政務(wù)服務(wù)平臺檔案管理研究

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與現(xiàn)代科學技術(shù)水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已悄然改變了人們的生活方式，各行各業(yè)進入信息化發(fā)展階段，在機關(guān)事業(yè)單位，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的模式逐漸普及，利用系統(tǒng)平臺實現(xiàn)海量檔案信息資源的精細化管理已成為大勢所趨，為檔案的收集整理、開發(fā)利用及整合共享營造了良好的發(fā)展機遇與條件。本文以“政務(wù)服務(wù)平臺的檔案管理研究”為題，結(jié)合實際調(diào)研情況，在思想建設(shè)、體系建設(shè)、干部隊伍建設(shè)和系統(tǒng)平臺建設(shè)四個方面指出當下存在的各種問題及優(yōu)化路徑，以期為相關(guān)部門單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”；信息化時代；檔案管理

檔案是各項工作及社會活動的最原始記錄，對于維護社會穩(wěn)定、保障群眾利益及實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要意義，具有較高的文化價值、社會價值和經(jīng)濟價值。隨著政務(wù)服務(wù)電子化與檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案資源的管理逐漸得到社會的廣泛關(guān)注，需要相關(guān)部門緊跟信息化時代步伐，在區(qū)域內(nèi)或者單位構(gòu)建完善的信息資源運行體制，并結(jié)合自身情況建立完善的檔案資源管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新管理模式及方式方法，打破部門間的壁壘，最大程度地促進檔案資源的互聯(lián)互通與整合共享，進而實現(xiàn)檔案信息資源的高效和便捷利用。

1 政務(wù)服務(wù)背景下檔案管理的基本概述

1.1 新時期檔案信息化管理的現(xiàn)狀及發(fā)展背景

在政策方面。2016年，國家頒布《關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng) + 政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》，明確提出要優(yōu)化服務(wù)流程，創(chuàng)新服務(wù)方式，“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的指示精神。各級政府積極貫徹、推動政府服務(wù)平臺建設(shè)，以“一網(wǎng)通辦”便捷化服務(wù)來響應(yīng)國家號召。2021年，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，深化檔案領(lǐng)域“放管服”改革，切實推進政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)歸檔，為提高檔案政務(wù)服務(wù)便利化水平做出了具體要求，在宏觀上為檔案資源在政務(wù)平臺上的高效管理提供了良好的政策環(huán)境[1]。在實踐方面，大多區(qū)域政府部門利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)一體化，推出一系列具有前瞻性與創(chuàng)新性的管理利用平臺，檔案的收集整理、分類著錄、集中存儲和共享利用等業(yè)務(wù)流程由線下轉(zhuǎn)移到線上（如圖1所示），推動業(yè)務(wù)流程再造，促進管理模式轉(zhuǎn)型。同時，檔案利用服務(wù)也正向手機App、某信公眾號等移動平臺擴展，便捷性與覆蓋面不斷擴大，基本形成橫向相互兼容與上下互相聯(lián)通的工作格局，提升服務(wù)便利程度和普惠程度，實現(xiàn)政府職能向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。

1.2“互聯(lián)網(wǎng)+政府服務(wù)”模式下檔案管理的優(yōu)勢

一是提升工作效率。在傳統(tǒng)的管理模式下，各部門單位對于檔案的管理僅停留在紙質(zhì)檔案的庫房存儲，以手動查詢檢索的方式利用，整個過程不僅煩瑣，而且嚴重影響檔案價值的發(fā)揮。在智慧政務(wù)服務(wù)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于快節(jié)奏、高標準的工作環(huán)境。隨著電子政務(wù)與協(xié)同辦公一體化工作模式的推進，檔案管理借助政務(wù)服務(wù)利用平臺，將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)與管理利用工作相融合，系統(tǒng)平臺可利用數(shù)據(jù)庫自動加工分類、提取分析與精細存儲，進一步完善了工作細節(jié)，創(chuàng)新研究方式，優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價值的深度利用。二是促進資源共享。在過去的檔案工作環(huán)境中各自為政，“信息孤島”現(xiàn)象嚴重，尤其是檔案主管部門面臨“舊檔案難管理、新檔案難分類”的問題，各類文件大多被鎖在庫房，難以面向外界提供查詢利用服務(wù)。在政務(wù)服務(wù)平臺，各部門單位將檔案管理集中化與數(shù)據(jù)共享化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸利用跨部門、跨系統(tǒng)與跨人群，徹底打破“信息藩籬”，形成檔案查詢利用的最優(yōu)解。各部門單位的檔案工作由被動管理向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，顯著提升了政務(wù)服務(wù)效能。

2 政務(wù)服務(wù)背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 信息化意識淡薄，檔案轉(zhuǎn)型有待深化

在社會層面及各部門單位工作的實踐中，對于電子政務(wù)的普及及應(yīng)用接受程度較高，但是在檔案事業(yè)發(fā)展中存在較多依賴傳統(tǒng)管理模式機制的現(xiàn)象，嚴重制約管理水平的提高，限制數(shù)字檔案管理服務(wù)范圍，削弱數(shù)字檔案在電子政務(wù)應(yīng)用過程中的優(yōu)勢。大多部門認為檔案文件僅起到輔助性和支持性的作用，在資金、人員政和策等方面得不到有效支持，從而阻礙了新時期檔案事業(yè)的快速發(fā)展。為深入了解當前檔案管理人員對于檔案信息化及政務(wù)服務(wù)平臺利用的工作情況，針對A地區(qū)市直部門開展深入調(diào)研，采用問卷調(diào)查的方式，主要針對檔案管理部門和相關(guān)工作人員，所得結(jié)果如表1所示。

2.2 規(guī)范化建設(shè)滯后，管理體系有待鞏固

一是組織架構(gòu)不清晰。部分單位的檔案工作往往由辦公室或綜合科代管，沒有設(shè)置專職業(yè)務(wù)部門，工作開展也僅是應(yīng)付上級檢查，忽略了整體系統(tǒng)資源的規(guī)范化建設(shè)，沒有充分利用政務(wù)平臺開展服務(wù)工作，檔案部門與其他業(yè)務(wù)部門存有界限，溝通交流較少，實際應(yīng)用水平和為人民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面與先進地區(qū)仍存在較大差距。二是制度標準不完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，部分地區(qū)政府及部門單位過于重視軟硬件設(shè)施與平臺功能搭建的發(fā)展，沒有重視制度的出臺與標準的設(shè)立，在行業(yè)內(nèi)缺少統(tǒng)一的執(zhí)行規(guī)范，使得雖然具有較為完備的系統(tǒng)平臺，仍無法借助和發(fā)揮智慧政務(wù)的優(yōu)勢[2]。

2.3 專業(yè)化技能較差，干部素質(zhì)有待加強

目前機關(guān)事業(yè)單位既懂得現(xiàn)代檔案管理技能，又了解新興科學技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才少之又少。對外招聘設(shè)置檔案管理崗位的側(cè)重力度不夠，使得在崗人員大多年齡較大、專業(yè)水平不高和流動性強，甚至由臨時工兼職。在整體上對人才配備、崗位適配度方面有所忽略，最終造成干部隊伍無法在短時間內(nèi)充分了解并應(yīng)用政務(wù)服務(wù)平臺，大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等先進技術(shù)與檔案管理融合不到位。即使單位配備了檔案信息化軟硬件設(shè)施，在實際工作中仍然沿用傳統(tǒng)的管理辦法，不僅造成檔案易丟失、易損壞的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，還浪費了資源。與此同時，各單位對檔案管理人員后期科學化、專業(yè)化指導(dǎo)不夠，沒有針對政務(wù)服務(wù)新得管理模式及環(huán)境業(yè)態(tài)開展繼續(xù)教育與業(yè)務(wù)培訓等活動，使得檔案管理人員眼界打不開、能力提不上、適應(yīng)性差，無形之中增加了工作人員的工作壓力和負擔，這也是各部門單位在檔案信息化管理工作中面臨的一個焦點問題。

2.4 科學化管理不夠，平臺功能有待升級

在政務(wù)服務(wù)平臺管理模式下，大多部門單位將主流業(yè)務(wù)結(jié)合密切，往往忽視檔案管理工作的應(yīng)用，使得現(xiàn)存平臺優(yōu)勢在檔案事業(yè)中難以發(fā)揮。大多部門單位沒有深入了解當前社會對檔案資源的龐大需求，沒有利用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等技術(shù)對其進行深入挖掘與快捷利用，共享化與服務(wù)化機制建設(shè)遠遠不夠。在原有模式下的檔案流轉(zhuǎn)信息緩慢，對于跨層級、跨部門之間檔案利用工作開展難度較大，在一定程度上影響了檔案價值的發(fā)揮。

3 政務(wù)服務(wù)背景下檔案管理工作未來優(yōu)化策略

3.1 不斷增強檔案數(shù)字化發(fā)展思維

利用政務(wù)服務(wù)平臺開展檔案管理工作，要牢固樹立檔案意識與信息化意識。為此，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，將檔案工作擺在重要角色對待。一是定期召開專題會議。組織全體干部職工學習關(guān)于檔案工作的重要指示精神，引導(dǎo)他們了解檔案管理工作的內(nèi)涵及意義，積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)與系統(tǒng)平臺開展檔案信息化工作，領(lǐng)導(dǎo)層要全面準確把握發(fā)展方向，著力提升管理水平，扎實推動檔案工作提質(zhì)增效。二是加強電子政務(wù)檔案數(shù)字化的宣傳。充分利用新時代融媒體優(yōu)勢，在某信公眾平臺、門戶網(wǎng)站、某音及視頻號等載體，多渠道、多角度第宣傳檔案工作在政務(wù)服務(wù)方面的政策環(huán)境、發(fā)展現(xiàn)狀、文化魅力和安全責任等知識，推動更多干部職工了解檔案，重視檔案，提高責任感與使命感，營造良好的發(fā)展環(huán)境，從而保障其健康發(fā)展。

3.2 不斷健全檔案科學化管理體系

一是加強頂層設(shè)計。隨著“互聯(lián)網(wǎng) + 政務(wù)服務(wù)”管理模式的不斷深入，各級政府部門要設(shè)立檔案服務(wù)利用工作專班，積極推動檔案工作由“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，進一步優(yōu)化組織架構(gòu)，全面提升檔案管理效率及科學化水平，促進更多的部門單位與社會群眾在檔案事業(yè)發(fā)展中受益。同時工作專班要借助先進技術(shù)手段，了解需求方向，挖掘檔案內(nèi)涵，豐富利用途徑，全面提高精準化服務(wù)水平，進而提升群眾滿意度。二是構(gòu)建完善制度。工作專班要深入學習《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等政策文件，結(jié)合自身實際情況完善檔案管理利用機制，確保檔案收集整理、存放利用和開放共享等業(yè)務(wù)全流程有據(jù)可依，為檔案管理工作整體水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)[3]。

3.3 不斷構(gòu)建檔案專業(yè)化干部隊伍

一是優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)。機關(guān)事業(yè)單位人事管理部門要加大人才引進力度，深度剖析本地人才政策，找準優(yōu)勢面向社會、人力資源中心、企業(yè)和高校選拔優(yōu)秀人才。同時提高就業(yè)門檻，可在人員選擇過程中加入檔案知識及科學技能理論測試，根據(jù)崗位缺失情況有針對性地引進對口管理人員，從而完善檔案信息化管理干部團隊建設(shè)，為政務(wù)服務(wù)平臺的深度利用及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型事業(yè)的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。二是高位推動人員培養(yǎng)。機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要以行業(yè)發(fā)展、工作時間和實際需求為起點，制定干部隊伍繼續(xù)教育培養(yǎng)方案（如圖2所示），開展各項理論研學、專家授課、定向培養(yǎng)、雙向交流或外出考察等活動，可與社會組織、學校和企業(yè)等緊密協(xié)作，形成多方共同參與的人才培養(yǎng)機制，不斷彌補創(chuàng)新能力的短板，促進檔案信息化管理人才能力標準不斷完善，逐步構(gòu)建并完善人才成長體系[4]。

3.4 不斷提升檔案共享化服務(wù)水平

在新時代背景下，各部門單位要積極響應(yīng)國家對于檔案信息化建設(shè)的工作要求，將建設(shè)檔案政務(wù)服務(wù)平臺作為關(guān)鍵任務(wù)落實，完善信息傳播、共享和檢索機制，以提高檔案信息利用服務(wù)率。一是構(gòu)建完善的平臺。在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的環(huán)境下，要深入開展市場調(diào)研，前往發(fā)達地區(qū)學習先進經(jīng)驗，了解前沿技術(shù)應(yīng)用情況，并結(jié)合自身發(fā)展需求與當下亟需解決的問題，尋求第三方科技服務(wù)公司對政務(wù)服務(wù)平臺的檔案模塊功能研發(fā)，確保其在數(shù)據(jù)采集、信息檢索與服務(wù)應(yīng)用方面得到有效提升。二是挖掘潛在用戶。在服務(wù)型檔案管理的模式下，當?shù)卣跋嚓P(guān)部門可多樣化地開展個性化與交互化活動，加強單位與群眾的溝通，及時了解掌握不同人群的服務(wù)需求，對癥下藥，有針對性地將線下服務(wù)與線上服務(wù)相結(jié)合，全面提高檔案信息開發(fā)利用的標準化與流程化，加快推進檔案信息數(shù)據(jù)共享的步伐。三是擴大共建共享。全方位、多角度地發(fā)揮政務(wù)服務(wù)平臺的優(yōu)勢，打造標準化利用窗口，在檔案行業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)多層級部門“一網(wǎng)通辦”與“一站式”服務(wù)機制，切實推動綜合檔案跨地域、跨行業(yè)和跨體制的在線利用，打造高標準檔案服務(wù)品牌[5]。

結(jié)語

綜上所述，利用政務(wù)服務(wù)平臺，扎實開展檔案數(shù)字化建設(shè)與共享化利用，是提高行政服務(wù)效能與發(fā)揮檔案價值最大化的重要手段。在此背景下，需要相關(guān)負責人員緊跟時代發(fā)展趨勢，嚴格貫徹落實“四個好”和“兩個服務(wù)”的批示精神，守正創(chuàng)新、真抓實干，樹立創(chuàng)新性思維，轉(zhuǎn)變思路方法，掌握真實訴求，不斷優(yōu)化檔案管理利用服務(wù)機制，從而推動政務(wù)平臺賦能檔案管理工作縱深發(fā)展，進一步增強數(shù)字檔案服務(wù)能力和辦公效率，從而為提升數(shù)字政府建設(shè)效能貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]陳艷.公民需求視域下的檔案政務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)型路徑探究——以政務(wù)網(wǎng)留言數(shù)據(jù)為例[J].檔案學研究，2024，（02）：72-81.

[2]劉芳芯.做好政務(wù)信息化項目檔案管理工作淺析[J].文化產(chǎn)業(yè)，2023，（11）：31-33.

[3]侯艷玲.智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系建設(shè)探究[J].蘭臺內(nèi)外，2023，（21）：47-48+51.

[4]王博.電子政務(wù)背景下檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].黑龍江檔案，2021，（02）：96-97.

[5]李麗環(huán).“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下服務(wù)型檔案管理模式構(gòu)建研究[J].檔案天地，2022，（04）：31-34.

作者簡介：蘆媛（1980.4—）大學學歷，淄博市體育中心館員，工作及研究方向：照片檔案、政務(wù)檔案及人力資源檔案管理研究。