檔案管理與醫(yī)院信息化建設(shè)的協(xié)同發(fā)展策略研究

摘 要：醫(yī)院檔案無疑是醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營與發(fā)展的寶貴財富，詳盡記錄了醫(yī)院的歷史、科研創(chuàng)新的輝煌成果、人事變動的細(xì)枝末節(jié)、財務(wù)流動的點(diǎn)點(diǎn)滴滴以及醫(yī)患關(guān)系中的溫情與沖突。在醫(yī)療事業(yè)持續(xù)繁榮的今天，醫(yī)院檔案所承載的信息量日益龐大，每一天都在不斷累積著大量的數(shù)據(jù)。檔案管理與醫(yī)院信息化建設(shè)的協(xié)同發(fā)展，能夠提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的決策支持和醫(yī)療服務(wù)提供有力的信息保障。文章深入分析了檔案管理與醫(yī)院信息化建設(shè)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)和發(fā)展趨勢，提出有效的協(xié)同發(fā)展策略和建議，為醫(yī)院的信息化建設(shè)和管理提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；協(xié)同發(fā)展

醫(yī)院檔案作為承載著醫(yī)院悠久歷史、豐富經(jīng)驗和嚴(yán)謹(jǐn)服務(wù)態(tài)度的寶貴資料，對于醫(yī)院的發(fā)展和患者的健康福祉有著一定的價值。檔案中詳細(xì)記錄了醫(yī)院的運(yùn)營狀況、治療成果、患者信息以及醫(yī)學(xué)研究成果等關(guān)鍵信息，檔案管理質(zhì)量的好壞直接反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量，影響患者的滿意度和信任度。傳統(tǒng)的檔案管理方式多以紙質(zhì)檔案為主，管理手段單一且效率低下。在醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大下，服務(wù)內(nèi)容日益豐富，檔案數(shù)量呈爆炸式增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。對此，檔案信息化建設(shè)成為醫(yī)院檔案管理的必由之路。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能等先進(jìn)技術(shù)給檔案管理帶來了前所未有的機(jī)遇。

一、檔案管理與醫(yī)院信息化建設(shè)協(xié)同發(fā)展的意義

1.提高醫(yī)院檔案管理的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式多依賴于紙質(zhì)文檔和手工操作，效率相對低下，容易出錯。信息技術(shù)的引入，醫(yī)院建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和共享。醫(yī)務(wù)人員和管理人員能夠便捷地訪問和利用檔案信息，提高了工作效率?；陔娮訖n案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，實現(xiàn)了自動化的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，確保檔案信息的完整性和安全性。

2.優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)流程

基于醫(yī)院信息化建設(shè)，完善了醫(yī)療服務(wù)的數(shù)字化預(yù)約、掛號、就診和結(jié)算等流程，提升了醫(yī)療服務(wù)的便捷性和高效性。檔案管理作為醫(yī)療服務(wù)的重要組成部分，提高其信息化水平能夠促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)流程的優(yōu)化。例如，醫(yī)務(wù)人員能夠通過電子病歷系統(tǒng)快速了解病人的既往病史和治療情況，為制定更加精準(zhǔn)的診療方案提供了依據(jù)。此外，電子檔案管理的實施，能夠通過網(wǎng)絡(luò)實時更新和共享醫(yī)療信息，減少醫(yī)療差錯，提升醫(yī)療質(zhì)量。

3.保障醫(yī)療安全

醫(yī)療檔案中包含大量的個人隱私和敏感信息，醫(yī)院可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)采取相應(yīng)的安全措施，具體包括數(shù)據(jù)加密與設(shè)置訪問限制等，防止檔案信息被非法獲取或篡改。通過電子檔案系統(tǒng)，可以對網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)展開相應(yīng)備份，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。

4.提高醫(yī)院管理水平

醫(yī)院信息化建設(shè)不斷深入，轉(zhuǎn)變了醫(yī)院的管理理念和方式。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，其信息化水平的提高能夠推動醫(yī)院管理向更加科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化的方向發(fā)展。利用電子檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院能夠全面了解和管理醫(yī)療資源和業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和流程的持續(xù)優(yōu)化，為醫(yī)院的決策提供有力支持，幫助醫(yī)院制定更加合理的發(fā)展戰(zhàn)略和管理政策。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問題與挑戰(zhàn)

1.檔案管理體系有待完善

首先，個別醫(yī)院的工作人員對檔案管理的重視程度不夠。一些工作人員認(rèn)為只要簡單地將檔案保存好，不丟失、不損壞就足夠了，忽視了檔案管理的深層次價值，如信息資源的開發(fā)利用和高效服務(wù)。部分人員對利用計算機(jī)技術(shù)實行檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)缺乏主動性和積極性，限制了檔案管理水平的提高；其次，管理制度不完善。許多醫(yī)院在檔案管理方面直接套用國家或當(dāng)?shù)厣霞壊块T頒布的制度文件，沒有結(jié)合本醫(yī)院的實際情況針對性地完善和調(diào)整。“一刀切”的管理制度缺乏實用性和可操作性，指導(dǎo)檔案管理工作實踐不足。同時，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同部門之間的檔案管理工作存在差異和矛盾，影響了檔案管理的整體效果；最后，部分醫(yī)院的檔案管理人員對于現(xiàn)代檔案管理技術(shù)、方法和手段不夠了解，無法有效地利用信息技術(shù)手段提高檔案管理的效率和質(zhì)量。缺乏創(chuàng)新意識和主動學(xué)習(xí)的精神，難以適應(yīng)檔案管理工作的新發(fā)展和新要求。在信息化建設(shè)方面，部分醫(yī)院缺乏長期規(guī)劃，導(dǎo)致信息化建設(shè)停留在表面或“紙上談兵”狀態(tài)。醫(yī)院對信息化建設(shè)工作的政策支持和資金投入力度不足，使得系統(tǒng)平臺軟硬件設(shè)備設(shè)施相對薄弱，無法滿足檔案管理工作的實際需求。此外，缺乏有效的更新和維護(hù)機(jī)制，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)無法與時俱進(jìn)。

2.部門之間檔案管理合作不足

在檔案信息化管理與醫(yī)院信息化建設(shè)協(xié)同發(fā)展的過程中，共建共享力度薄弱的問題尤為突出。首先，電子政務(wù)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺的上下聯(lián)動開發(fā)力度明顯不足。盡管系統(tǒng)平臺已經(jīng)建立，但由于底層設(shè)計構(gòu)架的不匹配和數(shù)據(jù)不兼容問題，導(dǎo)致平臺難以與辦公自動化和“互聯(lián)網(wǎng)+”等先進(jìn)理念相融合。不兼容和不匹配的情況，制約了檔案信息化管理的推進(jìn)和應(yīng)用，在檔案管理工作中無法充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，未能有效提高工作效率和質(zhì)量；其次，在實際操作中，雖然表面上實現(xiàn)電子檔案管理，但實際上仍大量采用人工采集電子檔案的方式充實醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫。由于數(shù)據(jù)采集的自動化程度不高，檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性受到影響；最后，在審批流程與部門溝通方式上，不同部門之間的協(xié)同性明顯不足。由于審批流程較為復(fù)雜，信息流轉(zhuǎn)速度較慢，審批時間較長，影響工作效率，也導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量下降。

3.檔案安全化、規(guī)范化水平不足

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客入侵的專業(yè)性和多元性正在不斷加劇，使得醫(yī)院檔案系統(tǒng)管理平臺面臨著日益嚴(yán)峻的安全挑戰(zhàn)。一方面，系統(tǒng)平臺的安全設(shè)備配置不足。大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)建立較為完善的檔案管理系統(tǒng)，在安全設(shè)備配置上卻常顯得捉襟見肘。應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫的安全漏洞問題時有發(fā)生，為不法分子提供了可乘之機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)途徑非法入侵系統(tǒng)，竊取、篡改、破壞檔案數(shù)據(jù)，甚至泄露醫(yī)院的重要信息，對醫(yī)院的正常運(yùn)營和患者的權(quán)益造成嚴(yán)重影響；另一方面，安全防護(hù)手段不完善。在當(dāng)前的檔案管理實踐中，雖然大部分醫(yī)院已經(jīng)意識到信息共享的重要性，但在對外共享利用過程中忽視了對用戶信息、訪問路徑以及信息加密工作等方面的收集和管理，使得檔案在問和使用過程缺乏足夠的可追溯性，一旦發(fā)生安全問題，很難迅速定位到責(zé)任人并采取有效措施。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

1.健全醫(yī)院檔案信息化管理體系

在推動醫(yī)院檔案信息化的進(jìn)程中，應(yīng)從多個維度展開深度分析與策略布局。首先，思想意識層面至關(guān)重要。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者作為決策核心，應(yīng)深刻理解檔案信息化的戰(zhàn)略價值，將其納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，持續(xù)加強(qiáng)在此方面的投入與引導(dǎo)。檔案管理科室和其他業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)不僅是技術(shù)更新，還是提高工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的必由之路。醫(yī)院可以制作專題片、舉辦展覽、利用智慧醫(yī)院App等多種渠道，廣泛宣傳檔案工作的重要性及信息化帶來的便利，激發(fā)全員參與檔案信息化建設(shè)的積極性與主動性；其次，醫(yī)院要重視組織架構(gòu)的搭建與優(yōu)化，成立專門的信息化檔案管理小組，由院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參與，形成齊抓共管的良好局面。一方面，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，在檔案信息化推進(jìn)中劃分各部門的相應(yīng)職責(zé)；另一方面，要統(tǒng)籌好醫(yī)院的檔案管理與信息化業(yè)務(wù)工作的協(xié)同推進(jìn)，盡快完成檔案信息化建設(shè)。

2.優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)

要想順利開展醫(yī)院檔案信息化管理，就要有相應(yīng)的資金、設(shè)備設(shè)施等支持。例如，醫(yī)院可以通過考察、對比等方式，了解其他醫(yī)院的檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，掌握檔案信息化建設(shè)中需要配備的設(shè)備設(shè)施。根據(jù)醫(yī)院的實際情況加大投入力度，完善設(shè)備設(shè)施，注重采購高性能、高穩(wěn)定性的服務(wù)器、存儲設(shè)備以及終端設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和高效處理。同時，考慮未來業(yè)務(wù)拓展和技術(shù)升級的可能性，應(yīng)預(yù)留足夠的擴(kuò)展空間。在軟件方面，要在系統(tǒng)建設(shè)初期就明確軟件服務(wù)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇具有豐富行業(yè)經(jīng)驗、技術(shù)實力雄厚的優(yōu)質(zhì)服務(wù)商。針對實際需求，開發(fā)出針對性強(qiáng)、應(yīng)用價值高的檔案收集、整理和檢索平臺。平臺的設(shè)計應(yīng)考慮到易用性和用戶體驗，確保業(yè)務(wù)管理界面友好、簡明和便捷。還應(yīng)引入先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能和數(shù)據(jù)挖掘等，以提高檔案信息化建設(shè)的水平，更好地處理和分析檔案數(shù)據(jù)，提高檢索效率和準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的決策提供有力支持。

3.打造信息化檔案管理新格局

首先，為確保醫(yī)院各部門能夠深刻理解和踐行“利益共同體”的理念，應(yīng)全面梳理檔案管理的每一個流程和環(huán)節(jié)，從源頭到末端，每一個環(huán)節(jié)都緊密相連、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在梳理過程中，要關(guān)注流程的順暢性，注重在工作流程中及時查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化和完善檔案管理體系。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)承擔(dān)建設(shè)檔案管理業(yè)務(wù)流程的重任，通過深入研究和實踐，確定各部門在檔案管理中的職責(zé)范疇和工作要求，設(shè)立專門的審核崗位，對檔案管理的每一個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確；其次，利用現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)醫(yī)院各部門的聯(lián)動與信息共享。搭建檔案管理信息化平臺，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、在線查閱和遠(yuǎn)程傳輸，提升檔案管理的效率和便捷性；最后，在檔案系統(tǒng)建設(shè)初期，應(yīng)調(diào)研醫(yī)院財務(wù)、人事、醫(yī)療等各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的底層架構(gòu)，讓檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接和數(shù)據(jù)互通。

4.引入檔案信息安全監(jiān)督管理新手段

在推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，應(yīng)從軟硬件、防護(hù)手段以及制度管理三個層面出發(fā)，全面加強(qiáng)安全保障，確保檔案管理工作順利開展。

首先，在系統(tǒng)平臺服務(wù)器、存儲器以及計算機(jī)終端等設(shè)備的采購過程中，應(yīng)關(guān)注設(shè)備的性能與穩(wěn)定性，重視其安全性。為此，應(yīng)配套購買安全審計和漏洞掃描等安全設(shè)備，以保障基礎(chǔ)設(shè)施在運(yùn)行過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全威脅。通過安全審計設(shè)備，對系統(tǒng)平臺的運(yùn)行情況實行全面監(jiān)控；而漏洞掃描設(shè)備則能夠定期檢測系統(tǒng)中的安全漏洞，及時修補(bǔ)，防止被黑客利用。

其次，醫(yī)院所有涉及檔案信息化管理的訪問終端應(yīng)安裝可靠的殺毒軟件，如360天擎、瑞星殺毒等，以有效防范病毒和惡意軟件的攻擊。安排專人專班負(fù)責(zé)定期升級病毒庫，以應(yīng)對不斷變化的病毒威脅。采用先進(jìn)的加密技術(shù)和訪問控制策略，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問。

最后，設(shè)置必要的安全管理規(guī)范，及時彌補(bǔ)檔案管理制度和安全保密制度中的漏洞，起到規(guī)范和管理的作用。加強(qiáng)制度宣傳和培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員和醫(yī)務(wù)人員的檔案安全意識，讓他們充分認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)的重要性以及可能面臨的安全風(fēng)險。

5.重視人才培養(yǎng)和培訓(xùn)

推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平顯得尤為關(guān)鍵。首先，醫(yī)院要優(yōu)化人才選拔機(jī)制。樹立科學(xué)的用人觀念，尤其要重視具備檔案管理、計算機(jī)科學(xué)與醫(yī)學(xué)專業(yè)方面的人才選拔，制定明確的選拔流程，要有專人負(fù)責(zé)；其次，持續(xù)開展系列培訓(xùn)活動，重視對人才綜合能力的培養(yǎng)。積極組織、舉辦檔案信息化管理方面的交流活動，促進(jìn)檔案管理人員之間的經(jīng)驗分享與相互學(xué)習(xí)，形成良好的工作氛圍和團(tuán)隊合作精神。還應(yīng)重視檔案管理人員的職業(yè)道德的培訓(xùn)，使其形成嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、保密的工作態(tài)度，確保檔案信息的安全性和完整性。因此，醫(yī)院應(yīng)采取培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種方式，加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德意識培養(yǎng)，提升其責(zé)任感和使命感；最后，調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，鼓勵員工參與到檔案管理信息化的建設(shè)中，建立科學(xué)、合理的激勵機(jī)制。設(shè)定不同層級的檔案管理崗位，明確與之相對應(yīng)的職責(zé)、權(quán)限和待遇，使檔案管理人員能在工作中不斷積累經(jīng)驗、提高能力，實現(xiàn)職業(yè)晉升。對在檔案管理信息化建設(shè)中表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予表彰和獎勵，包括物質(zhì)獎勵和精神獎勵兩種形式。物質(zhì)獎勵，如獎金、津貼等，直接體現(xiàn)醫(yī)院對檔案管理人員工作的認(rèn)可和肯定；精神獎勵，如榮譽(yù)證書、表彰大會等，進(jìn)一步提升檔案管理人員的職業(yè)榮譽(yù)感和歸屬感。通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，檔案管理人員能夠不斷更新自己的知識和技能，提高在檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)對能力，與其他醫(yī)院或行業(yè)的檔案管理人員開展交流和學(xué)習(xí)，借鑒他們的成功經(jīng)驗和方法，提高自己的檔案管理水平。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中眾多挑戰(zhàn)的關(guān)鍵所在。醫(yī)療技術(shù)的迅猛發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)的日益復(fù)雜化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足醫(yī)院日益增長的信息管理需求。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的任務(wù)，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持。檔案管理人員應(yīng)不斷探索和實踐，逐步完善信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持。

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作者單位：山東省鄆城縣中醫(yī)醫(yī)院

作者簡介：張輝（1983—），女，漢族，山東鄆城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。