項目管控

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.23.032

［中圖分類號］F272 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）23-0103-04

0 " " 引 言

2024年1月，國務(wù)院國資委召開會議，全面貫徹落實黨的二十大精神，引領(lǐng)國企實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。國有企業(yè)如何在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下運用信息化技術(shù)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，成了實務(wù)界和理論界廣泛探討的問題?，F(xiàn)有文獻(xiàn)主要圍繞國有企業(yè)信息化改革、信息化建設(shè)促進(jìn)國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、國企財務(wù)數(shù)字化監(jiān)管建設(shè)等方面開展。有學(xué)者從多維度研究數(shù)字化轉(zhuǎn)型，認(rèn)為其對提高公司治理水平、提升國有企業(yè)綜合績效水平有促進(jìn)作用[1]。有學(xué)者通過探討國有企業(yè)財務(wù)管理信息化改革的問題和對策，認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以提升企業(yè)財務(wù)管理水平并奠定穩(wěn)步發(fā)展基礎(chǔ)[2]。有學(xué)者通過研究國有企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)，認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以促進(jìn)國企高質(zhì)量發(fā)展[3]。有學(xué)者通過研究依托數(shù)字技術(shù)實施對國企財務(wù)進(jìn)行數(shù)字化監(jiān)管，認(rèn)為其對國企的轉(zhuǎn)型升級具有重要意義[4]。從目前的研究來看，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，國有建筑施工企業(yè)通過信息化技術(shù)管控項目的研究甚少。A國有建筑施工企業(yè)為管控項目，提高公司項目的財務(wù)管理水平，將項目管控與信息化相結(jié)合，通過探索項目管控系統(tǒng)建設(shè)促進(jìn)國企高質(zhì)量發(fā)展，達(dá)到提質(zhì)增效的終極目標(biāo)。

1 " " 企業(yè)項目管控現(xiàn)狀及原因

A國有建筑施工企業(yè)常年有大量項目在實施，對項目債權(quán)債務(wù)的管控一直是財務(wù)管理過程中的老大難問題。目前公司財務(wù)部、審計督察部通過項目財務(wù)人員上報項目數(shù)據(jù)的方式實施對項目的管控，常用的方式有填報表格、查賬、實地查看等。在日常管理和檢查過程中，發(fā)現(xiàn)項目管控存在諸多問題，如項目債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)更新不及時、人工提取的項目數(shù)據(jù)存在誤差、項目管理者無法及時獲取項目債權(quán)債務(wù)的信息、對應(yīng)收應(yīng)付的時間節(jié)點把控不準(zhǔn)等問題，導(dǎo)致公司常有被訴風(fēng)險發(fā)生。從根本原因來看，ERP系統(tǒng)缺乏項目管控系統(tǒng)，外加項目管理人員疏于管理，致使項目管理者無法及時獲知項目的實時情況，最終導(dǎo)致項目存在風(fēng)險無法管控的問題。由此，A企業(yè)欲對項目實施信息化管控，實現(xiàn)項目實時化管理，提升企業(yè)財務(wù)管理水平和企業(yè)經(jīng)營管理水平，亦可促進(jìn)國企實現(xiàn)數(shù)字化改革。

2 " " 企業(yè)項目管控系統(tǒng)的建設(shè)思路和原則

企業(yè)項目管控系統(tǒng)的建設(shè)思路和原則對于該系統(tǒng)的建設(shè)來說，具有綱領(lǐng)性的作用。通過厘清項目管控系統(tǒng)的建設(shè)思路，梳理該系統(tǒng)的建設(shè)原則，對系統(tǒng)的實施有方向性的指引作用。

2.1 " 建設(shè)思路

項目管控系統(tǒng)需要構(gòu)建完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)、運行區(qū)、成果區(qū)、設(shè)置輔助功能及建立功能拓展區(qū)等。通過在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)中選擇與原有ERP系統(tǒng)一致的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建支持項目管控系統(tǒng)研發(fā)、運行、成果展示、拓展的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)。通過運行區(qū)，獨自運行項目債權(quán)管控子系統(tǒng)和項目債務(wù)管控子系統(tǒng)。在運行區(qū)，通過提取錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)模板，結(jié)合錄入的具體項目內(nèi)容和數(shù)據(jù)獨立生成項目的債權(quán)、債務(wù)憑證。通過成果展示區(qū)展示運行區(qū)的成果，如系統(tǒng)預(yù)設(shè)的項目臺賬報表、項目成本和效益分析報表、項目數(shù)據(jù)分析報表等，為后續(xù)的項目財務(wù)管理工作建立分析、對比的依據(jù)。

2.2 " 建設(shè)原則

項目管控系統(tǒng)建設(shè)時，需遵循一致性原則，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫統(tǒng)一、接口統(tǒng)一、風(fēng)格統(tǒng)一。在數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一方面，為保證項目管控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的兼容性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無障礙流通，應(yīng)與原有ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫一致；在接口統(tǒng)一方面，為保障項目管控系統(tǒng)與原有ERP系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換暢通無阻，避免數(shù)據(jù)孤島，需統(tǒng)一兩個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口；在風(fēng)格統(tǒng)一方面，現(xiàn)有項目管控系統(tǒng)的風(fēng)格應(yīng)與原有ERP系統(tǒng)的風(fēng)格和操作界面保持一致，方便使用人員操作。

3 " " 實施項目管控系統(tǒng)

項目管控系統(tǒng)的實施可以從構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)、搭建運行區(qū)、搭建成果展示區(qū)、設(shè)置各項輔助功能、建立拓展區(qū)等方面進(jìn)行建設(shè)。

3.1 " 構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)

在數(shù)據(jù)庫選定的情況下，首先根據(jù)項目情況分類，分別建立獨立的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)。其次，在獨立的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)中完善各項目的合同金額、結(jié)算時間、收付款條件、進(jìn)度款審核單等信息。最后，獨立補(bǔ)充項目憑證模板、項目臺賬模板、項目成本和效益分析模板、項目數(shù)據(jù)分析模板的框架、格式和范本等內(nèi)容，以此構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)。

3.2 " 搭建運行區(qū)

項目管控系統(tǒng)可搭建獨立運行的項目債權(quán)子系統(tǒng)運行區(qū)和項目債務(wù)子系統(tǒng)運行區(qū)。在獨立的運行區(qū)中，分別運行憑證模板，構(gòu)建以項目債權(quán)、債務(wù)憑證模板為基礎(chǔ)的運行區(qū)。在該模板的基礎(chǔ)上，設(shè)置提取摘要、選擇科目名稱、科目編碼等內(nèi)容形成項目憑證模板。在債權(quán)憑證模板金額上，設(shè)置應(yīng)收取的各類款項，包括項目工程款、代扣代繳稅金、質(zhì)保金等內(nèi)容。在債務(wù)憑證模板金額上，設(shè)置應(yīng)支付的各類款項，包括項目的分包款、員工工資、其他應(yīng)付款等內(nèi)容。

3.3 " 搭建成果展示區(qū)

通過搭建成果展示區(qū)，運用計算機(jī)語言抓取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)、運行區(qū)的財務(wù)數(shù)據(jù)和各項內(nèi)容形成成果展示區(qū)的內(nèi)容，如各類需使用項目債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)填報的表格、需計算的稅金、預(yù)算分析、成本分析、數(shù)據(jù)分析等。通過從已有數(shù)據(jù)中抓取各類報表中所需的具體內(nèi)容、金額和對應(yīng)的科目等，自動生成項目財務(wù)管理需要的項目臺賬報表、項目成本和效益分析報表、項目數(shù)據(jù)分析報表等材料。

3.4 " 設(shè)置各項輔助功能

項目管控系統(tǒng)的輔助功能需根據(jù)項目財務(wù)管理的需求設(shè)置，如保存、審核、查詢、生成憑證、數(shù)據(jù)傳遞、預(yù)警、備份、恢復(fù)等功能。通過保存功能，實時保存錄入的單據(jù)和金額等信息；通過審核功能，審核錄入單據(jù)和金額等信息；通過查詢功能，可查詢已有單據(jù)和金額；通過生成憑證功能，實現(xiàn)通過選取憑證模板結(jié)合錄入單據(jù)和金額自動生成憑證；通過數(shù)據(jù)傳遞功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、金額、憑證從項目管控系統(tǒng)傳遞到ERP系統(tǒng)；通過預(yù)警功能，及時提醒項目管理者管控項目收款和付款，并發(fā)送預(yù)警；通過備份功能，定期備份系統(tǒng)；通過恢復(fù)功能，在已有備份系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實施系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復(fù)。

3.5 " 建立拓展區(qū)

隨著數(shù)字轉(zhuǎn)型的需要，未來企業(yè)的管控會逐步實現(xiàn)全面系統(tǒng)化。由此，項目管控系統(tǒng)的可拓展性變得尤為重要。為順應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要，需為未來的全面系統(tǒng)化留足拓展區(qū)域，方便項目管控系統(tǒng)建設(shè)后，系統(tǒng)增設(shè)功能和增加管控內(nèi)容留有余地。同時，也滿足企業(yè)發(fā)展過程中豐富項目管控系統(tǒng)的功能需要。

4 " " 建設(shè)項目管控系統(tǒng)的預(yù)計目標(biāo)

通過建設(shè)項目管理系統(tǒng)預(yù)計可達(dá)成控制項目成本、實現(xiàn)項目管控實時化、實現(xiàn)項目風(fēng)險管控、實現(xiàn)成果共享的預(yù)計目標(biāo)。

4.1 " 控制項目成本

通過建設(shè)項目管控系統(tǒng)，可根據(jù)項目的合同金額控制項目成本。通過分解項目合同金額，設(shè)定項目成本控制目標(biāo)，以預(yù)算控制的形式對項目成本進(jìn)行管控，如項目分包款、人工成本、材料成本等內(nèi)容。從控制項目的單個成本入手，達(dá)到控制項目總體成本的目標(biāo)。

4.2 " 實現(xiàn)項目管控實時化

通過建設(shè)項目管控系統(tǒng)，項目管理者和財務(wù)管理者可實時查詢項目的各項詳情，實時掌握項目債權(quán)債務(wù)情況，做到收支有數(shù)。通過在項目管控系統(tǒng)中定期清查各項目的債權(quán)、債務(wù)實時數(shù)據(jù)實現(xiàn)精準(zhǔn)掌握企業(yè)項目的運行情況。

4.3 " 實現(xiàn)項目風(fēng)險管控

通過建設(shè)項目管控系統(tǒng)，有利于管控項目風(fēng)險。該系統(tǒng)建設(shè)后，企業(yè)風(fēng)險承受的方式可從事后承受風(fēng)險轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑啊⑹轮械慕档?、轉(zhuǎn)移風(fēng)險。從具體風(fēng)險來看，在資金風(fēng)險方面，項目管控系統(tǒng)能設(shè)定項目的最低資金存量，監(jiān)控項目資金的流入和流出的實時情況，關(guān)注資金鏈運行的健康度，避免項目資金鏈斷裂引發(fā)的占用公司資金的風(fēng)險。在財務(wù)風(fēng)險方面，項目管控系統(tǒng)可促進(jìn)企業(yè)完善內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，提升財務(wù)管理水平，降低財務(wù)風(fēng)險。在訴訟風(fēng)險方面，項目管控系統(tǒng)有利于企業(yè)運用系統(tǒng)存儲的項目數(shù)字檔案，保護(hù)項目資料的完整性。避免企業(yè)被訴時，因缺少項目資料而產(chǎn)生敗訴風(fēng)險。在審計風(fēng)險方面，該系統(tǒng)可避免國有企業(yè)在績效考核工作中發(fā)生虛報收入、利潤等數(shù)據(jù)不實的審計風(fēng)險。在經(jīng)營風(fēng)險方面，該系統(tǒng)可推動企業(yè)完善項目的各項管理細(xì)節(jié)，加強(qiáng)項目管理的內(nèi)部控制，提高項目管理水平，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

4.4 " 實現(xiàn)成果共享

在項目管控系統(tǒng)中，可實現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的相互調(diào)閱、輸出、保存等功能。通過核對系統(tǒng)間數(shù)據(jù)，保證項目內(nèi)容和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提升數(shù)據(jù)的使用效率，從而實現(xiàn)項目管理數(shù)據(jù)的成果共享機(jī)制。在成果共享機(jī)制中，可設(shè)置共享項目管控系統(tǒng)生成的各種憑證和各類報表，供公司部分有權(quán)限的部門查閱，也可供內(nèi)部審計部門作為審計數(shù)據(jù)的來源等。

5 " " 保障項目管控系統(tǒng)建設(shè)的措施

項目管控系統(tǒng)的建設(shè)，離不開領(lǐng)導(dǎo)層的重視。通過領(lǐng)導(dǎo)層的重視，項目管控系統(tǒng)的建設(shè)工作可獲得制度保障、人員配備、資金保障等各方面的支持，從而保障該項工作的推進(jìn)和實施。

5.1 " 制度保障

建立項目管控系統(tǒng)建設(shè)的保障制度。通過制度約束員工使用系統(tǒng)、保障系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)。通過建立系統(tǒng)運行和年終績效考核掛鉤的約束機(jī)制，促進(jìn)該系統(tǒng)不斷完善和修正，真正滿足A企業(yè)的項目管理需要，實現(xiàn)項目管控的實時化、明晰化。

5.2 " 人員配備

人員配備是項目管控系統(tǒng)的建設(shè)工作中必不可少的工作之一。該項工作，需要既懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的財務(wù)人員輔助完成前端的設(shè)計和實施運行中的操作；需要系統(tǒng)的建設(shè)者完成系統(tǒng)的開發(fā)；需要系統(tǒng)的維護(hù)者完成系統(tǒng)日常維護(hù)等工作。企業(yè)可以通過培養(yǎng)自有員工、聘請外來員工等方式獲取人員配備保障。對內(nèi)，可以通過培養(yǎng)企業(yè)懂業(yè)務(wù)的財務(wù)人員去學(xué)習(xí)技術(shù)；對外，可以聘請既懂技術(shù)又懂財務(wù)的人員，也可以只聘請技術(shù)人員或借助系統(tǒng)開發(fā)公司的技術(shù)人員培養(yǎng)現(xiàn)有懂業(yè)務(wù)的財務(wù)人員學(xué)習(xí)技術(shù)。

5.3 " 資金保障

項目管控系統(tǒng)的建設(shè)離不開資金支持。系統(tǒng)建設(shè)的資金可源于國資委撥款或自有資金作為保障。如需要資金購買該系統(tǒng)的軟件開發(fā)服務(wù)、硬件設(shè)備等物資。有資金做保障，才能保證項目管控系統(tǒng)建設(shè)工作的順利推行。

5.4 " 保障數(shù)據(jù)安全

建立項目管控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全屏障，保障系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不受外界侵?jǐn)_?？赏ㄟ^定期建立數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全檢測、安全補(bǔ)丁等方式來保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和完整。

6 " " 結(jié)論及展望

6.1 " 結(jié) 論

通過分析A企業(yè)項目管控現(xiàn)狀及原因，梳理項目管控系統(tǒng)建設(shè)的思路并制定建設(shè)原則。通過構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)、搭建運行區(qū)、搭建成果展示區(qū)、設(shè)置各項輔助功能、建立拓展區(qū)等實施內(nèi)容完成項目管控系統(tǒng)的建設(shè)工作，預(yù)期達(dá)到控制項目成本、實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)實時化、實現(xiàn)項目管控的效果。通過建立制度保障、人員配備、資金保障等措施，實現(xiàn)項目管控系統(tǒng)的真實可用。

6.2 " 展 望

目前項目管控系統(tǒng)的憑證通過已有的模板和錄入的數(shù)據(jù)生成，隨著項目管控系統(tǒng)建設(shè)的不斷推進(jìn)，未來可根據(jù)企業(yè)項目管理需要，在信息化系統(tǒng)的運行區(qū)，實現(xiàn)獨立選擇，自由組建科目生成憑證模板，實現(xiàn)項目管控系統(tǒng)的憑證從摘要、科目到金額的全自由生成。

項目管控系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析工作可實現(xiàn)從結(jié)果追根溯源到原始單據(jù)，提升項目管控系統(tǒng)數(shù)據(jù)的利用效率。

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，未來的項目管控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入可以使用財務(wù)機(jī)器人通過設(shè)定Python程序?qū)崿F(xiàn)自動錄入，人工只需要定期進(jìn)行檢查和核驗即可。隨著AIGC人工智能技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)可使用的大模型也在不斷更新和迭代。未來可通過財務(wù)大模型智能控制項目管控系統(tǒng)，隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，項目管控系統(tǒng)未來可改變現(xiàn)有的以月為單位生成報表，升級為以天為單位生成報表，真正實現(xiàn)項目管控數(shù)據(jù)的每日、每時的實時化，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)化。未來的項目管控系統(tǒng)能實現(xiàn)更多智能化、個性化、自主化的功能。

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