管理視角下的公立醫(yī)院檔案工作優(yōu)化策略分析

摘 要：檔案工作涉及公立醫(yī)院工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，其體系更是包括業(yè)務(wù)主管部門、檔案行業(yè)組織、基層檔案從業(yè)機(jī)構(gòu)等各個(gè)方面。各個(gè)階段的工作水平和工作效率將對(duì)檔案工作的實(shí)際效果產(chǎn)生嚴(yán)重影響。為此，相關(guān)部門應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，推進(jìn)學(xué)術(shù)組織工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，建立目標(biāo)導(dǎo)向、壓力傳導(dǎo)和考核評(píng)估三者合一的管理工作體系，使之能適應(yīng)新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案工作需求?；诖?，文章從管理視角出發(fā)，對(duì)我國公立醫(yī)院的檔案工作優(yōu)化策略展開探討和研究。

關(guān)鍵詞：管理視角；公立醫(yī)院；檔案管理工作；優(yōu)化策略

在公立醫(yī)院管理中，檔案工作占有十分重要的位置。檔案是醫(yī)院所有部門、各級(jí)信息的集合體，在這些信息中，醫(yī)學(xué)資料占有很大的比例，其為醫(yī)務(wù)人員的日常工作起著指導(dǎo)作用。在新時(shí)代背景下，隨著醫(yī)改的推進(jìn)，公立醫(yī)院應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理方式，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的方案，不斷對(duì)檔案管理工作實(shí)施改進(jìn)，打破現(xiàn)有工作模式的限制，并采用切實(shí)的對(duì)策，為推動(dòng)我國公立醫(yī)院的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、做好公立醫(yī)院檔案工作的重要意義

1.有助于信息資源的保存

在數(shù)字化時(shí)代，公立醫(yī)院的檔案管理首要任務(wù)是確保相關(guān)信息的精確和完整保存。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，其影響力日益增強(qiáng)，公立醫(yī)院也應(yīng)適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建以大數(shù)據(jù)為中心的戰(zhàn)略，推動(dòng)自身向智慧醫(yī)療轉(zhuǎn)型。檔案管理工作作為基石，支撐著這一變革過程，其超越了簡單的信息匯集和歸檔，而是依托完善的管理體系，由專業(yè)人員有針對(duì)性地甄選和收集信息，并高質(zhì)量地核查、整理和分析，以保障信息資源的全面保護(hù)和高效利用。

2.推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展

隨著我國公立醫(yī)院正式邁入新的發(fā)展階段，其檔案工作也越來越重視“高品質(zhì)發(fā)展”，全方位推動(dòng)我國檔案資源體系的優(yōu)化構(gòu)建。檔案工作涉及公立醫(yī)院預(yù)防、醫(yī)療、保健以及康復(fù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，是醫(yī)療衛(wèi)生工作的核心內(nèi)容，也是醫(yī)院管理核心內(nèi)容之一。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化以及制度化開展，充分提升檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的順利實(shí)施，構(gòu)建權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)的現(xiàn)代醫(yī)院管理體系，促進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

3.優(yōu)化公立醫(yī)院社會(huì)服務(wù)質(zhì)量

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要堅(jiān)持新的發(fā)展思想，促進(jìn)檔案工作和社會(huì)各領(lǐng)域的深度結(jié)合，完善檔案管理制度，為事業(yè)發(fā)展注入強(qiáng)大的動(dòng)能。在實(shí)踐中，公立醫(yī)院已經(jīng)形成了醫(yī)政管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研、人力資源、質(zhì)量管理和信息化建設(shè)等多個(gè)領(lǐng)域的檔案資源，通過深入挖掘和匯總醫(yī)院發(fā)展歷程中的關(guān)鍵檔案，形成有史實(shí)、有思考以及有深度的檔案資料，并將其作為編研資政的“檔案聲音”，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展與社會(huì)事業(yè)的融合發(fā)展。

4.有助于信息資源的利用

公立醫(yī)院對(duì)信息的處理與使用是檔案管理工作最大的價(jià)值所在。過去因受信息技術(shù)的限制，未能充分挖掘其中蘊(yùn)含的重要信息，對(duì)醫(yī)學(xué)規(guī)律、醫(yī)院建設(shè)等方面的研究多采用昂貴、耗時(shí)的科研實(shí)驗(yàn)與實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的方法。在信息化環(huán)境下，利用大數(shù)據(jù)及其相關(guān)軟件，能夠?qū)n案資料實(shí)施快速、專業(yè)地分析與處理，得出具有科學(xué)性與準(zhǔn)確性的原則與結(jié)論，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療科研與管理的科學(xué)化。此外，還可以實(shí)現(xiàn)院內(nèi)信息共享，建立個(gè)人健康檔案，為患者提供個(gè)性化醫(yī)療服務(wù)。

二、新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

1.具有高效性

新時(shí)期，借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化工具，檔案信息數(shù)據(jù)得以更加高效的采集、組織、存儲(chǔ)和檢索。同時(shí)，還構(gòu)建了專門的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。通過采用新型的輸入和儲(chǔ)存方法，檔案管理人員將大多數(shù)的檔案信息資源轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)，為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)，并將其所需背景材料和相關(guān)關(guān)聯(lián)內(nèi)容推送出去，讓公立醫(yī)院的檔案服務(wù)更加全面和方便。

2.具有主動(dòng)性

公立醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)積極探索并采納人工智能技術(shù)，深度挖掘檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。通過運(yùn)用AI技術(shù)解析龐大的診療數(shù)據(jù)，可以構(gòu)建智能模型，為疾病預(yù)防、診斷、咨詢和病理研究提供詳盡、精準(zhǔn)的信息支持。此外，通過對(duì)管理類檔案的統(tǒng)計(jì)分析，可以洞察醫(yī)院運(yùn)營管理的現(xiàn)狀和未來趨勢(shì)，有助于優(yōu)化資源配置，推動(dòng)人才隊(duì)伍建設(shè)，具有一定的參考價(jià)值。

三、公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題

1.現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)不充分

部分醫(yī)院管理人員對(duì)現(xiàn)代檔案的管理觀念還很薄弱，忽略其重要性，將檔案管理僅視作為數(shù)據(jù)搜集、整理、保管工作，沒有充分了解其價(jià)值。以人力資源檔案為例，由于醫(yī)院將重點(diǎn)工作放在醫(yī)學(xué)研究方面，人事、行政、后勤等工作要求服務(wù)于臨床一線，而忽略了多個(gè)部門的互補(bǔ)作用。因此，在人力資源檔案的管理上，出現(xiàn)很多不足，如缺少部分醫(yī)生的進(jìn)修證書、工作業(yè)績等需要存檔的資料，檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容不夠完善或是沒有得到及時(shí)更新，嚴(yán)重影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理模式也順應(yīng)變革，逐漸融入了線上線下雙重管理模式。然而，當(dāng)前公立醫(yī)院的檔案管理體系中，創(chuàng)新元素的缺失是一個(gè)關(guān)鍵問題，檔案信息管理系統(tǒng)未能充分利用其挖掘和利用潛力，使得大量數(shù)字化資源處于閑置或浪費(fèi)的狀態(tài)，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面、高效整合。

2.檔案資源體系不健全

首先，檔案管理的界限模糊不清。尤其在公立醫(yī)院的服務(wù)職能日益多元化，在檔案管理工作趨于精細(xì)且社會(huì)責(zé)任不斷增強(qiáng)的背景下，檔案管理工作的需求并未同步跟進(jìn)并展開動(dòng)態(tài)優(yōu)化，導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)存檔的檔案無法得到及時(shí)保存。

其次，歸檔觀念淡薄。有些部門的檔案存在著“用時(shí)重要，不用則不要”等問題，一些部門或個(gè)人缺少大局意識(shí)和系統(tǒng)意識(shí)，為了省事，將應(yīng)當(dāng)存檔的檔案分散在各個(gè)部門和個(gè)人手里，甚至導(dǎo)致部分檔案丟失。

再次，“重成果、輕流程”。檔案管理部門常常在年末實(shí)施一次集中收集或者是一件事情完成后實(shí)施一次性存檔，檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性和全周期保存機(jī)制不足是一大癥結(jié)，尤其在人事檔案領(lǐng)域顯得尤為突出。

最后，檔案資源收集存在不合理之處。醫(yī)療記錄、官方文件和財(cái)務(wù)文檔的存檔相對(duì)完備，但人事檔案、科研檔案和儀器設(shè)備檔案則常常缺少。

3.管理人員綜合素質(zhì)有待提升

因?yàn)閷?duì)檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，許多醫(yī)院都未設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員，而兼職人員在檔案管理工作上難以騰出更多的時(shí)間和精力，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的采集往往滯后，整理流程也常有不規(guī)范之處。加上兼職人員并未經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)和專業(yè)能力培養(yǎng)，導(dǎo)致公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量有待提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的復(fù)雜性日益增加，公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于兼具信息技術(shù)、醫(yī)學(xué)背景和檔案管理技能的專業(yè)人才需求急劇上升。此外，檔案管理人員常常得不到應(yīng)有的關(guān)注，其晉升空間有限。因此，檔案管理團(tuán)隊(duì)并不穩(wěn)定，經(jīng)常發(fā)生人事變動(dòng)或是團(tuán)隊(duì)平均年齡較大，很難提高自身專業(yè)能力。

4.信息化程度不高

首先，在國內(nèi)科技日新月異的大背景下，作為融合尖端科技與專業(yè)知識(shí)的機(jī)構(gòu)，公立醫(yī)院在信息科技的應(yīng)用上始終保持著前沿姿態(tài)，如電子健康記錄系統(tǒng)（EHR）、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)（LIS）和醫(yī)學(xué)影像存檔通信系統(tǒng)（PACS）的廣泛應(yīng)用以及對(duì)這些系統(tǒng)的精細(xì)管理和性能評(píng)估，已經(jīng)成為衡量醫(yī)院等級(jí)與運(yùn)營效能的核心指標(biāo)；其次，隨著新興技術(shù)的迭代，檔案管理逐漸向“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)”轉(zhuǎn)型，公眾對(duì)于檔案的智能化處理和便捷訪問需求日益增強(qiáng)，推動(dòng)了檔案服務(wù)的革新與升級(jí)。

然而，與此形成鮮明對(duì)比的是，公立醫(yī)院的檔案管理、資源開發(fā)利用以及服務(wù)方式等方面卻存在著嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，主要還是以紙質(zhì)檔案為主要管理模式，還有不少醫(yī)院只是實(shí)現(xiàn)了目錄的數(shù)字化，仍然停留在“手工時(shí)代”，無法對(duì)其實(shí)施高效運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理率和利用率低下，無法適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理需要和用戶個(gè)性化需要，在醫(yī)療事業(yè)中的作用無法得到充分發(fā)揮。

四、管理視角下的公立醫(yī)院檔案工作優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理理念

加強(qiáng)對(duì)公立醫(yī)院的檔案管理，需要樹立現(xiàn)代化、科學(xué)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理思想。為此，提升醫(yī)院管理層和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營的關(guān)鍵。在日常操作中，應(yīng)積極強(qiáng)調(diào)檔案管理在各部門間的普遍價(jià)值，提升所有相關(guān)人員對(duì)這一任務(wù)的認(rèn)知深度，促使各部門積極主動(dòng)地參與并支持醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院的整體進(jìn)步。

檔案管理不僅是構(gòu)建一個(gè)存儲(chǔ)資源庫，還是人力資源優(yōu)化配置和有效利用的基石。在宣傳活動(dòng)中，務(wù)必讓醫(yī)療人員明白個(gè)人檔案與職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，直接影響其職業(yè)發(fā)展路徑，使醫(yī)院管理者及普通員工都能全力支持檔案管理的革新進(jìn)程，邁向現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化的道路。還要善于捕捉每一個(gè)教育契機(jī)，如組織專業(yè)研討會(huì)、新穎的主題討論會(huì)，甚至鼓勵(lì)撰寫關(guān)于檔案管理的學(xué)術(shù)文章，以此深化全院對(duì)檔案管理的理解，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化檔案管理機(jī)制

在管理視角下，檔案管理的重要地位日益凸顯，一個(gè)先進(jìn)的管理策略能夠顯著提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的運(yùn)作效率。構(gòu)建出一套嚴(yán)密且高效的管理體系，對(duì)于保障檔案管理工作的順暢開展至關(guān)重要。在標(biāo)準(zhǔn)化的管理體制下對(duì)檔案實(shí)施管理，可以降低工作差錯(cuò)，也可以更好地規(guī)避傳統(tǒng)管理方式所帶來的負(fù)面影響。公立醫(yī)院需加大檔案管理工作力度，制定行之有效的制度，以管理人員為中心，分析工作內(nèi)容，并利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)施監(jiān)管，如果在工作中出現(xiàn)遺漏，要立即對(duì)相關(guān)責(zé)任人實(shí)施問責(zé)，提升管理人員的工作責(zé)任心。在這種方式下，檔案管理工作分工明確，各管理人員負(fù)責(zé)的事項(xiàng)和板塊之間沒有重疊，遇到問題可以找相應(yīng)責(zé)任人，防止“踢皮球”，共同尋求問題的答案，從而有效提高問題的處理效率。

另外，公立醫(yī)院也要不斷細(xì)化管理內(nèi)容。由于醫(yī)院的科室較多，應(yīng)根據(jù)各科室的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)施嚴(yán)格的管理制度是必不可少的，能夠有效避免因錯(cuò)誤導(dǎo)致的后續(xù)工作受阻。在設(shè)計(jì)檔案框架時(shí)，應(yīng)以科室為基礎(chǔ)，精細(xì)劃分各個(gè)欄目，既能明確檔案類別，又能強(qiáng)化信息識(shí)別的精確性，使醫(yī)務(wù)人員在查詢檔案時(shí)，可以在科室檔案中查詢到相關(guān)數(shù)據(jù)，從而確保醫(yī)院的日常工作順利開展。

3.提升管理人員素養(yǎng)

隨著醫(yī)改的推進(jìn)，在公立醫(yī)院的檔案管理領(lǐng)域，變革的腳步從未停止。在創(chuàng)新過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員的能力提升至核心位置，認(rèn)識(shí)到個(gè)人素質(zhì)與檔案管理質(zhì)量的緊密關(guān)聯(lián)。提高檔案管理人員的專業(yè)技能和知識(shí)水平，直接推動(dòng)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化邁進(jìn)。因此，人員素質(zhì)的提升是推動(dòng)檔案管理改革的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。只有這樣，才能在信息時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)中確保醫(yī)院優(yōu)勢(shì)。在此階段，醫(yī)院應(yīng)從人力資源策略出發(fā)，提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，吸引并引入擁有專業(yè)技術(shù)和高能力素質(zhì)的人才。在選拔過程中，可以設(shè)置實(shí)際操作環(huán)節(jié)，確保選用的人才具備扎實(shí)的才能，以驅(qū)動(dòng)檔案管理改革的進(jìn)程。

除了外部引入，醫(yī)院也需關(guān)注現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，結(jié)合理論與實(shí)踐，推行“學(xué)以致用”的培養(yǎng)模式，以此評(píng)估并提高員工的現(xiàn)有能力，強(qiáng)化他們的信息素養(yǎng)，使其能夠獨(dú)立開展數(shù)字化檔案建設(shè)，并不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)，為檔案管理的創(chuàng)新注入活力。

此外，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)調(diào)員工的專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，特別是在檔案管理領(lǐng)域。通過舉辦培訓(xùn)課程，讓員工深刻理解檔案管理的重要性，明確自身的職責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任感。在執(zhí)行日常任務(wù)的同時(shí)，鼓勵(lì)其分析檔案管理制度中的不足，為改進(jìn)制度和創(chuàng)新管理方式提出建設(shè)性意見。

4.構(gòu)建檔案管理工作平臺(tái)

利用信息技術(shù)實(shí)施檔案管理工作的優(yōu)化，可以有效促進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理工作模式的創(chuàng)新，也能進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。在這一過程中，公立醫(yī)院應(yīng)積極落實(shí)信息化建設(shè)，構(gòu)建資源集成平臺(tái)，創(chuàng)新管理模式，借助科技力量，不再局限于人的管理。在此基礎(chǔ)上，與專家團(tuán)隊(duì)合作開發(fā)高效的檔案管理系統(tǒng)，讓管理者能夠通過數(shù)字化手段提高決策效率。定期維護(hù)硬件設(shè)備設(shè)施，確保其穩(wěn)定運(yùn)行，為海量醫(yī)療檔案的存儲(chǔ)和檢索提供強(qiáng)大的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施保障。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際情況，參考醫(yī)務(wù)人員的意見，不斷改進(jìn)管理平臺(tái)，挖掘其潛在功能。

由于各類型的公立醫(yī)院有著不同的檔案資料，醫(yī)院應(yīng)避免盲目復(fù)制其他醫(yī)院的檔案管理策略，而應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際需求配置管理設(shè)備設(shè)施，挑選合適的管理軟件，并采取創(chuàng)新且高效的管理方法，以確保日常管理工作的高效運(yùn)行。檔案管理人員需定期維護(hù)管理軟件，預(yù)防硬件故障可能對(duì)醫(yī)院運(yùn)營帶來的干擾。在專家指導(dǎo)下的維修和保養(yǎng)可以提升檔案管理系統(tǒng)的容量，醫(yī)療人員在使用時(shí)能夠更便捷地獲取檔案。軟件和硬件設(shè)備設(shè)施的支撐推動(dòng)了檔案管理的創(chuàng)新，與醫(yī)療改革對(duì)公立醫(yī)院的期望相吻合，提升了公立醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)間的飛速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們的生活水平和生活要求也在不斷提高，對(duì)醫(yī)院的要求也越來越高。因此，公立醫(yī)院要想跟上時(shí)代的發(fā)展，就要不斷開展創(chuàng)新。公立醫(yī)院應(yīng)從管理視角出發(fā)，立足于公立醫(yī)院主管部門、行業(yè)組織的全過程，要讓檔案管理工作意識(shí)更加深入，使檔案工作更加完善、有效，不斷支持公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙 征.推進(jìn)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（33）：31-32+35.

[2]鮑春曉.公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（18）：58-60.

[3]吉曉雯，裴佳祺.健康醫(yī)療大數(shù)據(jù)背景下河北省公立醫(yī)院檔案管理優(yōu)化策略[J].檔案天地，2023（09）：44-46.

[4]曹文波.公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用[J].經(jīng)濟(jì)師，2022（02）：238-239.

[5]陳明麗.醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（29）：25-27.

作者單位：淄博市第一醫(yī)院

作者簡介：亓寶貴（1973—）男，漢族，山東淄博人，本科，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。