高職院校檔案信息化建設探索與利用

摘 要：檔案資源信息化是新時代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文結合自身實踐探索，基于高職院校檔案信息化建設的必要性和可行性分析及檔案信息化加工高職院校通過夯實信息化基礎工作、檔案信息資源建設、信息化檔案系統構建與應用系統構建等四個環(huán)節(jié)，實現檔案信息的高質量與高效率加工與應用。

關鍵詞：檔案信息化；高職院校；加工；利用

基金資助：2022年度福建信息職業(yè)技術學院校級科研課題“高職院校檔案信息化加工與利用——以福建信息職業(yè)技術學院為例”（立項編號：Y22306）。

早期的檔案信息化加工是以紙質檔案手工編目為主、計算機目錄索引為輔的檔案管理為特征。檔案信息化通過信息技術手段對傳統檔案管理、保管、查詢和利用等進行改進和升級，實現實體與電子檔案同步管理，對傳統檔案管理和服務進行改革，對紙質和電子檔案資源系統規(guī)范管理，實現海量信息的高效利用。

1 高職院校檔案信息化建設的必要性

2021年1月頒布實施的《中華人民共和國檔案法》中增設“檔案信息化”的內容，規(guī)定各級政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案和傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和利用。明確檔案管理機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織應當加強檔案信息化建設[1] 。

在高職院校教育改革發(fā)展中，檔案信息化建設也在進一步推進。然而在學院檔案室的實際建設中，檔案信息化建設基礎設施設備相對落后，還多是采用計算機與打印機等設備對紙質檔案進行目錄編排等基礎性工作，在檔案收集、歸檔和利用方面耗時長，完成效率低。以福建信息職業(yè)技術學院為例，學院檔案室存放的三校合并前的檔案文件情況復雜，存在整理編目標準不統一，導致查閱困難、手工錄入出現較多內容錯誤、檔案管理不規(guī)范及自然災害造成檔案缺失等問題。而且檔案室的紙質檔案數量仍占大多數且對存儲環(huán)境要求較高，部分檔案文件存放年限較久加之頻繁翻閱與掃描，缺乏專門的技術保護，已開始出現破損情況，給后期檔案工作帶來諸多不便，檔案信息化建設迫在眉睫。

2 高職院校檔案信息化建設的可行性

政策層面。國家頒布了相關法律法規(guī)與規(guī)章制度以推動檔案信息化建設。新《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等法規(guī)文件中均明確了推進檔案信息化的發(fā)展目標和重點建設任務，為高職院校檔案信息化提供明確的導向和重要的戰(zhàn)略方針?，F階段檔案信息化建設既是時代發(fā)展的必然結果，也是提高管理水平的重要創(chuàng)新舉措。隨著形勢的發(fā)展和需要，各高校高度重視檔案信息化建設，對檔案信息化建設給予經費支持、制度保障和人員培訓?，F代化的檔案工作模式已經形成，檔案信息化建設是高校發(fā)展的必然趨勢。

經驗層面。目前國內已有許多高校實現了檔案信息化建設，可為我們提供成功經驗。當前，許多高校在檔案信息化建設初期，即將新《檔案法》和《全國檔案信息化建設實施綱要》中的檔案信息化納入信息化建設的總體目標，并配備強專業(yè)設備、專業(yè)軟件、專業(yè)人才隊伍與開展相關培訓，在基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設五個方面已初具規(guī)模。各?；旧嫌尚畔⒐芾聿块T統一管理學校各類數據，各項檔案管理工作也逐步實現了信息化管理，通過檔案信息化的發(fā)展對促進資源共享和提高保存穩(wěn)定性方面具有重要作用[2]。

技術層面。各高校檔案室基本設置了專用自動密集架庫房，配備了較高性能的信息化硬件設施，搭建了文書檔案網絡化目錄級管理，制定了較為完善的規(guī)章制度，實現了檔案管理應用系統間的有效銜接，為檔案信息化建設提供了保障和支持。在檔案信息化建設中，通過加快推進檔案信息化建設、信息管理標準化和信息服務網絡化進程，使檔案的查檔及歸檔時間縮短，工作質量和工作效率提高，人工操作誤差降低，紙質檔案損耗降低，并節(jié)約了人力物力資源。例如，福建信息職業(yè)技術學院隨著“雙高計劃”職業(yè)院校戰(zhàn)略計劃的實施，學校信息化建設的開展取得了一定成效，特別是OA辦公自動化系統的有效運行，線上處理各部門業(yè)務，為各項工作提供了良好的檔案信息支撐。

3 高職院校檔案信息化建設探索

3.1 夯實檔案信息化基礎工作

檔案信息化基礎工作包括標準文件制定與人才經費技術保障隊伍建設。標準文件包括：制定檔案信息化工作規(guī)范文件、確定歸檔范圍及電子檔案信息資源的字段、檔案分類號及分類存儲查詢審核規(guī)范等。人才經費技術保障隊伍建設方面：建立檔案信息化的人才經費與技術軟硬件保障機制，申請檔案信息化專項經費，配備檔案、計算機專業(yè)及綜合型人才，配備信息化加工軟硬件設施，為檔案信息化建設提供基礎條件。根據檔案信息化建設的要求，充分調研和學習，提前了解檔案信息化全流程及注意事項，加強檔案信息化工作的指導和監(jiān)督力度，推進數字檔案資源與OA平臺無縫銜接，構建系統完備與安全可靠的檔案信息化基礎設施。

3.2 加快檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化最重要的內容之一。主要包括檔案室現有館藏檔案的數字化、本校各平臺電子檔案的采集和接收、館藏檔案目錄及檔案全文數據庫的建設。檔案信息資源建設一般采取外包方式。因此，前期需要調研其他高校檔案信息資源建設過程并獲取供應商報價方案，編制檔案信息資源建設項目實施方案，并召開檔案專家論證會對實施方案進行審閱，提交立項申請，完成項目招標工作，力爭實現檔案數字化率100%。

3.2.1項目總體實施計劃。為保證檔案信息資源加工工作能夠順利完成，項目的實施分為五個階段：項目準備階段，包括初步調配人員分工協作、確定工作范圍、制訂工作計劃和工作制度、場地布置、知識培訓、簽訂保密協議及食宿準備等；項目試運行階段，檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質檢和掛接等；項目運行階段，調整人員配置和分工協作；項目收尾階段，增加內部檢查工作，補充整理及掃描，邀請專家協助檢查；項目驗收階段，對項目掃描成果進行總體驗收和總結。

3.2.2歸檔、整理、掃描實施方案。檔案信息資源加工的一大工作內容是紙質文獻信息化過程，從檔案室提卷、拆卷，校對檔案目錄、頁數有無破損后進行數據采集。采集同時整理著錄、掃描、圖像處理、OCR、版式還原、轉雙層PDF及數據掛接等，后對圖像數據驗收、目錄數據驗收及數據掛接驗收等初審。確認無誤后進行數據備份及檔案復原歸還。檔案信息化采集的工作重點是如何高效地將文字、圖片變成有效的數字化信息，提供便捷有效、安全性強的查詢等服務。通過把握加工整體進度并協調溝通，及時解決問題，保證信息化項目順利完工。

3.3 信息化檔案系統構建

3.3.1軟硬件設施構建。梳理現有各類檔案資料情況，摸底排查紙質檔案和電子檔案的數量及信息化要求的質量。根據數據采集工作的內容和數據量大小配備軟、硬件設備，全流程推進紙質與電子檔案管理一體化。詳見表1。

3.3.2網絡平臺建設。根據國家檔案館的規(guī)范要求，檔案館分為電子政務內網、檔案館/室內網、Internet網，Internet網絡以有線、無線一體化的方式方便查閱人員上網，其他網絡不涉及無線網絡[3]。根據高校檔案館/室的實際情況，可分為校內信息網、檔案室內網及互聯網。檔案室信息化網絡平臺建設包括信息傳輸平臺、信息采集、加工平臺、數據庫平臺和管理系統構成。詳見表2。

3.3.3應用系統建設。應用系統包括基礎應用、業(yè)務服務、信息服務和系統設置等四個模塊?；A應用包括OCR技術、數據導入導出、文件預歸檔和歸檔、檔案管理、檔案檢索和統計數據等服務。業(yè)務服務包括檔案編研、統計、保管、審批流程和鑒定銷毀等。信息服務是指檔案網站或檔案公眾號欄目，便于瀏覽檔案電子文件及規(guī)章制度通知等。系統設置主要用于配置系統運行環(huán)境的參數，包括用戶權限管理、實體分類維護、全宗維護、檔案門類、管理目錄樹、分類表、報表和表單等各基礎數據結構的定義[4]。

4 檔案信息化利用實踐途徑

檔案信息化的主要目的是實現檔案的有效利用，傳統的檔案資料管理形式不方便查找，信息化檔案有效利用主要體現在檔案庫房管理與檢索借閱兩大模塊功能的使用效率得到明顯提升。庫房管理根據實際庫房自定義虛擬庫房，具備檔案上下架、病檔登記修復跟蹤功能，支持定位查詢及物理存放位置可視化。檢索借閱可實現全文檢索、全庫檢索及借閱利用（借閱登記、審批、歸還）等一系列便捷操作[5]。全文檢索和全庫檢索類似百度檢索，可根據實際需求對全數據庫進行精確檢索或者模糊檢索。借閱利用分為紙質版和OA版。紙質版簽字借閱，OA版走審批流程簽字借閱。查詢學籍檔案用戶可通過身份驗證實現遠程提交借閱手續(xù)，等待審批通過后在線瀏覽OFFICE文檔、PDF、OFD等文件。此外，也應注意在檔案信息化利用過程中各個環(huán)節(jié)均應建立追溯源，從檔案領取開始到歸還、掃描到電子檔案備份都需要建立起完整、規(guī)范的記錄，符合檔案信息化技術要求，達到利用檔案的目標。

參考文獻

[1]張紅兵.全國人大法工委解讀新修訂檔案法：八方面修改，內容更加充實[J].四川檔案，2020（03）：12-13.

[2]劉宇.“雙高”背景下的高職信息化建設探索[J].長江叢刊，2019（11）：140-141.

[3]王潔菲.數字檔案館生態(tài)位提升策略探究[J].北京檔案，2022（09）：13-16.

[4]程景敏.電子檔案管理系統國產化應用研究與設計[J].活力，2022（15）：175-177.

[5]王力.檔案數據化管理實現路徑研究[J].蘭臺內外，2022（18）：33-35.

作者簡介：程聰聰（1990.09—），碩士研究生畢業(yè)，福建信息職業(yè)技術學院助理館員，研究方向：檔案管理。