重特大事件檔案全周期收集研究

摘 要：地震具有突發(fā)性、破壞性等特點(diǎn)。地震檔案收集工作面臨著時(shí)間緊、任務(wù)重、數(shù)量大等現(xiàn)實(shí)問題，需要建立事前、事中、事后全周期地震檔案收集工作機(jī)制，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作需要。本文以《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》為研究背景，首先分析了地震檔案的主要種類，提出做好地震檔案收集的現(xiàn)實(shí)必要性，并以全周期為視角，提出事前、事中、事后做好地震檔案收集的具體舉措，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：地震檔案；重特大事件檔案收集；全周期

概述

為進(jìn)一步做好自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件檔案工作，2022年，中辦、國(guó)辦聯(lián)合出臺(tái)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡(jiǎn)稱《通知》），為收集、保管、利用重特大事件檔案提供有力指導(dǎo)。我國(guó)是一個(gè)多地震國(guó)家。早在3000多年前，《竹書紀(jì)年》中便有“夏帝發(fā)七年，泰山震”的記載。隨著陸續(xù)開展的地震應(yīng)急救援、防震減災(zāi)科普、預(yù)防工程等各項(xiàng)工作，產(chǎn)生更多的地震檔案資料[1]。記錄重特大時(shí)間的歷史檔案，成為決策者的重要參考[2]。完整是對(duì)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是做好檔案工作的一項(xiàng)基本要求。地震檔案收集工作的質(zhì)量直接影響著檔案的完整性以及后期地震檔案管理和利用效益?！锻ㄖ分袕?個(gè)方面就重特大事件檔案收集提出具體要求，包括檔案收集責(zé)任制、收集要求，建立檔案收集情況評(píng)估及移交機(jī)制[3]。地震具有突發(fā)性、破壞性等特點(diǎn)，地震檔案收集工作面臨著時(shí)間緊、任務(wù)重、數(shù)量大等現(xiàn)實(shí)，需要建立事前、事中、事后全周期地震檔案收集工作機(jī)制，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作需要。

1 地震檔案的主要種類

重特大事件檔案（自然災(zāi)害類）是指自然災(zāi)害防控過程中產(chǎn)生的重要材料，專門記載和描述災(zāi)害發(fā)生經(jīng)過，包括自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)地、影響范圍、損失、抗災(zāi)救災(zāi)等內(nèi)容的全部文字、聲像資料，為救災(zāi)減災(zāi)工作提供重要?dú)v史借鑒。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《重特大事件檔案管理規(guī)定》《生產(chǎn)安全事故檔案管理辦法》《中國(guó)檔案分類法地震檔案分類表》等相關(guān)規(guī)定，可以將地震檔案劃分為三類。

1.1 黨政公文類

黨政公文類檔案主要是指黨委政府在應(yīng)對(duì)處置地震災(zāi)害過程中，以黨委政府名義簽發(fā)的公文類文書材料，是地震檔案的重要組成部分。以地震災(zāi)害為例，地震災(zāi)害發(fā)生后，黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出的重要批示、指示、講話等。地震局、應(yīng)急管理部簽發(fā)和頒布的決議、決定、通知，成立的地震應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，制定的具體處置方案以及情況處置通報(bào)等文件。

1.2 專門類

地震抗災(zāi)減災(zāi)過程中產(chǎn)生、具有專業(yè)性質(zhì)類的檔案，如地震監(jiān)測(cè)與預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)類、地震管理類、地震對(duì)策類、設(shè)備儀器類、地震應(yīng)急處置類、地震工程基建類等等。地震專門檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映應(yīng)對(duì)處置工作全過程，包括紙質(zhì)、電子、實(shí)物等載體。地震處置報(bào)告及領(lǐng)導(dǎo)批示；地震抗災(zāi)減災(zāi)報(bào)告；地震現(xiàn)場(chǎng)勘查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)勘查材料；傷亡人員名單；地震抗災(zāi)減災(zāi)工作簡(jiǎn)報(bào)；與地震處置工作有關(guān)的會(huì)議記錄以及與地震災(zāi)害相關(guān)、具有收集價(jià)值的實(shí)物類檔案資料。

1.3 聲像類

地震災(zāi)害重特大事件發(fā)生后，反映地震災(zāi)害及處理處置的過程、破壞后果的照片、錄音錄像等聲像檔案是最貼近、真實(shí)的歷史記錄，也是直接反映地震抗災(zāi)減災(zāi)的過程，具有重要收集價(jià)值。

2 地震檔案收集的現(xiàn)實(shí)必要性

地震檔案資料收集是做好地震檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是利用檔案資源宣傳抗震知識(shí)、做好抗災(zāi)減災(zāi)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。因此，做好地震檔案收集工作有其重要的現(xiàn)實(shí)性和必要性。

2.1 做好地震檔案管理工作的需要

地震檔案收集屬于檔案工作的重要組成部分，有針對(duì)性地開展重特大事件檔案收集管理研究，能夠進(jìn)一步厘清地震檔案收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，細(xì)化分類方法和檔號(hào)結(jié)構(gòu)以及檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理效率。做好地震檔案收集工作，有利于豐富地震檔案資源，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，提升檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理部門更加完整、準(zhǔn)確、全面地構(gòu)建檔案資源體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地震檔案資源應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。

2.2 做好地震抗災(zāi)減災(zāi)工作的需要

地震檔案材料的收集歸檔是地震部門日常工作的重要組成部分。地震檔案收集管理工作不同于常規(guī)性檔案工作，但又需要納入常規(guī)工作的籌備范疇，既要加強(qiáng)地震檔案收集管理研究，分析其特點(diǎn)和規(guī)律，又要做好地震檔案后續(xù)利用工作的研究，建立突發(fā)事件檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案利用效率。檔案管理部門作為部門文獻(xiàn)信息服務(wù)主體，為地方或部門預(yù)防或應(yīng)對(duì)重特大事件決策提供可靠且十分寶貴的信息支撐。地震檔案全面記錄了地震從其發(fā)生、發(fā)展、處置、恢復(fù)秩序的全過程得歷史記錄，通過這些文獻(xiàn)信息記錄的分析、對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)以及警示未來等均具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，能夠?yàn)閼?yīng)急管理部門快速、準(zhǔn)確地做出決策提供參考和依據(jù)。

2.3 服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要

地震檔案詳細(xì)記錄地震發(fā)生前、發(fā)生時(shí)、發(fā)生后應(yīng)急處置的舉措措施，全面體現(xiàn)了地震應(yīng)對(duì)全過程及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，匯總分析地震檔案，形成應(yīng)對(duì)該類事件處置一般性認(rèn)知和規(guī)律性總結(jié)，有利于同類事件的應(yīng)對(duì)與處置，最大限度地減少事件危害及不良影響，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展提供服務(wù)。做好地震檔案收集，進(jìn)一步豐富了館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，還能夠?yàn)榭篂?zāi)減災(zāi)宣傳、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供諸如檔案查詢、檔案證明以外的多種形式的服務(wù)。例如，以地震檔案為載體，拍攝專題抗災(zāi)減災(zāi)宣傳片，有利于提升廣大社會(huì)公眾的防災(zāi)意識(shí)，提高社會(huì)檔案意識(shí)，營(yíng)造全社會(huì)重視檔案工作的良好氛圍。

3 地震檔案收集對(duì)策——基于全周期理論

3.1 事前：常態(tài)化收集管理，重在建機(jī)制

3.1.1建立議事協(xié)調(diào)機(jī)制。根據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》《重特大事件檔案管理規(guī)定》的要求，建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)檔案收集工作機(jī)制，“同時(shí)接受上級(jí)主管部門和同級(jí)地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，并按照有關(guān)歸檔要求匯交重要檔案數(shù)據(jù)”。應(yīng)建立由地震部門、檔案主管部門等組成的地震檔案收集管理議事協(xié)調(diào)機(jī)制，定期召開一次例會(huì)，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確立協(xié)商機(jī)制，搭建機(jī)構(gòu)保障。

3.1.2壓實(shí)部門責(zé)任機(jī)制。在地震部門與檔案主管部門的共同牽頭下，明確各相關(guān)參與部門檔案工作的責(zé)任，將檔案收集管理工作作為日常突發(fā)事件應(yīng)急演練的重要內(nèi)容之一，既要明確責(zé)任主體，又要壓實(shí)壓緊責(zé)任，還要注重提高落實(shí)責(zé)任的能力和水平。在地震檔案收集過程中，辦公室、相關(guān)部門、臨時(shí)機(jī)構(gòu)各負(fù)其責(zé)。

3.1.3完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》等規(guī)定，要制定地震檔案管理細(xì)則，包括文件材料的歸檔、檔案的管理、重特大事件檔案歸檔范圍和保管期限表等。在此基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步細(xì)化地震檔案歸檔范圍、保管期限劃分、分類方法等等，進(jìn)一步完善地震檔案收集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.1.4出臺(tái)檔案操作指南。操作指南以地震應(yīng)對(duì)處置檔案收集歸檔和管理流程為主線，包括總則、收集管理體制、歸檔范圍與保管期限表、收集歸檔管理前端質(zhì)量控制、檔案收集、鑒定與整理，檔案存儲(chǔ)、保管、利用和處置，元數(shù)據(jù)管理，檔案收集管理過程中安全保密等等。

3.1.5明確檔案全宗歸屬。地震檔案應(yīng)明確處置時(shí)檔案收集的歸屬與流向，確定檔案全宗歸屬。臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案在該機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)移交。

3.1.6建立日常演練機(jī)制。地震檔案收集工作時(shí)間短、任務(wù)重、責(zé)任大，收集管理的檔案數(shù)量多，既要打牢基礎(chǔ)，也需要做好日常演練。具體來說，要重視專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，抽調(diào)專門人員組成收集管理隊(duì)伍，保持人才隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性。設(shè)置專門收集管理場(chǎng)所，并配置計(jì)算機(jī)、檔案架柜等必要的軟硬件設(shè)施設(shè)備。編制檔案收集管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，包括處置程序、物資保障、適用范圍等。開發(fā)專門的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，提升檔案收集管理信息化水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源模塊化管理。

3.2 事中：應(yīng)急型收集管理，重在抓落實(shí)

3.2.1加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。地震發(fā)生后，檔案管理部門要同步進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，了解地震發(fā)生的情況，評(píng)估可能生成的檔案類型、數(shù)量、規(guī)模，涉及的主要責(zé)任單位和主體，并主動(dòng)召集地震、檔案、媒體等部門議事協(xié)商溝通會(huì)，說明檔案收集管理的意義、方法和要求。明確相關(guān)單位做好應(yīng)急處置過程中檔案收集管理工作，制訂歸檔計(jì)劃。檔案主管部門或地震管理部門要深入重點(diǎn)目標(biāo)單位，在檔案鑒定、歸檔范圍、數(shù)字化等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.2.2規(guī)范材料形成。應(yīng)對(duì)處置地震文件材料是檔案收集的源頭，要切實(shí)規(guī)范重特大事件文件材料形成，明確地震檔案形成和歸檔責(zé)任主體（見表2）。

在確定文件材料形成要求后，要及時(shí)組成責(zé)任主體及其人員就文件材料形成和留存開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。并將文件夾、文件盒、文件材料等相關(guān)物資準(zhǔn)備與應(yīng)急處置物資同準(zhǔn)備、同使用。應(yīng)急處置階段重心放在了人員搶救和財(cái)產(chǎn)保護(hù)方面，事件處置留存文件人員較少。要指定專人負(fù)責(zé)處置時(shí)形成的文件材料留存，確保做到文件材料“日形成”“日留存”。

3.2.3主動(dòng)介入收集。地震發(fā)生后，應(yīng)對(duì)處置具有很強(qiáng)的時(shí)效性，不能一味被動(dòng)地等待相關(guān)單位整理再移交。一方面，地震處置時(shí)間長(zhǎng)，失去時(shí)效性；另一方面，地震處置任務(wù)重，難免因遺漏或鑒定不當(dāng)而導(dǎo)致歸檔材料未及時(shí)收集。因此，一旦發(fā)生地震，地震部門或檔案主管部門要立即成立專門的檔案材料收集領(lǐng)導(dǎo)小組，做好責(zé)任分工，主動(dòng)去一線收集檔案，確保重特大事件應(yīng)對(duì)處置檔案收集的全面性與完整性。檔案主管部門可指派專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄音或采集視頻。對(duì)黨政領(lǐng)導(dǎo)人、社會(huì)各界參與情況進(jìn)行詳細(xì)信息記錄，并開展檔案征集活動(dòng)。

3.2.4做好補(bǔ)充收集。地震應(yīng)對(duì)處置時(shí)間緊、任務(wù)重，現(xiàn)場(chǎng)文件材料形成和留存難以做到完整充分，還要進(jìn)行必要的補(bǔ)充收集。補(bǔ)充收集的渠道有媒體、見證人口述及社會(huì)其他群體。其中，媒體信息采集包括新聞宣傳權(quán)威部門的新聞報(bào)道、通知通告播發(fā)；某信、某博、某音等社交媒體拍攝的現(xiàn)場(chǎng)珍貴畫面等，這些都是應(yīng)對(duì)處置記錄的必要補(bǔ)充。征集的方式有發(fā)布征集公告、定向收集。口述信息，主要是指重特大事件應(yīng)對(duì)處置的見證者、離退休人員的口述檔案或口述歷史，此類信息采集應(yīng)按照《口述史料采集與管理規(guī)范》。與一般的搶救性口述史料不同，地震應(yīng)對(duì)處置口述信息時(shí)效性要求更高，可同步或待事件處置后及時(shí)開展。社會(huì)征集檔案方式有：捐贈(zèng)、寄存、收購(gòu)、征購(gòu)等。

3.3 事后：社會(huì)化收集管理，重在提質(zhì)效

在重特大事件應(yīng)對(duì)處置檔案移交至檔案館，作為眾多館內(nèi)檔案組成部分之一，回歸至社會(huì)化管理，這一環(huán)節(jié)更加注重的是做好管理提質(zhì)增效，解決以往重管輕用問題，發(fā)揮重特大事件檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

3.3.1夯實(shí)基礎(chǔ)：做好常態(tài)化管理。要“加強(qiáng)重特大事件檔案資源深度開發(fā)，形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例，為現(xiàn)實(shí)工作提供服務(wù)”，為地震部門應(yīng)急處置提供借鑒參考。為此，地震部門或檔案管理部門要在地震檔案收集管理工作結(jié)束后，及時(shí)復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查擺不足，夯實(shí)地震檔案收集管理基礎(chǔ)。例如，要進(jìn)一步強(qiáng)化人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)地震檔案收集管理業(yè)務(wù)的要求，做好檔案人員培訓(xùn)，尤其是信息化技能培訓(xùn)，掌握最新的分類方法、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求。完善基礎(chǔ)設(shè)施，如添置計(jì)算機(jī)、購(gòu)置掃描儀，做好數(shù)字信息采集，等等。健全管理制度。結(jié)合地震檔案收集管理需要，進(jìn)一步完善地震檔案收集要求、檔案查詢檢索流程、價(jià)值鑒定及銷毀規(guī)則等。

3.3.2注重實(shí)效：提高專業(yè)化水平。要從質(zhì)量、效率和效果三個(gè)方面，切實(shí)提升地震檔案收集管理專業(yè)化水平。從質(zhì)量方面來說，就是要嚴(yán)格按照《重特大事件檔案管理規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)規(guī)定和要求，采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類項(xiàng)相結(jié)合的方法進(jìn)行分類，做到層次分明，便于保管和利用，確保歸檔的質(zhì)量和水平。從效率方面來說，就是要加強(qiáng)地震檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)及其優(yōu)化升級(jí)，提高信息化管理的能力和水平。分別建立國(guó)家級(jí)數(shù)據(jù)總庫(kù)、重特大事件檔案省/市/縣級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)、各單位/系統(tǒng)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，積極推進(jìn)地震檔案數(shù)字化工作，按照存量“數(shù)字化”、增量“電子化”的原則，加快推進(jìn)地震檔案數(shù)字化，既要將歷年保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化，又要做好每年新增檔案的數(shù)字化，并將數(shù)字檔案信息錄入專題數(shù)據(jù)庫(kù)。再次是從效果方面來說，就是要把相關(guān)的規(guī)定應(yīng)用到地震檔案收集管理的具體實(shí)踐中，不斷提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化水平。

3.3.3強(qiáng)化利用：注重全方位利用。深度開發(fā)地震檔案是提高檔案利用質(zhì)量和效率的重要途徑，為進(jìn)一步做好地震大事件檔案資源深度開發(fā)和利用，需要做到：重特大事件檔案查詢利用實(shí)行特事特辦，簡(jiǎn)化查詢檢索利用審核流程，在“符合保密規(guī)定的前提下”滿足應(yīng)開放盡開放、應(yīng)利用盡利用，簡(jiǎn)化審批手續(xù)。做好地震檔案編研工作，擴(kuò)大收集范圍，將地震檔案按照時(shí)間匯編，如處置規(guī)章制度、處置方式方法等，形成匯編型檔案編研成果，豐富地震檔案資源。

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作者簡(jiǎn)介：王靜（1980.4—），大學(xué)學(xué)歷，南陽市防震減災(zāi)中心館員，主要從事防震減災(zāi)檔案管理研究。