提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑探索

摘 要：事業(yè)單位做好人事檔案管理，有利于提升人事管理效率，保障員工合法權(quán)益及輔助決策。然而，隨著現(xiàn)代化管理要求的提高，事業(yè)單位的人事檔案管理面臨諸多問題，包括檔案管理方式陳舊、檔案信息更新不及時(shí)、檔案管理人員專業(yè)能力不足等。為有效應(yīng)對(duì)這些問題，建議推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、定期更新檔案信息、提高檔案管理人員的專業(yè)能力，以便能保證檔案管理更加科學(xué)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；檔案信息

事業(yè)單位作為我國公共服務(wù)體系的重要組成部分，人事管理的科學(xué)性直接關(guān)系到公共服務(wù)質(zhì)量的提升。在人事管理中，檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，承擔(dān)著記錄、保存和利用員工個(gè)人信息的重要職責(zé)。目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理手段依然滯后，檔案管理模式老舊。為提高事業(yè)單位人事管理的水平，亟須在檔案管理領(lǐng)域開展創(chuàng)新性改革。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 提升人事管理效率

加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理，有利于提升人事管理效率。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式需要人工查找和翻閱，既耗費(fèi)時(shí)間，又存在信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。通過信息化手段，檔案可以通過數(shù)據(jù)庫分類、存儲(chǔ)和管理，這樣，員工的信息能夠隨時(shí)調(diào)取，從而大幅縮短了信息查找的時(shí)間。其次，在事業(yè)單位，檔案管理是人事部門協(xié)調(diào)各個(gè)崗位的基礎(chǔ)性工具，而規(guī)范的檔案管理體系能增強(qiáng)不同部門之間的信息共享，使人力資源管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)更為連貫。最后，無論是人事調(diào)動(dòng)還是新員工的入職管理，完善的人事檔案管理都能保證相關(guān)信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供，避免因檔案不全或信息不準(zhǔn)確而造成延誤工作的情況。

1.2 保障員工合法權(quán)益

人事檔案準(zhǔn)確、完整地記錄員工的履歷、績效、獎(jiǎng)懲和考核等信息。這些檔案不僅是單位人力資源管理的重要依據(jù)，還在員工合法權(quán)益的保障中起著關(guān)鍵性作用，而通過規(guī)范的人事檔案管理，能保證員工的各項(xiàng)權(quán)利得到維護(hù)。一方面，員工與單位之間會(huì)因薪酬、福利和晉升等問題產(chǎn)生爭議，而這些爭議往往需要通過人事檔案中的相關(guān)記錄來解決。通過完整準(zhǔn)確的檔案記錄，能有效減少因信息不清導(dǎo)致的誤解或不公平待遇，從而避免勞動(dòng)爭議的激化[1]。另一方面，員工的檔案不僅影響他們?cè)谑聵I(yè)單位的工作，會(huì)影響到其社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保障和退休手續(xù)等事項(xiàng)的辦理?？茖W(xué)、規(guī)范的人事檔案管理能保證員工的合法權(quán)益不被侵害。此外，員工的職業(yè)生涯發(fā)展離不開單位的支持，通過對(duì)檔案信息的分析，單位可以了解員工的工作能力、職業(yè)態(tài)度和培訓(xùn)情況等，為員工制定合理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，這不僅有助于員工的職業(yè)成長，還保障了他們?cè)诠ぷ髦械陌l(fā)展權(quán)益。

1.3 輔助決策

人事檔案作為事業(yè)單位管理的核心信息資源，不僅是員工信息的存儲(chǔ)載體，還是輔助決策的有力工具。首先，事業(yè)單位需要通過合理的人力資源配置，保證各個(gè)部門的工作有序進(jìn)行。人事檔案的信息是合理配置人員的關(guān)鍵參考因素，通過分析檔案中的詳細(xì)信息，管理者能快速了解員工的能力，保證人員安排與其崗位需求相匹配，從而最大限度地發(fā)揮每個(gè)員工的潛能。其次，管理者在崗位調(diào)整或員工晉升過程中需要考慮員工的工作表現(xiàn)、技能水平和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等多方面因素。這些因素都可以通過人事檔案中的績效考核記錄、工作經(jīng)歷和培訓(xùn)經(jīng)歷等信息得到反映。最后，在面對(duì)緊急的人力資源調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革和突發(fā)性事件時(shí)，管理者能通過檔案中的數(shù)據(jù)迅速找到合適的人選進(jìn)行臨時(shí)調(diào)整，還能為單位的長遠(yuǎn)規(guī)劃提供趨勢分析。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理方式陳舊

第一，許多事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。這種方式不僅操作煩瑣，在信息查詢時(shí)還需要大量人工翻閱，工作效率低下，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)不便。第二，由于缺少現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)支持，檔案管理人員需要花費(fèi)大量時(shí)間處理檔案錄入和檢索工作，不僅占用資源，也難以保障工作效率。第三，檔案的分類和整理方法仍沿用傳統(tǒng)的手工分類，分類標(biāo)準(zhǔn)模糊不清，缺少統(tǒng)一的管理規(guī)范，這種方式容易導(dǎo)致信息查找困難，從而使檔案之間的交叉檢索效率低下。第四，檔案管理的技術(shù)手段落后。大多數(shù)事業(yè)單位尚未充分引入現(xiàn)代檔案管理軟件系統(tǒng)，信息化程度低，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速存儲(chǔ)、檢索和統(tǒng)計(jì)分析，導(dǎo)致無法滿足快速獲取檔案信息的需求[2]。第五，許多事業(yè)單位缺少有效的檔案備份機(jī)制，僅依靠紙質(zhì)文件的單一存儲(chǔ)方式，一旦發(fā)生意外事件，檔案數(shù)據(jù)很容易面臨永久性損失，從而導(dǎo)致檔案的安全性受到威脅。第六，在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案信息的更新往往依賴于手工操作，更新時(shí)間不固定，更新頻率不規(guī)律，導(dǎo)致檔案信息在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)無法反映員工的最新情況，從而使檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值大幅降低。

2.2 檔案信息更新不及時(shí)

第一，檔案信息的更新周期過長。員工的工作情況、職位變動(dòng)和培訓(xùn)經(jīng)歷等信息無法得到及時(shí)更新，導(dǎo)致檔案內(nèi)容與實(shí)際情況不符，長期處于滯后狀態(tài)，從而無法反映員工的當(dāng)前工作情況。第二，由于沒有建立統(tǒng)一的自動(dòng)化系統(tǒng)，信息更新需要經(jīng)過多個(gè)步驟，并且每個(gè)步驟都依賴于人工審核和錄入，這種方式不僅效率低下，還會(huì)增加出錯(cuò)的可能性。第三，檔案更新責(zé)任不清晰。很多事業(yè)單位沒有建立專門的檔案信息更新制度，導(dǎo)致檔案管理人員和各業(yè)務(wù)部門在信息更新過程中責(zé)任分工不明，從而使檔案信息的更新處于被動(dòng)狀態(tài)[3]。第四，檔案信息的更新頻率不規(guī)律。信息更新并非定期進(jìn)行，往往是根據(jù)工作需求或員工的重大變動(dòng)臨時(shí)更新，而平時(shí)的常規(guī)更新沒有固定的時(shí)間表，導(dǎo)致信息長期得不到維護(hù)。第五，檔案更新的內(nèi)容不全面。在檔案更新過程中，往往僅更新主要信息，一些細(xì)節(jié)信息和重要的業(yè)務(wù)發(fā)展記錄容易被忽略，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全面，從而無法全面反映員工的成長和工作變化。第六，檔案信息來源不統(tǒng)一。事業(yè)單位的人事檔案信息更新依賴于多個(gè)部門提供的數(shù)據(jù)，但由于各部門之間缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和采集規(guī)范，導(dǎo)致信息收集過程中存在不一致性和混亂，從而影響檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第七，很多單位沒有建立定期檢查檔案信息更新情況的機(jī)制，管理者對(duì)檔案更新工作的監(jiān)督不到位，導(dǎo)致檔案信息更新進(jìn)度緩慢或被忽視，從而進(jìn)一步影響檔案管理工作的整體規(guī)范性和有效性。

2.3 檔案管理人員專業(yè)能力不足

第一，檔案管理人員缺少系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，無法全面掌握現(xiàn)代檔案管理的基本理論和方法，導(dǎo)致他們?cè)跈n案的分類、整理、存檔和檢索過程中難以做到科學(xué)合理，從而使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不足。第二，檔案管理人員對(duì)信息化管理技術(shù)的掌握不夠全面。隨著信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢，很多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入電子檔案管理系統(tǒng)，但部分管理人員在使用這些信息化工具時(shí)，技能不足，導(dǎo)致信息化工具的實(shí)際應(yīng)用效果不佳。第三，檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)不足。事業(yè)單位對(duì)檔案管理崗位的培訓(xùn)安排不夠系統(tǒng)，通常僅限于基本的入職培訓(xùn)，后續(xù)的專業(yè)發(fā)展和技能提升得不到有效支持，導(dǎo)致管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和技能更新速度滯后于行業(yè)發(fā)展，難以適應(yīng)檔案管理工作日益多樣化和復(fù)雜化的要求。第四，檔案管理人員的工作意識(shí)淡薄。一些管理人員對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性和嚴(yán)謹(jǐn)性認(rèn)識(shí)不足，工作中缺少主動(dòng)性，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，常常只是被動(dòng)完成日常工作任務(wù)，無法主動(dòng)進(jìn)行檔案的整理、分類和定期更新，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)隨意性，從而使檔案的完整性和準(zhǔn)確性難以得到有效保障。第五，很多檔案管理人員未接受過專門的檔案安全與保密培訓(xùn)，導(dǎo)致在日常管理過程中檔案的安全性和保密性得不到應(yīng)有的重視。第六，人事檔案管理涉及多項(xiàng)法律法規(guī)的遵守，但部分檔案管理人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的理解和掌握不到位，導(dǎo)致在實(shí)際操作中容易出現(xiàn)不合規(guī)的情況，無法有效地保障檔案管理工作依法依規(guī)進(jìn)行。第七，檔案管理人員的溝通協(xié)調(diào)能力不足。檔案管理工作需要與人力資源和財(cái)務(wù)等多個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通，才能保證檔案信息的準(zhǔn)確傳遞和更新，但部分管理人員的溝通能力較弱，未能有效處理跨部門的檔案協(xié)同管理工作，導(dǎo)致檔案信息流轉(zhuǎn)不暢，更新不及時(shí)，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑

3.1 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

隨著技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前高效的信息管理需求，而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，還是提升事業(yè)單位人事管理整體效能的重要策略。第一，單位需要建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，以便將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案逐步數(shù)字化，這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以有效解決紙質(zhì)檔案查閱不便及存儲(chǔ)空間受限的問題，從而有利于提升檔案的可查詢性。第二，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案數(shù)據(jù)往往以單一文件的形式存在，難以交叉查詢，為此要引入先進(jìn)的軟件平臺(tái)，以便檔案管理人員可以利用關(guān)鍵字、標(biāo)簽和時(shí)間段等方式快速檢索[4]。第三，事業(yè)單位通過云計(jì)算技術(shù)，可以將檔案系統(tǒng)部署在云平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)，這樣有利于保證檔案數(shù)據(jù)的長期保存。第四，電子檔案相比紙質(zhì)檔案更容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全威脅，因而單位必須加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份及設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，從而保證不同人員只能訪問相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的檔案。第五，事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)來幫助管理人員掌握電子檔案系統(tǒng)的使用方法，還需要監(jiān)督信息化技術(shù)的應(yīng)用，以便保證檔案管理人員在日常工作中真正利用信息化工具提高工作效率。

3.2 定期更新檔案信息

事業(yè)單位在人事管理過程中，檔案信息的時(shí)效性是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，只有保證檔案信息的動(dòng)態(tài)更新，才能為各項(xiàng)人事決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要制定一系列針對(duì)性的措施。第一，單位需要建立完善的檔案信息更新制度，定期更新要以年度為周期，并結(jié)合員工的年度考核、崗位調(diào)動(dòng)和培訓(xùn)進(jìn)修等情況，及時(shí)補(bǔ)充檔案信息，以便避免檔案內(nèi)容滯后于員工實(shí)際情況。第二，檔案更新工作不僅是檔案管理部門的職責(zé)，還需要與人力資源部門的緊密配合，可以成立檔案信息更新工作小組，明確各部門在檔案信息更新中的職責(zé)，以便保證新的人事信息能及時(shí)流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。第三，事業(yè)單位在檔案信息更新過程中，要采用信息化手段來簡化更新流程，可以通過電子檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)更新，以此大大提高信息的更新效率。第四，檔案更新不僅是錄入新信息，還要對(duì)已有的檔案內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，才能保證每條信息的準(zhǔn)確性。檔案管理人員要定期檢查檔案中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并與實(shí)際情況做比對(duì)。第五，除了基本的人事信息之外，檔案還要包括員工的培訓(xùn)記錄、考核評(píng)估獎(jiǎng)和勵(lì)處罰等細(xì)節(jié)信息。因此，在每次檔案更新時(shí)，都要保證所有相關(guān)信息能全面地記錄在檔案中，避免遺漏。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著檔案管理工作逐漸向信息化和復(fù)雜化發(fā)展，檔案管理人員必須具備與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)知識(shí)和技能，才能應(yīng)對(duì)不斷變化的工作需求，為此需要通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)來提升檔案管理人員的專業(yè)能力。第一，單位要定期為檔案管理人員提供系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，其中培訓(xùn)內(nèi)容要包括檔案分類、整理、存檔和檢索等核心技能，還要涵蓋檔案管理的法律法規(guī)等相關(guān)知識(shí)，從而保證檔案管理人員能勝任日常的檔案管理工作。第二，事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的操作，定期組織技術(shù)培訓(xùn)，以便幫助檔案管理人員熟練掌握系統(tǒng)的使用方法[5]。第三，單位要建立檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，要設(shè)置職業(yè)晉升通道和績效獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。第四，事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理人員的工作表現(xiàn)、專業(yè)能力提升情況和檔案管理工作的完成質(zhì)量給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以便增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感。第五，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理崗位科學(xué)分工，保證每一位檔案管理人員都能專注于自己負(fù)責(zé)的領(lǐng)域，以避免工作中出現(xiàn)職責(zé)不清的情況，從而保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。第六，事業(yè)單位要為檔案管理人員提供外部學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，為此要定期組織檔案管理人員參加檔案管理行業(yè)的研討會(huì)，以便學(xué)習(xí)最新的檔案管理理念。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位通過推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、定期更新檔案信息和提高檔案管理人員的專業(yè)能力，有效提升檔案管理的質(zhì)量，這不僅有助于保障員工權(quán)益，還可以為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支撐。未來，事業(yè)單位要繼續(xù)深化檔案管理改革，以便更好地適應(yīng)時(shí)代需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面提升。

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作者簡介：張曼（1979.12—）；女，大學(xué)學(xué)歷，泰安市岱岳區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心館員，研究方向：檔案管理。