淺議辦公室業(yè)務(wù)中電子檔案管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)電子檔案管理技術(shù)發(fā)展迅速，在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。但就目前來(lái)看，我國(guó)電子檔案管理工作中還存在許多問(wèn)題，影響了電子檔案管理質(zhì)量的提升。文章從當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)中電子檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了電子檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出了相關(guān)解決對(duì)策，旨在促進(jìn)電子檔案管理工作更好地開(kāi)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案管理技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。目前，在辦公室業(yè)務(wù)中應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)可以有效提高辦公室業(yè)務(wù)的工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室；電子檔案；管理；現(xiàn)狀；挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及，電子檔案管理在辦公室業(yè)務(wù)中的地位逐漸凸顯。電子檔案以其高效、便捷的特點(diǎn)為辦公室業(yè)務(wù)帶來(lái)了前所未有的便利。但同時(shí)，電子檔案管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)和問(wèn)題。本文旨在深入分析辦公室業(yè)務(wù)中電子檔案管理的現(xiàn)狀，探討其面臨的挑戰(zhàn)，并提出相應(yīng)的對(duì)策，以期為電子檔案管理的優(yōu)化和開(kāi)展提供有益的參考。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.電子檔案管理的普及程度逐漸提高

電子檔案管理在我國(guó)的一些大城市已經(jīng)成為辦公的主要模式之一。特別是隨著當(dāng)前社會(huì)對(duì)電子檔案管理的重視程度越來(lái)越高，一些城市的辦公室業(yè)務(wù)中已經(jīng)采用了電子檔案管理模式，進(jìn)一步提高了電子檔案管理在我國(guó)各地辦公業(yè)務(wù)中的普及程度。從目前來(lái)看，我國(guó)很多地方的辦公室業(yè)務(wù)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用電子檔案管理模式，并取得了一定的成效。

2.電子檔案管理系統(tǒng)的功能不斷完善

從當(dāng)前我國(guó)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)情況來(lái)看，其功能已經(jīng)在不斷完善，并在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，但其實(shí)際應(yīng)用效果并不理想。電子檔案管理系統(tǒng)是一種基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，其主要是對(duì)檔案資料收集、整理、保存和利用的一種技術(shù)。通過(guò)掃描可以將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，并對(duì)電子文件存儲(chǔ)、傳輸和檢索的同時(shí)，可以提取紙質(zhì)文件所包含的信息。電子檔案管理系統(tǒng)是一種對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和存儲(chǔ)的工具，通過(guò)這種方式可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息。

對(duì)于一些大型企業(yè)或者是機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)比較完善，內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)可以與外部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接，并可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。當(dāng)前我國(guó)電子檔案管理系統(tǒng)功能中存在著一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：一是由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持，電子檔案管理系統(tǒng)的功能和應(yīng)用范圍不夠廣泛；二是在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；三是電子檔案管理系統(tǒng)不能滿(mǎn)足一些用戶(hù)的實(shí)際需求，特別是在一些特殊單位或者是特殊行業(yè)，存在著電子檔案信息無(wú)法讀取等問(wèn)題。

3.電子檔案的安全管理未受到重視

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作主要是通過(guò)紙質(zhì)文件來(lái)記錄、傳遞和保存相關(guān)信息。在這種模式下，檔案的利用主要依靠人工，且由于紙質(zhì)文件的數(shù)量較多，會(huì)消耗大量的工作時(shí)間和精力。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)開(kāi)始廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，電子檔案管理系統(tǒng)逐漸被人們所認(rèn)可。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性和便捷性，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)具有一定的開(kāi)放性和便捷性，所以在使用過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一些安全問(wèn)題。在這種情況下，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展安全管理變得尤為重要。

信息技術(shù)的發(fā)展，使得電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，人們?cè)谑褂秒娮訖n案管理系統(tǒng)過(guò)程中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。由于電子檔案管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，在使用過(guò)程中很多人存在一定的僥幸心理，對(duì)于安全問(wèn)題不夠重視。在這種情況下，會(huì)出現(xiàn)一些人為因素導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)被破壞，甚至有些人利用漏洞惡意篡改相關(guān)信息。

二、電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.技術(shù)性挑戰(zhàn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理工作的開(kāi)展面臨著新的挑戰(zhàn)，有些工作人員缺乏對(duì)電子檔案管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其在開(kāi)展工作過(guò)程中面臨著很大的困難，尤其是在檔案收集、整理以及保存過(guò)程中，由于電子檔案管理軟件存在著操作難度大、存儲(chǔ)容量小等特點(diǎn)，造成了很多工作人員在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)比較困難。針對(duì)這種情況，需要相關(guān)工作人員不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)能力，為相關(guān)工作人員提供更加便利的技術(shù)服務(wù)和支持，及時(shí)解決和處理電子檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，為辦公室業(yè)務(wù)中電子檔案管理工作的開(kāi)展提供更多的便利。

現(xiàn)階段，有些檔案工作人員在開(kāi)展工作中還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致工作效率不高。由于辦公室業(yè)務(wù)中電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)技術(shù)存在一定的聯(lián)系，需要相關(guān)工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，在開(kāi)展工作時(shí)能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展信息收集以及處理。但在實(shí)際工作過(guò)程中，有些工作人員并沒(méi)有有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，造成電子檔案管理工作受到影響。此外，隨著《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的有效推進(jìn)，《規(guī)劃》要求截至2025年末，我國(guó)應(yīng)當(dāng)全面完成檔案事業(yè)各項(xiàng)工作信息化融合任務(wù)。顯然，當(dāng)前電子檔案管理工作中所應(yīng)用的技術(shù)仍有待創(chuàng)新，一旦管理技術(shù)缺乏先進(jìn)性，會(huì)限制電子檔案信息化管理與智能化管理目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。因此，應(yīng)在電子檔案管理事項(xiàng)的落實(shí)中加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用推廣，以開(kāi)拓全新的工作格局。電子檔案管理仍面臨嚴(yán)峻的技術(shù)挑戰(zhàn)。

2.安全性挑戰(zhàn)

信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐漸被淘汰，電子檔案管理模式逐漸興起。然而，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理一樣存在安全問(wèn)題。電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)具有一定的優(yōu)勢(shì)，如存儲(chǔ)方便、使用便捷以及易于維護(hù)等，但在實(shí)際工作中，電子檔案也存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，紙質(zhì)材料存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，工作人員可以根據(jù)相關(guān)規(guī)定存儲(chǔ)和管理紙質(zhì)材料。但是，不能保證所有工作人員都具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，如果發(fā)生事故，就會(huì)對(duì)紙質(zhì)文件造成嚴(yán)重的損失。電子檔案是利用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上存儲(chǔ)，在實(shí)際工作中需要借助網(wǎng)絡(luò)資源，但網(wǎng)絡(luò)資源同樣存在安全隱患。電子檔案的存儲(chǔ)載體是數(shù)字化的，并不是絕對(duì)安全的。隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)存儲(chǔ)載體物理破壞的可能性逐漸增加。不法分子會(huì)通過(guò)非法手段竊取或復(fù)制電子檔案信息，如果電子檔案保存環(huán)境不佳，就可能被不法分子破壞。在電子檔案信息存儲(chǔ)過(guò)程中，其完整性與真實(shí)性容易受到威脅，導(dǎo)致文件被篡改或刪除等情況。如果電子檔案被破壞，會(huì)嚴(yán)重影響文件的正常使用，無(wú)法發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

3.法律法規(guī)挑戰(zhàn)

由于電子檔案在使用過(guò)程中的安全問(wèn)題，國(guó)家已出臺(tái)相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性。電子檔案管理在法律方面沒(méi)有明確的規(guī)定，如何操作使用都是由單位決定。一些單位對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致電子檔案管理存在問(wèn)題。比如，不能及時(shí)更新信息，沒(méi)有按照相關(guān)要求歸檔。如果需要查閱檔案，會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。電子檔案管理在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失、泄密等問(wèn)題。在電子檔案管理過(guò)程中，需要重視保密工作，確保其安全性和可靠性，避免出現(xiàn)信息被泄露，確保數(shù)據(jù)信息的完整性和可靠性。

4.人員性挑戰(zhàn)

由于電子檔案管理工作具有復(fù)雜性，其涉及的內(nèi)容也十分廣泛，使得相關(guān)人員需要具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。目前，電子檔案管理人員需要具備計(jì)算機(jī)操作能力、檔案管理能力、信息搜集能力以及相關(guān)的法律知識(shí)。此外，還需要具有較高的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德。然而，由于目前我國(guó)電子檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，其整體素質(zhì)與其他相關(guān)工作人員相比存在明顯差距。因此，在電子檔案管理工作中亟須提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、對(duì)策與建議

1.加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和人才培養(yǎng)

電子檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)技能上要求更高，應(yīng)該通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)等方式不斷提高電子檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能。電子檔案管理人員不僅需要了解本單位的業(yè)務(wù)，還需要了解其他相關(guān)知識(shí)，提高自身的知識(shí)水平和專(zhuān)業(yè)技能。此外，還要培養(yǎng)更多具有相關(guān)知識(shí)和技能的專(zhuān)業(yè)人員，以保證電子檔案管理工作能順利開(kāi)展。因此，在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)注重招聘具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景和技能的人才，以確保電子檔案管理工作順利開(kāi)展。同時(shí)，還應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)。只有這樣，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。

首先，應(yīng)建立電子檔案管理人才培訓(xùn)制度。單位應(yīng)為員工提供系統(tǒng)的電子檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，并定期考核，以確保他們具備必要的知識(shí)和技能；其次，單位應(yīng)將電子檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的重要工作，并將其作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的戰(zhàn)略投資項(xiàng)目來(lái)執(zhí)行。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，單位應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度和獎(jiǎng)懲制度；最后，企業(yè)還應(yīng)制定系統(tǒng)的電子檔案管理制度。在實(shí)施過(guò)程中，單位應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行制度。只有這樣，單位才能真正做好電子檔案管理工作，并充分發(fā)揮其作用。因此，在實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。

根據(jù)上述內(nèi)容，為實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理轉(zhuǎn)型目標(biāo)，可以積極應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，該技術(shù)能夠充分保障電子檔案信息內(nèi)容的“不可篡改”性。實(shí)際上，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，其記錄的信息都具有參考及留存價(jià)值，一旦被篡改將擾亂辦公室業(yè)務(wù)秩序，尤其是電子檔案很難追蹤篡改痕跡。因此，應(yīng)加強(qiáng)區(qū)塊鏈技術(shù)的有效推廣，使辦公室調(diào)取檔案的操作更加規(guī)范與便捷，維護(hù)信息的完整性與真實(shí)性。關(guān)于區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用方法包含以下兩點(diǎn)：其一，搭建電子檔案信息平臺(tái)，為促進(jìn)電子檔案信息的管理，可以借助信息管理平臺(tái)，以加密處理功能規(guī)避篡改風(fēng)險(xiǎn)，且有利于縮小篡改人員的調(diào)查范圍。例如，在某商貿(mào)交易企業(yè)中，可以利用電子檔案系統(tǒng)保存管理招投標(biāo)文件等資料，在完成招投標(biāo)任務(wù)后，對(duì)相關(guān)信息“上鏈保存”，一旦發(fā)生糾紛，有關(guān)部門(mén)可以直接在平臺(tái)查詢(xún)所需證據(jù)，以維護(hù)該公司的利益；其二，安裝智能合約系統(tǒng)，該系統(tǒng)在辦公室業(yè)務(wù)中的應(yīng)用是通過(guò)代碼形式標(biāo)記電子檔案，將信息存儲(chǔ)于該系統(tǒng)內(nèi)，經(jīng)過(guò)辦公室人員設(shè)定信息存儲(chǔ)方式與保存周期，促使大量電子檔案均有序分布在系統(tǒng)功能模塊內(nèi)。經(jīng)由區(qū)塊鏈技術(shù)可以形成數(shù)據(jù)分布式存儲(chǔ)架構(gòu)。因此，針對(duì)新技術(shù)，應(yīng)要求辦公室人員定期參與新技術(shù)培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)，甚至可以開(kāi)設(shè)新系統(tǒng)安裝演示課程，使相關(guān)人員深度掌握區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用技巧。

2.完善電子檔案的安全管理措施

電子檔案具有信息容量大、存儲(chǔ)方便等特點(diǎn)，在辦公室業(yè)務(wù)中使用電子檔案管理能夠提高工作效率，節(jié)省人力資源。但是，由于電子檔案具有一定的特殊性，其在使用過(guò)程中存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用更容易出現(xiàn)信息被泄露的問(wèn)題。因此，在電子檔案管理中要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，制定相應(yīng)的管理制度和規(guī)章制度，避免出現(xiàn)信息被泄露等問(wèn)題。同時(shí)，要制定一套完整的電子檔案管理措施和方案，以保證電子檔案的安全性，并在使用過(guò)程中對(duì)其定期檢查和維護(hù)，避免出現(xiàn)硬件設(shè)備損壞等情況。

檔案管理離不開(kāi)安全措施，要想更好地保護(hù)檔案，就要建立一套完整的安全措施。首先，要建立相應(yīng)的管理制度，安全管理檔案信息，并按照相關(guān)規(guī)定存檔。其次，在電子檔案管理中，要定期備份和檢測(cè)，從而避免數(shù)據(jù)丟失。最后，在使用電子檔案之前要對(duì)其嚴(yán)格的審核和檢查，從而避免出現(xiàn)安全問(wèn)題。同時(shí)，在辦公自動(dòng)化過(guò)程中使用的設(shè)備設(shè)施、軟件和文件等都要由專(zhuān)人保管，以免出現(xiàn)丟失的情況。要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，防止數(shù)據(jù)被泄露或者被竊取。電子檔案相比紙質(zhì)檔案往往需要借助電子設(shè)備方能實(shí)現(xiàn)信息共享，導(dǎo)致在信息讀寫(xiě)和信息更正等環(huán)節(jié)容易因管理不當(dāng)造成電子檔案信息丟失。因此，在備份時(shí)可以利用“云空間”服務(wù)功能存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，如果電子檔案數(shù)據(jù)元文件丟失，還可從“云空間”備份數(shù)據(jù)中獲取完備信息。此外，除了要從管理檔案及信息存儲(chǔ)安全性角度考慮外，在調(diào)取電子檔案信息時(shí)也要反復(fù)核實(shí)人員身份，審核其是否為辦公室業(yè)務(wù)人員，是否為其他部門(mén)滿(mǎn)足訪問(wèn)權(quán)限要求的工作人員，若身份屬實(shí)則準(zhǔn)許獲取檔案信息，若不符則認(rèn)定為非法侵入人員，而后利用圖像自動(dòng)化采集系統(tǒng)采集人員面貌信息，將其放在訪問(wèn)黑名單中，以便電子檔案保管專(zhuān)員隨時(shí)查驗(yàn)人員身份，必要時(shí)可跟蹤記錄，了解其調(diào)用電子檔案的目的，以便提前防范電子檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，還需盡量選擇安全系數(shù)較高的檔案管理軟件，應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)。常用的有“智信檔案管理軟件”和“超易檔案管理軟件”，前者在收錄公司資質(zhì)、合同以及業(yè)務(wù)報(bào)表等檔案資料時(shí)，能以多種格式自動(dòng)掃描快速整理檔案信息，還可以自行設(shè)置檔案名稱(chēng)，以便在檔案分組管理下提供個(gè)性化管理服務(wù)；后者具備檔案借閱、移交等14項(xiàng)屬性，使用該軟件時(shí)還可以隱藏設(shè)計(jì)加密檔案，以達(dá)到電子檔案安全防護(hù)效果。因此，高安全系數(shù)電子檔案管理軟件的選用，也是應(yīng)對(duì)電子檔案安全管理?xiàng)l件的重要措施。

3.加強(qiáng)法律法規(guī)的制定和完善

辦公室業(yè)務(wù)中的電子檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，不僅要適應(yīng)檔案管理的新要求，還要考慮事業(yè)單位的發(fā)展，使其能夠更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。因此，在電子檔案管理過(guò)程中要根據(jù)不同的情況采取不同的管理措施。在電子檔案管理初期，由于相關(guān)法律法規(guī)不健全，一些管理方法不規(guī)范，如對(duì)電子檔案的保存和使用缺少規(guī)范指導(dǎo)，給電子檔案管理帶來(lái)了許多問(wèn)題。因此，必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理方面法律法規(guī)的制定，使電子檔案管理有法可依、有章可循，使其健康有序地開(kāi)展。另外，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)和單位實(shí)際情況，制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和可操作性的電子檔案管理規(guī)定。

由于電子檔案管理的特殊性，加強(qiáng)檔案的法律法規(guī)制定，一是要加大立法力度，二是要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的法律規(guī)范。雖然已經(jīng)出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，但由于我國(guó)正處于電子檔案發(fā)展初期，與電子檔案的特殊性要求尚有一定差距。因此，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子檔案法律法規(guī)的制定和完善。特別是要整合和補(bǔ)充電子檔案管理中所涉及的法律法規(guī)，從制度層面建立規(guī)范、有效及可行的電子檔案法律體系。同時(shí)，還應(yīng)研究分析電子檔案管理中存在的問(wèn)題，并不斷探索新的解決途徑和方法，制定適合我國(guó)國(guó)情的法律法規(guī)。值得注意的是，制定電子檔案管理法律法規(guī)時(shí)，還需兼顧辦公室業(yè)務(wù)特點(diǎn)，頒布地方性電子檔案管理制度。例如，結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《中華人民共和國(guó)檔案法》及《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》等相關(guān)法規(guī)細(xì)則，對(duì)電子檔案管理活動(dòng)提出了明確規(guī)定。以電子檔案存儲(chǔ)為例，對(duì)“txt”“xml”文檔可采取直接存儲(chǔ)法，其余類(lèi)型文檔在無(wú)法轉(zhuǎn)換格式時(shí)以原格式予以存儲(chǔ)，圖像文件則以“tiff”“jpeg”格式存儲(chǔ)，并附以壓縮參數(shù)說(shuō)明。此外，掃描儀掃描后獲取的電子檔案圖像，要求光學(xué)分辨率高于2000dpi，照片掃描光學(xué)分辨率高于600dpi。并且，在該制度中還需提出“文件檔案管理專(zhuān)員”等管理者的職責(zé)范圍，即按照有關(guān)要求完成電子檔案收集、分類(lèi)、整理及立卷歸檔工作。完善電子檔案管理法律法規(guī)，即可打造良好的管理環(huán)境。

4.優(yōu)化電子檔案管理流程

在辦公室業(yè)務(wù)中，電子檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，需要管理人員具備豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，才能更好地開(kāi)展此項(xiàng)工作。因此，為了提高電子檔案管理水平，必須優(yōu)化電子檔案管理流程。首先，管理人員要制定科學(xué)、合理的電子檔案管理計(jì)劃，促進(jìn)工作高效開(kāi)展；其次，在制定電子檔案管理計(jì)劃時(shí)，要充分考慮辦公室業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保計(jì)劃符合實(shí)際情況。在實(shí)際操作過(guò)程中，還需要結(jié)合其他部門(mén)的需求和業(yè)務(wù)流程；最后，電子檔案管理人員要加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)之間的溝通交流，避免出現(xiàn)工作重復(fù)或延誤等問(wèn)題。關(guān)于電子檔案管理流程的合理優(yōu)化，除了要從整個(gè)工作框架上予以改進(jìn)外，還需對(duì)電子檔案管理事項(xiàng)予以細(xì)化處理，即嚴(yán)格按照明確電子檔案管理對(duì)象→整理電子檔案內(nèi)容→整合電子檔案管理方法的順序規(guī)范管理行為。所謂的內(nèi)容整理實(shí)則是關(guān)注電子檔案主題同內(nèi)容的相關(guān)性，保證編輯的電子檔案名稱(chēng)及歸類(lèi)主題合乎真實(shí)內(nèi)容，以免錯(cuò)誤歸類(lèi)，加大查閱難度。如上述提到的合同檔案和報(bào)表檔案，需將企業(yè)來(lái)往簽署合同及財(cái)務(wù)報(bào)表分別存儲(chǔ)于指定類(lèi)別。至于管理方法則可以先行確定是根據(jù)訪問(wèn)權(quán)限還是加密技術(shù)開(kāi)展安全管理，若以訪問(wèn)權(quán)限開(kāi)展有效管理，應(yīng)當(dāng)提前界定訪問(wèn)者名單，隨時(shí)就訪問(wèn)者在職情況更新訪問(wèn)權(quán)限細(xì)則。

要想高效開(kāi)展電子檔案管理工作，就必須優(yōu)化電子檔案管理流程，以此來(lái)減少工作的重復(fù)度，降低操作難度。在日常管理過(guò)程中，檔案管理人員要合理規(guī)劃電子檔案的收集、整理、保管和利用流程。其中，對(duì)電子檔案的收集和整理，需要將紙質(zhì)文件掃描或拍照后導(dǎo)入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。此外，對(duì)電子文件進(jìn)行保存時(shí)，必須將其加密處理，保證其安全性。在利用階段需要將電子文件復(fù)制到計(jì)算機(jī)中對(duì)其保存。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室業(yè)務(wù)中電子檔案管理雖然取得了一定的進(jìn)展和成效，但仍面臨著諸多挑戰(zhàn)和問(wèn)題。為了提高電子檔案管理工作質(zhì)效，需要從多個(gè)方面入手，加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和人才培養(yǎng)、完善電子檔案的安全管理措施、加強(qiáng)法律法規(guī)的制定和完善、優(yōu)化電子檔案管理流程等。只有這樣，才能更好地應(yīng)對(duì)電子檔案管理過(guò)程中的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，為辦公室業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展提供有力的支持和保障。

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作者單位：寶雞市廣場(chǎng)管理中心

作者簡(jiǎn)介：李瑞虹（1976—）女，漢族，陜西寶雞人，大專(zhuān)，助理檔案員，研究方向：檔案管理。