醫(yī)院數(shù)字檔案室建設目標與配置研究

摘 要：近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展以及數(shù)字信息技術的應用，使醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平顯著提高。為適應形勢變化和發(fā)展的現(xiàn)實要求，醫(yī)院加快推進數(shù)字檔案室建設，進一步節(jié)約檔案管理成本、拓展檔案管理效益、提升檔案管理水平。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)性工程，要明確建設目標，并做好人員、資源和設施設備等配置，做好頂層規(guī)劃設計、分步實施、科學推動，為醫(yī)院高質量發(fā)展提供了高質量的信息支撐和保障。

關鍵詞：數(shù)字檔案室；建設目標；配置；醫(yī)院

概述

2021年6月，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）正式頒布實施?！兑?guī)劃》中明確提出要“加速數(shù)字檔案館（室）建設”，而且明確提出要在“十四五”時期全國“新增30家高水平的數(shù)字檔案室”“完成50家企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設試點”“新增150家高水平的數(shù)字檔案館”。數(shù)字檔案室建設是適應新時代檔案轉型發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是提升國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要現(xiàn)實表現(xiàn)。為推動數(shù)字檔案室建設，2007年，山東省檔案局出臺地方標準《數(shù)字檔案室建設規(guī)程（DB37/T663-2007）》（以下簡稱《規(guī)程》）?！兑?guī)程》明確規(guī)定數(shù)字檔案室的定義、建設內容（如網(wǎng)絡建設、軟件系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)庫建設、制度建設等）、管理（如數(shù)據(jù)管理與維護、查詢利用、安全管理等）以及數(shù)字檔案室建設的具體施工、監(jiān)理及驗收等相關規(guī)定。此外，國家檔案局頒布《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（2016年）。在新修訂的《檔案法》和新頒布的《檔案法實施條例》中均增設有“檔案信息化建設”章節(jié)，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。菏澤市立醫(yī)院始建于1946年，是一家集醫(yī)療、教學、科研、預防、保健于一體的綜合性三級甲等醫(yī)院。近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及臨床診療規(guī)模的不斷擴大，產(chǎn)生了大量具有保存價值的病案、文書檔案、人事檔案、會計檔案等。為適應數(shù)字化發(fā)展形勢需要，需要加快檔案數(shù)字化建設進程，積極推進新建電子病歷無紙化與電子檔案系統(tǒng)用服務器及存儲項目建設。

1 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的意義

1.1 數(shù)字化轉型，節(jié)約檔案管理成本

傳統(tǒng)檔案管理信息化建設主要集中于檔案資源及檔案檢索利用方面。而數(shù)字檔案室建設涵蓋基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設和保障體系建設四個主要方面，包括檔案管理平臺、內容及制度全方位。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設是醫(yī)院檔案收集、管理和利用全鏈條的系統(tǒng)性重塑。此外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設將檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)院行政管理系統(tǒng)和醫(yī)療業(yè)務系統(tǒng)有機對接，使數(shù)字檔案室成為數(shù)據(jù)交換的重要場所，推動醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型發(fā)展。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設完成后，可直接利用計算機輔助管理，減少人力資源成本。檔案數(shù)字化可顯著減少檔案占用的物理空間。電子檔案直接歸檔，極大地減少了紙張的使用[1]?？梢?，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設能夠極大地節(jié)約醫(yī)院檔案管理的人力、物力、財力成本，助力醫(yī)院節(jié)能降耗。

1.2 便捷化利用，拓展檔案管理效益

傳統(tǒng)醫(yī)院紙質檔案，其承載的重要信息固著于特定載體，無論是檔案檢索利用還是信息查詢都存在載體上的缺陷和不足。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設將電子檔案內容、結構及背景等完整信息存儲于檔案專題數(shù)據(jù)庫或檔案管理信息系統(tǒng)，無論是檔案查詢、借閱還是歸還都可以在網(wǎng)上實現(xiàn)，突破了傳統(tǒng)檔案檢索利用的時間、空間的限制[2]。此外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設，也使醫(yī)院檔案信息利用更加便捷化，讓醫(yī)院的檔案信息資源在各個業(yè)務科室、行政管理部門之間互通、共享，進一步拓寬了醫(yī)院管理、業(yè)務開展、文化建設方面的價值功能。此外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設也進一步規(guī)范了數(shù)字檔案生成、流轉、存檔，從源頭減少數(shù)據(jù)冗余，打破數(shù)據(jù)孤島，使數(shù)據(jù)信息轉化為醫(yī)院發(fā)展的重要知識情報，助力醫(yī)院業(yè)務開展、行政管理實現(xiàn)高質量。

1.3 資源化整合，提高檔案管理水平

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的建立，能夠將原本分散于不同部門的檔案集中起來，解決了傳統(tǒng)檔案碎片化的管理模式。通過建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的統(tǒng)一管理，并將醫(yī)院檔案資料進行同類合并歸檔，有效整合醫(yī)院檔案資料。根據(jù)《檔案法》《規(guī)劃》的相關規(guī)定，可以將醫(yī)院數(shù)字檔案室的檔案管理系統(tǒng)與電子政務辦公系統(tǒng)、醫(yī)院信息管理系統(tǒng)直接相連，實現(xiàn)醫(yī)院電子政務辦公系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務應用系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件資料直接存儲，并將其作為電子檔案直接轉入檔案管理系統(tǒng)中形成的數(shù)字檔案，可顯著提升檔案管理效率。

2 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的目標

根據(jù)《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（2016年）的相關規(guī)定，數(shù)字檔案室建設具有資源“數(shù)字化”、實體“虛擬化”、管理“系統(tǒng)化”、傳遞“網(wǎng)絡化”、利用“知識化”等顯著特征，這些特征也正是醫(yī)院數(shù)字檔案室建設所要完成并實現(xiàn)的目標。

2.1 結果去實體化

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，檔案資源兼具實體化、數(shù)字化，既有紙質、照片等實體檔案，也有辦公管理系統(tǒng)中形成的電子文件資料，檔案管理信息化程度較高[3]。但建設醫(yī)院數(shù)字檔案室，則是把所有醫(yī)院的歸檔資料進行數(shù)字化歸檔，將文本、圖像、視音頻等轉化為統(tǒng)一的數(shù)字形式，并將其存儲于檔案專題數(shù)據(jù)庫。紙質文書檔案、基礎建設項目紙質檔案、CT等照片檔案等傳統(tǒng)載體檔案實現(xiàn)了數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲起來。醫(yī)院數(shù)字檔案室借助專門的檔案管理信息系統(tǒng)，將承載于不同載體（如紙質、光盤、磁盤等）的檔案轉移至相應的專題檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)去實體化目標，使整個檔案收集、整理、歸檔、檢索、利用效率更高，也更便捷[4]。

2.2 管理的系統(tǒng)化

傳統(tǒng)檔案工作包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計和提供利用八個主要步驟。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設完成之后，這些步驟均可在管理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)。而且，數(shù)字檔案室建設既包括醫(yī)院檔案內容資源的數(shù)字化，也包括檔案檢索利用的數(shù)字化。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設是一項復雜的系統(tǒng)性工程。醫(yī)院檔案業(yè)務流程、相關的檔案管理標準規(guī)范固化于數(shù)字檔案室的若干應用系統(tǒng)之中。一旦醫(yī)院數(shù)字檔案室建設完成，檔案管理人員根據(jù)管理權限，可直接將具有保存價值的電子文件資料錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在線存檔。其他人員可根據(jù)不同權限，登錄檔案業(yè)務應用系統(tǒng)，可直接檢索查詢相應的檔案信息資源，實現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案資源系統(tǒng)化管理。

2.3 利用的知識化

所謂數(shù)字化，就是指信息轉換為計算機可讀的數(shù)字格式的過程。醫(yī)院檔案數(shù)字化，就是將信息化過程中長期積累下來的業(yè)務、管理、患者、科研等方面的數(shù)據(jù)，不斷整合融入醫(yī)院的行政管理、業(yè)務開展，從而通過數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題，并用檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化醫(yī)院管理或醫(yī)療業(yè)務的組合。醫(yī)院數(shù)字檔案建設的核心就是運用大數(shù)據(jù)、云計算等數(shù)字技術，能夠推動醫(yī)療業(yè)務提檔升級，借助館藏的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)驅動業(yè)務”的良好預期目標。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設之后，實現(xiàn)對其數(shù)據(jù)資源的高效管理，挖掘數(shù)據(jù)信息資源的高附加值，反哺醫(yī)院各項業(yè)務活動的開展，具有顯著的數(shù)字化管理特征，將文書、照片、視音頻等不同載體的信息與信息來源的知識單元有機組合鏈接，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉變[5]。

3 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的配置

根據(jù)《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（2016年）的相關規(guī)定，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設包括人員配置、資源配置、設施設備配置等方面。其中人員配置是醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的重要力量、資源配置是主要內容，而設施設備配置則是重要保障。

3.1 人員配置

根據(jù)《地方各級檔案館人員編制標準（試行）》的規(guī)定，當館藏檔案資源達到一定數(shù)量時，應確定相應的人員數(shù)量，這也是醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的必備條件。隨著醫(yī)療業(yè)務的開展以及醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院數(shù)字檔案室應配備有專職檔案管理人員，集中式數(shù)字檔案室應配備至少2名專（兼）職管理人員。而且還要具備相應的數(shù)字信息等業(yè)務知識、具體的學歷要求，能夠勝任日益智能化、集約化數(shù)字檔案管理的需要。

3.2 資源配置

這是從醫(yī)院檔案管理內容方面提出的要求或達到的目標。即醫(yī)院數(shù)字檔案室的管理資源的收集、編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計等數(shù)字資源建設要優(yōu)化配置，滿足數(shù)字化標準和要求。要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，推動數(shù)字檔案資源建設。將醫(yī)院已經(jīng)館藏的各種門類的傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化信息采集轉換，并將其統(tǒng)一納入數(shù)字檔案室管理應用系統(tǒng)，實現(xiàn)存量的數(shù)字化；增量電子化，即實現(xiàn)新增電子文件的實時在線歸檔。包括電子檔案文件的格式、質量、元數(shù)據(jù)均應納入歸檔范疇[6]。

3.3 設施設備配置

數(shù)字檔案室建設離不開必要的設施設備和管理工具。例如，高掃儀、縮微拍照設備、計算機、檔案專題數(shù)據(jù)庫，而且相應的設施設備配置要滿足一定的標準和要求。如數(shù)字檔案室機房要配備必要的路由器、防火墻系統(tǒng)、高性能服務器設備、網(wǎng)絡、在線存儲設備、離線備份系統(tǒng)、基礎軟件等，并對電源、光纖、核心交換機等關鍵設備冗余。此外，還要配置符合“八防”標準和要求的數(shù)字檔案室館舍，為數(shù)字檔案管理提供專門場所。

4 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的路徑

醫(yī)院檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的真實原始記錄和直接反映。做好醫(yī)院數(shù)字檔案室建設是醫(yī)院適應時代發(fā)展要求、推動檔案轉型升級的重要舉措，要圍繞醫(yī)院數(shù)字檔案室建設目標，強化人員、資源和設施設備的配置，做好頂層設計，高標準地推進醫(yī)院數(shù)字檔案室建設達到預期目標。

4.1 高度重視，立足醫(yī)院實際

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設是一項重要的基礎性工作，也是一項復雜的系統(tǒng)性工程，需要全院部門之間協(xié)作配合、共同努力。為此，要在思想上高度重視醫(yī)院數(shù)字檔案室建設，院領導、部門負責人以及檔案管理者都要高度重視數(shù)字檔案室建設，立足醫(yī)院檔案管理的自身特點、規(guī)律和實際，做好數(shù)字檔案室頂層規(guī)劃設計，要圍繞醫(yī)院行政、業(yè)務及檔案管理自身要求，夯實數(shù)字檔案室建設基礎。要成立專門的建設工作領導小組。要把醫(yī)院數(shù)字檔案室建設作為醫(yī)院的一項重要的基礎性工作，成立醫(yī)院數(shù)字檔案室建設工作領導小組，由院領導、科室部門負責人共同組成數(shù)字檔案室建設工作領導小組，領導小組下設辦公室于檔案室，負責具體落實。此外，還要明確建設目標。圍繞醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的去實體化、管理系統(tǒng)化、利用知識化目標，科學規(guī)劃遠期、中期、近期建設任務，確保醫(yī)院數(shù)字檔案室建設穩(wěn)步推進。

4.2 夯實基礎，健全保障體系

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設、運行與維護都是一項長期的系統(tǒng)性工作，需要做好資源配置。要加強經(jīng)費保障，把醫(yī)院數(shù)字檔案室建設納入醫(yī)院中心工作，爭取檔案專項經(jīng)費，編入醫(yī)院總體經(jīng)費預算。此外，還要向醫(yī)療行政主管部門積極爭取資金。要夯實基礎設施。要從硬件、軟件等方面加大投入力度，添置能夠保障醫(yī)院數(shù)字檔案室正常運行的儀器設備、計算機、服務器以及存儲電子檔案數(shù)據(jù)的光盤（庫）等數(shù)據(jù)保管和備份設備。要健全醫(yī)院數(shù)字檔案室運行管理制度，包括醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)采集、歸檔、整理、利用等各項規(guī)章、標準規(guī)范，不斷夯實醫(yī)院數(shù)字檔案室的基礎工作。

4.3 資源共享，做好平臺建設

要積極圍繞智慧檔案、知識管理等新理念、新內涵和新要求，圍繞檔案信息資源共享目標，積極搭建基于醫(yī)院檔案知識內容檢索、具有人機交互界面、支持面向對象分布式查詢的信息資源庫。認真落實《檔案法》《檔案法實施條例》《數(shù)字檔案室建設指南》等法律法規(guī)，既要做好原生電子檔案管理，也要做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的管理。要按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，持續(xù)推進醫(yī)院檔案資源數(shù)字化。委托第三方專業(yè)機構，協(xié)助醫(yī)院做好館藏檔案資源的數(shù)字化信息采集，持續(xù)推進檔案數(shù)字化系統(tǒng)錄入工作。同時，也要圍繞“增量電子化”，保持醫(yī)院數(shù)字檔案室業(yè)務系統(tǒng)接口與其辦公軟件、醫(yī)療業(yè)務信息系統(tǒng)保持信息暢通，搭建統(tǒng)一的檔案管理業(yè)務平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)新增檔案自動采集、歸檔。

4.4 提升素能，打造過硬隊伍

《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（2016年）中均提出要做好檔案人才隊伍管理。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)性工程，需要一支政治過硬、業(yè)務過硬、素質過硬的人才隊伍做支撐和保障。為此，要在醫(yī)院數(shù)字檔案室建設、運營、維護、管理過程中不斷提升檔案從業(yè)者的綜合業(yè)務素能。首先是加強政治理論學習。要始終堅持黨對醫(yī)院檔案工作，包括醫(yī)院數(shù)字檔案室建設的絕對領導，發(fā)揮醫(yī)院數(shù)字檔案室存史資政育人功能。其次是要加強業(yè)務知識學習。重點要圍繞檔案業(yè)務、數(shù)字技術、信息業(yè)務開展集中學習，以賽代訓、以練促學等方式，持續(xù)推進醫(yī)院數(shù)字檔案室運營、維護和管理的能力和水平。再次是要加強職業(yè)道德教育。作為一名檔案工作者，要耐得住寂寞、守得住清貧，保守檔案秘密，帶頭遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，著力打造一支又紅又專的檔案人才。

參考文獻

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作者簡介：程華（1979.6—），大學學歷，菏澤市立醫(yī)院副研究館員，主要從事檔案管理研究。