基于信息化視角的檔案記載重要性及其管理策略

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已成為推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步的關(guān)鍵動(dòng)力。在此背景下，檔案記載的管理和利用尤顯重要，特別是對(duì)于涉及廣泛的社會(huì)管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，檔案信息化不僅能夠確保政策執(zhí)行的準(zhǔn)確性，提高公共服務(wù)的透明度，促進(jìn)知識(shí)的積累與傳承，還能夠?yàn)闆Q策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。然而，當(dāng)前的檔案記載管理存在信息化建設(shè)滯后、安全保障不足、標(biāo)準(zhǔn)化程度低以及人員專業(yè)能力不足等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，本文提出了加快信息化建設(shè)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提高人員專業(yè)能力等策略，旨在推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化，提升管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化視角；檔案記載；管理

在信息化帶來(lái)高效管理和服務(wù)能力的背景下，深化檔案記載的信息化管理，不僅是推動(dòng)政府透明化和服務(wù)效率的需要，也是構(gòu)建現(xiàn)代化國(guó)家治理體系的重要組成部分。因此，針對(duì)當(dāng)前檔案管理面臨的問(wèn)題，探索有效的管理策略，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效利用和保護(hù)具有重要意義。

1 基于信息化視角的檔案記載的重要性

1.1 保障政策執(zhí)行的準(zhǔn)確性

在信息化時(shí)代背景下，檔案記載的信息化管理對(duì)于保障政策執(zhí)行的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一方面，信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化，這意味著所有的檔案資料都可以被轉(zhuǎn)化為電子格式，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)和共享。這種數(shù)字化的檔案不僅便于快速檢索和訪問(wèn)，還能夠大幅減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因損壞或遺失帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在制定或執(zhí)行政策時(shí)，能夠依靠這些及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的檔案資料，確保制定的政策更加符合實(shí)際情況，在執(zhí)行過(guò)程中也能夠根據(jù)檔案資料進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化。另一方面，信息化的檔案記載通過(guò)高效的數(shù)據(jù)處理和分析技術(shù)，能夠?qū)Υ罅繖n案資料進(jìn)行深入挖掘和分析，為政策制定提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。例如，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析歷史檔案中的政策實(shí)施效果，決策者可以了解哪些政策措施取得了成功，哪些措施存在不足，從而在新的政策制定過(guò)程中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免重復(fù)錯(cuò)誤，確保新政策的執(zhí)行準(zhǔn)確性。

1.2 提高公共服務(wù)透明度

信息化的檔案記載對(duì)于提高公共服務(wù)的透明度起到了關(guān)鍵作用。通過(guò)建立電子檔案系統(tǒng)，公共機(jī)構(gòu)可以將政策文件、執(zhí)行進(jìn)度、服務(wù)成果等相關(guān)檔案資料數(shù)字化、系統(tǒng)化，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向社會(huì)公開。這種做法不僅使得政府工作更加透明，還便于公眾監(jiān)督和參與。公眾可以通過(guò)簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)查詢獲取他們關(guān)心的政策信息和服務(wù)進(jìn)展，有效增強(qiáng)了政府的透明度和公信力[1]。此外，信息化的檔案記載還促進(jìn)了政府服務(wù)的個(gè)性化和精準(zhǔn)化。通過(guò)對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)的分析，公共服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠更準(zhǔn)確地識(shí)別公眾的需求和偏好，從而提供更加貼合公眾需求的服務(wù)。同時(shí)，公眾也可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，通過(guò)電子檔案系統(tǒng)直接查詢到最相關(guān)的政策和服務(wù)信息，大大提高服務(wù)的有效性和滿意度。再者，信息化管理還促進(jìn)了跨部門信息的共享與協(xié)作，使得不同部門之間的數(shù)據(jù)和信息能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，有效避免了信息孤島的現(xiàn)象，加強(qiáng)了政策協(xié)同和服務(wù)整合，進(jìn)一步提升了公共服務(wù)的透明度和效率。

1.3 促進(jìn)知識(shí)積累與傳承

在信息化視角下，檔案記載的管理對(duì)于促進(jìn)知識(shí)的積累與傳承具有重要意義。通過(guò)將檔案數(shù)字化，并采用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理，可以確保這些寶貴的知識(shí)資源得到有效保存和系統(tǒng)化組織，便于長(zhǎng)期保存和后續(xù)利用。信息化的檔案管理系統(tǒng)支持高效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索和分析功能，這不僅使得歷史檔案的查詢更為便捷，而且支持對(duì)檔案內(nèi)容的深度挖掘，為研究和教育提供豐富的資源。信息化還極大地促進(jìn)了跨時(shí)代、跨地域的知識(shí)傳承。數(shù)字化的檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)輕松共享，使得全球的研究者和公眾能夠訪問(wèn)到這些檔案資料，從而促進(jìn)了不同文化和地區(qū)之間知識(shí)的交流和融合。這種廣泛的知識(shí)共享對(duì)于促進(jìn)全球知識(shí)的累積和創(chuàng)新具有重要作用，也為后世提供了學(xué)習(xí)和研究的寶貴資源。

2 信息化視角下檔案記載管理中存在的問(wèn)題

2.1 信息化建設(shè)滯后

首先，眾多機(jī)構(gòu)面臨的硬件設(shè)施不符合現(xiàn)代信息化的要求。這些機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)硬件和存儲(chǔ)設(shè)施，尤其是那些用于支撐大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理的關(guān)鍵技術(shù)設(shè)備，往往落后于當(dāng)前的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。他們的處理能力和存儲(chǔ)容量無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量需求。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的不足導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸效率低下，影響信息共享和遠(yuǎn)程訪問(wèn)的實(shí)現(xiàn)。其次，軟件系統(tǒng)的陳舊也是信息化建設(shè)滯后的一個(gè)重要表現(xiàn)?，F(xiàn)有的檔案管理軟件往往缺乏更新，無(wú)法兼容新的文件格式或支持先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析和處理功能。這導(dǎo)致檔案數(shù)字化和管理過(guò)程中的效率低下，無(wú)法滿足快速檢索、智能分類和安全訪問(wèn)等現(xiàn)代檔案管理的需求[2]。最后，信息化戰(zhàn)略和規(guī)劃的缺失或者落后同樣是一個(gè)顯著問(wèn)題。許多機(jī)構(gòu)沒(méi)有明確的信息化發(fā)展規(guī)劃或者現(xiàn)有規(guī)劃未能與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)法指導(dǎo)機(jī)構(gòu)有效應(yīng)對(duì)數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。這種缺乏前瞻性的規(guī)劃導(dǎo)致信息化建設(shè)無(wú)法系統(tǒng)地進(jìn)行，難以形成有效的信息化管理體系，影響了檔案管理工作的整體效能。

2.2 安全保障不足

首先，數(shù)據(jù)安全措施的缺失或不充分是一個(gè)突出問(wèn)題。在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，對(duì)于數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、備份及災(zāi)難恢復(fù)等安全措施的投入不足，使得檔案數(shù)據(jù)面臨被未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)、篡改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。其次，安全意識(shí)的不足也是一個(gè)重要問(wèn)題。機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工對(duì)于信息安全的認(rèn)識(shí)不足，缺乏必要的安全操作培訓(xùn)和意識(shí)，導(dǎo)致在日常管理和使用檔案數(shù)據(jù)時(shí)因操作不當(dāng)而引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。再次，網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的薄弱也是信息化安全保障不足的體現(xiàn)。隨著檔案管理系統(tǒng)的開放和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛使用，系統(tǒng)面臨的外部攻擊和威脅日益增多。但是，許多機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施不足，缺乏有效的防火墻、入侵檢測(cè)和防病毒軟件等安全設(shè)施，無(wú)法有效防御外部的安全威脅。最后，應(yīng)對(duì)安全事件的能力不足也是安全保障中的一大問(wèn)題。在遭遇數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)入侵等安全事件時(shí)，許多機(jī)構(gòu)缺乏快速反應(yīng)和有效應(yīng)對(duì)的機(jī)制和能力，導(dǎo)致安全事件的影響擴(kuò)大，難以在短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)正常的檔案管理和服務(wù)。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化程度低

首先，檔案的分類、編目和索引方式各不相同，每個(gè)機(jī)構(gòu)或部門會(huì)依據(jù)自身的需求和習(xí)慣制定一套檔案管理方法。這種多樣化的管理模式雖然在一定程度上滿足了個(gè)別部門的特定需求，但在整個(gè)組織或跨組織層面卻造成了信息孤島，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的共享和流通。由于缺乏統(tǒng)一的檔案分類和編目標(biāo)準(zhǔn)，不同系統(tǒng)間的檔案數(shù)據(jù)難以進(jìn)行匹配和融合，造成了大量的重復(fù)工作和資源浪費(fèi)。其次，數(shù)據(jù)格式和交換協(xié)議的不統(tǒng)一也是一個(gè)突出問(wèn)題。檔案資料在數(shù)字化過(guò)程中，由于缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，同一份檔案在不同系統(tǒng)中的表現(xiàn)形式完全不同，這不僅增加了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理的難度，還降低了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和可靠性[3]。最后，檔案保管和利用的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，影響了檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。沒(méi)有統(tǒng)一遵循的保管標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了檔案的物理?xiàng)l件、環(huán)境要求以及數(shù)字化保存格式等方面的管理不規(guī)范，這不僅影響檔案的安全和完整性，也限制了檔案的有效檢索和廣泛利用。

2.4 人員專業(yè)能力不足

在信息化視角下的檔案記載管理中，人員專業(yè)能力不足的問(wèn)題較為常見(jiàn)。檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握不足是這一問(wèn)題的核心表現(xiàn)。隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越依賴于電子信息處理、數(shù)據(jù)分析和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。然而，大量檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)側(cè)重于傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于最新的信息技術(shù)如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等缺乏足夠的理解和操作能力。這種技能差距使得他們難以有效地利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理和利用。其次，檔案數(shù)字化和信息化管理流程的操作能力不足是另一方面的具體表現(xiàn)。隨著檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)檔案管理人員提出了更高的操作技能要求。然而，不少人員對(duì)于檔案數(shù)字化處理的軟件工具不熟悉，無(wú)法高效地完成檔案的掃描、編輯和索引工作。同時(shí)，對(duì)于信息化管理流程的不熟悉，使得他們?cè)跈n案歸檔、檢索和共享等工作中效率低下，難以滿足快速響應(yīng)的需求。最后，持續(xù)學(xué)習(xí)和自我提升能力的不足也是人員專業(yè)能力問(wèn)題的一部分。信息化技術(shù)的更新?lián)Q代速度極快，要求檔案管理人員具有持續(xù)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能的能力。然而，部分檔案管理人員缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)和習(xí)慣，對(duì)于新興的信息化管理工具和技術(shù)缺乏足夠的關(guān)注和掌握，使得他們?cè)趯?shí)際工作中難以應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)和需求。

3 信息化視角下檔案記載管理的策略

3.1 加快信息化建設(shè)

加快信息化建設(shè)的策略需從構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施、優(yōu)化檔案管理軟件系統(tǒng)以及制定和執(zhí)行前瞻性的信息化戰(zhàn)略三個(gè)方面著手。首先，強(qiáng)化數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施。這涉及升級(jí)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)連接，確保它們能夠支持大數(shù)據(jù)處理和快速信息傳輸。機(jī)構(gòu)需要投資于最新的技術(shù)，如云計(jì)算平臺(tái)和5G網(wǎng)絡(luò)，以支持遠(yuǎn)程訪問(wèn)和高速數(shù)據(jù)交換。其次，優(yōu)化檔案管理軟件系統(tǒng)是提升信息化建設(shè)速度的關(guān)鍵。這要求開發(fā)或采購(gòu)能夠支持自動(dòng)化檔案處理、智能檢索和高級(jí)數(shù)據(jù)分析功能的軟件系統(tǒng)。軟件應(yīng)支持多種數(shù)據(jù)格式，兼容性強(qiáng)，并能夠適應(yīng)未來(lái)技術(shù)的發(fā)展。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，確保數(shù)據(jù)可以在不同平臺(tái)和系統(tǒng)之間無(wú)縫共享。最后，制定和執(zhí)行一個(gè)全面的信息化戰(zhàn)略，明確指出如何利用信息技術(shù)來(lái)支持檔案管理的各個(gè)方面。這包括對(duì)現(xiàn)有技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的評(píng)估，確定技術(shù)升級(jí)的優(yōu)先順序以及制定長(zhǎng)期和短期的目標(biāo)。戰(zhàn)略還應(yīng)包括培訓(xùn)計(jì)劃，以提高員工對(duì)新系統(tǒng)和工具的熟練度，確保他們能夠充分利用信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。

3.2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

在檔案記載管理的信息化視角下，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理的策略涵蓋了綜合性的技術(shù)和管理措施。一方面，實(shí)施多層次的數(shù)據(jù)保護(hù)措施，包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和應(yīng)用層面的安全。物理安全涉及保護(hù)數(shù)據(jù)中心和服務(wù)器房間免受未授權(quán)訪問(wèn)和物理?yè)p害。網(wǎng)絡(luò)安全則需要部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和加密技術(shù)，以防止數(shù)據(jù)被攔截或篡改。應(yīng)用層面的安全措施包括對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證和權(quán)限控制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)敏感數(shù)據(jù)[4]。另一方面，建立一個(gè)全面的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障的情況。這要求定期備份關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并在多個(gè)地理位置存儲(chǔ)備份副本。災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)描述在各種不同情況下恢復(fù)操作的步驟，包括自然災(zāi)害、技術(shù)故障或網(wǎng)絡(luò)攻擊等。

3.3 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在信息化視角下，對(duì)檔案記載管理制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要策略。這一策略的實(shí)施旨在統(tǒng)一檔案記錄、分類、存儲(chǔ)和檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作在全國(guó)范圍內(nèi)的一致性和互操作性。首先，進(jìn)行全面評(píng)估，了解不同機(jī)構(gòu)在檔案管理中所遵循的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，識(shí)別存在的差異和不足。同時(shí)，調(diào)研檔案管理的實(shí)際需求，確定制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的主要目標(biāo)和方向。其次，在制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，參考ISO等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織以及其他國(guó)家在檔案管理領(lǐng)域的成功經(jīng)驗(yàn)和最佳實(shí)踐，確保所制定的標(biāo)準(zhǔn)既具有國(guó)際視野，又符合國(guó)內(nèi)實(shí)際情況。再次，在標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，廣泛征求政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、學(xué)術(shù)界和行業(yè)協(xié)會(huì)等各方面的意見(jiàn)和建議。通過(guò)這種方式，確保新標(biāo)準(zhǔn)能夠全面反映不同用戶的需求和期望，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的普遍適用性和接受度。另外，制定詳細(xì)的實(shí)施指南和操作流程，為各級(jí)機(jī)構(gòu)和個(gè)人提供清晰的指導(dǎo)。這包括如何將現(xiàn)有檔案資料轉(zhuǎn)換為符合新標(biāo)準(zhǔn)的格式以及如何在日常工作中應(yīng)用這些標(biāo)準(zhǔn)。最后，建立一套完善的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，定期檢查新標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，評(píng)估其效果，并根據(jù)反饋和技術(shù)發(fā)展進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。這有助于確保標(biāo)準(zhǔn)始終保持最新，滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。

3.4 提高人員專業(yè)能力

首先，提高專業(yè)能力的基石是實(shí)施針對(duì)檔案管理人員需求的詳細(xì)培訓(xùn)計(jì)劃。該計(jì)劃應(yīng)涵蓋廣泛的主題，包括信息技術(shù)的最新趨勢(shì)、數(shù)字記錄保存原則、數(shù)據(jù)安全和隱私法以及軟件工具在檔案管理中的應(yīng)用。培訓(xùn)單元的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮到從初學(xué)者到高級(jí)用戶的不同技能水平，確保所有工作人員都能進(jìn)步并從中受益。其次，鼓勵(lì)員工持續(xù)學(xué)習(xí)和專業(yè)發(fā)展的文化至關(guān)重要。這可以通過(guò)提供對(duì)在線課程、網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)和對(duì)研討會(huì)的訪問(wèn)來(lái)促進(jìn)，這些課程、網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)和研討會(huì)涵蓋了數(shù)字歸檔領(lǐng)域的新興技術(shù)和最佳實(shí)踐。訂閱相關(guān)專業(yè)期刊以及成為檔案和信息管理協(xié)會(huì)的成員也可以使人員了解該領(lǐng)域的最新發(fā)展[5]。再次，建立一個(gè)指導(dǎo)計(jì)劃，讓經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員和信息管理專業(yè)人員可以與經(jīng)驗(yàn)不足的員工分享他們的專業(yè)知識(shí)是另一種有效的策略。這種一對(duì)一的指導(dǎo)可以幫助解決特定的學(xué)習(xí)需求，解決復(fù)雜的問(wèn)題，并促進(jìn)對(duì)信息管理挑戰(zhàn)和解決方案的更深入理解。最后，認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)員工在專業(yè)發(fā)展方面所做的努力以及他們對(duì)改進(jìn)組織檔案管理實(shí)踐的貢獻(xiàn)，可以大幅提高士氣和積極性。無(wú)論是通過(guò)正式的獎(jiǎng)勵(lì)、內(nèi)部溝通中的認(rèn)可，還是職業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)，承認(rèn)專業(yè)發(fā)展工作的重要性都強(qiáng)調(diào)了組織對(duì)卓越檔案管理的承諾。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，通過(guò)加快信息化建設(shè)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及提高人員專業(yè)能力，可以顯著提升檔案記載管理的質(zhì)量，從而為檔案記載的未來(lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，確保信息的安全、準(zhǔn)確和高效傳承。

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作者簡(jiǎn)介：李玲（1981.01.07—），大學(xué)學(xué)歷；山西省陽(yáng)泉市盂縣秀水鎮(zhèn)人社局館員；研究方向：檔案管理。