煤炭建設(shè)工程檔案“四個體系”建設(shè)探討

摘 要：隨著檔案治理體系研究和實踐的逐步推行，煤炭建設(shè)工程檔案要著力加強“四個體系”建設(shè)，針對治理結(jié)構(gòu)不合理、資源體系建設(shè)有待加強、利用體系不夠完善、檔案安全體系較為滯后等問題，要從強化責任落實、資源建設(shè)、開發(fā)利用、安全建設(shè)等方面予以強化。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；四個體系；路徑

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，將原來的“三個體系”拓展至“四個體系”，這是適應(yīng)新時代發(fā)展需要做出的正確判斷。煤炭建設(shè)工程檔案是施工過程的真實記錄，是歷史查考的第一手資料，需要按照上級要求，加強“四個體系”建設(shè)，打造更加優(yōu)化的治理體系和高效的治理能力，推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

1 煤炭建設(shè)工程檔案管理的時代要求

1.1 治理結(jié)構(gòu)更加完善

新時代，檔案治理結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化，以新《檔案法》為統(tǒng)領(lǐng)，以相關(guān)制度規(guī)章為體系的制度規(guī)范已經(jīng)形成。在建設(shè)工程管理中，檔案管理對象不斷豐富、檔案業(yè)務(wù)生態(tài)持續(xù)演進、檔案利用訴求更加多元，在一定程度上增加了檔案治理的難度和復雜性，迫切需要在制度層面對檔案治理的新情況和新問題作出規(guī)范和引導。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)筑符合時代需要的煤炭工程管理制度體系，建立現(xiàn)代治理結(jié)構(gòu)成為新的時代課題。

1.2 資源體系更加優(yōu)化

做好檔案的全面收集工作，對促進煤炭事業(yè)全面發(fā)展、提高工作質(zhì)量和水平具有重要意義。根據(jù)《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》（NB/T51065-2016），煤炭建設(shè)工程檔案分為生產(chǎn)技術(shù)、地質(zhì)勘測、設(shè)備儀器等11個門類，管理部門需要認真研討檔案法律、法規(guī)及規(guī)范性文件。同時，要按照《煤炭建設(shè)工程資料歸檔及檔案管理規(guī)范》（NB/T10223-2019）《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）《煤炭建設(shè)工程資料管理標準》（NB/T-51051-2016）和《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）整理歸檔要求，構(gòu)建覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護檔案資源完整與安全，促進煤炭行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

1.3 利用體系更加多元

一是服務(wù)多樣化。數(shù)據(jù)多跑路成為檔案服務(wù)的“標配”，云服務(wù)、App查檔、異地查詢在工程利用行業(yè)已蔚然成風，極大地縮短了檔案查詢時間，提高工程建設(shè)的速度。二是開發(fā)多樣化。檔案開發(fā)的形式已不再局限于傳統(tǒng)輔助參考模式，檔案資源活了起來，從后臺走向前臺，檔案賦能企業(yè)發(fā)展的作用凸顯。比如透過對工程勘探的研究，可以總結(jié)勘察方式、地容地貌結(jié)構(gòu)、施工方向等，這些好經(jīng)驗好做法用于工程決策，能夠提升決策的科學化水平。三是利用主體多樣化。隨著檔案價值的挖掘，檔案利用不再局限于管理人員和決策者，檔案利用者的范圍越來越廣，價值發(fā)揮的空間得以拓展，檔案潛能被激發(fā)出來。

1.4 安全建設(shè)更加重要

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的普及，電子檔案的規(guī)模和復雜性不斷增加，與此同時，針對數(shù)據(jù)的攻擊和竊取行為也日益增多。檔案數(shù)據(jù)關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的核心利益，安全建設(shè)成為共享利用的基本底線，體系化的檔案安全治理能力成為煤炭企業(yè)應(yīng)對各類數(shù)據(jù)風險的必要條件。在新技術(shù)環(huán)境下，管理部門應(yīng)著眼于科技發(fā)展前沿，構(gòu)筑主流的技術(shù)防護體系、完善的安全規(guī)章制度和安全保管意識，確保檔案資源的絕對安全。

2 煤炭建設(shè)工程檔案“四個體系”建設(shè)存在的問題

2.1 企業(yè)檔案治理結(jié)構(gòu)不合理

煤炭建筑工程企業(yè)大多成立時間不長，初創(chuàng)期由于組織規(guī)模小、檔案類型單一、檔案組織架構(gòu)一般都會設(shè)計的比較簡單，但是隨著企業(yè)步入成長期，組織規(guī)模、管理水平、經(jīng)營范圍逐步增加，原有檔案治理模式下職能交叉、缺失或權(quán)責過于分散，治理結(jié)構(gòu)和檔案管理結(jié)構(gòu)失衡的現(xiàn)象較為突出。比如工程規(guī)模的擴大造成了檔案管理關(guān)聯(lián)單位多、工程周期長、組織層級復雜等問題出現(xiàn)，紙質(zhì)檔案遺失、歸檔不齊全的現(xiàn)象突出，同時，由于治理結(jié)構(gòu)未能及時優(yōu)化，檔案治理邊界模糊、權(quán)責不明，工作執(zhí)行力大打折扣。

2.2 資源體系建設(shè)有待加強

煤炭工程檔案具有成套性和長期性特點。一個項目往往包含勘察、立項、招標、施工、驗收、經(jīng)營等諸多環(huán)節(jié)，因檔案資料數(shù)量龐大，文件遺露或重復等增加了人員工作量，造成了收集上的困難。檔案鑒定機制缺乏，有的重要文件因未作出明確的歸檔要求，造成未能及時收集，重要資料遺失。同時，有的部門片面強調(diào)工作效率，對文件資料不加區(qū)分地進行收集，資源浪費嚴重。電子檔案收集不齊全的問題較為突出，部分工程論證材料、地質(zhì)結(jié)構(gòu)材料缺乏監(jiān)督和約束，未能歸檔而留存在個人手中，資源建設(shè)力度不夠、效果較差。

2.3 檔案利用體系不夠完善

重管輕用現(xiàn)象較為普遍，檔案賦能作用未能及時發(fā)揮，主要表現(xiàn)在：一是共享機制不健全。跨類型信息比對和共享存在一定壁壘，不同類型和介質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)共享交換較為困難，即使建立數(shù)據(jù)跨類型對接機制的，也多采取一事一議、臨時拷貝的手工導入模式，存在較大安全隱患，可持續(xù)性不強。二是開發(fā)手段較為滯后。對檔案資源的潛在價值認識不清晰，對檔案賦能工程建設(shè)、產(chǎn)業(yè)經(jīng)驗、政策制定等方面的作用認識不深刻，大多處于查詢利用階段，對檔案解讀不夠，難以結(jié)合行業(yè)背景和市場規(guī)律為企業(yè)發(fā)展賦能。三是應(yīng)用場景較為落后。人工智能技術(shù)拓展了檔案利用的空間，云存儲、指尖查檔已成為現(xiàn)實，但是煤炭工程行業(yè)檔案應(yīng)用場域依然為傳統(tǒng)模式，未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)多跑路，利用者不跑腿。

2.4 檔案安全體系較為滯后

工程檔案管理普遍存在著安全意識不全、管理制度不健全、安全監(jiān)管不到位的問題，出現(xiàn)較大的安全隱患。比如檔案庫房管理不達標，有的工程檔案隨意被放置在閑置空間中，沒有符合標準的檔案室，保管環(huán)境漏洞較多；電子檔案安全防護能力較弱，傳輸和利用過程中未有加密設(shè)置，檔案管理系統(tǒng)未配備較為完善的防火墻技術(shù)，易受病毒或黑客攻擊。安全制度缺失，有的檔案資料未進行等級劃控，共享范圍過大，檔案失泄密風險較高。

3 煤炭建設(shè)工程檔案“四個體系”建設(shè)的路徑

3.1 強化責任落實，治理結(jié)構(gòu)“強”起來

要按照檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃要求，適應(yīng)煤炭事業(yè)發(fā)展需要，推進工程檔案管理結(jié)構(gòu)更加成熟、更加定型。

3.1.1推進管理機構(gòu)責任法定化。提高工程檔案管理水平，不能只憑老思維老傳統(tǒng)，必須加強制度建設(shè)、法規(guī)建設(shè)。要依法依規(guī)設(shè)置檔案管理機構(gòu)、配置工程檔案職能、明確權(quán)限和責任、規(guī)范移交和利用程序。根據(jù)煤炭工程特點、科學合理編制好檔案“三合一”制度，全面收集好工程實施全過程的檔案資料，尤其是對煤炭事業(yè)和社會有查考、利用、保存價值的各種形式、各種載體的文件材料，重點收集做好科技、勘察施工、工程驗收文件材料，切實做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，并根據(jù)檔案價值確定相應(yīng)的保管期限。

3.1.2構(gòu)筑高效的組織體系。要針對煤炭系統(tǒng)檔案管理的層級多、組織功能發(fā)揮差的短板，進一步減少檔案管理層次，精干設(shè)置機構(gòu)，實行扁平化管理，構(gòu)建上下貫通、運行順暢的檔案組織體系。要適應(yīng)信息時代和工程任務(wù)發(fā)展要求，強化剛性約束，嚴格檔案管理權(quán)限和程序，構(gòu)建簡約高效的檔案管理體制，可探索施行對職能相近、聯(lián)系緊密的機構(gòu)加大統(tǒng)籌設(shè)置和綜合力度，推進檔案收集與服務(wù)便捷化，最大限度滿足工程建設(shè)的需求。

3.2 強化資源建設(shè)，讓檔案底色“亮”起來

豐富、完整的檔案資源是開發(fā)利用的前提，做好檔案資源建設(shè)是為煤炭事業(yè)中心、為人民群眾服務(wù)的需要。要進一步豐富館藏資源，改善檔案結(jié)構(gòu)，從源頭上做好檔案資源建設(shè)。

3.2.1做好電子檔案資源的全覆蓋與高質(zhì)量。電子檔案是資源體系的關(guān)鍵要素和核心基礎(chǔ)。要根據(jù)業(yè)務(wù)需求，編制重點檔案數(shù)據(jù)資源目錄，比如工程論證材料、地質(zhì)勘察記錄、工程驗收等，統(tǒng)籌規(guī)劃文書檔案、會計檔案、科技檔案的一體化管理。建立目錄動態(tài)更新機制，對新介質(zhì)、新流程產(chǎn)生的檔案及時予以補充，實現(xiàn)目錄清單化管理。加快數(shù)據(jù)資源匯聚。構(gòu)建檔案管理一體化平臺，建設(shè)完善重要領(lǐng)域數(shù)據(jù)資源庫。深化數(shù)據(jù)資源調(diào)查，全面摸清電子檔案資源底數(shù)，探索通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的共享交換平臺和標準統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，形成布局合理、管理協(xié)同、安全可靠的一體化電子檔案資源體系。

3.2.2建立共享協(xié)調(diào)機制。加強信息化前端控制，厘清企業(yè)綜合檔案部門和其他業(yè)務(wù)部門的職責分工，形成檔案數(shù)據(jù)跨部門、跨層級共享的高效匯聚、有效回流機制。推動建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)、市場數(shù)據(jù)共享機制，打通共享使用通道，在將檔案資源與市場運行有效結(jié)合，為企業(yè)決策提供資源基礎(chǔ)。

3.2.3優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。加強對煤炭科技創(chuàng)新、項目建設(shè)、調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等方面工作的檔案收集，記錄好煤炭工程行業(yè)實現(xiàn)高水平自立自強的生動實踐。加強檔案資源質(zhì)量管控，推進“存量數(shù)字化，增量電子化”，構(gòu)筑覆蓋范圍廣、門類齊全、質(zhì)量高校的檔案資源結(jié)構(gòu)。

3.3強化開發(fā)利用，破解難題“實”起來。檔案資源價值無法真正發(fā)揮出來，是煤炭工程檔案管理亟待解決的問題。

3.3.1創(chuàng)新開發(fā)利用機制。結(jié)合檔案數(shù)據(jù)高效共享機制，針對工程利用數(shù)據(jù)融合和大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用需求，推進開發(fā)利用環(huán)境的建設(shè)，形成檔案數(shù)據(jù)、專業(yè)數(shù)據(jù)和市場數(shù)據(jù)整合應(yīng)用的機制與流程，開展跨部門、跨時空、基于應(yīng)用場景的檔案開發(fā)利用。

3.3.2拓展應(yīng)用場景。在檔案利用重點環(huán)節(jié)、重要領(lǐng)域打造場景化應(yīng)用。如驗收環(huán)節(jié)，可探索建立健全大數(shù)據(jù)輔助科學決策機制，充分匯聚整合設(shè)計、施工、監(jiān)理多源數(shù)據(jù)，拓展檔案動態(tài)監(jiān)測、統(tǒng)計分析、風險研判、效果評估等應(yīng)用場景，提升輔助決策的科學化水平。結(jié)合人工智能、大數(shù)據(jù)等應(yīng)用基礎(chǔ)，選取需求迫切的典型應(yīng)用場景，引入重點環(huán)節(jié)，打造智能化檔案服務(wù)體系。

3.3.3加強檔案研究闡釋。煤炭工程從側(cè)面反映了國家經(jīng)濟發(fā)展和生態(tài)環(huán)保政策，是重要的歷史教科書。要將煤炭人的“忠厚吃苦、敬業(yè)奉獻、開拓創(chuàng)新、卓越至上”的職業(yè)精神作為闡釋對象，利用新媒體、編研出版等形式，將檔案資料多維度呈現(xiàn)和展示，展示中國煤炭工程事業(yè)篳路藍縷的艱辛歷程，傳承煤炭工程人的政治覺悟、精神境界、道德情操和意志品質(zhì)。

3.4 強化安全建設(shè)，保障服務(wù)“足”起來

3.4.1制定檔案安全管理辦法。建立檔案資源分類分級管理制度，明確涉及不同類別、不同級別、不同體量的檔案資源應(yīng)滿足的安全管理要求。探索建立檔案安全管理認證制度，通過認證提高數(shù)據(jù)安全管理水平。

3.4.2構(gòu)建全流程開發(fā)利用安全機制。在檔案資源收集、存儲、查詢、利用、分析和共享" " "（下接56頁）

（上接47頁）等方面建立安全內(nèi)控機制。搭建檔案資源開發(fā)利用安全環(huán)境，提高遠程訪問、流向控制、檔案溯源和銷毀鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)技術(shù)的管控能力，確保檔案利用來源可溯、去向可查、行為留痕與責任可究。

3.4.3加強電子檔案安全管理。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)增設(shè)區(qū)塊鏈審計日志調(diào)取模塊，全面、準確地記錄檔案利用過程。做好數(shù)據(jù)加密、安全通道等管控措施，對電子檔案流轉(zhuǎn)過程中可能出現(xiàn)的泄露、非法使用等問題追根溯源和實時監(jiān)控、實時阻斷，將損失和影響維持在可控范圍。

3.4.4夯實實體檔案安全基礎(chǔ)。專門開展檔案安全隱患自評和檢查工作，重點檢查防火、防盜、防水與防泄密等方面存在的安全隱患以及檔案未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理、檔案庫房堆放雜物和消防應(yīng)急體系不完善等問題，確保檔案保管萬無一失。要加強智能庫房建設(shè)，配備先進的設(shè)備和技術(shù)，如空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及智能化存儲管理系統(tǒng)等，以保證檔案的長期保存和及時查詢。

3.5 加強組織領(lǐng)導，要素建設(shè)“富”起來

3.5.1加強資金要素建設(shè)。加大統(tǒng)籌資金、精準發(fā)力，平衡投入壓力，足額安排資金在檔案數(shù)據(jù)服務(wù)、平臺建設(shè)上，當好轉(zhuǎn)型升級的“壓艙石”。要建立健全保障機制，常態(tài)化圍繞信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)字化利用場景等分類制定投入政策，持續(xù)賦能工程建設(shè)。

3.5.2釋放人才動能。圍繞檔案管理轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，立足新時期檔案管理人才需求，深入開展專業(yè)化研學、常態(tài)化培訓、定期技能提升等活動，堅持把人才隊伍建在檔案治理結(jié)構(gòu)和治理能力建設(shè)上，旨在培養(yǎng)適應(yīng)新時代檔案事業(yè)發(fā)展模式、具有良好創(chuàng)新精神的專業(yè)化人才，為煤炭工程事業(yè)發(fā)展提供有力支撐。

結(jié)語

煤炭建設(shè)工程檔案管理部門要持續(xù)優(yōu)化工作流程，推進檔案信息化建設(shè)，積極探索檔案信息資源共享利用，不斷提升為企業(yè)服務(wù)的水平，更好地發(fā)揮建設(shè)項目工程檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展和煤炭行業(yè)管理方面的支撐和服務(wù)作用。

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作者簡介：何棟霞（1996—），大學學歷，陜西延長石油巴拉素煤業(yè)有限公司助理館員，研究方向：檔案管理。