關(guān)于電子信息類檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控研究

摘 要：隨著社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)不斷得到普及與應(yīng)用，各部門單位的檔案工作由過去的紙質(zhì)文件管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案利用，電子信息類檔案占比逐漸增多，在宏觀層面由“雙套制”走向“單套制”，為單位運(yùn)轉(zhuǎn)及社會(huì)服務(wù)帶來了較大便利。但是隨之也面臨著安全管理復(fù)雜、數(shù)據(jù)信息面臨被泄露和丟失的問題，使得各單位部門不得不對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作引起高度重視。本文以“關(guān)于電子信息類檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控研究”為題，從思想、制度、技術(shù)和服務(wù)角度出發(fā)，針對(duì)目前存在問題提出可行性解決措施，為相關(guān)單位提供正確現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；單套制；電子信息類；風(fēng)險(xiǎn)防控

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，檔案文件以電子信息的形式進(jìn)行精細(xì)化管理已成為大勢(shì)所趨，檔案數(shù)字化進(jìn)程不斷加快。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，“檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。這就充分說明電子化管理的模式得到廣泛應(yīng)用。但在實(shí)際工作中，電子化檔案管理仍然在制度、技術(shù)和設(shè)備等方面存在著風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，需要相關(guān)部門單位引起高度重視，進(jìn)一步夯實(shí)檔案安全要素的基礎(chǔ)，建立檔案資源安全管理體系，不斷提升檔案管理過程的安全性，做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作，以期實(shí)現(xiàn)檔案的更大價(jià)值。

1 電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作面臨的形勢(shì)及意義

在新發(fā)展環(huán)境下，電子化檔案管理逐步應(yīng)用于各行各業(yè)。在其風(fēng)險(xiǎn)防控過程中，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案數(shù)字資源安全體系建設(shè)中得以高效利用，切實(shí)保障檔案收集整理、開發(fā)利用與社會(huì)服務(wù)等流程的安全，對(duì)于提高檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性有著較大意義。

1.1 檔案安全化管理整體發(fā)展環(huán)境

2021年國家出臺(tái)的《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》對(duì)于新時(shí)期保障數(shù)據(jù)安全、促進(jìn)數(shù)據(jù)開發(fā)利用、保護(hù)個(gè)人、組織的合法權(quán)益指明了方向，提供了根本遵循。同時(shí)中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》與《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》，也對(duì)提升數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防控水平增強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，深入推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)，對(duì)筑牢平安中國的檔案安全防線提出了明確要求。近年來，各地區(qū)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化辦公室的成立，對(duì)電子信息類文件的安全性逐步得到重視，在宏觀上為促進(jìn)檔案資源安全建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境[1]。

1.2 電子信息檔案現(xiàn)存風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)

在實(shí)際工作中，電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)防控分為多個(gè)方面。一方面在于紙質(zhì)檔案的合理存放，另一方面是電子檔案的安全保管，不僅需要應(yīng)對(duì)用戶及管理員的人為安全隱患，還需要注意來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不特定群體，需要切實(shí)保障檔案信息資源在線上線下的安全流轉(zhuǎn)。在紀(jì)檢、組織、統(tǒng)戰(zhàn)和安全部門等單位的檔案涉及較多涉密信息與個(gè)人隱私等內(nèi)容，并且大多數(shù)信息具有唯一性，一旦出現(xiàn)信息被泄露、丟失或者損壞，將導(dǎo)致不可逆的后果。尤其在電子信息傳輸過程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程是否標(biāo)準(zhǔn)、信息流轉(zhuǎn)流程是否對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、數(shù)據(jù)遷移過程中是否履行監(jiān)測(cè)手段都將成為安全工作嚴(yán)密關(guān)注的事項(xiàng)。一旦出現(xiàn)保管方式松散、軟硬件運(yùn)行存在漏洞與利用過程不規(guī)范等問題，都為信息被泄露、被盜或損壞埋下了隱患。

1.3 電子信息檔案安全管理必要性

檔案記錄著人類各項(xiàng)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)最真實(shí)的信息，是記錄歷史、賡續(xù)文明、服務(wù)社會(huì)的重要載體，在各類社會(huì)組織機(jī)構(gòu)及事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。做好電子檔案信息的安全防控工作在實(shí)際效果方面，對(duì)于單位自身發(fā)展與群眾切身利益的保障有著密不可分的關(guān)系。在信息化管理背景下，做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作是提高檔案管理效率的重要環(huán)節(jié)。通過利用現(xiàn)代化技術(shù)，使得電子信息類檔案在管理應(yīng)用過程中一次錄入、全面整合、永久使用，無需因網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全問題頻繁返工整改，提升了檔案管理的精準(zhǔn)度，從而提升工作效率。與此同時(shí)，隨著各部門單位及社會(huì)公眾對(duì)檔案的需求不斷提升，電子信息類檔案已成為國家維持社會(huì)穩(wěn)定、保障部門運(yùn)轉(zhuǎn)和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最核心資源之一。其開放審核工作尤為重要，需要相關(guān)部門全面研判檔案開發(fā)利用的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，不斷提升檔案安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)。在維護(hù)國家、社會(huì)和個(gè)人利益的前提下開展開放鑒定工作，在廣大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案的個(gè)性化和精準(zhǔn)化服務(wù)，提升利用率，進(jìn)而徹底消除“信息孤島”的問題。

2 電子信息類檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控面臨的問題

2.1 安全風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)意識(shí)不到位

一些部門單位管理層往往將更多的注意力放在業(yè)務(wù)水平提升與展示工作成績上，在檔案的信息化管理過程中一味地應(yīng)用技術(shù)提升工作效率，而忽視電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)防控。大多數(shù)人存在只要檔案信息不被外泄，就無需過多關(guān)注其安全性的慣性思維，導(dǎo)致對(duì)檔案信息安全投入的嚴(yán)重不足，在資金、技術(shù)和人員等方面的支持捉襟見肘。由于工作人員缺少定期的檔案安全培訓(xùn)和指導(dǎo)，在電子檔案文件利用過程中不清楚如何正確處理、存儲(chǔ)和傳輸檔案信息，也不了解檔案信息被泄露可能帶來的嚴(yán)重后果，容易導(dǎo)致工作人員無意中違反信息安全規(guī)定，如使用弱密碼、在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理敏感信息等，從而增加檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2.2 安全管理治理要素不完善

一是組織建設(shè)問題。大多部門單位對(duì)電子檔案信息安全防控工作的宏觀領(lǐng)導(dǎo)力度不夠，缺少必要的統(tǒng)籌規(guī)劃與考核監(jiān)督。相關(guān)技術(shù)工作完全依賴外包，沒有設(shè)置工作專班專門負(fù)責(zé)電子檔案的安全管理工作，導(dǎo)致在信息化環(huán)境下電子檔案的安全性工作職責(zé)不明確，分工不合理，缺少監(jiān)督機(jī)制，容易出現(xiàn)安全建設(shè)不全面、風(fēng)險(xiǎn)防控不到位及責(zé)任意識(shí)較淡薄等問題，極易導(dǎo)致安全問題頻繁發(fā)生。二是制度建設(shè)問題。國家層面出臺(tái)的檔案安全管理制度較為宏觀，落地實(shí)施仍需要優(yōu)化、充實(shí)與結(jié)合實(shí)際，目前大多單位的安全管理制度框架尚未全面覆蓋檔案管理的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在電子檔案的生成、分類、開放、鑒定和共享等環(huán)節(jié)缺乏具體的實(shí)施細(xì)則和操作流程，導(dǎo)致相當(dāng)多的安全工作無據(jù)可依、無章可循。檔案管理人員在日常工作中難以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章規(guī)范性地開展安全與保密等工作，增加了誤操作的風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上影響了電子檔案安全管的理效果和水平。

2.3 安全管理技術(shù)不先進(jìn)

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的興起，利用現(xiàn)代化防護(hù)技術(shù)提升電子檔案安全水平已較為普遍。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，電子檔案在管理利用與共建共享過程中時(shí)空領(lǐng)域更寬廣，內(nèi)外因素更復(fù)雜，面臨著各種各樣的威脅，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊成為影響電子檔案安全性的最關(guān)鍵因素。因此，加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建安全可靠的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺(tái)是當(dāng)前各部門需要面對(duì)的重要課題。但在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至管理人員的信息化意識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)于技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用了解甚少，沒有根據(jù)管理環(huán)境制定合適的安全防護(hù)方案，對(duì)于電子檔案信息的安全管理仍然停留在存儲(chǔ)介質(zhì)的保管層面，對(duì)于廣大范圍內(nèi)的應(yīng)用共享較為敏感，“閉門造車”現(xiàn)象嚴(yán)重，在一定程度上容易出現(xiàn)因保證安全而降低利用率的矛盾，嚴(yán)重影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2.4 開放利用安全工作不完整

電子檔案發(fā)揮價(jià)值的重要途徑是面向社會(huì)開放共享，為廣大用戶提供精準(zhǔn)查詢。在工作開展過程中，雖然工作人員具備一定的安全意識(shí)，但在落實(shí)過程中仍存在較多不到位與不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r。例如：訪問控制制度不細(xì)致，用戶權(quán)限的劃分不夠精細(xì)，往往沒有根據(jù)具體職責(zé)嚴(yán)格區(qū)分不同用戶的訪問權(quán)限，容易導(dǎo)致敏感信息的非授權(quán)訪問。身份驗(yàn)證手段單一，過于依賴傳統(tǒng)的用戶名和密碼驗(yàn)證方式，而缺乏更為安全的雙因素或多因素認(rèn)證，使得賬戶容易被非法獲取和濫用。敏感信息區(qū)分不夠，相關(guān)涉密電子文件與一般信息沒有明確區(qū)分，保護(hù)措施沒有實(shí)行更高級(jí)別的加密和訪問控制，容易因信息被泄露出現(xiàn)嚴(yán)重后果。

3 電子信息類檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控優(yōu)化策略分析

在新時(shí)代發(fā)展背景下，檔案開放共享與廣泛應(yīng)用將檔案數(shù)據(jù)融入國家政務(wù)數(shù)據(jù)體系建設(shè)已是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)據(jù)的流動(dòng)性與共享性已成為新形勢(shì)下的關(guān)鍵特征，做好檔案電子信息資源的風(fēng)險(xiǎn)防控工作，并利用安全技術(shù)、安全手段及信息傳播控制等措施，可為整合檔案資源、深化檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用與促進(jìn)檔案行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型等各項(xiàng)工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的安全基礎(chǔ)。

3.1 提高安全意識(shí)，優(yōu)化環(huán)境條件

一是思想方面。要全面加強(qiáng)員工檔案安全思想觀念培訓(xùn)，邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)骨干面向全體員工定期召開安全培訓(xùn)會(huì)議。從政策制度、業(yè)務(wù)規(guī)范與多方案例等角度宣講電子檔案安全的理論知識(shí)，分享電子檔案安全管理過程中所涉及的技術(shù)和具體操作，詳細(xì)講解檔案信息涉密的嚴(yán)峻性及可能帶來的嚴(yán)重后果，從而為工作人員敲響警鐘，在整體上營造良好的工作氛圍。二是在資金投入方面。要在機(jī)房配置精密空調(diào)、UPS電源、殺毒除菌機(jī)、七氟丙烷滅火器、煙霧報(bào)警器及泄氣閥等硬件設(shè)施，并安排專人專班負(fù)責(zé)日常安全檢查。針對(duì)溫濕度檢測(cè)、防火、防盜措施的有效性及電器線路的安全性巡檢，做好檢查記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)處理，從源頭保證電子檔案資源數(shù)據(jù)的安全。

3.2 健全管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系

一是加強(qiáng)組織建設(shè)。成立檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和崗位職責(zé)，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰實(shí)施、誰承擔(dān)”的原則壓緊壓實(shí)檔案安全責(zé)任。及時(shí)貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案安全工作的法律法規(guī)和方針政策，確保黨中央、省市關(guān)于檔案安全工作部署要求落到實(shí)處。在日常工作中要負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況，有效預(yù)防、及時(shí)處理和解決電子檔案管理工作中的突發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)事件，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。二是加強(qiáng)制度建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)小組要依據(jù)《檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《保密法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合實(shí)際工作需求，制定一套涵蓋信息收集、處理、存儲(chǔ)、共享、保護(hù)和銷毀等環(huán)節(jié)的電子檔案安全管理制度。全面修正電子信息檔案管理過程中在線征集、分類歸檔、安全存儲(chǔ)和合理利用等業(yè)務(wù)流程，不斷填補(bǔ)問題漏洞，加強(qiáng)綜合規(guī)劃，提高管理效果，使相關(guān)的電子檔案安全管理工作有據(jù)可依、有章可循[3]。

3.3 引進(jìn)專業(yè)技術(shù)，提升防控水平

在信息化背景下，對(duì)于機(jī)關(guān)單位及相關(guān)企業(yè)而言，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的工作模式逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)，電子檔案文件由網(wǎng)絡(luò)途徑傳播已成為主流。在此前提下，需要進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息類檔案的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，深度應(yīng)用信息加密、防火墻和訪問控制等先進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)，做好檔案管理系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn)因素監(jiān)測(cè)并建立相應(yīng)的處理機(jī)制。不斷提升科學(xué)性，筑牢電子檔案安全的保障。例如，區(qū)塊鏈技術(shù)利用其對(duì)電子 （下接32頁）

（上接26頁）信息的可信任機(jī)制，對(duì)檔案內(nèi)容通過相應(yīng)算法進(jìn)行全方位記錄并形成鏈條結(jié)構(gòu)，從而提升信息控制的規(guī)范性。同時(shí)可建立區(qū)塊鏈電子檔案數(shù)據(jù)中心防火墻，利用其防篡改機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“去中心化”的集約管理，減少檔案在對(duì)外利用過程中因人為失誤造成的數(shù)據(jù)被泄露，從而規(guī)避人工監(jiān)管的局限性。防病毒技術(shù)對(duì)所有涉及電子信息類檔案的終端、服務(wù)器和存儲(chǔ)器安裝殺毒軟件，有效提升風(fēng)險(xiǎn)防范能力，可利用中央集成控制的方式統(tǒng)一升級(jí)優(yōu)化與同步利用，避免病毒從源頭進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)良好的運(yùn)行狀態(tài)[4]。

3.4 落實(shí)開放鑒定，保障安全利用

各部門單位要嚴(yán)格制定檔案開發(fā)利用安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查方案。在對(duì)外服務(wù)的各個(gè)工序流程切實(shí)加強(qiáng)崗位責(zé)任制落實(shí)力度，定期通過現(xiàn)場(chǎng)查、突擊查和不定期查的模式開放與利用風(fēng)險(xiǎn)摸排自查，確保不留死角、不走過場(chǎng)，常抓不懈[5]。與此同時(shí)，要進(jìn)一步完善檔案信息化的訪問控制制度，制定嚴(yán)格的用戶身份驗(yàn)證、授權(quán)和賬戶管理政策，以確保只有授權(quán)用戶才能訪問敏感的電子檔案信息。在身份驗(yàn)證機(jī)制方面，應(yīng)規(guī)定采用多因素認(rèn)證技術(shù)，結(jié)合密碼、生物識(shí)別技術(shù)及安全令牌等方式，增加非法訪問的難度。授權(quán)管理方面。制度建設(shè)應(yīng)實(shí)行最小權(quán)限原則，即用戶僅能訪問其職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的信息資源。另外，對(duì)于敏感信息的共享和傳輸應(yīng)制定專門的管理規(guī)定。例如，敏感信息在外傳時(shí)必須經(jīng)過加密處理，且應(yīng)限制通過非官方渠道如個(gè)人郵箱或社交媒體等網(wǎng)絡(luò)方式分享電子文件，提高檔案流動(dòng)過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)管控力度，從而促進(jìn)檔案安全事業(yè)健康、有序與協(xié)調(diào)發(fā)展。

結(jié)語

在新形勢(shì)下，檔案數(shù)據(jù)的安全威脅不斷嚴(yán)重，新型攻擊手段層出不窮，電子檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作面臨巨大沖擊，為此，單位部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要意義，在思想意識(shí)、管理體系、安全防護(hù)建設(shè)和開發(fā)利用等方面采取積極有力的措施，為新時(shí)代檔案事業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型筑牢堅(jiān)實(shí)有力的安全屏障。

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作者簡介：劉開前（1977一），大學(xué)學(xué)歷，鄂爾多斯市康巴什區(qū)政協(xié)委員學(xué)習(xí)和聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心館員，主要從事檔案管理研究工作。