新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革探討

摘 要：新時(shí)代，各行各業(yè)發(fā)展思維與應(yīng)用的信息技術(shù)不斷得到改革創(chuàng)新。對于檔案而言，其管理的方式方法及思維路徑也在與時(shí)俱進(jìn)。在此背景下，各事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)管理及對外服務(wù)的創(chuàng)新尤為重要，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、彰顯檔案價(jià)值、提升服務(wù)水平的重要手段。本文圍繞新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革進(jìn)行深入探討，在思想建設(shè)、組織建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、服務(wù)建設(shè)等方面探索檔案發(fā)展的新模式，進(jìn)而推動各項(xiàng)工作精細(xì)化、規(guī)范化開展，向更高層次邁進(jìn)，為各事業(yè)單位管理者提供決策參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；改革

事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位財(cái)務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)等方面活動而產(chǎn)生的資料、信息、數(shù)據(jù)記錄，對于本單位選拔人才、分配崗位、對外服務(wù)、未來發(fā)展有著重要的參考作用及經(jīng)濟(jì)效益與法律效力。新時(shí)期，電子檔案文件逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的整合與管理，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性改革服務(wù)是各事業(yè)單位面臨的重要機(jī)遇及挑戰(zhàn)。為此，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者積極應(yīng)對、更新思想理念，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。通過積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)，深入探究檔案管理信息化建設(shè)策略，更好地落實(shí)精細(xì)化管理路徑，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，為單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力支持。

1 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的優(yōu)勢及意義

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的特點(diǎn)

一是時(shí)代必然要求。在國家發(fā)布的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》中明確，到2025年基本形成橫向打通，縱向貫通、協(xié)調(diào)有力的一體化推進(jìn)格局，政務(wù)數(shù)字化智能化水平明顯提升和數(shù)字安全保障能力全面提升。同時(shí)在2021年國家檔案局印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出2025年檔案利用服務(wù)要達(dá)到新水平，大力推進(jìn)“增量電子化”，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。由此可見，在國家宏觀發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案事業(yè)總體發(fā)展規(guī)劃中，對于檔案管理的創(chuàng)新與檔案服務(wù)的改革側(cè)重較多，為各項(xiàng)工作的順利開展搭建了良好的發(fā)展環(huán)境。二是工作客觀要求。隨著各項(xiàng)技術(shù)的快速發(fā)展，“無紙化辦公”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的發(fā)展理念逐步推進(jìn)，各個(gè)領(lǐng)域及單位的大量行政審批及信息流轉(zhuǎn)都由線上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展，組織架構(gòu)與部門協(xié)同相互促進(jìn)。這就要求檔案由過去的“雙套制”管理轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢翁字啤?，使檔案文件在產(chǎn)生、利用、收集、分類、管理、保存的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全流程電子化流轉(zhuǎn)、信息化管理和智慧化利用，從而為檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級提供強(qiáng)大的推動力。

1.2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的創(chuàng)新管理主要體現(xiàn)在信息管理的高效化，將過去分散、孤立、混亂的檔案紙質(zhì)文件庫變成集成、有序、海量的檔案數(shù)字資源庫，實(shí)現(xiàn)信息化高效管理。這有利于管理人員發(fā)現(xiàn)更深層次的檔案信息，發(fā)掘內(nèi)涵價(jià)值，提高檔案的利用率。管理技術(shù)的先進(jìn)化，促進(jìn)檔案信息管理由原來的“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)+終端”的模式，逐步向融合大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)的高新技術(shù)方向轉(zhuǎn)變。由數(shù)字化轉(zhuǎn)為數(shù)智化，助力系統(tǒng)平臺在龐大的檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行深入分析與全面挖掘，更加方便地進(jìn)行信息的采集、調(diào)取與利用，切實(shí)提升管理利用效率。檔案服務(wù)的精準(zhǔn)化，通過進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和主動分析，使得檔案管理服務(wù)由被動變?yōu)橹鲃?，事后服?wù)變?yōu)槭虑胺?wù)，封閉服務(wù)變?yōu)殚_放服務(wù)，最終讓群眾享受更加方便快捷、精準(zhǔn)有效的檔案服務(wù)，將“死檔案”變成“活信息”，使得社會廣大群眾對檔案利用多樣化需求得到有效滿足[1]。

2 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 思想觀念落后，服務(wù)方式較為被動

目前，大多數(shù)事業(yè)單位尚未關(guān)注到檔案管理及服務(wù)工作的重要性?！爸匕l(fā)展、輕檔案”的思維較為嚴(yán)重，簡單地認(rèn)為檔案工作僅僅是將散落在各處的文件集中放置到庫房即可，是相對機(jī)械、簡單的一種工作內(nèi)容，無需投入過多力量去整理優(yōu)化，使得相關(guān)工作的開展沒有得到有力支持，大多信息化、數(shù)字化工作停留在表面，未能達(dá)到深度轉(zhuǎn)型效果。同時(shí)，部分事業(yè)單位檔案管理工作方式較為被動，沒有完全貼合新時(shí)期檔案管理工作需求，沒有從數(shù)據(jù)深度挖掘、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面入手，而是將重點(diǎn)放在紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)變方面。創(chuàng)新升級力度不夠，實(shí)際開展過程中缺乏主動性與積極性，改革工作停留在“等靠要”階段。對于未來發(fā)展，存在視野不開闊、規(guī)劃不完備、實(shí)行較困難的問題，檔案信息資源仍未能發(fā)揮實(shí)用價(jià)值，嚴(yán)重影響檔案服務(wù)質(zhì)量，在整體上造成檔案信息化管理工作被動開展[2]。

2.2 管理要素缺失，創(chuàng)新發(fā)展力度不夠

一是制度體系方面。部分事業(yè)單位的檔案工作職能不夠，沒有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)或者領(lǐng)導(dǎo)小組，大多由辦公室管理人員負(fù)責(zé)代管，職能分工不清晰、任務(wù)條目不細(xì)化、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范。使得在檔案管理及服務(wù)過程中難以找準(zhǔn)重點(diǎn)，容易出現(xiàn)敷衍塞責(zé)、得過且過的現(xiàn)象，管理效率大打折扣。二是在人員架構(gòu)方面。目前，檔案崗位管理人員大多年齡較大，信息化水平較低，且受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，難以在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)并融入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)工作環(huán)境中。同時(shí)，事業(yè)單位開展檔案方面的理論培訓(xùn)、繼續(xù)教育活動較少，使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平停滯不前，長期處于不達(dá)標(biāo)的狀態(tài)，不僅無法彰顯新時(shí)代檔案管理信息化的優(yōu)勢，而且對檔案管理的信息化發(fā)展帶來一定的阻礙[3]。

2.3 系統(tǒng)功能不足，共享平臺有待完善

一是在自建系統(tǒng)方面。目前擁有功能較為完善、設(shè)備較為齊全的檔案管理利用平臺的事業(yè)單位較少，大多沒有設(shè)置檔案信息化專項(xiàng)資金，對于系統(tǒng)建設(shè)過程中的硬件采購、軟件開發(fā)、安全防護(hù)等工作沒有提供資金支持，使得各項(xiàng)工作難以順利開展。同時(shí)，部分事業(yè)單位在系統(tǒng)建設(shè)初期沒有進(jìn)行充分的市場調(diào)研，沒有結(jié)合實(shí)際需要開發(fā)相應(yīng)功能，系統(tǒng)更新與技術(shù)升級較少，沒有充分發(fā)揮新時(shí)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢。二是共建共享方面。大多地域的檔案主管部門與信息化部門對當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位的系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)籌力度不夠，使得檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)千奇百怪、復(fù)雜多樣，在開發(fā)語言、系統(tǒng)構(gòu)架等方面共性較少。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在技術(shù)上無法通過系統(tǒng)接口將各單位檔案資源管理平臺鏈接?！案髯詾檎薄靶畔⒐聧u”問題嚴(yán)重，檔案數(shù)據(jù)管理的深入度、廣泛度無法提升，嚴(yán)重縮小了檔案事業(yè)發(fā)展的上升空間。

2.4 安全防護(hù)較少，服務(wù)保障仍需加強(qiáng)

在事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展過程中，最為主要的障礙在于安全防護(hù)問題。隨著新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)資源井噴式增長，共享性、開放性不斷增加，使得信息丟失、數(shù)據(jù)篡改問題的發(fā)生概率也隨之提升，潛在安全隱患較大。一是在機(jī)房建設(shè)方面。沒有配套設(shè)置防火設(shè)施、溫濕度監(jiān)控等硬件設(shè)備，服務(wù)器、存儲器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備擺放混亂，電路設(shè)置不規(guī)范，極易在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)漏電、斷電等問題。二是在安全設(shè)備方面。在系統(tǒng)平臺建設(shè)過程中沒有配套采購保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的輔助設(shè)施。在檔案信息的存儲和傳輸過程中面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)被泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在對外服務(wù)利用過程中采用的安全防護(hù)手段不充分、不深入，存在人為泄密的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致其安全系數(shù)不高，不僅沒有發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，還加劇了關(guān)鍵信息的安全性威脅。

3 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革未來優(yōu)化路徑

雖然檔案事業(yè)的發(fā)展存在些許問題，但是在宏觀層面上仍然在向好發(fā)展，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員樹立創(chuàng)新發(fā)展新思想，積極探索發(fā)展新路徑，不斷優(yōu)化服務(wù)流程，多角度發(fā)力，全面提升檔案信息化建設(shè)水平，讓檔案資料更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

3.1 及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，主動更新理念

一是要主動更新工作理念。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要牢固樹立信息化意識，針對現(xiàn)代檔案工作創(chuàng)新發(fā)展新路徑進(jìn)行深入分析，并探索檔案智能化管理新模式，并在頂層設(shè)計(jì)層面明確各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行進(jìn)程、主要內(nèi)容、實(shí)現(xiàn)方式、重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在政策、制度、資金、人力資源等方面給予傾斜，緊跟時(shí)代潮流，推動前進(jìn)步伐。二是增強(qiáng)服務(wù)意識。堅(jiān)持共享發(fā)展的理念[4]。對于各事業(yè)單位尤其是涉及民生的部門來說，要把為人民服務(wù)擺在首位，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案服務(wù)需求。從長遠(yuǎn)角度和戰(zhàn)略角度認(rèn)識新形勢下為人民服務(wù)的重要性，在數(shù)據(jù)生成、信息流轉(zhuǎn)、對外利用等流程全方位構(gòu)建數(shù)字檔案服務(wù)體系，做到“讓數(shù)據(jù)多跑路”“讓群眾少跑腿”。進(jìn)一步加大開放力度和開放范圍，推出惠民、為民舉措，使檔案資源更好地服務(wù)于人民群眾。

3.2 健全管理要素，奠定創(chuàng)新基礎(chǔ)

一是要設(shè)置檔案管理服務(wù)工作專班。專人專崗負(fù)責(zé)事業(yè)單位的檔案工作，進(jìn)一步提高檔案規(guī)范化管理水平，強(qiáng)化檔案整體建設(shè)和利用，同時(shí)，專班領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌規(guī)劃全局檔案工作，制定本單位關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等政策文件，出臺《檔案信息化管理制度》《電子文件利用流程規(guī)范》《涉密檔案管理制度》《重大事件應(yīng)急預(yù)案》等相關(guān)制度，確保檔案收集整理、分類著錄、開發(fā)利用各項(xiàng)流程有法可依、有章可循。二是完善人員構(gòu)架。事業(yè)單位要面向社會、高校、企業(yè)，招聘既懂得檔案管理技能又了解現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，不斷為單位檔案事業(yè)的發(fā)展注入新的活力。同時(shí)，要定期開展專家授課、外出研學(xué)、定向培養(yǎng)等繼續(xù)教育活動，在檔案意識、管理手段、發(fā)展思路等方面提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)水平，為實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、規(guī)范化管理提供人才保障[5]。

3.3 搭建先進(jìn)系統(tǒng)，拓展共享平臺

一是促進(jìn)檔案資源高度整合。利用現(xiàn)代化數(shù)字化加工技術(shù)，將庫存海量且零散的各類檔案紙質(zhì)文件，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。尋求專業(yè)性強(qiáng)、口碑良好的外包公司，扎實(shí)開展數(shù)字化工作，真正實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”。同時(shí)，結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對檔案資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行深層次分析，為后續(xù)結(jié)合實(shí)際需求構(gòu)建相應(yīng)分析決策模型提供強(qiáng)有力的支撐。二是搭建科學(xué)系統(tǒng)。配套采購先進(jìn)硬件設(shè)備，并將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等高新科學(xué)技術(shù)與檔案資源管理相結(jié)合，使檔案管理服務(wù)的各項(xiàng)工作流程更為緊密。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息高效流通，就能驅(qū)動檔案治理現(xiàn)代化的新引擎，使之由數(shù)字化逐步過渡到數(shù)智化階段。例如，人工智能技術(shù)，通過深度學(xué)習(xí)、模擬計(jì)算、模態(tài)分析、認(rèn)知推理等手段，將檔案數(shù)字資源以可視化圖表的形式更加形象生動地展現(xiàn)出來，根據(jù)檔案開發(fā)利用、編研出版需求自動篩選信息生成模板，進(jìn)而提升利用的便捷性。三是推動實(shí)現(xiàn)共建共享。事業(yè)單位應(yīng)充分利用當(dāng)?shù)卣?wù)服務(wù)一體化平臺，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并通過終端接口的方式打通事業(yè)單位內(nèi)外交流溝通路徑。提高共享平臺實(shí)用性，滿足社會各界用戶的多元化訪問需求，及時(shí)提供實(shí)時(shí)化、個(gè)性化和多元化檔案供給，發(fā)揮平臺的一站式服務(wù)作用[6]。

3.4 優(yōu)化防護(hù)手段，升級安全功能

保障檔案數(shù)據(jù)資源安全是開展各項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)，也是新時(shí)代檔案管理開發(fā)、利用服務(wù)的必然需求。為此，各事業(yè)單位要制定切實(shí)可行的安全管理策略，多方位、多角度入手增強(qiáng)防護(hù)能力，進(jìn)而保障檔案資源的完整性、可用性、機(jī)密性。一是環(huán)境安全。事業(yè)單位在建設(shè)系統(tǒng)平臺初期，要打造完善的智能庫房，采購精密空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、UPS電源、消防報(bào)警、中央除塵系統(tǒng)，并積極應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)全過程、全流程監(jiān)測，全面構(gòu)建技防與人防相結(jié)合、軟硬件同步發(fā)展的檔案實(shí)體安全管理體系。二是技術(shù)安全。各事業(yè)單位應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)初期，結(jié)合平臺實(shí)際架構(gòu)及功能開發(fā)語言，配套采購漏洞掃描、安全審計(jì)、防火墻等安全設(shè)備，在檔案數(shù)據(jù)管理利用、系統(tǒng)平臺日常運(yùn)行等環(huán)節(jié)切實(shí)保障軟硬件的安全。同時(shí)，在對外服務(wù)過程中進(jìn)一步規(guī)范訪問，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)入侵檢測、身份自動識別、風(fēng)險(xiǎn)攔截處理、數(shù)字簽章、加密傳輸?shù)劝踩夹g(shù)，確保黑客對應(yīng)用服務(wù)器群的入侵與破壞可進(jìn)行有效阻截，面向廣大用戶嚴(yán)格做好安全防護(hù)工作。三是數(shù)據(jù)安全。事業(yè)單位可采用區(qū)塊鏈技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有序分類和結(jié)構(gòu)化處理，利用電子檔案的原始記錄和追溯功能確保電子檔案的完整性和可靠性，也可通過區(qū)塊鏈的非對稱加密安全性技術(shù)、非對稱加密算法有效地提高電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。與此同時(shí)，檔案管理人員要定期開展數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份工作，防止因重大安全事故造成檔案數(shù)據(jù)庫丟失、損壞。

綜上所述，電子檔案的廣泛應(yīng)用，法律法規(guī)以及各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用的持續(xù)完善，使得檔案的管理及服務(wù)工作得以高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為此，事業(yè)單位應(yīng)牢牢抓住時(shí)代發(fā)展優(yōu)勢，結(jié)合自身情況采取科學(xué)合理措施來推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，最大限度地發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值和利用效率，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案力量”。

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作者簡介：李曉麗（1980—），大學(xué)學(xué)歷，山東省五蓮縣洪凝街道應(yīng)急管理事務(wù)服務(wù)中心館員，主要從事機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案（應(yīng)急管理事務(wù)服務(wù)檔案）管理研究。