關于數(shù)字化檔案管理模式的研究分析

摘 要：為發(fā)揮檔案管理公眾服務優(yōu)勢，滿足數(shù)字化檔案變遷需要，文章將基于問題導向法，以數(shù)字化檔案管理工作實現(xiàn)為切入點，聚焦管理模式推進環(huán)節(jié)常見的共性問題，如重視性認知不足、制度體系健全度差、專業(yè)人才缺失、數(shù)據(jù)處理水平低等，提出有針對性的檔案管理模式優(yōu)化路徑，旨在借助閉環(huán)式管理策略，通過管理理念升級、管理機制創(chuàng)新、管理方式健全與管理保障優(yōu)化提高數(shù)字化檔案管理效率，以供借鑒。

關鍵詞：數(shù)字化檔案；檔案管理；管理模式

檔案信息資源可以為決策人員提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。在信息技術飛速發(fā)展的背景下，隨著人們對檔案利用意識的提高，數(shù)字化檔案管理轉型已成為必然。但在實踐期間，受主觀因素的影響，數(shù)字化檔案管理迎來諸多困難，對于數(shù)字化檔案資源潛在價值挖掘十分不利，為解決上述問題，順利開展檔案管理工作，研究本課題尤為重要。

一、常見的數(shù)字化檔案管理模式

為更好地達到標準化管理目標，在針對數(shù)字化檔案這一主體實現(xiàn)管理期間，人們常會借助系列性管理行為，健全管理部署。目前，較為常見的管理模式主要有下述4種。

1.外包化管理模式

外包，顧名思義就是將特定的管理責任交接給第三方執(zhí)行，基于數(shù)字化檔案而言，本管理模式運行原理主要是指委托方嚴格依據(jù)檔案工作開展實況，順利對外包出去的數(shù)字化檔案資源實現(xiàn)業(yè)務評估之后，便可將其交給具有成熟管理經(jīng)驗的托管方。此時，托管方可以借助成熟的數(shù)字化管理經(jīng)驗以及管理系統(tǒng)，對接委托方數(shù)字化檔案資源業(yè)務開展的現(xiàn)實需求為目標，實現(xiàn)定制式管理。在外包化管理模式下，第三方機構（托管方）會直接對數(shù)字化檔案使用效果造成決定性影響。如若托管方選擇不明智，勢必會起反作用，使得檔案資源價值挖掘嚴重受限。

2.集成化管理模式

此模式重點強調集成化升級，以閉環(huán)式管理流程，從根本上提升數(shù)字化檔案資源的管理成效。在具體實踐期間，此模式主要是以智慧化檔案管理平臺為基石，采用信息技術手段，實現(xiàn)檔案資源信息整合，優(yōu)化數(shù)字化檔案全生命周期管理的效能。

3.網(wǎng)格化管理模式

為更有效地做到全面覆蓋，不存在任何留白問題，網(wǎng)格化管理模式在數(shù)字化檔案資源管理實踐中“出場率”也較高。此模式的功能主要是借助建立由上至下的一體化管理系統(tǒng)而實現(xiàn)，管理期間，會嚴格遵守總部與分支機構的隸屬關系，實現(xiàn)對應式管理，在這種統(tǒng)一管理模式的合理介入下，各獨立部門所存在的檔案工作狀況能夠被順利凸顯，針對性解決管理問題成為可能。但在此模式運行期間也存在一定弊端，受獨立分支機構自主性強的影響，極易因統(tǒng)一總體規(guī)劃缺失制約，而出現(xiàn)不可控的檔案信息資源難以共享局面。

4.互聯(lián)網(wǎng)化管理模式

作為迎合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢而衍生出來的全新型管理模式，此模式主要是指，積極在檔案管理實踐之中融入先進的互聯(lián)網(wǎng)思維，將所有符合規(guī)范制作標準的檔案資源導入對應的數(shù)據(jù)庫，并形成與內容相匹配的鏈接，確保人們想查詢相關資源時，能夠順利定位其所在區(qū)域。同時，此模式還充分挖掘集成化通信網(wǎng)絡系統(tǒng)優(yōu)勢，積極推進網(wǎng)絡及實體設備連接，在數(shù)字化檔案資源價值的多維度傳播實現(xiàn)方面有積極作用。但由于發(fā)展較晚，目前可以參考的成熟管理標準依舊較為欠缺，想要最大程地度激發(fā)其可利用價值，依舊有較長的路要走。

二、管理模式推進的共性問題

經(jīng)總結分析，管理模式在具體推進期間，極易受重要性認知、輔助型制度、專業(yè)人才以及數(shù)據(jù)處理水準等多重主客觀因素的影響，導致出現(xiàn)一些管理問題，甚至無法充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。

1.重要性認知不足

作為數(shù)字化檔案資源管理的重要實現(xiàn)路徑，在推進信息化檔案管理工作期間，要正確認識信息技術的價值。然而，就當前檔案管理實踐工作來看，人們對數(shù)字化信息管理實踐的優(yōu)勢存在一定的忽視，容易受傳統(tǒng)意識以及慣性管理思維影響，使得檔案管理工作創(chuàng)新受阻，檔案資源質量以及互通共享流暢度不佳。同時，還會因為對檔案管理工作重要性認知不足，沒有將檔案管理工作列入年度工作計劃，在沒有完善的配套經(jīng)費和人員保障下，檔案管理工作最終所呈現(xiàn)的管理成效勢必會大打折扣，甚至會離預期目標存在較為明顯的差距。

2.制度建設不完善

為切實保障操作流程的規(guī)范性，在推進數(shù)字化檔案管理實踐期間，需輔助設計配套的管理制度。然而，就現(xiàn)今的發(fā)展實況來看，受標準規(guī)定不清晰、不統(tǒng)一的影響，數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展進程離理想預期存在較為明顯的差距，想要更好地突破桎梏，應加強對檔案管理機制創(chuàng)新的重視。

3.專業(yè)人才缺失

大數(shù)據(jù)分析存儲及深度挖掘技術的出現(xiàn)，給檔案信息儲存工作帶來了全新的轉機，為更好地迎合信息化時代發(fā)展潮流，快速對虛擬的數(shù)字化檔案內容實現(xiàn)管理，就需要專業(yè)人才力量的支持，有效配置專業(yè)素質高的復合型人才，為更好地發(fā)揮管理模式價值提供助力。然而，就現(xiàn)階段的檔案管理從業(yè)者而言，其業(yè)務能力十分有限，對先進網(wǎng)絡技術操作要點掌握明顯不足，在具體操作電子設備時，極易受冗雜的內容信息以及數(shù)字化資源影響，忽視隱蔽性數(shù)據(jù)，無法全方位激發(fā)相關數(shù)據(jù)的可使用潛力。

4.數(shù)據(jù)處理水平低

受傳統(tǒng)工作理念限制，在實踐期間，檔案管理人員會過多沿用以前的管理經(jīng)驗開展數(shù)據(jù)管理設計，現(xiàn)代化工具使用率相對較低，無法針對數(shù)字化檔案信息特性快速且全面地實現(xiàn)細致分類。同時，在傳統(tǒng)處理手段下，數(shù)字化檔案庫內的各類數(shù)據(jù)集也無法得到全新升級，只能維持初始狀態(tài)，與當前行業(yè)質量挖掘要求相背離，使得后續(xù)各項數(shù)字化檔案資源價值的挖掘時常受阻。

三、基于目標導向視角下的數(shù)字化檔案管理模式優(yōu)化路徑

在社會飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作的復雜性愈發(fā)顯著，需要管理的內容也在日益增多。采用傳統(tǒng)的檔案管理模式容易降低工作效率。如何最大程度地挖掘數(shù)字化檔案的價值，已經(jīng)成為當前行業(yè)重點關注的課題，為進一步提升數(shù)字化檔案的管理深度，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源定向管理收集，有效提高數(shù)字化檔案資源管理的效率，優(yōu)化服務品質。

下面將從管理理念、管理機制、管理方式和管理保障等四個層面出發(fā)，詳細就管理模式優(yōu)化實踐路徑這一課題展開探究，以期為更有效地激發(fā)信息技術價值，提高數(shù)字化檔案管理效率與管理品質提供成熟的實踐路徑指導，真正達到合理完善數(shù)字化檔案內容管控目標。

1.升級管理理念

思想會對行動落實起一定支配作用，作為檔案管理工作實踐的重要推動者，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)對管理質量有著決定性影響。為更合理地促進管理理念的升級，在具體實踐期間，要積極從以下幾個方面入手，完善整體的實踐部署。

第一，積極推進檔案管理隊伍，實現(xiàn)全新重構升級，以優(yōu)化提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)為前提，盡可能地引入全新信息管理設備設施，以此為檔案管理工作效率的提高助力。

第二，考慮到信息技術人才數(shù)量較為緊缺，無法全方位地滿足行業(yè)人才需求，檔案管理部門要充分發(fā)揮主觀能動性，積極與高校合作，在學校內部挖掘一些有專業(yè)統(tǒng)計學素養(yǎng)的人才，保障數(shù)字化檔案管理工作能夠擁有源源不斷的人才支撐。

第三，要加強對在職人員培訓的重視，鼓勵其積極參加培訓，熟練掌握最前沿的數(shù)據(jù)統(tǒng)計學知識。若部門經(jīng)費充裕，還要為檔案管理人員提供深層次的學習機會，如出國進修學習等，確保其能夠提升管理技能，最大限度地挖掘數(shù)字化檔案資源的潛在價值。

第四，積極宣傳檔案數(shù)字化管理工作，設置員工獎勵機制，通過精神獎勵、薪資獎勵等多元化方式，從根本上激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，使其能夠更加自覺地擔負起數(shù)字化檔案資源管理的重任，完成高質量挖掘檔案內容潛在價值的目標。

2.創(chuàng)新管理機制

一方面，要積極將關注重點放在管理架構重設上，順利厘清檔案管理流程及管理內容，建立健全數(shù)字化管理體系，從而推動整體的檔案管理工作走向智慧化進程。在此期間，為保障各個管理階段都能夠做到責任明確，還需要將關注重點放在明確責任劃分上，確定數(shù)字化建設總負責人，待領頭人明確后，便可全方面收集信息化管理實況等綜合數(shù)據(jù)，以此確保后續(xù)的檔案管理工作能夠更為順暢地開展。

另一方面，要結合集約化管理需要，建立一套較為完善的標準規(guī)范，從數(shù)字檔案資源全生命周期出發(fā)，具體問題具體分析，因地制宜地搭建覆蓋方方面面的數(shù)字化數(shù)據(jù)管理規(guī)范體系，有效形成檔案服務新形態(tài)。

3.健全管理方式

為了助推管理方式更為健全，保證數(shù)字化檔案資源能夠得到充分開發(fā)，在具體落實管理方式優(yōu)化期間，需要充分堅守全方位統(tǒng)籌原則，以技術適用性價值最大挖掘為目標，以管理需求引領為導向，實現(xiàn)頂層設計。

首先，充分利用技術，形成閉環(huán)式檔案資源庫存管理架構（如圖1所示），從根本上提升檔案的安全性。

其次，完善電子檔案管理升級。在具體實踐期間，為進一步強化用戶檔案借閱的體驗感，客觀上減少用戶在檔案室查詢電子檔案的時間等成本，應積極對電子檔案獲取流程展開優(yōu)化設計，如圖2所示。

最后，為有效打破管理壁壘，應積極將關注重點放在功能設計上，憑借檢索功能和借閱實況分析功能的順利實現(xiàn)，提升檔案管理質量。

（1）檢索功能

為更有效地提高檔案檢索效率，應預先對數(shù)字化檔案資料開展分門別類的處置，為其賦予關鍵主題標簽，保障在后續(xù)管理查詢階段僅通過關鍵字段輸入等手段，便可以快速定位數(shù)字化檔案的所在之處。此外，為保障檢索功能設計更為合理，建議聘請專業(yè)人士開展技術指導，有效保障不會因近義詞關聯(lián)等因素的影響而導致整體檢索時效受到制約。

（2）借閱實況分析功能

針對此功能而言，為了能夠順利掌握數(shù)字化檔案資源的流通實況，應著重建立健全檔案實時監(jiān)控系統(tǒng)，通過明確檔案借閱人與借閱部門，保障不會出現(xiàn)信息不對等問題。

4.優(yōu)化管理保障措施

（1）外部支持保障

想要順利開展數(shù)字化檔案管理工作，除了要完善內部設計，還要加強對外界支持的重視，積極為其提供充足的資金，保障在實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)升級期間，能夠擁有充足的資金購買軟件，最大限度地實現(xiàn)檔案資源的服務價值。此時，需要額外注意，為更好地實現(xiàn)資金利用，相關單位還要充分發(fā)揮主觀能動性，切實完善資金預算，通過投入及產(chǎn)出關系的有機平衡，確保數(shù)字化管理持續(xù)升級目標能夠高質量達成。

（2）安全保障

為嚴防在管理實踐期間出現(xiàn)不可控的檔案信息被泄露等問題，在推進數(shù)字化檔案資源管理過程中，還要加強對信息化檔案資源安全性保障的重視，建立健全安全保障體系，從源頭上“消殺”潛在的風險因素。首先，考慮到數(shù)字化檔案資源體量較為龐大，在內容采集方面極易因人為操作不當而出現(xiàn)信息資源損耗或泄露信息等問題。因此，應加強防火墻系統(tǒng)。對高價值的數(shù)字化檔案加密處理，確保信息內容更為安全。同時，如果整體的檔案信息數(shù)量過于龐大，必須借助外包管理手段，與第三方外包委托單位簽訂保密合同，確保第三方單位不會對檔案信息化內容的安全性造成威脅；其次，要積極采取新舊融合的管理手段，多元管理方式并行，確保不會削弱用戶的查詢體驗感；最后，需要建立健全數(shù)字庫備份系統(tǒng)，嚴格基于管理實踐需要，組織專人對數(shù)字化檔案信息備份儲存，確保檔案信息更為安全。

四、結論

綜上所述，受計算機技術飛速發(fā)展的影響，數(shù)字化檔案應運而生，其憑借互聯(lián)網(wǎng)平臺快速實現(xiàn)檔案信息的收集和整理，為決策制定提供數(shù)據(jù)參考。但是，發(fā)展之路并非一帆風順，在數(shù)字化檔案管理實踐期間，依舊存在較為顯著的資源整合困難等問題。本文基于問題導向視角，提出針對性的管理模式改進策略，憑借細節(jié)性創(chuàng)新手段，助力一體式管理工作順利實現(xiàn)，在助推檔案管理工作順利開展方面有現(xiàn)實意義，值得借鑒。

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作者單位：寶雞市婦幼保健院

作者簡介：李妍月秀（1989—），女，漢族，四川成都人，本科，中級職稱（館員），研究方向：檔案管理。