電子發(fā)票在高校財務(wù)報賬工作中的應(yīng)用與發(fā)展

摘要：電子發(fā)票的推廣成為我國創(chuàng)新財務(wù)管理的重要舉措，對高校財務(wù)報賬工作流程的優(yōu)化有重要意義。在論述電子發(fā)票的發(fā)展歷程及應(yīng)用現(xiàn)狀、分析電子發(fā)票的優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，分析了高校財務(wù)報賬工作中電子發(fā)票應(yīng)用面臨的挑戰(zhàn)，并提出應(yīng)對策略，為高校財務(wù)管理信息化、無紙化轉(zhuǎn)型提供有力支持，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢作用，全面提升高校財務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)報賬；電子發(fā)票；高校財務(wù)管理；財務(wù)信息化

中圖分類號：G647.5

隨著我國高等教育改革的不斷深化，各高校的辦學(xué)規(guī)模呈現(xiàn)出不斷擴大的發(fā)展趨勢。為了加快高等教育創(chuàng)新發(fā)展速度，國家為高校建設(shè)、科研活動提供了大量資源，以滿足高校創(chuàng)新發(fā)展需求，有效提升了各高校教學(xué)水平與科研能力。與此同時，高校管理體制不斷完善，財務(wù)管理機制也不斷創(chuàng)新，為高校管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供了有力支持。財務(wù)審核與財務(wù)報銷是高校財務(wù)管理最核心、最基本的內(nèi)容，是財務(wù)管理制度的重要組成部分。為此，各高校財務(wù)部門將財務(wù)信息化作為財務(wù)管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容，紛紛提出了以紙電一體化為核心的創(chuàng)新策略，旨在優(yōu)化財務(wù)管理機制，提高財務(wù)管理水平，全面提升財務(wù)管理工作效率和質(zhì)量，為高校師生以及管理人員提供高效、便捷、可靠的財務(wù)管理服務(wù)，有效滿足高校管理創(chuàng)新發(fā)展的需求。在此過程中，電子發(fā)票的重要性越來越凸顯。

一、電子發(fā)票的發(fā)展歷程及應(yīng)用現(xiàn)狀

2015年，國務(wù)院提出“放管服”改革，我國開始推行電子發(fā)票。在相關(guān)主體的共同努力下，我國電子信息技術(shù)研發(fā)應(yīng)用工作進入高速發(fā)展階段，加快了財務(wù)電子化與信息化速度。電子發(fā)票不僅在法律效力上與傳統(tǒng)發(fā)票無區(qū)別，在業(yè)務(wù)成本和效率方面也表現(xiàn)出巨大優(yōu)勢，具有廣闊的發(fā)展空間^[1]。自2021年12月以來，我國正式啟動電子發(fā)票試點工作，積極推進財務(wù)數(shù)字化進程，進一步提升了電子發(fā)票的普及率和應(yīng)用水平。基于以上背景，各高校應(yīng)當(dāng)科學(xué)解讀相關(guān)政策內(nèi)容和戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合實際情況積極推進發(fā)票電子化工作，提高電子發(fā)票應(yīng)用水平^[2]。電子發(fā)票的普及為高校財務(wù)工作帶來了極大的便利，對創(chuàng)新高校財務(wù)核算管理工作具有重要意義。

二、電子發(fā)票的應(yīng)用優(yōu)勢分析

相較于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票不僅具有相同的法律效力，而且在諸多方面表現(xiàn)出巨大優(yōu)勢。

（一）簡化流程、縮短報銷時間

網(wǎng)絡(luò)化和自動化是電子發(fā)票的基本特性。這種操作方式簡化了發(fā)票開具的流程，相關(guān)人員可以根據(jù)需要靈活選擇發(fā)票的打印時間和地點，實現(xiàn)了發(fā)票的實時開具和接收。即使出現(xiàn)賬單信息錯誤情況，用戶也能夠通過電子發(fā)票系統(tǒng)遠程修改，提高了發(fā)票開具和報銷工作的便利性和時效性，在優(yōu)化管理流程的同時也有利于降低發(fā)票管理的成本。

（二）避免發(fā)票毀損遺失

當(dāng)以紙質(zhì)發(fā)票作為報銷憑證時，一旦經(jīng)辦人員因各種原因出現(xiàn)發(fā)票丟失的情況，只能聯(lián)系發(fā)票開具方提供加蓋印章的發(fā)票副本作為具備法律效力的報銷憑證。這種操作不僅增加了雙方的工作量，也存在手續(xù)繁瑣、效率低下等問題。與之相比，電子發(fā)票的數(shù)字化特征令其在儲存和使用方面展現(xiàn)出巨大優(yōu)勢，能夠在財務(wù)管理過程中實現(xiàn)自動備份，更加高效、可靠地完成財務(wù)管理工作。

（三）促進高校財務(wù)信息化發(fā)展

當(dāng)前，我國現(xiàn)已構(gòu)建起相對完善、可靠的電子發(fā)票管理系統(tǒng)，但是電子發(fā)票尚未完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的地位，沒有實現(xiàn)全面普及。真實性驗證、查重等問題成為限制和制約電子發(fā)票規(guī)?；瘧?yīng)用的主要因素。為提升高校財務(wù)管理工作的質(zhì)效，高校應(yīng)積極開展財務(wù)信息化工作，充分利用電子發(fā)票的優(yōu)勢，真正實現(xiàn)財務(wù)管理的數(shù)字化。

（ 四）節(jié)約成本

以紙質(zhì)發(fā)票作為報銷憑證時，涉及大量財務(wù)資料的打印和留存，不僅存在成本高、工作量大的問題，也存在操作流程繁瑣、工作效率低、消耗大等問題。而電子發(fā)票無需打印，有利于降低成本，提高資源利用水平。

三、高校電子發(fā)票應(yīng)用面臨的挑戰(zhàn)

與紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票在便利性、安全性等方面表現(xiàn)出顯著優(yōu)勢，但是由于發(fā)展時間短、需要信息技術(shù)做支撐等原因，電子發(fā)票未得到完全普及。針對上述問題，本研究對電子發(fā)票在高校財務(wù)工作中的應(yīng)用進行了分析，針對應(yīng)用中存在的問題提出相應(yīng)的解決策略，為推動電子發(fā)票大規(guī)模普及提供理論支撐。

（一）重復(fù)報銷和真實性風(fēng)險

1.流程數(shù)字化的特性決定了電子發(fā)票的下載、打印不存在次數(shù)限制，可能引發(fā)“重復(fù)報銷”等風(fēng)險。高校教師由于教學(xué)和科研任務(wù)繁重，沒有精力隨時開展報銷工作，只能由專門的經(jīng)辦人定期進行集中報銷。如果不嚴(yán)格約束電子發(fā)票下載、打印等流程，容易出現(xiàn)重復(fù)出票的風(fēng)險。此外，電子發(fā)票在作廢回收方面缺乏便捷性，一旦存在金額偏差的問題，開票方只能重新開票，因此可能造成某一業(yè)務(wù)同時存在兩張不同發(fā)票的情形，引發(fā)重復(fù)報銷等財務(wù)風(fēng)險。而電子發(fā)票在重復(fù)打印時也可能引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險，不利于我國的稅務(wù)管理。財務(wù)人員往往不具備判斷電子發(fā)票重復(fù)打印風(fēng)險的能力，使得重復(fù)報銷成為電子發(fā)票的主要應(yīng)用風(fēng)險之一，導(dǎo)致監(jiān)督管理壓力增大、財務(wù)管理效率降低、財務(wù)風(fēng)險上升等后果，既可能造成資金損失，也可能引發(fā)貪腐問題^[3]。

2.電子發(fā)票和傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票一樣，也存在買賣雙方串通開具虛假發(fā)票的風(fēng)險。例如在國外發(fā)表論文或參加會議等開具的發(fā)票或收據(jù)，因為沒有識別二維碼、防偽標(biāo)志等，很難保證發(fā)票的真實性。

3.隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，篡改發(fā)票變得更加方便和隱蔽，而鑒別真?zhèn)蔚墓ぷ鹘o財務(wù)人員帶來了較大壓力，給財務(wù)監(jiān)管增加了難度，不利于財務(wù)管理工作的高效運行。

（二）管理規(guī)章制度不完善

對于以紙質(zhì)發(fā)票為主要會計資料、核算憑證的高校而言，現(xiàn)行的會計制度也是針對紙質(zhì)發(fā)票制定的，難以全面有效地管理電子發(fā)票。相較于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票是將復(fù)雜、繁瑣的財務(wù)信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)進行存儲與管理，需要完善的規(guī)章制度規(guī)范電子發(fā)票的應(yīng)用和管理。但是對于大多數(shù)高校而言，財務(wù)管理的無紙化、信息化水平相對較低，無法真正發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，需要創(chuàng)新管理制度和方法，才能提升財務(wù)管理工作的效率和規(guī)范化水平^[4]。

（三）財務(wù)管理信息系統(tǒng)不完善

部分高校缺乏完善、可靠的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，難以滿足發(fā)票信息查詢需求，也無法保證發(fā)票信息的完整性，增加了財務(wù)管理風(fēng)險。

（四）會計憑證未能實現(xiàn)完全電子化

財務(wù)管理的無紙化首先要求實現(xiàn)原始憑證的電子化。盡管國家大力推進電子發(fā)票的應(yīng)用和普及工作，但是尚未實現(xiàn)全面普及，紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票并存的現(xiàn)狀難以在短時間內(nèi)改變，這不僅加大了高校財務(wù)管理工作的壓力，同時也帶來了管理成本上升、管理風(fēng)險增大等問題，因此高校應(yīng)充分利用新型財務(wù)管理工具，推進會計憑證電子化進程。

（五）財務(wù)人員綜合素質(zhì)有待提升

財務(wù)管理信息化不僅要求財務(wù)管理制度同步變革，也對財務(wù)人員的專業(yè)能力特別是信息化能力提出了更高要求。高校應(yīng)加強財務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高財務(wù)人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、電子發(fā)票融入高校財務(wù)報賬工作的發(fā)展策略

（一）制定電子發(fā)票核銷歸檔相關(guān)規(guī)章制度

為了積極推進電子發(fā)票的應(yīng)用及普及，國家先后發(fā)布了《關(guān)于開展增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版電子發(fā)票試運行工作有關(guān)問題的通知》（2015年）、《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（2015年）、《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（2020年）、《電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)——增值稅電子發(fā)票（試行版）》（2023年）等政策和制度，為相關(guān)工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)^[5]。上述規(guī)章制度的施行，進一步規(guī)范了我國電子發(fā)票管理制度，為各高校創(chuàng)新財務(wù)管理機制、優(yōu)化財務(wù)管理流程、完善信息化財務(wù)管理體系提供了依據(jù)，極大提升了我國電子發(fā)票等財務(wù)管理創(chuàng)新工作的水平。

（二）完善財務(wù)信息化管理綜合服務(wù)平臺相關(guān)功能

高校應(yīng)根據(jù)自身情況制定個性化的財務(wù)管理信息化、無紙化轉(zhuǎn)型策略，全面提升財務(wù)管理水平。以H大學(xué)為例，以天財財務(wù)管理信息系統(tǒng)為代表的財務(wù)信息化工具蓬勃發(fā)展，為電子發(fā)票的開具和管理提供了一套完善、可靠、便捷的工具，一定程度上提升了高校電子發(fā)票管理水平。師生在做網(wǎng)報單時，將電子發(fā)票以PDF、OFD等格式上傳至網(wǎng)上自助報賬平臺進行查驗，以確保發(fā)票信息的真實性；再將電子發(fā)票上傳到網(wǎng)報系統(tǒng)中，如果電子發(fā)票以前報銷過，系統(tǒng)則會提示，并不能進行綁定。部分省市的試點票據(jù)、區(qū)塊鏈的發(fā)票、電子收據(jù)等無法通過驗證的，財務(wù)人員報賬時會用掃描儀器將這些票據(jù)掃描進憑證制單系統(tǒng)，票據(jù)如果重復(fù)報銷，系統(tǒng)會給出提示，并顯示該張票據(jù)的具體報銷日期和憑證號，以確保電子發(fā)票不會重復(fù)報銷。電子發(fā)票上傳后，系統(tǒng)會自動統(tǒng)計發(fā)票總金額，并在網(wǎng)報單上顯示所有電子發(fā)票的日期、金額、合計總金額、收款單位、付款單位、發(fā)票張數(shù)等信息，便于財務(wù)人員核對報賬信息。打印發(fā)票時多張電子發(fā)票可以合并打印在一張紙上以節(jié)約紙張，發(fā)票無需粘貼，每份網(wǎng)報單用訂書機釘住即可。電子的發(fā)票報賬流程比傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票更省時省力、方便快捷。

（三）加強財務(wù)系統(tǒng)信息安全風(fēng)險防范

建立完善的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)，不僅有利于提升財務(wù)管理工作效率和質(zhì)量，也有利于提高財務(wù)信息安全性，避免數(shù)據(jù)偏差導(dǎo)致的財務(wù)風(fēng)險。因此，各高校需要充分認識到財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的重要性，積極推進相關(guān)建設(shè)工作。在做好系統(tǒng)建設(shè)工作的同時也應(yīng)加強制度建設(shè)，健全相關(guān)配套制度和保障機制，真正發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢作用，充分保證財務(wù)信息管理工作的規(guī)范性，有效避免財務(wù)風(fēng)險。此外，各高校也應(yīng)完善信息傳遞系統(tǒng)，充分保證電子發(fā)票數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽啃?，確保數(shù)據(jù)的安全性，進一步降低數(shù)據(jù)風(fēng)險導(dǎo)致的財務(wù)風(fēng)險。

（四）完善電子發(fā)票管理制度

確保電子發(fā)票管理的規(guī)范性，有效降低財務(wù)風(fēng)險是當(dāng)前高校財務(wù)管理信息化工作的主要目標(biāo)之一。為此，各高校應(yīng)根據(jù)自身情況完善管理制度，對電子發(fā)票進行全面、系統(tǒng)地管理，充分保證電子發(fā)票報銷工作的規(guī)范性和安全性，提高風(fēng)險防控水平，以降低財務(wù)風(fēng)險。

（五）加大電子發(fā)票宣傳推廣和人才隊伍建設(shè)力度

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子發(fā)票正逐漸取代紙質(zhì)發(fā)票成為財務(wù)結(jié)算的主流方式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票無論在開具過程還是報銷流程均表現(xiàn)出較大優(yōu)勢。對于高校師生而言，需要對電子發(fā)票有清晰的認識，以推動電子發(fā)票的普及應(yīng)用。需要財務(wù)部門加強宣傳工作，利用官方網(wǎng)站、微信公眾號等媒介宣傳電子發(fā)票，提高師生對電子發(fā)票的認知水平，引導(dǎo)師生掌握電子發(fā)票使用流程，以實現(xiàn)電子發(fā)票的規(guī)范使用。與此同時，高校也要開展教育培訓(xùn)工作，提高財務(wù)人員信息處理能力及對相關(guān)政策、規(guī)章制度的認知水平，從而高效開展財務(wù)管理工作，為高校財務(wù)管理信息化、無紙化轉(zhuǎn)型提供有力支持，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，全面提升高校財務(wù)管理水平。

五、結(jié)語

在高校財務(wù)管理信息化發(fā)展過程中，電子發(fā)票具有良好的應(yīng)用前景。作為財務(wù)管理信息化發(fā)展的典型代表，電子發(fā)票表現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢。這一新型會計憑證的普及，不僅展現(xiàn)出了環(huán)保優(yōu)勢與成本優(yōu)勢，也克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的時空局限性，實現(xiàn)了隨時隨地的信息查詢、下載和打印，極大提升了財務(wù)管理工作的便捷性和效率，有效降低了財務(wù)風(fēng)險。因此，各高校應(yīng)當(dāng)充分認識到電子發(fā)票的應(yīng)用優(yōu)勢，從自身實際出發(fā)創(chuàng)新管理制度，打造完善可靠的信息化財務(wù)管理系統(tǒng)，積極開展財務(wù)人員培訓(xùn)工作，全面提升財務(wù)管理工作信息化水平，有效降低財務(wù)風(fēng)險，進而推進財務(wù)管理信息化發(fā)展進程。

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責(zé)任編輯：姜洪云

作者簡介：潘峰，華南理工大學(xué)財務(wù)處，高級會計師，學(xué)士。研究方向：財務(wù)會計與管理。