高校會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化建設(shè)及安全管理

□楊莎莎 王琢琴 趙海濤

（太原工業(yè)學(xué)院檔案館 山西 太原 030008）

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》[1]第7條指出，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)憑證檔案。第8條指出，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，可以形成電子會(huì)計(jì)憑證檔案。會(huì)計(jì)憑證檔案信息化之后，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，縮短會(huì)計(jì)檔案檢索的時(shí)間，提高會(huì)計(jì)憑證檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。

高校會(huì)計(jì)憑證檔案是高校教學(xué)管理、科研管理、行政管理的原始記錄。高校會(huì)計(jì)憑證檔案的信息化管理，是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要手段。多數(shù)高校在會(huì)計(jì)憑證檔案信息化的過(guò)程中，會(huì)遇到一些共性的問(wèn)題，主要有以下幾點(diǎn)。

第一，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的會(huì)計(jì)檔案信息化，僅指電子會(huì)計(jì)檔案。在實(shí)際管理時(shí)，會(huì)計(jì)檔案包括紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案、電子會(huì)計(jì)檔案和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案[2]。

第二，會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)賬簿檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。就會(huì)計(jì)憑證檔案而言，原始憑證和記賬憑證需裝訂成冊(cè)，不可隨意拆開(kāi)，這就加大了會(huì)計(jì)憑證檔案信息化的難度。

第三，會(huì)計(jì)憑證檔案具有保密性，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里會(huì)加大泄密的風(fēng)險(xiǎn)。因此，會(huì)計(jì)憑證檔案的信息化，只能是會(huì)計(jì)憑證檔案的數(shù)字化。即便如此，在數(shù)字化過(guò)程中也存在較多的難題，大多數(shù)高校的會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化難以實(shí)現(xiàn)。

1 高校會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案更具真實(shí)性

會(huì)計(jì)憑證檔案記錄著各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，有十分重要的作用?！吨腥A人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的種類(lèi)、取得、審核、更正等內(nèi)容，進(jìn)行了規(guī)定。就當(dāng)前的反腐態(tài)勢(shì)和巡視工作的執(zhí)行力度，會(huì)計(jì)憑證檔案是明確和審核經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要依據(jù)。因此，必須保證會(huì)計(jì)憑證檔案的真實(shí)性。若只有紙質(zhì)檔案，當(dāng)紙質(zhì)檔案外借后，就存在被修改的風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)論會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員如何嚴(yán)格管理，這些風(fēng)險(xiǎn)也一定會(huì)存在。如果實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化，即使紙質(zhì)檔案的真實(shí)性缺失，還有數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案作為依據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)憑證檔案的安全管理。

1.2 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化更易實(shí)現(xiàn)

與會(huì)計(jì)檔案信息化相比，數(shù)字化更易實(shí)現(xiàn)。原因有以下幾點(diǎn)。

第一，高校會(huì)計(jì)檔案信息化是站在高校財(cái)務(wù)部門(mén)的角度進(jìn)行研究的，可以使用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)研究電子會(huì)計(jì)憑證檔案及其文獻(xiàn)。但是，從高校檔案管理部門(mén)角度出發(fā)，會(huì)計(jì)憑證檔案屬于會(huì)計(jì)檔案，原始憑證和記賬憑證不易拆封，進(jìn)行信息化較為困難。

第二，數(shù)字化是信息化的初級(jí)階段，檔案管理信息化的基本工作是以掃描和拍照為主的數(shù)字化檔案信息管理。由于會(huì)計(jì)憑證檔案具有保密性，一些人員無(wú)法進(jìn)入檔案管理部門(mén)的信息化系統(tǒng)，只能將會(huì)計(jì)憑證檔案和記賬憑證檔案數(shù)字化，將其存儲(chǔ)起來(lái)，以保障會(huì)計(jì)憑證檔案的安全。

2 高校會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化建設(shè)的方法

2.1 將一定金額的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行數(shù)字化

因?yàn)楦咝?huì)計(jì)憑證記錄所有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，所以高校會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)量龐大。以太原工業(yè)學(xué)院為例，檔案館每年從財(cái)務(wù)管理部門(mén)交接的會(huì)計(jì)憑證檔案有500多卷。如果是規(guī)模較大的高校，財(cái)務(wù)管理部門(mén)移交檔案館的會(huì)計(jì)憑證檔案會(huì)更多。高校普遍存在會(huì)計(jì)檔案多而檔案管理人員短缺的現(xiàn)象，這就增加了高校檔案館會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化的難度。因此，選擇一定金額的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行數(shù)字化可以為檔案管理人員節(jié)省一定的時(shí)間和精力[3]。

2.2 使用高拍儀開(kāi)展數(shù)字化工作

會(huì)計(jì)憑證檔案和記賬憑證檔案數(shù)字化的方式主要有3種。第一，通過(guò)相機(jī)拍照實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。第二，通過(guò)掃描儀掃描實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。第三，通過(guò)高拍儀拍照實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。因?yàn)槭褂孟鄼C(jī)拍照要進(jìn)行對(duì)焦，拍照的時(shí)間比較長(zhǎng)，對(duì)工作人員的拍照技術(shù)也有一定的要求，所以工作效率低。這種方式可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證檔案的數(shù)字化，但工作量大時(shí)，此方法不適用。使用掃描儀掃描會(huì)計(jì)憑證檔案時(shí)，會(huì)擠壓檔案，加大損壞會(huì)計(jì)憑證檔案的風(fēng)險(xiǎn)。使用高拍儀既能避免損壞會(huì)計(jì)憑證檔案，也不需要對(duì)焦，更容易實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)憑證檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，是會(huì)計(jì)憑證檔案和記賬憑證檔案數(shù)字化的最佳方式。

2.3 對(duì)數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行分類(lèi)

對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)是存儲(chǔ)檔案和檢索檔案的必要手段?！陡叩葘W(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》規(guī)定，檔案分類(lèi)的目的是統(tǒng)一全國(guó)高等學(xué)校的檔案實(shí)體，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。分類(lèi)級(jí)別下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，三級(jí)類(lèi)目由高校根據(jù)實(shí)際情況自行制定。

2.4 將數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行多種備份

數(shù)字化的檔案以磁性介質(zhì)為載體，對(duì)存放環(huán)境要求較高[4]。為了防止數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案被篡改和破壞，將數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行備份是會(huì)計(jì)憑證檔案管理信息化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)采取多種備份方式，避免因自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞等原因造成檔案損壞，保障數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案的安全性。

3 高校會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全管理

高校會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化建設(shè)具有必然性。目前高校進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息化時(shí)，普遍存在軟硬件設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)低下、安全管理不到位、管理制度不健全等問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案的安全產(chǎn)生很大的影響[5]。

3.1 明確會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員的各自分工

高校會(huì)計(jì)憑證檔案的管理人員大部分是會(huì)計(jì)檔案的管理人員，通常負(fù)責(zé)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作。管理數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案可以是紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員，也可以是電子會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員。如果紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案的管理人員與數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員相同，會(huì)加大會(huì)計(jì)憑證檔案被更改或破壞的風(fēng)險(xiǎn)；如果紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案的管理人員與數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員不同，二者分工明確、各司其職，會(huì)降低會(huì)計(jì)憑證檔案更改或破壞的風(fēng)險(xiǎn)。因此，明確紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案和數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員的各自分工，可以為會(huì)計(jì)憑證檔案的安全管理提供保障[6]。

3.2 制定三級(jí)存儲(chǔ)制度

將數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，即實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、藍(lán)光光盤(pán)三級(jí)存儲(chǔ)。首先，將會(huì)計(jì)憑證檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)，存儲(chǔ)在安裝檔案信息管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)當(dāng)中或?qū)⑵溥M(jìn)行單機(jī)存儲(chǔ)。其次，將數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤(pán)當(dāng)中，一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，數(shù)據(jù)丟失，移動(dòng)硬盤(pán)可以起到備份檔案信息的作用。最后，數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)該存儲(chǔ)在藍(lán)光光盤(pán)當(dāng)中。因?yàn)橛?jì)算機(jī)容易被病毒感染，移動(dòng)硬盤(pán)容易受到物理?yè)p壞，只有將其刻錄到藍(lán)光光盤(pán)中，才能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存且不易被損壞。

3.3 制定定期存儲(chǔ)制度

已經(jīng)數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案需要定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、藍(lán)光光盤(pán)三級(jí)存儲(chǔ)，保證會(huì)計(jì)憑證檔案能夠及時(shí)更新。這種更新，只能是對(duì)新數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，而非完全覆蓋之前已經(jīng)數(shù)字化的數(shù)據(jù)，這樣可以最大限度地避免已經(jīng)數(shù)字化的數(shù)據(jù)被修改。因此，定期存儲(chǔ)數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案，可以保障會(huì)計(jì)憑證檔案得到安全管理。

3.4 制定外借制度

高校對(duì)于檔案查閱、借閱制度的建設(shè)不是很?chē)?yán)格。特別是檔案的借閱制度，很容易出現(xiàn)外借檔案被修改的現(xiàn)象。檔案外借被修改之后，檔案管理人員會(huì)被追責(zé)和處分。因此，在什么情況下，何人的簽章可以借閱數(shù)字化的憑證檔案，就顯得十分重要。1998年實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案原則上不外借，外借時(shí)需要單位負(fù)責(zé)人簽章。2016年實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案的外借做出規(guī)定。但一些部門(mén)因工作的需要，會(huì)借閱大量的會(huì)計(jì)憑證檔案，借閱周期也比較長(zhǎng)。這就需要高校嚴(yán)格制定、執(zhí)行外借制度，保障會(huì)計(jì)憑證檔案在外借期間的安全性及準(zhǔn)確性。

3.5 制定保密制度

除了可以公開(kāi)的檔案，高校的很多檔案本身具有保密性。會(huì)計(jì)檔案涉及到高校的很多業(yè)務(wù)往來(lái)、決策咨詢資料、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)安排、財(cái)務(wù)會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)告等信息。所以，和其他檔案相比，其保密程度相對(duì)較高。數(shù)字化憑證檔案具有傳遞速度快，易于保存和修改等特征，因此，數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案的管理人員應(yīng)具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。定期對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)，并且能夠在實(shí)際工作中履行義務(wù)，保證會(huì)計(jì)憑證檔案中的保密信息不被泄露[7]。

4 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化的會(huì)計(jì)憑證檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)具有二重性，即一般檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)和會(huì)計(jì)憑證檔案固有的風(fēng)險(xiǎn)[8]。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案的規(guī)范管理，高校應(yīng)建立行之有效的會(huì)計(jì)憑證檔案安全保障體系，只有這樣，才能保證會(huì)計(jì)檔案的安全。