高校學(xué)生檔案電子化安全管理及信息保護(hù)策略探究

［摘 要］學(xué)生檔案電子化是高校檔案管理的重要方式，能夠有效提升學(xué)生檔案管理效率，降低人力成本與資金成本，提高高校檔案歸檔、管理及利用的實(shí)效性，發(fā)揮學(xué)生檔案在教育教學(xué)與學(xué)生管理工作中的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)高等教育高質(zhì)量發(fā)展。文章首先闡述高校學(xué)生檔案電子化的優(yōu)勢(shì)，然后介紹高校學(xué)生檔案電子化管理要求，接著分析高校學(xué)生檔案電子化存在的安全管理與信息保護(hù)問(wèn)題，最后提出高校學(xué)生檔案電子化安全管理及信息保護(hù)對(duì)策，以期幫助高校維護(hù)學(xué)生檔案信息的安全。

［關(guān)鍵詞］學(xué)生檔案；電子化；安全管理；信息保護(hù)；高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.054

［中圖分類(lèi)號(hào)］G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）20-0-03

0" " "引 言

《中華人民共和國(guó)檔案法》指出，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校學(xué)生檔案電子化已成為提升檔案管理效率和便利性的關(guān)鍵舉措，不僅能夠以數(shù)字歸檔、整合及應(yīng)用的方式，豐富學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)涵，還能滿足高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化建設(shè)需求，使高校各項(xiàng)教育、管理、科研及服務(wù)工作有序開(kāi)展。然而，高校在學(xué)生檔案電子化過(guò)程中面臨著數(shù)據(jù)安全與信息泄露等方面的挑戰(zhàn)，急需制定科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)策略。

1" " "高校學(xué)生檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型關(guān)乎檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展，能夠?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展提供檔案信息支持。深入推進(jìn)學(xué)生檔案工作全領(lǐng)域數(shù)字化變革，高校需要將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，采用技術(shù)手段及管理舉措確保電子檔案程序規(guī)范、來(lái)源可靠、要素合規(guī)，并按照相關(guān)主管部門(mén)要求，定期移交電子檔案，確保電子檔案符合數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全及信息保密等規(guī)定［1］?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》在第五章檔案信息化建設(shè)中，對(duì)各單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作提出了具體要求，同時(shí)為高校學(xué)生檔案電子化工作指明了方向。通常來(lái)講，學(xué)生檔案是指在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄與反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、德才能績(jī)、在校表現(xiàn)的，以學(xué)生為單位保存的歷史記錄。推動(dòng)學(xué)生檔案電子化，不僅能夠響應(yīng)國(guó)家政策號(hào)召，還能推進(jìn)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型。其一，提高管理效率。通常來(lái)講，傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理方式是手動(dòng)錄入與存儲(chǔ)的，容易出現(xiàn)檔案丟失、信息錯(cuò)誤及查詢煩瑣等問(wèn)題。而推進(jìn)學(xué)生檔案電子化，則能實(shí)時(shí)收集、處理、存儲(chǔ)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量與效率，并且學(xué)校可以通過(guò)電子檔案系統(tǒng)，快速、準(zhǔn)確、高效地查詢學(xué)生信息，為教學(xué)、決策、評(píng)估及各類(lèi)管理活動(dòng)提供支持。例如，在學(xué)生檔案系統(tǒng)的支持下，學(xué)校能夠通過(guò)學(xué)生姓名、日期、關(guān)鍵詞等快速檢索學(xué)生檔案，提高檔案信息查詢的效率與準(zhǔn)確性［2］。其二是保護(hù)學(xué)生隱私。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)學(xué)生信息被他人非法利用的情況。而推進(jìn)學(xué)生檔案電子化管理，則能通過(guò)權(quán)限設(shè)置、信息加密等方式，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)學(xué)生檔案，以此降低學(xué)生檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，提高學(xué)生檔案信息的安全性，從而保護(hù)學(xué)生隱私。其三，提高檔案利用質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)生檔案電子化具有鮮明的特征，能夠被廣泛應(yīng)用到教育、教學(xué)、管理及社會(huì)活動(dòng)等領(lǐng)域。通常來(lái)講，學(xué)生檔案是一種具有權(quán)威性、可靠、真實(shí)的“原生信息資源”，使用人越多，其價(jià)值越高。但學(xué)生檔案包含的數(shù)據(jù)相對(duì)分散，難以被廣泛全面應(yīng)用。而在電子化改革中，人們可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)掘?qū)W生檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)充分應(yīng)用到各項(xiàng)教育管理與服務(wù)工作中。

2" " "高校學(xué)生檔案電子化管理要求

2.1" "學(xué)生檔案電子化的形成與確認(rèn)

高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)，要求檔案管理者采取各類(lèi)技術(shù)手段與管理舉措，確保檔案形成時(shí)間、活動(dòng)、形成者可確認(rèn)，檔案形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等程序可靠及安全。為此，高校檔案管理者應(yīng)在學(xué)生檔案形成過(guò)程中，明確檔案形成時(shí)間、相關(guān)負(fù)責(zé)人，確定檔案的負(fù)責(zé)人與創(chuàng)建者，以此為學(xué)生檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化、問(wèn)責(zé)與規(guī)范化建設(shè)，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提供可靠的保障［3］。

2.2" "學(xué)生檔案的合規(guī)性與追溯性

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》規(guī)定，檔案全過(guò)程管理應(yīng)符合我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確?？勺匪莺蜏?zhǔn)確記錄，且內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過(guò)程信息等構(gòu)成要素應(yīng)符合規(guī)范要求。在數(shù)字化時(shí)代，無(wú)論是電子檔案形成、歸檔、使用，還是移交，都要符合數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全及信息保密相關(guān)的國(guó)家法規(guī)?；诖耍趯W(xué)生檔案電子化建設(shè)視域下，高校檔案管理者必須嚴(yán)格遵循相關(guān)法規(guī)，確保學(xué)生檔案管理具有合規(guī)性與合法性。

2.3" "學(xué)生檔案電子化的安全維護(hù)與監(jiān)測(cè)

在推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案電子化、信息化、數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，高校檔案管理者應(yīng)定期監(jiān)測(cè)電子檔案的安全性、可用性、真實(shí)性等，確保電子檔案在保存、移交、應(yīng)用過(guò)程中具有實(shí)用價(jià)值。為此，高校檔案管理者應(yīng)深入監(jiān)測(cè)、評(píng)估學(xué)生電子檔案的可讀性、完整性，以及是否被非法篡改或入侵，并進(jìn)行定期更新與維護(hù)，以確保學(xué)生檔案具有長(zhǎng)期的實(shí)用價(jià)值［4］。

2.4" "學(xué)生電子檔案的存儲(chǔ)與備份

高校要定期開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案的電子化工作，包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描、識(shí)別、轉(zhuǎn)換等步驟，確保電子檔案成果的準(zhǔn)確性、有效性，采用縮微膠片、光介質(zhì)、磁介質(zhì)等載體進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，并確保硬件系統(tǒng)與存儲(chǔ)設(shè)備滿足安全性的要求。另外，高校要制定數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)，提升電子檔案共享水平，確保電子檔案資源實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨層級(jí)、跨區(qū)域共享。在此過(guò)程中，高校檔案管理者應(yīng)結(jié)合學(xué)生檔案移交的特點(diǎn)與實(shí)際情況持續(xù)優(yōu)化檔案共享標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案格式具有一定的兼容性。

總之，高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)應(yīng)滿足檔案的形成與確認(rèn)、管理系統(tǒng)的安全性與可靠性、檔案的合規(guī)性與追溯性、檔案的安全監(jiān)測(cè)與維護(hù)、檔案的存儲(chǔ)與備份，以及傳統(tǒng)檔案的電子化與共享等多方面要求和標(biāo)準(zhǔn)，從而保障學(xué)生電子檔案能得到充分應(yīng)用，進(jìn)而為高校制定各項(xiàng)決策工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3" " "高校學(xué)生檔案電子化存在的安全管理與信息保護(hù)的問(wèn)題

3.1" "學(xué)生檔案電子化安全管理的問(wèn)題

電子檔案安全管理通常涉及電子檔案信息的保護(hù)和管理，通過(guò)防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或損壞確保檔案信息的完整性、真實(shí)性和機(jī)密性，從而提升檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性。在安全管理過(guò)程中，高校面臨著數(shù)據(jù)、系統(tǒng)與操作等方面的問(wèn)題。首先是數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。高校學(xué)生電子檔案大多是以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)［5］。其中，數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)容易導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人信息被濫用，誘發(fā)身份盜竊或詐騙等問(wèn)題；數(shù)據(jù)損壞或丟失則可能導(dǎo)致重要檔案信息永久性丟失，對(duì)學(xué)生的學(xué)業(yè)及未來(lái)發(fā)展造成不利影響；而數(shù)據(jù)損壞與丟失風(fēng)險(xiǎn)，則會(huì)導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)永久性損失，影響學(xué)生的職業(yè)發(fā)展與學(xué)業(yè)成長(zhǎng)。其次是系統(tǒng)安全問(wèn)題。系統(tǒng)安全問(wèn)題主要指檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，因被黑客攻擊，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)穩(wěn)定性、安全性等方面問(wèn)題，進(jìn)而威脅到學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全性、長(zhǎng)期性及完整性。最后是管理與操作問(wèn)題。通常來(lái)講，高校學(xué)生檔案管理多以人工方式進(jìn)行，容易出現(xiàn)誤刪除、誤修改等人為操作失誤，這會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的完整性，進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)受損、丟失等現(xiàn)象。另外，部分高校的學(xué)生檔案管理工作缺乏必要的訪問(wèn)控制和審計(jì)機(jī)制，無(wú)法保證檔案的機(jī)密性和完整性。

3.2" "學(xué)生檔案電子化信息保護(hù)的問(wèn)題

電子化信息保護(hù)是指在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，對(duì)信息的安全性、完整性和可用性進(jìn)行保護(hù)的一系列措施。信息保護(hù)是檔案安全管理的重要組成部分，主要關(guān)注學(xué)生檔案在電子化過(guò)程中的安全性。但受多方面因素影響，高校檔案管理者普遍面臨著隱私泄露、權(quán)限管理及數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫娴奶魬?zhàn)。首先是隱私泄露問(wèn)題。學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、家庭住址、電話號(hào)碼等信息通常會(huì)被錄入電子信息系統(tǒng)，如果檔案泄露，便會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息被利用，如成為不法分子進(jìn)行詐騙、身份盜竊等犯罪活動(dòng)的工具，給學(xué)生的財(cái)產(chǎn)安全，甚至是人身安全帶來(lái)極大威脅。其次是權(quán)限管理問(wèn)題。部分高校檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置不夠嚴(yán)謹(jǐn)，容易出現(xiàn)敏感信息被擴(kuò)散和泄露的情況，如部分高校設(shè)置的權(quán)限過(guò)于寬松，導(dǎo)致普通人員都能夠接觸到重要信息，給高校開(kāi)展各項(xiàng)管理工作埋下了隱患［6］；部分高校設(shè)置的權(quán)限過(guò)于嚴(yán)格，影響了正常的信息共享與工作流程，不利于及時(shí)制定科學(xué)合理的發(fā)展決策。最后是數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題。在檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸中，部分高校并未采取必要的加密舉措，使得學(xué)生數(shù)據(jù)容易被第三方惡意截獲，降低了檔案的機(jī)密性和完整性。

4" " "高校學(xué)生檔案電子化安全管理及信息保護(hù)對(duì)策

4.1" "加強(qiáng)學(xué)生檔案電子化安全管理

首先是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)。構(gòu)建數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的長(zhǎng)期保存，保證學(xué)生檔案數(shù)據(jù)安全。為此，檔案管理者應(yīng)定期組織檔案?jìng)浞莨ぷ?，確保學(xué)生成績(jī)記錄、個(gè)人信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)的可讀性與完整性，避免出現(xiàn)因數(shù)據(jù)中心故障而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)建立詳細(xì)、科學(xué)的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以確保數(shù)據(jù)的安全性及可靠性。譬如，當(dāng)故障出現(xiàn)后，管理者應(yīng)明確恢復(fù)步驟，確定恢復(fù)時(shí)間與明確恢復(fù)內(nèi)容等。其次是提高系統(tǒng)安全性。高校檔案管理者可利用專業(yè)的安全掃描工具定期檢測(cè)檔案管理系統(tǒng)，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)可能存在的系統(tǒng)漏洞，并構(gòu)建安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，及時(shí)識(shí)別系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)和潛在的安全隱患，從而采取科學(xué)的手段消除各類(lèi)漏洞或風(fēng)險(xiǎn)。最后是規(guī)范管理與操作。高校應(yīng)制定科學(xué)的學(xué)生檔案電子化管理制度，明確檔案電子化管理的各項(xiàng)責(zé)任、工作流程和安全要求，基于實(shí)際檔案管理情況持續(xù)優(yōu)化各操作環(huán)節(jié)。另外，高校應(yīng)制定科學(xué)的操作規(guī)范手冊(cè)，構(gòu)建專門(mén)的培訓(xùn)體系，以幫助檔案管理者熟練掌握正確的檔案管理操作步驟，提高其檔案信息處理效率，通過(guò)減少人為失誤現(xiàn)象提高檔案安全管理質(zhì)量。

4.2" "加強(qiáng)學(xué)生檔案電子化信息保護(hù)

首先，加強(qiáng)隱私保護(hù)。在學(xué)生檔案電子化信息保護(hù)方面，高校必須對(duì)檔案中的敏感信息進(jìn)行脫敏處理，即將身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)等信息中的部分?jǐn)?shù)字或字母，用特定的符號(hào)“*”代替，以此隱匿學(xué)生的真實(shí)信息，提高隱私保護(hù)質(zhì)量。同時(shí)，高校應(yīng)構(gòu)建科學(xué)合理的隱私保護(hù)機(jī)制，通過(guò)制定保護(hù)制度，明確規(guī)定學(xué)生信息的收集、使用、存儲(chǔ)和共享標(biāo)準(zhǔn)，以此確保學(xué)生的檔案信息得到有效、科學(xué)的利用。其次，加強(qiáng)權(quán)限管理。高校需要根據(jù)不同人員的崗位職責(zé)和工作需求，為其分配不同的訪問(wèn)權(quán)限，使教師或檔案管理者只能訪問(wèn)經(jīng)過(guò)授權(quán)的信息，以此提高學(xué)生檔案信息的保密性與安全性。為實(shí)現(xiàn)更精細(xì)的權(quán)限管理，高校應(yīng)定期審查并評(píng)估員工的訪問(wèn)權(quán)限，在員工離職或轉(zhuǎn)崗時(shí)及時(shí)收回他們的權(quán)限，以此避免信息泄露問(wèn)題發(fā)生。最后，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。高校?yīng)采用超文本傳輸安全協(xié)議和安全文件傳送協(xié)議等進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中不會(huì)被篡改或截獲，以此提高學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全性、可靠性與實(shí)效性。如果條件允許，高校可以借助相關(guān)數(shù)據(jù)或技術(shù)手段，對(duì)傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行安全性、完整性檢驗(yàn)，以此確保檔案數(shù)據(jù)在移交或共享中具有較高的穩(wěn)定性、精準(zhǔn)性與可靠性。

5" " "結(jié)束語(yǔ)

學(xué)生檔案電子化是高校檔案管理工作開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化建設(shè)，賦能智慧校園建設(shè)的重要方式，同時(shí)是響應(yīng)國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)要求的現(xiàn)實(shí)表征。在檔案電子化過(guò)程中，高校檔案管理者要結(jié)合數(shù)據(jù)環(huán)境與信息系統(tǒng)要求優(yōu)化管理機(jī)制，健全監(jiān)督體系，制定科學(xué)合理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，提高學(xué)生檔案的安全性，確保學(xué)生檔案被廣泛應(yīng)用到高校發(fā)展與辦學(xué)的不同環(huán)節(jié)，從而充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而助推高校的現(xiàn)代化發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］高黎.高職院校學(xué)生檔案管理融入校園智能管理的路徑研究：以四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例［J］.四川水利，2024（2）：181-183.

［2］靖楠.價(jià)值期待視域下高校大學(xué)生思想政治教育的期待實(shí)現(xiàn)和期待滿足策略研究［J］.黑龍江教師發(fā)展學(xué)院學(xué)報(bào)，2024（4）：36-40.

［3］常佳.智慧檔案建設(shè)模式下高校學(xué)生黨員檔案管理的路徑研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2024（1）：65-67.

［4］趙妍.從集中統(tǒng)一到分層協(xié)同：論高校研究生檔案管理模式的嬗變［J］.秘書(shū)之友，2024（1）：32-35.

［5］梁珍珍.職業(yè)教育改革背景下中職學(xué)生學(xué)籍檔案價(jià)值體現(xiàn)與利用研究［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（33）：79-81.

［6］李淑華，華英.高校聲像檔案的建立、收集與利用［J］.長(zhǎng)春金融高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2005（4）：63-64.