信息化時(shí)代公路檔案管理存在的問題及其優(yōu)化路徑

摘 要：公路檔案是在公路建設(shè)過程中形成的具有功能性的信息記錄，也是關(guān)于施工內(nèi)容以及后期養(yǎng)護(hù)之類相關(guān)事宜的最原始的資料，能夠?yàn)楣肥聵I(yè)的發(fā)展提供相應(yīng)的信息支持。公路檔案具有專業(yè)性、唯一性和系統(tǒng)性特點(diǎn)，但是在收集管理、開發(fā)利用等流程中存在著檔案管理部門因服務(wù)意識不足、管理體系混亂、技術(shù)應(yīng)用落后導(dǎo)致的檔案資源質(zhì)量不高的問題，需要配套措施加以解決。本文以信息化時(shí)代公路檔案管理管理存在問題和對策為題，在思想建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理體系建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)等方面指出當(dāng)下面臨的困境及未來優(yōu)化措施，進(jìn)而為相關(guān)部門提供決策參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；公路檔案

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快發(fā)展，我國在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面包括在公路建設(shè)方面投入了較多的物力和財(cái)力，公路里程的增長直接帶動了運(yùn)輸效率的提高。因此，公路現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及一線管理人員提高重視檔案工作的程度，不斷完善相關(guān)政策及科學(xué)管理體系，探索運(yùn)用新技術(shù)方法，有效提高公路系統(tǒng)檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)高效廣泛應(yīng)用，充分發(fā)揮公路系統(tǒng)檔案潛在利用價(jià)值。

1 公路檔案的價(jià)值及特點(diǎn)

公路檔案是在公路建設(shè)過程中形成的具有功能性的，包含文字、圖形、視頻等在內(nèi)的信息記錄，也是公路建設(shè)中關(guān)于施工內(nèi)容與后期養(yǎng)護(hù)之類相關(guān)事宜的最原始的第一手資料。其本身具備多樣化的特征，通過利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對公路檔案有效管理和維護(hù)，已成為信息化時(shí)代各單位需要面臨的重要課題。

1.1 公路檔案的價(jià)值意義

1.1.1提供決策參考。公路檔案在公路事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中是一項(xiàng)重要的參照物，能夠在公路建設(shè)的不同階段詳細(xì)地呈現(xiàn)出公路建設(shè)與后期維護(hù)等不同階段的具體樣態(tài)，作為相關(guān)部門的管理者可以通過對檔案內(nèi)容的審視，繼而對公路管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)和工作進(jìn)行不斷總結(jié)和反思的基礎(chǔ)上，積極探索與嘗試更加先進(jìn)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與經(jīng)營管理模式[1]。

1.1.2法律憑證依據(jù)。公路建設(shè)項(xiàng)目管理根據(jù)國家推行實(shí)施的公路建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)制度的要求也被納入了法制化軌道。因而，公路檔案的建設(shè)成為了一種處理相關(guān)公路路權(quán)，以及處理各種公路相關(guān)糾紛案件的法律憑證，為公路執(zhí)法部門以及其他執(zhí)法相關(guān)部門處理案件提供了有力的證據(jù)。

1.1.3重要信息證明。公路檔案記錄公路建設(shè)各個(gè)時(shí)期發(fā)生的現(xiàn)實(shí)情況、建設(shè)狀況，是相關(guān)部門檔案管理人員通過科學(xué)的方法進(jìn)行收集、分類、整理、匯編和規(guī)范相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、圖紙、文字與視頻等信息資料，并對這些文件資料按照性質(zhì)的不同，分門別類歸地納成了關(guān)于預(yù)算類、設(shè)計(jì)類、施工類、管理類等不同門類的技術(shù)性文件，從而匯集成完整的公路檔案。不僅可以為公路工程自身的養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建、改建等出現(xiàn)的后期工程問題的解困提供詳細(xì)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，還可以對后期公路的運(yùn)營狀況進(jìn)行綜合評估，為優(yōu)化和創(chuàng)新類似的公路施工方案提供有力的科研佐證。

1.2 公路檔案的特征

1.2.1專業(yè)性。公路檔案本身涵蓋公路建設(shè)中的所有環(huán)節(jié)和建設(shè)階段的具體實(shí)施細(xì)節(jié)與工程規(guī)劃，包括公路工程的初步構(gòu)思、決策、設(shè)計(jì)和施工，是公路工程專業(yè)技術(shù)活動的直觀產(chǎn)物，集中反映了公路工程施工過程中的專業(yè)技術(shù)內(nèi)容及相關(guān)方法和手段，因而具有鮮明的專業(yè)性特征[2]。

1.2.2唯一性。由于每一項(xiàng)公路工程建設(shè)的開展，除了需要具體考慮到當(dāng)?shù)氐牡匦?、地貌、自然氣候、水文地質(zhì)等公路建設(shè)需要關(guān)注的內(nèi)容以外，還需要充分考量該施工區(qū)域內(nèi)公路規(guī)劃的合理性與合法性。因區(qū)域性特征及自然條件的差異性、獨(dú)特性，使得每一份公路建設(shè)檔案都具有唯一性特征。

1.2.3系統(tǒng)性。一個(gè)完整的公路建設(shè)項(xiàng)目，整個(gè)過程應(yīng)包括工程的論證、前期的可行性研究、公路工程設(shè)計(jì)、施工、公路的使用養(yǎng)護(hù)及可能存在的后期的工程改建與擴(kuò)建等階段。各階段所產(chǎn)生的全部技術(shù)文件材料共同反映了這個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，即全套的工程檔案。

2 信息化時(shí)代公路檔案管理存在問題

2.1 信息化基礎(chǔ)要素不完善

一是現(xiàn)代管理意識問題。目前大多數(shù)公路建設(shè)部門單位、工程企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員對檔案工作重視程度不夠，仍采用過去較為傳統(tǒng)的手動方式進(jìn)行檔案管理，技術(shù)難度低，重復(fù)性強(qiáng)，沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢，降低工作效率的同時(shí)更加容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，工作缺乏創(chuàng)造性和活力，久而久之形成惡性循環(huán)，不利于道路建設(shè)相關(guān)工作任務(wù)的常態(tài)化開展。二是基礎(chǔ)設(shè)施問題。在無紙化辦公及“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的模式下，公路建設(shè)相關(guān)部門單位尚未配置檔案信息化專項(xiàng)資金，對于系統(tǒng)平臺服務(wù)器存儲器、計(jì)算機(jī)終端、掃描儀、移動硬盤等設(shè)備配備不齊，使得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)無法及時(shí)應(yīng)用到檔案實(shí)際工作中，公路檔案管理還是以傳統(tǒng)的、老舊的方式為主，限制了公路檔案信息數(shù)據(jù)處理能力。

2.2 科學(xué)化管理體系不健全

一是組織架構(gòu)較為零散。由于在公路建設(shè)過程中涉及的承包單位較多，每個(gè)階段工作任務(wù)分工不同，各級公路建設(shè)主管部門尚未配套設(shè)置公路檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案職能職責(zé)不夠清晰、較為分散，管理利用相關(guān)業(yè)務(wù)不夠細(xì)化、較為敷衍，對公路檔案的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)力度不夠，在一定程度上制約了其信息化進(jìn)程。二是制度體系較為滯后。目前現(xiàn)存管理制度僅適用于傳統(tǒng)模式下少量的紙質(zhì)公路檔案手動管理，隨著時(shí)間的推進(jìn)與公路建設(shè)維護(hù)項(xiàng)目數(shù)量的劇增，導(dǎo)致公路建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、圖像、文字等信息量龐雜、種類繁多、內(nèi)容冗長，沒有一套科學(xué)合理的檔案管理制度，極易導(dǎo)致檔案收集不齊全、分類不規(guī)范、保管不到位、利用效率低等問題發(fā)生，使得相關(guān)業(yè)務(wù)流程無章可循[3]。

2.3 專業(yè)化干部隊(duì)伍不完整

目前在公路建設(shè)部門單位，領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)負(fù)責(zé)同志對于檔案管理工作的重要性認(rèn)知程度不夠，在人力資源配置與檔案管理崗位人員優(yōu)化上開展相關(guān)工作較少，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同單位的公路檔案工作人員的素質(zhì)、能力與個(gè)人認(rèn)知水平存在較大差異。一是人員配置較少。大多數(shù)公路系統(tǒng)部門檔案管理人員僅有一到兩名，且年齡較大、專業(yè)水平較低，流動性強(qiáng)，甚至處于兼職狀態(tài)，無法在信息化時(shí)代有效的將科學(xué)技術(shù)與檔案管理相融合，嚴(yán)重制約數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。二是檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)開展較少。對于檔案管理人員，相關(guān)部門尚未常態(tài)化開展公路檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，使得干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)長期處于較為基礎(chǔ)的水平，創(chuàng)新思維意識難以培養(yǎng)，無法為后期檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、自動化、智慧化提供堅(jiān)實(shí)人才支撐。

2.4 現(xiàn)代化系統(tǒng)功能不完善

一是現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不夠。部分機(jī)關(guān)單位的公路檔案信息化進(jìn)程停留在數(shù)字化加工階段，僅僅是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，沒有利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新興技術(shù)加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)資源的深度挖掘與快捷利用，信息化管理的真正意義尚未體現(xiàn)。二是共享化機(jī)制建設(shè)不夠?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”最為顯著的特點(diǎn)是共建共享，各公路建設(shè)相關(guān)部門之間的檔案具有關(guān)聯(lián)性，但是由于系統(tǒng)平臺建設(shè)初期當(dāng)?shù)卣疀]有統(tǒng)一部署，在信息傳輸層面存在技術(shù)壁壘，“各自為政”現(xiàn)象較為嚴(yán)重，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)安全快速的傳遞，對于利用率的提升有一定掣肘作用。

3 信息化時(shí)代公路檔案管理未來優(yōu)化路徑

公路檔案作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)域的信息資源，合理地開發(fā)利用必將對公路的建設(shè)和發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)。面對上述問題，需要各個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理論知識，真正了解“檔案信息化”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的實(shí)際內(nèi)涵，轉(zhuǎn)變思維意識，提供資金保障，完善管理體系，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷推動公路檔案管理轉(zhuǎn)型升級朝著科技化、規(guī)范化、精細(xì)化、合理化、綠色化發(fā)展，大幅度提高檔案服務(wù)質(zhì)量，尋求切實(shí)可行的發(fā)展之路，以期發(fā)揮公路檔案經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的最大化。

3.1 提高重視程度，完善基礎(chǔ)設(shè)施

3.1.1要創(chuàng)新檔案管理理念。及時(shí)轉(zhuǎn)變發(fā)展思維，把推進(jìn)檔案信息化作為公路建設(shè)工作的重要內(nèi)容，在思想上充分認(rèn)識到現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢，以及對未來發(fā)展方向的全面把握。同時(shí)要積極深入公路建設(shè)行業(yè)內(nèi)部調(diào)研，結(jié)合自身情況探索適合發(fā)展的信息化道路，堅(jiān)決破除傳統(tǒng)檔案模式下的落后思想，樹立服務(wù)大局思維，從而最大程度保障相關(guān)工作順利開展。

3.1.2拓寬檔案宣傳路徑。公路檔案部門要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，采取多種渠道，以最直觀的手段提升檔案工作影響力。比如借助短視頻、短劇等新興展示方式宣傳檔案工作，使廣大民眾更清晰地了解公路檔案的價(jià)值，從而增強(qiáng)公路檔案意識。

3.1.3加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人定期向上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作及實(shí)際需求，爭取財(cái)政扶持，加大檔案信息化資金投入力度。配置單獨(dú)的數(shù)字檔案室，采購專業(yè)軟硬件設(shè)備。創(chuàng)新投入方式，建立健全公路檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施體系，并做好后期日常運(yùn)維及升級改造工作，進(jìn)而不斷推動檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3.2 提高統(tǒng)籌力度，優(yōu)化制度標(biāo)準(zhǔn)

3.2.1強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)。公路建設(shè)相關(guān)部門要按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)的要求，整合公路系統(tǒng)管理職能、職責(zé)，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各參建部門負(fù)責(zé)人為組員的公路檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組。進(jìn)一步明確責(zé)任分工，加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)，并根據(jù)實(shí)際工作需求與時(shí)代發(fā)展背景，科學(xué)謀劃工作方案與未來目標(biāo)，對公路檔案全流程管理作出系統(tǒng)規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn)，從而為其規(guī)范化管理提供機(jī)制保障。

3.2.2健全制度體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《電子檔案單套管理一般要求》等政策文件，修訂完善檔案管理制度，針對薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)優(yōu)化，形成結(jié)構(gòu)完整、科學(xué)合理、執(zhí)行力強(qiáng)、覆蓋面廣的管理體系，使各項(xiàng)檔案管理流程有據(jù)可依，規(guī)范有序[4]。

3.3 強(qiáng)化干部培養(yǎng)，組建優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)

3.3.1開展人才引進(jìn)工作。公路部門領(lǐng)導(dǎo)者要積極向上級部門爭取檔案管理崗，增大編制人數(shù)，并面向社會通過招聘、考錄的形式積極開展人才選拔工作，提高崗位就業(yè)門檻，優(yōu)先選擇既了解檔案管理技能，又熟知大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代化信息管理手段的復(fù)合型人才，從而為公路檔案管理行業(yè)提供新的活力。

3.3.2開展繼續(xù)教育工作。要與公路建設(shè)參加部門協(xié)同合作，制定檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，定期或者不定期開展業(yè)務(wù)講學(xué)、理論研討、外出參觀、專家授課等活動，不斷開拓檔案管理人員視野，使其取長補(bǔ)短，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，完善檔案信息的開發(fā)機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)檔案與公路建設(shè)工程業(yè)務(wù)的創(chuàng)新性協(xié)同管理[5]。

3.4 應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，推動共建共享

3.4.1優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)。根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784- 2021），選擇技術(shù)含量高、口碑較好的第三方服務(wù)公司進(jìn)行系統(tǒng)平臺研發(fā)，充分應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)，并按照檔案收集、分類歸檔、安全存儲、保管期限等固定模式將相應(yīng)功能嵌入到系統(tǒng)內(nèi)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與高速公路項(xiàng)目中傳統(tǒng)檔案資料的業(yè)務(wù)管理流程相融合，從而促進(jìn)高速公路項(xiàng)目檔案管理信息化的發(fā)展，以更加高效的方式向社會和廣大民眾提供便捷的查詢和利用服務(wù)，從而提高公路檔案的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益[6]。

3.4.2推動共建共享，全面打造一體化檔案信息共享平臺。在信息化時(shí)代“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的發(fā)展模式下，最大程度提高各機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的兼容性，在區(qū)域內(nèi)整合機(jī)關(guān)檔案資源，充分發(fā)揮檔案的獨(dú)特價(jià)值。對于政府相關(guān)負(fù)責(zé)單位而言，要立足互聯(lián)互通，以云計(jì)算技術(shù)為依托進(jìn)行統(tǒng)一頂層設(shè)計(jì)，可通過局域網(wǎng)、行政服務(wù)域?qū)⒏鲉挝痪o密鏈接，結(jié)合數(shù)據(jù)加密、電子簽章、身份識別等安全手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在線歸檔、高效檢索、實(shí)時(shí)應(yīng)用、安全保障，切實(shí)提升檔案數(shù)字治理效能。

4 結(jié)語

在新時(shí)代、新形勢、新背景下，公路檔案的信息化發(fā)展迎來了較大的機(jī)遇，也經(jīng)歷著轉(zhuǎn)型改革帶來的困難與挑戰(zhàn)，作為檔案工作者，要始終牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的宗旨，圍繞中心工作，積極服務(wù)大局，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，為相關(guān)部門的各項(xiàng)決策和管理提供準(zhǔn)確、全面的信息支持，從而為推動公路系統(tǒng)的可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展提供“檔案力量”。

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作者簡介：趙敬（1973——），大學(xué)學(xué)歷，山東省棗莊市薛城區(qū)公路事業(yè)發(fā)展中心館員，主要從事檔案現(xiàn)代化管理研究。