高校電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程的優(yōu)化路徑研究

摘" "要：隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，發(fā)票電子化改革不斷推進(jìn)。電子發(fā)票憑借其簡(jiǎn)化交易流程、節(jié)約人力物力，降低交易成本、減少紙質(zhì)消耗等顯著優(yōu)勢(shì)，逐漸成為財(cái)務(wù)管理中的重要組成部分。高校日常財(cái)務(wù)管理中涉及大量的發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程，電子發(fā)票的推行在深化科研經(jīng)費(fèi)“放管服”改革、優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程和實(shí)施“雙碳”戰(zhàn)略等方面具有重要意義。通過(guò)分析高校電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程中的優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題，結(jié)合A高校報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)實(shí)踐，探索高校電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票；報(bào)銷(xiāo)流程；高校財(cái)務(wù)；優(yōu)化路徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.5" " " " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A" " " 文章編號(hào)：1673-291X（2024）21-0093-04

一、研究背景

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和經(jīng)濟(jì)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)張，傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票逐漸顯露出開(kāi)具效率低、管理不便、監(jiān)管難度大等諸多問(wèn)題。鑒于此，電子發(fā)票作為一種更為高效便捷的解決方案應(yīng)運(yùn)而生。我國(guó)的電子發(fā)票發(fā)展歷程始于2013年國(guó)家稅務(wù)總局頒布的《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》。隨后，在2015年國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》，標(biāo)志著電子普通發(fā)票在全國(guó)范圍內(nèi)的推廣與應(yīng)用。2021年，《中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見(jiàn)》出臺(tái)，構(gòu)建了全國(guó)統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，并穩(wěn)步推進(jìn)發(fā)票電子化的改革進(jìn)程。近年來(lái)，全面數(shù)字化的電子發(fā)票（全電發(fā)票）的推廣步伐顯著加快，截至2023年11月，全電發(fā)票的開(kāi)具試點(diǎn)已擴(kuò)展至全國(guó)35個(gè)省份，而接收試點(diǎn)則已覆蓋全國(guó)[1]。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的背景下，電子發(fā)票不僅推動(dòng)了我國(guó)稅務(wù)信息系統(tǒng)的現(xiàn)代化改革，還成為實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理“放管服”政策的有效工具，同時(shí)也符合國(guó)家對(duì)于實(shí)現(xiàn)“碳中和”“碳達(dá)峰”目標(biāo)的戰(zhàn)略需求。高校作為電子發(fā)票改革的關(guān)鍵領(lǐng)域之一，在日常業(yè)務(wù)中需處理大量增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票以及全電發(fā)票，這些票據(jù)貫穿于高校財(cái)務(wù)管理中的報(bào)銷(xiāo)、記賬及檔案保存等多個(gè)業(yè)務(wù)模塊[2]。電子發(fā)票的普及雖然為高校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)諸多便利，但也伴隨著新的挑戰(zhàn)。因此，如何有效利用這一技術(shù)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化電子發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)流程，已成為高校財(cái)務(wù)工作中亟待解決的重要課題。

二、A大學(xué)電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）A大學(xué)財(cái)務(wù)概況

A大學(xué)的收入來(lái)源主要包括預(yù)算財(cái)政撥款、事業(yè)收入、經(jīng)營(yíng)性收入以及其他收入部分，而其支出則主要涵蓋基本支出、項(xiàng)目支出及經(jīng)營(yíng)性支出。近年來(lái)，隨著A大學(xué)招生規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，其財(cái)務(wù)活動(dòng)也隨之增加，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門(mén)的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量逐年上升。具體而言，在2023年度，財(cái)務(wù)處全年共接收176 019張電子發(fā)票，這一數(shù)量占到了全年總發(fā)票接收量的97%，表明電子發(fā)票在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中正逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位。

（二）A大學(xué)電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀

A大學(xué)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)隨著技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步而持續(xù)優(yōu)化升級(jí)。從早期的“面對(duì)面”報(bào)銷(xiāo)模式，過(guò)渡到基于網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的“自助報(bào)賬”模式，再進(jìn)一步發(fā)展至“投遞機(jī)”投遞模式。這一系列變革不僅顯著縮短了報(bào)銷(xiāo)周期，同時(shí)也大幅提升了報(bào)銷(xiāo)效率。展望未來(lái)，鑒于電子發(fā)票應(yīng)用的普及和技術(shù)手段的日臻完善，A大學(xué)正在積極探索更加現(xiàn)代化的無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)解決方案，旨在通過(guò)增強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力來(lái)簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)程序，從而降低師生在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中所面臨的行政負(fù)擔(dān)。

當(dāng)前，A大學(xué)的電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程如下：一是報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)人須登錄財(cái)務(wù)綜合信息平臺(tái)，提交并填寫(xiě)在線報(bào)銷(xiāo)單，上傳電子發(fā)票，生成報(bào)銷(xiāo)單據(jù)；二是完成在線填寫(xiě)后，報(bào)銷(xiāo)人應(yīng)當(dāng)打印報(bào)銷(xiāo)單及電子發(fā)票，并將這些紙質(zhì)材料連同其他必要的支撐文件（如會(huì)議記錄、采購(gòu)訂單等）一并妥善整理并粘貼，獲取相關(guān)授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)后將全套報(bào)銷(xiāo)材料投入校園內(nèi)設(shè)置的自助投遞機(jī)中；三是財(cái)務(wù)審核人員負(fù)責(zé)對(duì)收到的電子發(fā)票進(jìn)行真實(shí)性與有效性的驗(yàn)證，并且對(duì)照紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單逐一核對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，確保其與電子記錄一致；四是財(cái)務(wù)人員審核經(jīng)費(fèi)支出是否合理合規(guī)，如果發(fā)現(xiàn)任何不符之處，審核員會(huì)將該報(bào)銷(xiāo)單標(biāo)記為待處理狀態(tài)，并通過(guò)財(cái)務(wù)綜合信息平臺(tái)向報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)人發(fā)送包含具體問(wèn)題和整改建議的通知；五是對(duì)于經(jīng)復(fù)核無(wú)誤的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，記賬會(huì)計(jì)掃描報(bào)銷(xiāo)單信息，錄入系統(tǒng)生成記賬憑證，啟動(dòng)付款流程；六是會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)電子發(fā)票、業(yè)務(wù)單據(jù)等文件進(jìn)行整理造冊(cè)，定期送至檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。

盡管A大學(xué)已經(jīng)在電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程中采取一些現(xiàn)代化措施，但其處理方式仍然依賴于將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)形式以便歸檔的傳統(tǒng)做法。這意味著，電子發(fā)票并未充分發(fā)揮其應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，如縮短報(bào)銷(xiāo)周期、減少發(fā)票遺失的可能性以及降低報(bào)銷(xiāo)工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（三）電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程中存在的問(wèn)題

1.電子發(fā)票存在篡改風(fēng)險(xiǎn)，真?zhèn)坞y以鑒別。根據(jù)財(cái)政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），高校在接收電子發(fā)票時(shí)必須確認(rèn)其合法性與真實(shí)性。然而，在A大學(xué)實(shí)際報(bào)銷(xiāo)流程中，報(bào)銷(xiāo)人通常以PDF格式接收電子發(fā)票并將其打印出來(lái)，這樣的做法雖然方便，但卻給惡意篡改留下了空間——通過(guò)修改PDF文件中的信息，可以生成虛假發(fā)票用于報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)審核人員難以實(shí)時(shí)驗(yàn)證電子發(fā)票的真實(shí)性，尤其是在面對(duì)大量發(fā)票時(shí)，難以保證每一張發(fā)票都經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的真?zhèn)舞b別。此外，某些已經(jīng)開(kāi)具的正式發(fā)票（藍(lán)字發(fā)票）可能會(huì)因?yàn)樯唐吠素浂簧碳易鲝U（即紅沖），但報(bào)銷(xiāo)人仍可能使用已被作廢的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)[3]。

目前，A大學(xué)財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，無(wú)法直接連接至國(guó)家稅務(wù)總局的發(fā)票驗(yàn)證平臺(tái)進(jìn)行在線驗(yàn)證。雖然在入賬時(shí)可以通過(guò)其他設(shè)備進(jìn)行即時(shí)驗(yàn)證，但由于增值稅電子發(fā)票和財(cái)政電子票據(jù)需在不同的平臺(tái)上驗(yàn)證，且每次驗(yàn)證都需要輸入發(fā)票號(hào)碼、代碼等多項(xiàng)信息，不僅耗時(shí)費(fèi)力，財(cái)務(wù)審核人員在處理大量單據(jù)時(shí)也難以在保證效率的同時(shí)做到精確無(wú)誤。

2.電子發(fā)票數(shù)量龐大，重復(fù)報(bào)銷(xiāo)風(fēng)險(xiǎn)顯著。在我國(guó)，電子發(fā)票種類(lèi)多樣，包括增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票以及全面電子化的發(fā)票等。這些電子發(fā)票不僅格式各異，還允許無(wú)限次打印且無(wú)須加蓋印章，這使得重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的可能性極大增加。A大學(xué)在實(shí)際報(bào)銷(xiāo)流程中，要求報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)人在提供電子發(fā)票時(shí)要自行查重驗(yàn)證，盡管A大學(xué)在其財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中集成了查重功能，但由于電子發(fā)票的編碼復(fù)雜，容易出現(xiàn)輸入遺漏、錯(cuò)誤或順序顛倒等問(wèn)題，從而繞過(guò)了查重機(jī)制。此外，依靠人工審核的方式不可避免地會(huì)導(dǎo)致一些人為失誤，進(jìn)一步加劇了重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)中存在政策性風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》要求，單位接收電子化票據(jù)應(yīng)同步存儲(chǔ)原電子文件。然而，A大學(xué)的財(cái)務(wù)信息化水平尚不足以滿足這一要求。現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息平臺(tái)只收錄了開(kāi)票方的基本信息，如代碼、號(hào)碼、品名、金額等核心數(shù)據(jù)，缺乏電子文件的強(qiáng)制存儲(chǔ)機(jī)制。這不僅使得電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性無(wú)法得到保障，還可能導(dǎo)致政策性風(fēng)險(xiǎn)。特別是稅務(wù)局要求全電發(fā)票在入賬時(shí)，需通過(guò)電子稅務(wù)局的稅務(wù)數(shù)字賬戶進(jìn)行勾選抵扣并按月統(tǒng)計(jì)確認(rèn)。然而，目前財(cái)務(wù)系統(tǒng)與電子稅務(wù)局賬戶尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，無(wú)法實(shí)時(shí)提取反饋數(shù)據(jù)，自動(dòng)匯總等功能亦未能實(shí)現(xiàn)，這使得全電發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)流程與規(guī)定有所偏離。

4.部門(mén)間協(xié)作不足，共享平臺(tái)有待優(yōu)化。財(cái)務(wù)部門(mén)作為高校運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)支撐，其運(yùn)作離不開(kāi)與其他部門(mén)的有效協(xié)作。為了優(yōu)化電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程，必須加強(qiáng)各部門(mén)之間的資源整合。一張發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)過(guò)程可能涉及辦公用品入庫(kù)、物資采購(gòu)與驗(yàn)收、資產(chǎn)配置與保管、差旅費(fèi)用結(jié)算等多個(gè)環(huán)節(jié)，需要與采購(gòu)管理中心、國(guó)有資產(chǎn)管理處、各院系辦公室等部門(mén)協(xié)調(diào)配合[4]。當(dāng)前，A大學(xué)各部門(mén)使用的是由不同供應(yīng)商提供的系統(tǒng)，如科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)生資助管理、合同管理、薪酬管理、采購(gòu)管理等，這些系統(tǒng)各自獨(dú)立，功能各異，數(shù)據(jù)需求分散，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)流程中的溝通成本高且效率低下。

5.電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)推進(jìn)緩慢。從A大學(xué)的電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程可以看出，盡管電子發(fā)票在實(shí)際業(yè)務(wù)中得到了認(rèn)可，但實(shí)際審核中仍需要將其打印成紙質(zhì)材料。這一現(xiàn)象背后，既映射出“硬件”設(shè)施局限性的制約，也深刻揭示了由人員構(gòu)成的“軟件”環(huán)境所帶來(lái)的深層次挑戰(zhàn)。一方面，教職工對(duì)新技術(shù)的接受程度不高，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)方式，不愿意改變現(xiàn)有的工作習(xí)慣。很多教職工習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)流程，對(duì)無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的操作不夠熟悉，甚至存在一定的抵觸情緒。這種抵觸情緒主要源于對(duì)新系統(tǒng)的不熟悉以及擔(dān)心因操作不當(dāng)而導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)失敗。此外，部分教職工對(duì)于電子發(fā)票的安全性持懷疑態(tài)度，擔(dān)心電子文件易被篡改或丟失，從而影響報(bào)銷(xiāo)結(jié)果；另一方面，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在技術(shù)適配與業(yè)務(wù)能力上的不足，也嚴(yán)重制約了電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)的推進(jìn)步伐。作為報(bào)銷(xiāo)流程的核心推動(dòng)者，財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)技能和對(duì)新技術(shù)的掌握程度直接關(guān)乎變革的成效。但是，當(dāng)前部分財(cái)務(wù)人員在新技術(shù)應(yīng)用上顯得力不從心，難以高效利用報(bào)銷(xiāo)軟件優(yōu)化工作流程。同時(shí)，在數(shù)據(jù)處理與分析能力上的欠缺，也限制了他們利用電子發(fā)票數(shù)據(jù)提升財(cái)務(wù)管理效率與精準(zhǔn)度的可能性。

三、電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程的優(yōu)化路徑

（一）推動(dòng)電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)升級(jí)

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展背景下，高校是科研與教育的前沿陣地，在財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)方面正面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，A大學(xué)作為一所211高校，同樣面臨著傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)流程效率低下、資源浪費(fèi)等問(wèn)題，有必要對(duì)現(xiàn)有的報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化升級(jí)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。

1.借鑒成熟平臺(tái)如微信、支付寶等企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，在現(xiàn)有報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中引入“我的票據(jù)”功能模塊，以擴(kuò)充票據(jù)種類(lèi)，并與國(guó)家稅務(wù)總局的電子發(fā)票系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的自動(dòng)獲取、選擇、入賬以及互聯(lián)互通，從而保證電子發(fā)票的真實(shí)性和唯一性。

2.加強(qiáng)電子發(fā)票的數(shù)據(jù)管理能力，建立專(zhuān)用的發(fā)票數(shù)據(jù)模塊，實(shí)現(xiàn)批量驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)魏头乐怪貜?fù)報(bào)銷(xiāo)的功能。系統(tǒng)應(yīng)具備根據(jù)發(fā)票內(nèi)容智能匹配報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目、金額等信息的能力，進(jìn)而快速生成報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，簡(jiǎn)化用戶的操作步驟。

3.整合業(yè)務(wù)審批流程，引入電子簽章、生物識(shí)別等先進(jìn)身份認(rèn)證手段，支持多設(shè)備操作，提升電子簽名的使用便捷性。通過(guò)內(nèi)置于系統(tǒng)的邏輯校驗(yàn)功能，自動(dòng)檢測(cè)報(bào)銷(xiāo)單的正確性，并生成會(huì)計(jì)憑證，減少人工干預(yù)帶來(lái)的錯(cuò)誤。對(duì)于已審核并通過(guò)支付的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)及其附件，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)將其歸檔到電子檔案系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)全流程電子化管理，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”，從而顯著提升報(bào)銷(xiāo)流程的整體效率和服務(wù)質(zhì)量。從而有效解決A大學(xué)目前在電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)流程上存在的問(wèn)題，為學(xué)校帶來(lái)更為高效的財(cái)務(wù)管理方式，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”的服務(wù)目標(biāo)。

（二）升級(jí)財(cái)務(wù)信息平臺(tái)功能

在當(dāng)前紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票共存的管理模式下，A大學(xué)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息平臺(tái)正面臨著不斷升級(jí)的技術(shù)挑戰(zhàn)，升級(jí)平臺(tái)功能以提升工作效率并確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性與準(zhǔn)確性已經(jīng)迫在眉睫。

1.技術(shù)升級(jí)與系統(tǒng)集成。一是平臺(tái)全面支持電子發(fā)票接收。即使在目前紙電發(fā)票共存的管理模式下，電子發(fā)票仍需打印成紙質(zhì)版作為報(bào)銷(xiāo)憑證，但我們應(yīng)強(qiáng)化對(duì)于電子發(fā)票的管理能力。具體來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)能夠全面支持電子發(fā)票的接收，并且在此過(guò)程中確保其便捷性和高效性。二是支持集成自動(dòng)驗(yàn)真查重功能。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中嵌入自動(dòng)驗(yàn)真與查重模塊，確保所有接收的電子發(fā)票都是真實(shí)有效的，并且未被重復(fù)使用。該功能應(yīng)能與稅務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證及歷史記錄查詢。

2.流程優(yōu)化與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。一是完善電子發(fā)票上傳流程。報(bào)銷(xiāo)人在提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)時(shí)，不僅要上傳電子發(fā)票的掃描件或照片，還應(yīng)該包含電子發(fā)票的原始數(shù)據(jù)文件。財(cái)務(wù)信息平臺(tái)可以根據(jù)這些原始數(shù)據(jù)，結(jié)合稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的數(shù)字賬戶中已經(jīng)接收到的發(fā)票信息以及企業(yè)內(nèi)部已有的存儲(chǔ)記錄，自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證和查重操作。二是構(gòu)建安全的電子發(fā)票存儲(chǔ)體系。開(kāi)發(fā)一套安全可靠的電子發(fā)票存儲(chǔ)解決方案，確保所有經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的電子發(fā)票都能夠被妥善保存，并方便隨時(shí)查閱。同時(shí)，應(yīng)建立與稅務(wù)部門(mén)的直接數(shù)據(jù)交換通道，定期同步最新發(fā)票狀態(tài)，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

3.自動(dòng)化與智能化報(bào)銷(xiāo)處理。一是自動(dòng)化報(bào)銷(xiāo)流程設(shè)計(jì)。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)銷(xiāo)單草稿，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)審核流程。基于上傳的原始數(shù)據(jù)文件，利用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)自動(dòng)提取發(fā)票信息，并與稅務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配。通過(guò)多層驗(yàn)證后，系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)銷(xiāo)單草稿，供財(cái)務(wù)人員進(jìn)一步審核。二是增強(qiáng)審核功能與風(fēng)險(xiǎn)管理。為財(cái)務(wù)人員提供詳細(xì)的電子發(fā)票驗(yàn)真查重報(bào)告，輔助他們快速準(zhǔn)確地完成審核任務(wù)。財(cái)務(wù)人員在入賬時(shí)，審核發(fā)票驗(yàn)真查重的結(jié)果，核對(duì)無(wú)誤后予以記賬歸檔，從而杜絕假發(fā)票和重復(fù)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)的可能性。

通過(guò)這些具體的步驟和技術(shù)手段，可以顯著提高電子發(fā)票管理的效率和準(zhǔn)確性，同時(shí)也能保證財(cái)務(wù)流程的安全性和合規(guī)性。

（三）強(qiáng)化全電發(fā)票管理

為了提升全電發(fā)票管理的效率與安全性，財(cái)務(wù)信息平臺(tái)必須與稅務(wù)數(shù)字賬戶保持緊密協(xié)作，確保實(shí)時(shí)獲取最新的全電發(fā)票信息。通過(guò)自動(dòng)化處理全電發(fā)票信息，可以從根本上消除假發(fā)票及重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的風(fēng)險(xiǎn)，并確保財(cái)務(wù)流程的合規(guī)性。

1.實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步：財(cái)務(wù)信息平臺(tái)應(yīng)與稅務(wù)數(shù)字賬戶無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步。在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中，系統(tǒng)能夠直接從稅務(wù)數(shù)字賬戶中提取全電發(fā)票的具體詳情，取代傳統(tǒng)的由報(bào)銷(xiāo)人手動(dòng)提交發(fā)票的方式。這種方式不僅簡(jiǎn)化了報(bào)銷(xiāo)流程，還確保了發(fā)票信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

2.自動(dòng)化處理與反饋：系統(tǒng)應(yīng)能夠在完成會(huì)計(jì)憑證的編制與記賬后，自動(dòng)將已入賬的全電發(fā)票信息反饋至稅務(wù)數(shù)字賬戶，從而實(shí)現(xiàn)發(fā)票確認(rèn)、抵扣選擇以及匯總等操作的自動(dòng)化[5]。這一流程不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的即時(shí)提取、反饋與確認(rèn)統(tǒng)計(jì)，還確保了全電發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)流程嚴(yán)格遵守現(xiàn)行法律法規(guī)，有效防范了可能存在的政策性風(fēng)險(xiǎn)。

通過(guò)上述措施，不僅能夠提高全電發(fā)票管理的效率，還能增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的安全性和可靠性，從而更好地服務(wù)于學(xué)校的財(cái)務(wù)管理需求。

（四）構(gòu)建學(xué)校共享平臺(tái)

為了優(yōu)化電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程，高校應(yīng)構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的共享平臺(tái)。這一平臺(tái)旨在標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口，打破各個(gè)系統(tǒng)之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)、薪酬發(fā)放、資產(chǎn)管理、獎(jiǎng)助學(xué)金等業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。具體而言，應(yīng)從以下幾個(gè)方面構(gòu)建該共享平臺(tái)。

1.標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口。一是制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。確立一套適用于所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范，確保不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)能夠無(wú)縫對(duì)接和交互。這包括定義數(shù)據(jù)格式、傳輸協(xié)議以及數(shù)據(jù)交換的頻率等，以保證數(shù)據(jù)的一致性和互操作性。二是開(kāi)發(fā)適配器模塊。為每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)適配器模塊，使其能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與其他系統(tǒng)進(jìn)行通信。適配器模塊將負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)能夠在不同系統(tǒng)之間自由流動(dòng)。

2.整合業(yè)務(wù)流程。一是流程梳理與優(yōu)化：對(duì)現(xiàn)有的報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行全面梳理，識(shí)別其中的冗余環(huán)節(jié)和瓶頸，通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行優(yōu)化。例如，通過(guò)自動(dòng)化工具實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的自動(dòng)采集、驗(yàn)證、入賬及歸檔，減少人工干預(yù)，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和效率。二是集成核心功能：將核心的財(cái)務(wù)管理功能集中到共享平臺(tái)上，如電子發(fā)票的自動(dòng)驗(yàn)真、費(fèi)用審批、報(bào)銷(xiāo)單生成等，簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)人和財(cái)務(wù)人員的操作步驟，提升整體流程的效率。三是多業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)：實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間的聯(lián)動(dòng)。例如，科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)可以直接關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目管理系統(tǒng)，自動(dòng)更新項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，提高管理的透明度和準(zhǔn)確性。

3.權(quán)限管理與數(shù)據(jù)安全。一是精細(xì)化權(quán)限配置：根據(jù)不同部門(mén)的職能和工作需求，設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)權(quán)限，確保各職能部門(mén)在平臺(tái)上的操作符合其職責(zé)范圍，同時(shí)保障數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。二是數(shù)據(jù)加密與備份：采用高級(jí)加密技術(shù)保護(hù)敏感數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保在任何情況下數(shù)據(jù)都不會(huì)丟失或泄露。三是審計(jì)與監(jiān)控：建立完善的審計(jì)機(jī)制，記錄所有操作日志，便于追蹤和審查，確保數(shù)據(jù)處理過(guò)程的合規(guī)性。

構(gòu)建學(xué)校共享平臺(tái)不僅是優(yōu)化高校電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程的重要措施，也是提升高校信息化和共享化水平的關(guān)鍵步驟。通過(guò)這一平臺(tái)，高校不僅能夠?qū)崿F(xiàn)報(bào)銷(xiāo)流程的高效、便捷和準(zhǔn)確，還能為師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。這是高校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提升整體管理水平的重要一步，同時(shí)也是推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)代化不可或缺的一部分。

（五）培養(yǎng)復(fù)合型人才，推動(dòng)電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)進(jìn)程

電子發(fā)票的推行是歷史的必然選擇，也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。新質(zhì)生產(chǎn)力的發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，需要他們具備高科技、高效能、高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在當(dāng)前數(shù)字化、智能化的時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)人員不僅要掌握扎實(shí)的財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理等多方面的能力，以實(shí)現(xiàn)從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的角色轉(zhuǎn)換，成長(zhǎng)為全能型、復(fù)合型的財(cái)務(wù)人才。

報(bào)銷(xiāo)人是財(cái)務(wù)工作的主要服務(wù)對(duì)象，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)關(guān)注報(bào)銷(xiāo)人的需求與體驗(yàn)，尤其是在電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程的優(yōu)化方面。為了解決長(zhǎng)期以來(lái)存在的報(bào)銷(xiāo)“難、慢、繁”問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)人的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期舉辦關(guān)于電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和政策解讀活動(dòng)，幫助他們更好地理解和掌握新的報(bào)銷(xiāo)流程與規(guī)定。同時(shí)，建立有效的溝通機(jī)制，及時(shí)收集和處理報(bào)銷(xiāo)人在使用電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中提出的建議和意見(jiàn)，以提升他們的報(bào)銷(xiāo)滿意度。

為了進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量，財(cái)務(wù)部門(mén)可以借鑒新時(shí)代的“楓橋經(jīng)驗(yàn)”，注重預(yù)防為主，將問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)。通過(guò)持續(xù)優(yōu)化電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程、提高服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)宣傳教育等多種措施，營(yíng)造一個(gè)便捷、高效、和諧的報(bào)銷(xiāo)環(huán)境。這樣不僅能夠提升師生的報(bào)銷(xiāo)體驗(yàn)，還能增強(qiáng)他們對(duì)財(cái)務(wù)工作的信任與支持，共同推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理工作的持續(xù)改進(jìn)與發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與數(shù)字中國(guó)的建設(shè)，電子發(fā)票在全社會(huì)蓬勃發(fā)展，為推動(dòng)高校財(cái)務(wù)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了契機(jī)。高校作為走在科技前沿的先鋒者，應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)政策變化，主動(dòng)擔(dān)當(dāng)作為，從高處著眼，從小處著手。從電子發(fā)票的開(kāi)具、接收、入賬、歸檔等環(huán)節(jié)，整合人力、科技、部門(mén)資源，主動(dòng)優(yōu)化電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程，把財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)煩瑣的數(shù)據(jù)處理中解放出來(lái)，打造有技術(shù)、懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的復(fù)合型財(cái)務(wù)人才隊(duì)伍，不斷在業(yè)務(wù)實(shí)踐中優(yōu)化更新，形成更高質(zhì)量、更有發(fā)展力的管理服務(wù)模式，助力國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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