數(shù)字化在項目檔案移交的應(yīng)用

摘 要：文章介紹了數(shù)字檔案移交的內(nèi)容，通過對國內(nèi)各行業(yè)的對比，分析數(shù)字檔案移交的痛點，從管理體系、移交流程、文檔對三維模型數(shù)據(jù)的利用三方面給出了項目良好實踐。

關(guān)鍵詞：項目檔案；竣工文件；數(shù)字化移交；數(shù)據(jù)

一、項目檔案數(shù)字化移交的內(nèi)涵

目前，國家、行業(yè)尚沒有對項目檔案數(shù)字化移交給出明確的定義，但仍可以通過已有標(biāo)準(zhǔn)理解這一概念?！秾嵨餀n案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）將數(shù)字化定義為“利用信息技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程”?！痘谖臋n型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》（DA/T 82-2019）將存儲和管理的檔案數(shù)據(jù)分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及綜上，可以將檔案數(shù)字化移交理解為利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號處理，并通過結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)展開有效整理和關(guān)聯(lián)，使其能夠客觀反映項目工程建設(shè)的過程。

檔案數(shù)字化移交以項目建設(shè)為前提。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，紙質(zhì)檔案為代表的模擬態(tài)和PDF文件為代表的數(shù)字態(tài)已不能全面體現(xiàn)工程建設(shè)的全貌。為了更好地呈現(xiàn)建設(shè)過程，需要提前布局?jǐn)?shù)據(jù)態(tài)的歸檔移交，明確內(nèi)容和形式要求，有意識地收集業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)態(tài)文件，以減少有效數(shù)據(jù)的散失和遺漏，為檔案數(shù)字化效益的產(chǎn)生和增長打下基礎(chǔ)。項目工程檔案數(shù)字化移交應(yīng)根據(jù)各單位需求和系統(tǒng)的數(shù)字化規(guī)則，將企業(yè)發(fā)展和項目建設(shè)中產(chǎn)生及運行的數(shù)據(jù)移交給檔案部門，實現(xiàn)“檔案數(shù)字化移交”。在項目竣工驗收時形成一套“項目竣工文件數(shù)字模型”，以期打破常規(guī)竣工文件歸檔模式，更加便捷地通過不同類型文件反映項目建設(shè)某一階段的建設(shè)情況。

二、項目檔案數(shù)字化移交的現(xiàn)狀和困難

目前，石油、天然氣、核電等能源行業(yè)走在了數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的前列。行業(yè)協(xié)會和國家部委先后發(fā)布數(shù)字移交標(biāo)準(zhǔn)，如中國電力企業(yè)聯(lián)合會發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)《發(fā)電工程數(shù)據(jù)移交》（GB/T32575-2016）；住房城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)《石油化工工程數(shù)字化交付標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T151296-2018）福清核電牽頭編制了標(biāo)準(zhǔn)《核電工程數(shù)據(jù)移交》（T/CEC 422-2020）。

國內(nèi)外多家核電站都在探索核電運營的數(shù)字化、智能化以及智慧化整體解決方案。中廣核集團(tuán)大力推動“智慧核電運營系統(tǒng)”項目研發(fā)，提高核電廠設(shè)備設(shè)施的可靠性、降低人員輻射劑量、提高機組能力因子、縮短大修工期、減少人員失誤以及提升運行業(yè)績。國家電投集團(tuán)開展數(shù)字設(shè)計、智慧工地工作，推動數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化，以期把握風(fēng)口，實現(xiàn)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。隨著管理數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化的大幕已經(jīng)拉開，大量的文檔數(shù)據(jù)隨之產(chǎn)生，文檔人員也面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。

一是檔案數(shù)字移交標(biāo)準(zhǔn)、移交范圍不明確?，F(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)雖然明確了移交的數(shù)據(jù)列表信息，但對檔案數(shù)字化移交標(biāo)準(zhǔn)沒有展開詳細(xì)闡述。比如移交格式如何再現(xiàn)，移交數(shù)據(jù)如何運用，移交范圍如何界定，哪些數(shù)據(jù)對工程建設(shè)階段和運行維護(hù)階段是有用的，這些問題都需要根據(jù)行業(yè)特點，需由建設(shè)單位和參建單位共同摸索完成。

二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)格式不一致。數(shù)字化檔案的形成基于數(shù)字化的設(shè)計和建設(shè)。國內(nèi)各集團(tuán)的核電站建設(shè)項目，一般采用EPCS總包模式，即設(shè)計、采購、施工和調(diào)試一體，性能試驗合格后方可向建設(shè)單位移交。但各家單位都使用自己的信息系統(tǒng)，并未建立統(tǒng)一的項目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式存在差異，檔案的完整性和可用性存在風(fēng)險，給后續(xù)的檔案數(shù)字化移交工作帶來一定的困難。

三是檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口不暢。雖然部分企業(yè)的信息化程度較高，但是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)往往存在“各自為政”的情況或者未與檔案管理系統(tǒng)建立接口或只將歸檔范圍內(nèi)的已形成數(shù)字態(tài)文件建立接口，而過程中的數(shù)據(jù)態(tài)文件仍保留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，無法實現(xiàn)數(shù)字歸檔的目標(biāo)。

四是三維設(shè)計成果的利用方式比較單一。三維設(shè)計模型一般只在模型設(shè)計系統(tǒng)中獨立使用，而根據(jù)三維模型建設(shè)、建造過程中形成的數(shù)據(jù)、文件、圖紙等技術(shù)資料卻與模型分開存放，無法關(guān)聯(lián)檢索，由此增加了技術(shù)人員利用成本和檔案人員的工作量。

三、項目檔案數(shù)字化移交的意義

1.檔案數(shù)字化移交是檔案管理現(xiàn)代化的必由之路

隨著社會數(shù)字化程度的提升，檔案管理理念也不斷發(fā)展，以滿足日益變化的數(shù)字化業(yè)務(wù)對檔案管理的要求。國家檔案局出臺了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，從頂層設(shè)計出發(fā)，加強了項目工程數(shù)字信息資產(chǎn)有效收集的意識，提高信息系統(tǒng)發(fā)揮企業(yè)經(jīng)濟、社會效益的影響力，將知識積累變成數(shù)字化建設(shè)的重要核心。

2.檔案數(shù)字化移交是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成

數(shù)字化工具和智能化模塊的發(fā)展，帶動更多的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)更新升級，在不同專業(yè)建設(shè)數(shù)字化業(yè)務(wù)平臺。例如，三大核電集團(tuán)的設(shè)計單位都有各自的設(shè)計、采購、建造信息系統(tǒng)。越來越多的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文件記錄在系統(tǒng)中產(chǎn)生，這些結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)組成了未來企業(yè)的重要信息資源，不僅是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的根本，還是項目建設(shè)順利開展的基礎(chǔ)和前提。檔案數(shù)字化移交任務(wù)的順利實施，必須緊跟各專業(yè)步伐，將工程參建單位納入數(shù)字檔案移交范疇，實現(xiàn)參建單位依據(jù)移交策略和方案實施檔案數(shù)字化采集、存儲、處理和移交。

3.檔案數(shù)字化移交是項目建設(shè)的客觀需求

在項目工程建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營管理活動過程中，整合相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同步得到在建設(shè)和生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的與生產(chǎn)運行有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)顯得尤為重要。檔案數(shù)字化移交是項目工程投資的重要組成部分，想要更有效地利用它，需要數(shù)據(jù)之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，其最佳實現(xiàn)方式是盡早建立數(shù)字化“合作”環(huán)境，使項目工程在數(shù)據(jù)移交過程中達(dá)成共識，規(guī)范數(shù)據(jù)移交方法，在檔案管理體系中形成統(tǒng)一的可利用資源。

四、檔案數(shù)字化移交的行動思路

1.建立專業(yè)的數(shù)字檔案管理體系

以《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）、《核電文件檔案管理要求》（NB/T 20523-2018）為理論基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)字化新環(huán)境通盤考慮數(shù)據(jù)文件的價值，提出數(shù)據(jù)檔案管理要求。通過梳理各類項目文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的情況，按文件形成及流轉(zhuǎn)方式，將項目文件分為全流程線上流轉(zhuǎn)、部分流程線上流轉(zhuǎn)、線下流轉(zhuǎn)三類，并以全流程線上流轉(zhuǎn)文件作為數(shù)字化歸檔移交的試點內(nèi)容。文件類型包括工程設(shè)計文件、設(shè)備設(shè)計、項目管理類文件、調(diào)試管理文件、設(shè)備開箱、監(jiān)造文件、商務(wù)類文件和竣工驗收文件7個大類，下轄44個文件類型。元數(shù)據(jù)分為檔案實體元數(shù)據(jù)、電子文件實體元數(shù)據(jù)、過程實體元數(shù)據(jù)。在檔案實體元數(shù)據(jù)中，案卷級元數(shù)據(jù)包括項目代碼、項目名稱、分類號特征碼等33個條目；卷內(nèi)文件級元數(shù)據(jù)包括卷內(nèi)序號、版本、狀態(tài)等20個條目。電子文件實體元數(shù)據(jù)包括計算機文件名、計算機大小、文件格式等13項內(nèi)容；過程實體元數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)行為、操作人員、行為描述等6個條目。

元數(shù)據(jù)在上海核工院文檔管理系統(tǒng)（EDRMS）中組織、完善、封裝，電子實體元數(shù)據(jù)及過程實體元數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中以數(shù)據(jù)表或XML形式存儲，并能夠按XML格式封裝后長期存儲和導(dǎo)出離線儲存，按工作需求展開解析。

2.數(shù)字檔案移交流程

（1）產(chǎn)生階段。電子文件產(chǎn)生階段由總包方設(shè)計管理系統(tǒng)（DMS）、核能業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（AE）和文檔管理系統(tǒng)（EDRMS）實施管理，產(chǎn)生階段的流程在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獨立運轉(zhuǎn)，流程完成后通過系統(tǒng)接口傳遞至文檔管理系統(tǒng)（EDRMS），實現(xiàn)閉環(huán)管理。產(chǎn)生階段主要采用CA認(rèn)證電子簽名、CA認(rèn)證電子印章以及數(shù)字摘要等技術(shù)，保障來源可靠、程序規(guī)范和要素合規(guī)的要求。

DMS系統(tǒng)是上海核工院開展核能總承包、科研、核能產(chǎn)業(yè)以及民用建筑等項目的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，主要用于管理文件、體系文件和設(shè)計文件的編制計劃下達(dá)、文件編制、流轉(zhuǎn)以及在線簽署等。DMS涉及單套制移交的主要有設(shè)計文件和管理文件兩類。設(shè)計文件由DMS向設(shè)計人員下達(dá)編制計劃，經(jīng)過編制、校核、會簽（可選）、審核、QC審查、審定（可選）、批準(zhǔn)和文控審查等節(jié)點，由文控人員發(fā)起電子簽名任務(wù)，各節(jié)點人員使用個人U-key完成電子簽名。管理文件由DMS向編制人員下達(dá)編制計劃，經(jīng)過編制、審核、會簽（可選）、批準(zhǔn)和文控審查等節(jié)點。

AE系統(tǒng)是上海核工院開展核能總承包項目整體管理的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，主要用于AE項目采購、施工、調(diào)試、質(zhì)量以及HSE等管理。AE涉及單套制移交的主要有設(shè)計變更申請EDCR和不符合項目報告NCR等管理文件。這類管理文件主要由自動化表單構(gòu)成，經(jīng)過審批流程后轉(zhuǎn)換為PDF文件，文件和數(shù)據(jù)本身的合規(guī)性較高。編制人在AE系統(tǒng)內(nèi)完成編制、審核、會簽和批準(zhǔn)。

EDRMS系統(tǒng)是上海核工院開展核能總承包項目的文檔管理系統(tǒng)，主要用于信函管理、文件存儲和文件交互等。EDRMS涉及單套制移交的主要有信函和掃描文件等。信函主要由word表單構(gòu)成，經(jīng)過審批流程后轉(zhuǎn)換為PDF文件，文件和數(shù)據(jù)本身的合規(guī)性較高。編制人在EDRMS系統(tǒng)內(nèi)完成編制、審核、會簽和批準(zhǔn)，再由EDRMS自動完成圖片式簽名，掃描文件由相關(guān)人員直接導(dǎo)入EDRMS系統(tǒng)。

以上系統(tǒng)都在完成節(jié)點后自動完成圖片式簽名，并加蓋電子印章。印章信息經(jīng)過上海CA認(rèn)證，印章加蓋完成后將PDF文件和屬性XML文件的數(shù)字摘要計算，數(shù)字摘要記錄于文件屬性中，PDF文件、屬性XML文件以及文件元數(shù)據(jù)入庫至EDRMS系統(tǒng)。

（2）整理階段。電子文件整理階段主要由EDRMS實施管理。整理階段的流程在EDRMS中獨立運轉(zhuǎn)，流程完成后通過系統(tǒng)接口傳遞至集團(tuán)數(shù)字檔案館，實現(xiàn)閉環(huán)管理。整理階段主要采用四性檢測、區(qū)塊鏈等技術(shù)。由DMS和AE產(chǎn)生的電子文件入庫至EDRMS系統(tǒng)后實施四性檢測，如檢測不通過由DMS和AE重新入庫，檢測通過的文件保存至EDRMS系統(tǒng)。按照電子文件移交計劃，由文檔人員選擇需要移交的電子文件創(chuàng)建案卷，通過預(yù)先配置的組卷、著錄和案卷標(biāo)識生成規(guī)則，由EDRMS系統(tǒng)自動完成組卷工作、檔案屬性著錄以及生成案卷標(biāo)識等工作。隨后，由EDRMS系統(tǒng)提取待移交文件的數(shù)字摘要和關(guān)鍵元數(shù)據(jù)上傳至區(qū)塊鏈系統(tǒng)計算保存，完成后由EDRMS系統(tǒng)封裝已組卷文件和XML信息，對封裝包展開數(shù)字摘要計算，數(shù)字摘要上傳至區(qū)塊鏈系統(tǒng)，最后封裝包通過系統(tǒng)接口向集團(tuán)數(shù)字檔案館傳遞。

本階段上海核工院增加了竣工文件智能組卷功能。電子文件由各業(yè)務(wù)系統(tǒng)入庫至EDRMS系統(tǒng)后，依據(jù)預(yù)先配置的邏輯規(guī)則自動在線智能組卷，主要包括文件級檔案屬性的補充、創(chuàng)建案卷并自動補充案卷級屬性、文件級與案卷級匹配整理，經(jīng)過人工復(fù)核后完成組卷并輸出案卷標(biāo)識。智能組卷提高文件整理效率，減少人工耗時，降低人因出錯概率，保障電子文件的完整、可用。

（3）移交階段。由EDRMS傳遞的封裝包同步至集團(tuán)數(shù)字檔案館上海核工院側(cè)。按照電子文件移交計劃，由文檔人員選擇需要移交的電子文件，創(chuàng)建移交單后向業(yè)主側(cè)發(fā)起移交，移交單簽字由集團(tuán)數(shù)字檔案館展開電子簽署。業(yè)主側(cè)在接收前展開區(qū)塊鏈驗證，驗證數(shù)據(jù)包括電子文件數(shù)字摘要、關(guān)鍵元數(shù)據(jù)以及封裝包的數(shù)字摘要，以維護(hù)檔案的原始性和完整性。驗證通過后實施業(yè)主的四性檢測。如需人工檢測或文件不在四性檢測范圍內(nèi)的檢測可采用RPA檢測，檢測包括規(guī)范性審查、清單一致性核對、電子檔案有效性檢查，檢測通過后由業(yè)主側(cè)接收，保存至集團(tuán)數(shù)字檔案館業(yè)主側(cè)。

3.三維模型數(shù)據(jù)與文檔利用

上海核工院基于現(xiàn)有三維模型，開發(fā)了大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)，使得三維模型與數(shù)字文檔相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)三維模型移交歸檔。（1）轉(zhuǎn)化中性格式三維模型文件。三維模型文件只能在特定的國外專業(yè)軟件瀏覽，如Intergraph PDS的DGN、DRV格式、AVEVA PDMS的RVM格式。為了便于模型的在線瀏覽，將原格式三維模型文件轉(zhuǎn)化為中性格式，使其成為各種三維軟件均可以打開的業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)格式，如STP文件、FBX文件，從而脫離了外國專業(yè)軟件壟斷限制。（2）輕量化處理信息文件。由于三維模型的數(shù)據(jù)量較大，復(fù)雜場景下的模型往往含有數(shù)十萬個多邊形，由此出現(xiàn)WEB在線瀏覽打開時間長、瀏覽速度慢等問題。對此，系統(tǒng)輕量化處理復(fù)雜的三維模型，縮減模型中多邊形的精度和數(shù)量，以便于快速打開瀏覽。（3）建立設(shè)備設(shè)施信息配置關(guān)系。三維模型的設(shè)備設(shè)施對象包括（建）構(gòu)筑物、系統(tǒng)、設(shè)備和部件等。為方便從不同維度實施管理，按系統(tǒng)功能和空間位置分解。三維模型中的屬性信息即元數(shù)據(jù)信息，記錄了該模型中某個部件的具體作用，并將其存儲在配置管理數(shù)據(jù)庫。通過記錄設(shè)備和設(shè)備的關(guān)系，設(shè)備和結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的關(guān)系，設(shè)備的位號和其他信息，將三維模型中的屬性信息拆解剝離，并導(dǎo)入配置數(shù)據(jù)庫中，從而實現(xiàn)配置數(shù)據(jù)庫對屬性信息的分析處理。（4）建立模型和現(xiàn)存的文檔系統(tǒng)關(guān)聯(lián)關(guān)系。建立文檔的元數(shù)據(jù)信息和文檔內(nèi)容索引表。利用大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)，將現(xiàn)存在多個系統(tǒng)中的海量文件分析和加工，形成設(shè)計、采購、施工、調(diào)試或項目管理等不同類別。建立管理數(shù)據(jù)庫和大數(shù)據(jù)檢索接口，定期將配置管理數(shù)據(jù)庫的配置信息和大數(shù)據(jù)檢索模塊中的索引信息交叉比對和分析，利用三維模型中關(guān)聯(lián)的設(shè)備位號索引，通過全文檢索文檔內(nèi)容、文件元數(shù)據(jù)信息，從而找到文件系統(tǒng)中對應(yīng)的圖紙、報告、記錄等信息。

五、數(shù)字化移交的效益

1.提高檔案數(shù)字化移交效率，提升管理效能

核電項目竣工文件移交目前主要還是以紙質(zhì)檔案為主，并同時移交一套紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。電子文件單套制歸檔實現(xiàn)可以極大提高文件移交效率，還為數(shù)字化移交奠定基礎(chǔ)。通過“模型+數(shù)據(jù)+文檔”三位一體的電廠數(shù)字化交付，可實現(xiàn)核電數(shù)據(jù)資產(chǎn)的過渡和移交，提高數(shù)據(jù)查詢、共享和使用效率，提升文檔價值，助力業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.降低檔案管理成本，提高經(jīng)濟效益

以海陽項目為例，一期項目僅1臺機組需移交檔案5萬卷、文件17萬件。預(yù)計后續(xù)項目可節(jié)省設(shè)計文件紙張220萬頁、文印及掃描成本200萬元。如在其他已開工項目推廣使用，經(jīng)濟成本將進(jìn)一步降低。

3.提升檔案業(yè)務(wù)綠色價值，增加社會收益

據(jù)估計，海陽項目設(shè)計文件可節(jié)約紙張約120噸，相當(dāng)于少砍3000棵樹木，減少碳排放量32噸，為建設(shè)綠色生態(tài)核電貢獻(xiàn)文檔價值。

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作者單位：上海核工程研究設(shè)計院股份有限公司

作者簡介：楊聲鍵（1988—），男，漢族，江蘇連云港人，本科，館員，研究方向：數(shù)字化文檔。