智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理與利用研究

[摘 要]伴隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，以大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的新技術(shù)給高校檔案管理工作帶來(lái)很大便利。在智慧校園背景下如何更好地發(fā)揮這些新技術(shù)開(kāi)展檔案數(shù)字化管理成為當(dāng)前高校檔案管理工作者需要考慮的一件事情。對(duì)于高校檔案管理工作者來(lái)講，不僅要考慮數(shù)字化給檔案管理帶來(lái)的眾多便利，也應(yīng)認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案數(shù)字化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提前制定相應(yīng)的管理措施，以便更好地提高檔案管理效率。

[關(guān)鍵詞]智慧校園；檔案數(shù)字化管理；利用；策略

最近幾年，國(guó)家十分重視人工智能技術(shù)在高校教育領(lǐng)域的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)不同高校應(yīng)重視人工智能的作用并將其運(yùn)用到相應(yīng)領(lǐng)域之中。黨的二十大中強(qiáng)調(diào)應(yīng)將“推進(jìn)教育數(shù)字化，建設(shè)全民終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會(huì)、學(xué)習(xí)型大國(guó)”作為未來(lái)幾年高校教育的重要任務(wù)[1]。目前，高校信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入“應(yīng)用、融合、創(chuàng)新”的智慧校園階段。如何在滿足智慧校園建設(shè)要求前提下開(kāi)展高校檔案管理工作成為當(dāng)前亟須解決的一個(gè)問(wèn)題。

一、智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容及作用

智慧校園是在信息化基礎(chǔ)上形成的一種全新的校園管理模式，強(qiáng)調(diào)通過(guò)將數(shù)字化技術(shù)與人工技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與智能技術(shù)深度融合。

（一）智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

智慧校園建設(shè)工作的開(kāi)展往往是由軟件和硬件兩部分組成的，通過(guò)將物理空間和信息空間進(jìn)行有效的銜接，為教師及學(xué)生提供更加豐富的資源和便捷的服務(wù)[2]。智慧校園需要以存儲(chǔ)云服務(wù)為中心，用戶可以圍繞智能手機(jī)、智能平板等智能終端展開(kāi)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的有效規(guī)劃，享受更加多元性的服務(wù)類(lèi)型。

檔案管理是高校日常管理工作中的一個(gè)十分重要的內(nèi)容。檔案管理的內(nèi)容不僅包括教師、學(xué)生的各類(lèi)人事檔案，還包括教學(xué)管理過(guò)程中的各種文件。其本身具有數(shù)量多、種類(lèi)雜、不易管理等特點(diǎn)。為了配合智慧校園建設(shè)工作，檔案管理工作模式勢(shì)必會(huì)發(fā)生很大的變化，借助各種數(shù)字化技術(shù)（如掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)），能對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行有效存儲(chǔ)和快速傳播。

（二）智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理的作用

由于高校檔案資料較多，在進(jìn)行管理過(guò)程中會(huì)遇到很多重復(fù)的勞動(dòng)，加上紙質(zhì)版的檔案不利于更快捷地進(jìn)行傳播，導(dǎo)致高校檔案管理工作效率較為低下。與傳統(tǒng)的人工檔案管理模式相比，高校檔案數(shù)字化管理變得更加便捷。一方面，各種數(shù)字化設(shè)施能夠快速地將各種紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下就會(huì)為數(shù)字化檔案的傳播帶來(lái)很大便利。另一方面，各種數(shù)字化技術(shù)具有極強(qiáng)的甄別能力和查找能力，借助數(shù)字化技術(shù)能夠快速實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找和真?zhèn)蔚臉O速甄別。

智慧校園背景下，數(shù)字化檔案對(duì)更好地優(yōu)化資源配置能夠起到一定的推動(dòng)作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有唯一性和不可替代性，一旦紙質(zhì)檔案丟失或者被別人占用，就很難讓第三方繼續(xù)使用。這種占用或丟失為檔案的使用帶來(lái)一定的資源浪費(fèi)。借助目前已經(jīng)使用和可能被使用的數(shù)字化技術(shù)，能夠有效地對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理[3]。通過(guò)線上存儲(chǔ)的方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效配置。在條件允許的情況下用戶可以通過(guò)下載電子版的方式實(shí)現(xiàn)檔案的快速獲取、優(yōu)化檔案管理，提升服務(wù)質(zhì)量都能夠起到一定的推動(dòng)作用。

高校數(shù)字化檔案具有較強(qiáng)的與智慧校園背景下統(tǒng)一的共享性，通過(guò)將各種紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，再借助大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效復(fù)制、傳輸，就可以實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞和資源共享。另外，借助網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)數(shù)據(jù)傳遞功能對(duì)校內(nèi)、外資源進(jìn)行連接可以在校內(nèi)傳遞的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)跨校共享。通過(guò)發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)搭建對(duì)應(yīng)的檔案云空間，合理地對(duì)資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效升級(jí)與數(shù)字化共享。

二、智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)

智慧校園背景下，高校實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的整體目標(biāo)是充分發(fā)揮人工智能技術(shù)優(yōu)勢(shì)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提升檔案管理安全性，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷與信息的共享。在此基礎(chǔ)上，高校檔案數(shù)字化管理目標(biāo)主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子化處理，提高檔案管理效率

高校檔案管理者需要以智慧校園建設(shè)為指向?qū)n案進(jìn)行電子化處理，通過(guò)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，實(shí)現(xiàn)檔案由紙質(zhì)版向電子版方式轉(zhuǎn)化。智慧校園的主要特點(diǎn)是將信息技術(shù)進(jìn)行有效傳遞，因此，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子化處理成為智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理的首要目標(biāo)。在這一目標(biāo)基礎(chǔ)上包括如下幾部分內(nèi)容：第一，將各類(lèi)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行電子化處理。借助各種視頻拍攝、復(fù)印、掃描等技術(shù)對(duì)早年存檔的檔案進(jìn)行電子化處理。通過(guò)分類(lèi)的方式對(duì)存儲(chǔ)好的電子檔案進(jìn)行有效管理，確保后期使用時(shí)能夠及時(shí)地找到各類(lèi)檔案。第二，對(duì)各類(lèi)電子版檔案進(jìn)行合理歸類(lèi)。歸類(lèi)過(guò)程中可以按照首字母的排序展開(kāi)，確保高校檔案管理工作者能夠快速地根據(jù)歸類(lèi)方式找到既定檔案。第三，針對(duì)電子化檔案進(jìn)行模擬化管理，通過(guò)開(kāi)展模擬管理的方式對(duì)各種電子化檔案的使用效率進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案使用過(guò)程中的安全性和有效性。

（二）對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行安全性處理，提升檔案安全級(jí)別

安全管理是檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的一個(gè)重要目標(biāo)，同時(shí)也是確保高校各類(lèi)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)條件。對(duì)于高校來(lái)講，一旦需要使用某個(gè)檔案時(shí)，卻因不可避免的因素致使檔案無(wú)法查詢時(shí)，對(duì)整個(gè)高校的工作帶來(lái)很大影響。因此，智慧校園背景下對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行安全性處理，提升檔案自身的安全級(jí)別成為檔案數(shù)字化管理與利用的一個(gè)重要目標(biāo)。第一，對(duì)高校網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)進(jìn)行符合智慧校園要求的診斷和升級(jí)。通過(guò)檢驗(yàn)防火墻、殺毒軟件版本的方式，確保高校網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段的合理性和有效性。通過(guò)虛擬仿真技術(shù)的方式檢驗(yàn)智慧校園背景下高校網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)，對(duì)診斷出的各種問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的問(wèn)題分析，確保在后期的診斷與升級(jí)過(guò)程中能夠更加富有針對(duì)性地開(kāi)展工作。第二，對(duì)當(dāng)前所檢驗(yàn)出的各種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題進(jìn)行升級(jí)處理。通過(guò)吸引資金的方式對(duì)現(xiàn)有的局域網(wǎng)防火墻、殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)；通過(guò)購(gòu)置正版防火墻、殺毒軟件的方式確保網(wǎng)絡(luò)傳播的安全性；通過(guò)制定詳細(xì)的防火墻及殺毒軟件升級(jí)制度確保軟件的有效、順暢運(yùn)行。第三，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)進(jìn)行評(píng)定，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防護(hù)手段以評(píng)價(jià)當(dāng)前校園網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)劃分和診斷。當(dāng)校園網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)低于國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，高校應(yīng)及時(shí)對(duì)其安全策略進(jìn)行升級(jí)。

（三）對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，降低檔案管理成本

檔案的存儲(chǔ)、管理與傳播是檔案管理工作過(guò)程中的一個(gè)十分重要的內(nèi)容。在開(kāi)展這類(lèi)工作過(guò)程中，高校必須要花費(fèi)一定的資金才能夠?qū)@些問(wèn)題進(jìn)行有效的處理。傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，由于技術(shù)手段比較低，多是通過(guò)人工的方式展開(kāi)，因此，管理過(guò)程中的成本相對(duì)較高，這無(wú)疑給高校開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作帶來(lái)一定不利影響[4]。為此，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，降低了檔案管理成本，成為高校檔案數(shù)字化管理與利用的一個(gè)重要目標(biāo)。第一，充分發(fā)揮智慧校園體系下各種終端的優(yōu)勢(shì)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化處理，做好檔案信息化的有效管理和存儲(chǔ)。第二，充分挖掘智慧校園建設(shè)過(guò)程中所使用的各類(lèi)全新的技術(shù)（如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算），通過(guò)使用這些技術(shù)對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)好的檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，通過(guò)將各種可視化的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，再借助圖案化信息處理技術(shù)將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化處理，在一個(gè)更加宏觀的角度直觀地展示高校檔案的基本信息。第三，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行細(xì)分。圍繞檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的檢索和查詢等相關(guān)內(nèi)容對(duì)檔案管理流程步驟進(jìn)行重新劃分，將智能分類(lèi)、智能推薦、智能推送技術(shù)融入檔案管理工作之中，達(dá)到降低人工管理成本的目標(biāo)。

三、智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理與利用策略

在以滿足智慧校園建設(shè)要求為宗旨的情況下，高校檔案管理工作者可以圍繞上述目標(biāo)展開(kāi)具體的建設(shè)與管理工作。管理過(guò)程中，應(yīng)從如下角度出發(fā)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行管理和利用：

（一）使檔案數(shù)字化建設(shè)與智慧校園建設(shè)同步開(kāi)展

智慧校園建設(shè)是最近幾年我國(guó)校園建設(shè)的一個(gè)重要任務(wù)，且屬于一個(gè)長(zhǎng)期持久性的工程。在進(jìn)行智慧校園建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)將智慧校園與檔案數(shù)字化建設(shè)同時(shí)進(jìn)行才能更好地提升檔案數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。第一，高校管理工作者應(yīng)將檔案數(shù)字化與智慧校園建設(shè)規(guī)劃工作進(jìn)行結(jié)合。通過(guò)將檔案管理數(shù)字化與智慧校園建設(shè)工作的有序結(jié)合，使其成為智慧校園建設(shè)規(guī)劃體系中的一個(gè)重要組成內(nèi)容，將檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)化為一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。在對(duì)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行和完善過(guò)程中以及在后期的信息資源庫(kù)管理工作開(kāi)展過(guò)程中都應(yīng)充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，借助數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能分配、整理、歸檔、存儲(chǔ)，確保檔案管理過(guò)程中的精準(zhǔn)性和完整性。第二，對(duì)信息庫(kù)中的各種信息進(jìn)行及時(shí)清理，防止一些冗雜、重復(fù)的信息長(zhǎng)久性存儲(chǔ)于系統(tǒng)之中。第三，高校應(yīng)建立良好的合作與溝通機(jī)制。在智慧校園背景下，學(xué)校的不同部門(mén)之間聯(lián)系極為緊密，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)加強(qiáng)溝通與管理。通過(guò)不同管理系統(tǒng)進(jìn)行整合對(duì)接，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理水平的有效提升。第四，對(duì)檔案數(shù)字化管理職能責(zé)任機(jī)制進(jìn)行完善。通過(guò)聚焦檔案數(shù)字化管理過(guò)程中所存在的各種問(wèn)題，結(jié)合學(xué)校自身情況制定詳細(xì)的檔案管理職責(zé)規(guī)范。

（二）結(jié)合學(xué)校實(shí)際需求持續(xù)完善數(shù)字化軟硬件設(shè)施

高校檔案管理工作者應(yīng)結(jié)合智慧校園建設(shè)情況，以及學(xué)校發(fā)展其他實(shí)際情況對(duì)其檔案管理的軟件及硬件進(jìn)行持續(xù)性的更新。通過(guò)將多種不同的軟件及硬件融入檔案管理工作之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。第一，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)數(shù)字化檔案管理設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化。不同高校應(yīng)結(jié)合智慧校園建設(shè)過(guò)程中的基本情況，以及資金儲(chǔ)備情況，有選擇性地購(gòu)置一些設(shè)備。通過(guò)逐步擴(kuò)大硬件軟件投入力度的方式達(dá)到既定要求。通過(guò)購(gòu)置不同型號(hào)的數(shù)字化掃描存儲(chǔ)設(shè)備，為更好地開(kāi)展檔案數(shù)字化管理奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。第二，在對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行優(yōu)化過(guò)程中，應(yīng)選擇一些功能全面、操作便捷的軟件進(jìn)行升級(jí)，為后期開(kāi)展檔案的管理奠定基礎(chǔ)。第三，對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化。人才隊(duì)伍建設(shè)是高校檔案數(shù)字化管理工作中的一個(gè)重要組成部分。對(duì)于高校管理工作者來(lái)講，應(yīng)努力打造一支高素質(zhì)的數(shù)字化人才隊(duì)伍，培養(yǎng)檔案管理人員形成良好的檔案管理專業(yè)知識(shí)，并通過(guò)學(xué)習(xí)逐漸強(qiáng)化自身數(shù)字信息素養(yǎng)。

（三）制定符合高校特色的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化管理是智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展過(guò)程中的一個(gè)重要內(nèi)容[5]。只有當(dāng)檔案數(shù)字化管理形成標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，才能確保在后期收集分類(lèi)整理檔案過(guò)程中變得更加順暢，更好地提升檔案管理的實(shí)效性。為此，在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與管理過(guò)程中應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：第一，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。通過(guò)對(duì)館藏檔案的重要性進(jìn)行細(xì)分，完成對(duì)各種不同價(jià)值的館藏檔案的數(shù)字化處理。第二，對(duì)不同檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的還原和修復(fù)。借助先進(jìn)的修復(fù)手段對(duì)檔案管理部門(mén)中的各類(lèi)資源進(jìn)行有效處理。或?qū)⒉煌块T(mén)中遺留下來(lái)的一些檔案問(wèn)題融入數(shù)字化軟件之中，借助軟件對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行分析和處理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。

（四）推動(dòng)檔案數(shù)字化管理共享與服務(wù)升級(jí)

數(shù)字化檔案資源共享與傳播是檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)。在進(jìn)行智慧校園背景下高校檔案數(shù)字化管理工作過(guò)程中，工作人員應(yīng)充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提升數(shù)字化檔案的傳播與共享效率。第一，高校應(yīng)通過(guò)建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的方式對(duì)各種信息進(jìn)行整理和分類(lèi)。通過(guò)將分類(lèi)好的各種信息上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，以便師生及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行下載。借助平臺(tái)的信息交互方式對(duì)用戶使用平臺(tái)過(guò)程中的反饋和需求進(jìn)行收集，及時(shí)了解用戶對(duì)數(shù)字化檔案的使用需求及其變化，以滿足更多人的服務(wù)需求。第二，通過(guò)加強(qiáng)與其他高校研究機(jī)構(gòu)之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交流。借助這種方式有效提升數(shù)字化檔案自身使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)高校與高校之間的有效合作。

結(jié)束語(yǔ)

總之，智慧校園建設(shè)是最近幾年中國(guó)高等教育校園建設(shè)工作中的一個(gè)十分重要的任務(wù)，在智慧校園建設(shè)背景下，學(xué)校既要對(duì)校園的軟、硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，又需要借助智慧校園運(yùn)行過(guò)程、建設(shè)條件提升檔案數(shù)字化管理服務(wù)質(zhì)量。在此過(guò)程中，高校檔案管理工作者應(yīng)深入挖掘檔案數(shù)字化建設(shè)的特點(diǎn)，圍繞將智慧校園與檔案數(shù)字化建設(shè)同時(shí)開(kāi)展、結(jié)合學(xué)校實(shí)際需求持續(xù)完善數(shù)字化軟硬件設(shè)施、打造符合高校特色的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)、推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的共享與服務(wù)升級(jí)策略開(kāi)展管理工作，才能更好地提升高校檔案管理質(zhì)量及服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介：鄭琳（1976— ），女，漢族，福建莆田人，福建莆田學(xué)院，館員，本科。

研究方向：高校檔案管理。