事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)與防范策略探析

摘 要：隨著事業(yè)單位檔案館數(shù)字化和信息技術(shù)應(yīng)用的飛速發(fā)展，為事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的拓展開(kāi)辟了新途徑。檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)也給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。為了有序開(kāi)展檔案管理工作，事業(yè)單位應(yīng)準(zhǔn)確分析檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，并采用專(zhuān)業(yè)的防范手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息；安全風(fēng)險(xiǎn)；防范策略

目前，事業(yè)單位檔案信息管理的情境、組織方式和手段都產(chǎn)生了顯著轉(zhuǎn)變。檔案信息是事業(yè)單位的寶貴資源，與其他形式的資源一樣，在促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)步和提供社會(huì)服務(wù)方面具有重要的作用。因此，針對(duì)事業(yè)單位檔案信息安全的深入探索和研究已成為檔案部門(mén)需要應(yīng)對(duì)的新課題。

一、事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范的意義

事業(yè)單位開(kāi)展檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作具有現(xiàn)實(shí)意義，可以從消除安全風(fēng)險(xiǎn)、制定基本防護(hù)手段、制訂管理計(jì)劃和培訓(xùn)專(zhuān)家技術(shù)等多方面保護(hù)檔案信息安全。事業(yè)單位的檔案信息時(shí)常會(huì)出現(xiàn)各種安全隱患，如果這些隱患未得到適當(dāng)處理，可能會(huì)導(dǎo)致不良后果，甚至數(shù)據(jù)丟失或機(jī)密信息被泄露，給國(guó)家、事業(yè)單位和個(gè)人帶來(lái)難以估量的損失。為了避免檔案的潛在危險(xiǎn)，工作人員應(yīng)開(kāi)展專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，通過(guò)一定水平的檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定檔案中可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員能夠針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)制定安全策略，確保檔案的安全性。以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用和推廣。一些事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方法，如紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)不再適合現(xiàn)代社會(huì)的需求，被計(jì)算機(jī)和以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息系統(tǒng)逐漸取代。現(xiàn)代的眾多電子商務(wù)、OA辦公智能技術(shù)以及電子材料的在線分發(fā)和審批系統(tǒng)，已經(jīng)給檔案管理的工作環(huán)境和現(xiàn)狀帶來(lái)了翻天覆地的變化。因此，檔案信息管理已經(jīng)上升為各個(gè)部門(mén)的核心任務(wù)。另外，隨著事業(yè)單位檔案管理工作逐漸復(fù)雜，動(dòng)態(tài)的管理和監(jiān)控顯得格外關(guān)鍵。在單位，檔案資料擁有記錄部門(mén)發(fā)展歷史、組織調(diào)整、人員任命和重要?dú)v史實(shí)踐活動(dòng)等多種功能，為單位的成長(zhǎng)與進(jìn)步提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并為員工的選拔和聘用提供參考。

二、事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理的流程

1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

首先，要落實(shí)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作，了解風(fēng)險(xiǎn)的級(jí)別。其次，根據(jù)具體的風(fēng)險(xiǎn)制定具有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。根據(jù)事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型，主要分為以下幾種：

（1）所謂“未發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)隱患”意味著在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別中沒(méi)有識(shí)別出可能對(duì)檔案造成威脅的問(wèn)題，但這并不表示完全沒(méi)有任何未被察覺(jué)的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（2）所謂“危險(xiǎn)性型安全風(fēng)險(xiǎn)隱患”是指具有普遍的安全隱患，可能引起檔案館或存儲(chǔ)庫(kù)的受損、檔案設(shè)備設(shè)施運(yùn)行不正常、檔案或數(shù)據(jù)的無(wú)序管理或是非機(jī)密檔案信息被泄露、檔案開(kāi)放使用可能對(duì)社會(huì)造成不好的影響以及人員遭受?chē)?yán)重威脅等后果。

（3）所謂的“高危型安全風(fēng)險(xiǎn)隱患”是指涉及嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，這些隱患可能引起安全事故、檔案損壞、檔案設(shè)備重大損害、檔案系統(tǒng)崩潰、檔案實(shí)體或數(shù)據(jù)的損壞、檔案信息被泄露以及檔案開(kāi)放利用造成的重大負(fù)面的社會(huì)影響等。

2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估旨在讓預(yù)防措施更為科學(xué)、合理，需要對(duì)電子檔案的深入分析來(lái)了解導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的各種因素及其影響。實(shí)行的基本評(píng)估包括分析危險(xiǎn)發(fā)生的可能性、危險(xiǎn)引發(fā)的影響程度、風(fēng)險(xiǎn)成本的詳細(xì)分析以及可以應(yīng)用哪些有效的預(yù)防和控制手段等。另外，在事業(yè)單位，管理者需要加深對(duì)信息安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，并積極主動(dòng)地策劃系列針對(duì)多樣風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防方案。事業(yè)單位在風(fēng)險(xiǎn)管理中的明顯弱點(diǎn)是很多管理者誤以為電子檔案管理是無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的，并沒(méi)有給檔案資料的安全管理制定具體措施，給電子檔案工作增加了諸多不便。檔案管理人員在管理過(guò)程中需要確保所有工作環(huán)節(jié)都科學(xué)、合理，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)非常重要。在檔案評(píng)估過(guò)程中，為確保檔案信息的完整性和安全性，管理人員需要提高警惕，能夠及時(shí)識(shí)別并控制潛在的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息安全。同時(shí)，還要對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)立即采用有效措施，以減少風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的損害。

3.風(fēng)險(xiǎn)控制

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)控制，就要加大控制力度。執(zhí)行加密操作，確保信息的機(jī)密性。還要依據(jù)規(guī)定記錄檔案室進(jìn)出的具體情況，創(chuàng)建一個(gè)詳盡的應(yīng)用記錄。為了最大限度地規(guī)避信息安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，應(yīng)當(dāng)備份檔案并存儲(chǔ)在不同的位置。當(dāng)緊急處理事業(yè)單位檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需要及時(shí)實(shí)施各種防護(hù)措施，并詳細(xì)記錄修復(fù)的整個(gè)過(guò)程。還應(yīng)積極探索可能出現(xiàn)的急救和恢復(fù)場(chǎng)景，通過(guò)這種手段來(lái)避免事業(yè)單位檔案信息因意外被再次損壞。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要發(fā)揮各項(xiàng)職能優(yōu)勢(shì)，具備正確的工作態(tài)度，采取現(xiàn)代化手段來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案安全的管理和監(jiān)管，定時(shí)檢查安全措施，并定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)評(píng)估，確保即使存在安全隱患，也能第一時(shí)間識(shí)別，從而采取合適的解決方案。

4.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

落實(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，無(wú)論是在文件的儲(chǔ)存和查閱，還是電子轉(zhuǎn)換和粘貼，都應(yīng)該安裝視頻監(jiān)控，展開(kāi)實(shí)時(shí)追蹤與監(jiān)控，并設(shè)置門(mén)禁和侵入警告系統(tǒng)。檔案管理人員在進(jìn)出檔案庫(kù)時(shí)，要采用門(mén)禁刷卡、面部識(shí)別或指紋識(shí)別技術(shù)。檔案館周?chē)约爸饕膮^(qū)域都要加裝紅外線防竊設(shè)備，確保檔案庫(kù)各個(gè)部分的溫度和濕度適宜，防止檔案被污染或產(chǎn)生發(fā)霉問(wèn)題，最大限度地減少因溫、濕度不穩(wěn)定可能給檔案帶來(lái)的隱患。

三、事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范策略

1.建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理制度

加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)，是檔案管理工作的核心和保障措施。在致力于強(qiáng)化檔案資源體系建設(shè)過(guò)程中，必須高度重視檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理。推進(jìn)融合地方特色的檔案資源管理體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案的存儲(chǔ)與收納工作，整合以及創(chuàng)新各種類(lèi)型的檔案資源，如重大事件及重大活動(dòng)的相關(guān)信息等，旨在豐富并優(yōu)化檔案管理的方法和結(jié)構(gòu)。此外，還應(yīng)開(kāi)展與文獻(xiàn)收藏相關(guān)的比賽活動(dòng)，推廣和學(xué)習(xí)檔案文化，從而揭示歷史、文化和思想含義，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息管理的現(xiàn)代化升級(jí)。

作為一名合格的事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)和政策為依據(jù)開(kāi)展檔案管理工作，要有嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，遵守紀(jì)律，講究道德，還要熱愛(ài)檔案管理工作，有良好的事業(yè)心和上進(jìn)心，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對(duì)上級(jí)檔案管理部門(mén)的各種政策和規(guī)定熟讀于心，能夠熟練、高效地完成各項(xiàng)工作。還要在源頭上把關(guān)，在事業(yè)單位招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案管理人員的各個(gè)方面，如專(zhuān)業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)以及責(zé)任感等，進(jìn)一步提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。各事業(yè)單位的檔案部門(mén)都應(yīng)秉持以用戶(hù)為中心的服務(wù)原則，持續(xù)踐行人民至上的服務(wù)思想。為了提升事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，關(guān)鍵是增強(qiáng)其客戶(hù)服務(wù)意識(shí)，可以利用多元化的管理戰(zhàn)略和手段，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式開(kāi)展持續(xù)創(chuàng)新和改進(jìn)，以便進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的效率。在專(zhuān)注拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，注重檔案管理的監(jiān)測(cè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，事業(yè)單位還要主動(dòng)開(kāi)展與檔案行業(yè)有關(guān)的各種活動(dòng)或者競(jìng)賽，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，在活動(dòng)中學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自身不足，提升自身的綜合素質(zhì)。

落實(shí)持續(xù)強(qiáng)化與檔案安全有關(guān)的法律規(guī)定和體系。《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)在檔案管理方面被公認(rèn)為最有權(quán)威的文獻(xiàn)，它為檔案的整體管理設(shè)置了明確的規(guī)范和準(zhǔn)則。盡管在檔案安全的條款上關(guān)于其規(guī)定相對(duì)不足，只是簡(jiǎn)單地規(guī)定了檔案保管單位需要采取相應(yīng)措施以確保檔案的安全性，這樣的規(guī)定很難滿足現(xiàn)實(shí)工作中的要求。因此，及時(shí)修訂并補(bǔ)充關(guān)于檔案安全的相關(guān)條款和法規(guī)尤為緊迫。努力完善檔案安全的管理規(guī)定和結(jié)構(gòu)，第一項(xiàng)工作就是構(gòu)建并進(jìn)一步優(yōu)化檔案的安全管理機(jī)制。要想做好檔案工作，就要制定一整套科學(xué)性強(qiáng)和完備的檔案安全管理體制。進(jìn)一步來(lái)說(shuō)，需要加強(qiáng)檔案安全體系的實(shí)際執(zhí)行力度。制定的每一項(xiàng)規(guī)章制度必須執(zhí)行，并確保充分的審查，確保每一責(zé)任明確到個(gè)人。同時(shí)也要強(qiáng)化檔案資料的保密與安全機(jī)制的建設(shè)。面對(duì)當(dāng)下科技迅速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)環(huán)境，檔案信息安全問(wèn)題日益凸顯。因此，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)需要高度重視檔案信息安全的管理。鑒于電子文件具有易被修改和盜竊的特點(diǎn)，檔案管理部門(mén)有必要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客的安全防護(hù)措施，持續(xù)研發(fā)和應(yīng)用創(chuàng)新技術(shù)，設(shè)立有力的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，以防止檔案信息系統(tǒng)遇到攻擊。同時(shí)，也需確保電子文件的真實(shí)性、保密性和完整性得到妥善的維護(hù)。

2.提高技術(shù)防護(hù)能力

（1）防火墻技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建一層穩(wěn)固的保護(hù)屏障，確保檔案系統(tǒng)能夠安全、高效地工作。在實(shí)際應(yīng)用中，安裝防火墻，開(kāi)展廣泛的檔案管理檢測(cè)和監(jiān)控，隔離和消除惡意病毒對(duì)服務(wù)器的攻擊，發(fā)揮防火墻的優(yōu)勢(shì)，建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保各種檔案信息能夠高效地實(shí)行傳輸，確保事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（2）殺毒軟件。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)中的病毒應(yīng)及時(shí)清除，借助殺毒軟件成為安全風(fēng)險(xiǎn)防控的主要手段之一。目前，市場(chǎng)上有許多種殺毒軟件，病毒偵測(cè)與清除是各種殺毒軟件的主要功能之一，因而殺毒軟件在維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行上具有重要的作用。由于病毒持續(xù)升級(jí)，有潛在入侵風(fēng)險(xiǎn)，系統(tǒng)用戶(hù)需要盡快更新操作系統(tǒng)，使用殺毒軟件來(lái)修補(bǔ)并清除系統(tǒng)內(nèi)的漏洞與病毒，積極安裝合法的殺毒軟件，加大管理力度。當(dāng)操作計(jì)算機(jī)時(shí)，需要對(duì)系統(tǒng)的安全漏洞保持實(shí)時(shí)警覺(jué)，并進(jìn)行相應(yīng)的修復(fù)，操作人員應(yīng)培養(yǎng)良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，如通過(guò)正規(guī)渠道下載數(shù)據(jù)。對(duì)于預(yù)防郵件攻擊來(lái)說(shuō)，需要專(zhuān)門(mén)的人員鑒別郵件的真實(shí)性，并謹(jǐn)慎處理郵件內(nèi)容，以減少病毒的侵入風(fēng)險(xiǎn)。

（3）加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密具有將數(shù)據(jù)或明文信息變?yōu)槊艽a數(shù)據(jù)的作用，需要相應(yīng)的密碼和口令才能成功將其恢復(fù)，即數(shù)據(jù)加密和解密。這種模式確保了數(shù)據(jù)的完好保存和保密功能。當(dāng)前在檔案管理信息化系統(tǒng)中潛藏著眾多風(fēng)險(xiǎn)，為確保系統(tǒng)的安全，實(shí)施加密手段是必要的。加密手段是安全開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作的必要措施，因此，在執(zhí)行文件加密過(guò)程中，要合理設(shè)置密碼，確保關(guān)鍵的文件資料不會(huì)被外泄。加密技術(shù)在人們的日常生活中得到廣泛應(yīng)用，將其應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理帶來(lái)更多的安全保障。

（4）遠(yuǎn)程信息服務(wù)。在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，可以考慮將多個(gè)子部門(mén)融為一體。例如，事業(yè)單位的管理體制遵循自上而下的邏輯，各下屬單位的檔案資料之間應(yīng)時(shí)刻保持互通。如何提供遠(yuǎn)程檔案支持成為至關(guān)重要的問(wèn)題，也為安全管理提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。在需要遠(yuǎn)程信息服務(wù)時(shí)，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建來(lái)達(dá)到數(shù)據(jù)共享，并能夠確保信息傳輸?shù)陌踩?。此外，為了?shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，事業(yè)單位還可以利用局部網(wǎng)絡(luò)，采用硬件配置，確保虛擬設(shè)備的正常運(yùn)行，并確保數(shù)據(jù)加密的安全管理。在事業(yè)單位合理采用遠(yuǎn)程管理網(wǎng)絡(luò)手段可以更加有效地強(qiáng)化檔案管理的實(shí)踐性。在技術(shù)實(shí)施過(guò)程中，可以使事業(yè)單位采用多種分支形式協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵文件的網(wǎng)絡(luò)傳輸。在實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景中，可以考慮將事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)作為中心，特別是優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)防火墻設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)出口網(wǎng)關(guān)的管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)客戶(hù)端的管理，這種方式可以更有效地達(dá)到數(shù)據(jù)資源的共享，并避免由于地區(qū)差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)通信障礙等問(wèn)題。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位檔案信息安全管理工作的開(kāi)展不僅需要采用現(xiàn)代技術(shù)和制定科學(xué)、合理的制度作為支持，還需要事業(yè)單位檔案管理人員具備良好的專(zhuān)業(yè)技能，增強(qiáng)檔案信息安全管理意識(shí)。事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)雖然不能避免，但是卻能夠采取相應(yīng)的手段處理。事業(yè)單位檔案信息管理工作是較為復(fù)雜和系統(tǒng)的，也具有一定的政治性，種種特征的存在都對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員提出了新的要求，不僅要具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，全面了解檔案信息安全管理的性質(zhì)和內(nèi)容，還要具備良好的政治素養(yǎng)。事業(yè)單位是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)進(jìn)步的主要機(jī)構(gòu)之一，檔案管理人員是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的主要群體，作為檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員，有必要深入領(lǐng)會(huì)黨的核心思想并努力將“兩學(xué)一做”常態(tài)化和制度化，加強(qiáng)黨的思想政治建設(shè)，確保事業(yè)單位檔案信息安全管理工作順利開(kāi)展，努力提升事業(yè)單位在檔案信息安全方面的防范和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展依賴(lài)于一套深入且周全的檔案安全保障體系。如果缺乏制度約束和保障體系，將無(wú)法確保檔案信息的安全。擁有嚴(yán)格的檔案安全保護(hù)機(jī)制可以顯著提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率。針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理的具體情況，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，保障檔案信息安全，從而推動(dòng)檔案信息管理安全有序開(kāi)展，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者單位：棗莊市疾病預(yù)防控制中心

作者簡(jiǎn)介：王芳（1970—），女，漢族，浙江諸暨人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。