引入大數(shù)據(jù)的數(shù)字化檔案利用服務(wù)研究

摘 要：數(shù)字化檔案利用服務(wù)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段，完成檔案數(shù)據(jù)管理與利用任務(wù)。為了進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)的效率，研究了引入大數(shù)據(jù)的數(shù)字化檔案利用服務(wù)這一課題。闡述數(shù)字化檔案利用服務(wù)的概念，從中分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)。并從形成期（數(shù)字化檔案資源形成、建設(shè)）、發(fā)展期（建設(shè)檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)中心）、成熟期（建立大數(shù)據(jù)檔案利用服務(wù)機(jī)制）、衰退期（數(shù)字化檔案開放、創(chuàng)新）等階段構(gòu)建數(shù)字化檔案利用服務(wù)大數(shù)據(jù)模型。通過以上研究，旨在體現(xiàn)數(shù)字化檔案的開放、共享原則，為數(shù)字化檔案利用服務(wù)的發(fā)展提供理論支撐。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；數(shù)字化；檔案利用服務(wù)；數(shù)據(jù)中心；

引言

數(shù)字化就是信息處理的過程，利用計(jì)算機(jī)，將不確定的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可量化的數(shù)字單元。再設(shè)定相應(yīng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換模型，導(dǎo)入計(jì)算機(jī)重新分析，得到更加準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)聯(lián)系[1]。檔案是個(gè)人或組織在社會(huì)活動(dòng)中的原始記錄，從古代的龜甲記錄到現(xiàn)代的電子音像、云空間記錄，檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)性化、多樣化的形式。同時(shí)，檔案記錄的數(shù)據(jù)也從官方擴(kuò)大到家庭、學(xué)校、社會(huì)及個(gè)人。檔案中的數(shù)據(jù)信息包含國家大事、社會(huì)生活、自然現(xiàn)象、生產(chǎn)情況等方方面面，是反映國家、社會(huì)、個(gè)人發(fā)展的寶貴資源信息[2]。通過各類數(shù)據(jù)技術(shù)的加持，形成檔案管理體系，能夠確保檔案信息的全面性。

檔案開放理論是檔案利用服務(wù)的主要思想，檔案向公眾開放，開放程度直接體現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值。目前，檔案開放的理念深入人心，公眾對檔案利用的意識越來越強(qiáng)，利用頻率相對較高[3]。檔案管理部門也可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為公眾提供更具個(gè)性化的服務(wù)。數(shù)字化檔案就是利用數(shù)字化技術(shù)重新塑造檔案的價(jià)值信息，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的管理與利用。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，檔案利用服務(wù)以公共服務(wù)為主，通過信息技術(shù)，向互聯(lián)網(wǎng)平臺提供檔案服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案便捷、高效、全面的服務(wù)理念[4]。檔案利用服務(wù)界定了公共屬性，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠進(jìn)一步提高檔案管理與利用的效率。

眾多學(xué)者對數(shù)字化檔案進(jìn)行了研究。李海艷[5]根據(jù)檔案利用工作的經(jīng)驗(yàn)，對大數(shù)據(jù)治理標(biāo)準(zhǔn)體系對檔案管理利用服務(wù)體系的影響進(jìn)行研究，分析大數(shù)據(jù)治理標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容以及帶來的影響，闡述大數(shù)據(jù)治理標(biāo)準(zhǔn)體系在對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和目的等方面對檔案管理利用產(chǎn)生的影響。鄭曉紅[6]對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了研究，提出檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新工作模式，充分利用信息化技術(shù)，開展檔案的數(shù)字化建設(shè)。

在現(xiàn)有研究的基礎(chǔ)上，本文為進(jìn)一步探索數(shù)字化檔案的利用，提出引入大數(shù)據(jù)的數(shù)字化檔案利用服務(wù)這一課題開展研究。

1 數(shù)字化檔案利用服務(wù)的含義

檔案是社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，具有服務(wù)與文化屬性，屬于公共服務(wù)產(chǎn)品。檔案利用服務(wù)解釋為可利用檔案的服務(wù)，就是在實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、滿足公眾需求的基礎(chǔ)上，向相關(guān)用戶提供有價(jià)值的檔案信息，能夠增強(qiáng)檔案為人民群眾服務(wù)的能力[7]。檔案大數(shù)據(jù)是數(shù)字化背景衍生的概念，具有檔案數(shù)據(jù)體量龐大、類型繁多，數(shù)據(jù)處理時(shí)效性強(qiáng)，檔案價(jià)值具有巨大、密度不高等大數(shù)據(jù)特征，通過大數(shù)據(jù)的處理技術(shù)，能夠篩選有效的檔案數(shù)據(jù)，清理無效的檔案數(shù)據(jù)，更好地提供檔案利用服務(wù)。

數(shù)字化檔案利用服務(wù)，簡而言之，即是將傳統(tǒng)的檔案材料通過數(shù)字化手段轉(zhuǎn)化為電子形式，并通過特定的服務(wù)平臺提供給用戶進(jìn)行利用的一種服務(wù)模式。在信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案利用服務(wù)不僅提升檔案信息的存儲(chǔ)與檢索效率，更實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳播與共享。這種服務(wù)模式有效突破傳統(tǒng)檔案利用在時(shí)間和空間上的限制，使得檔案信息的利用更加便捷、高效。同時(shí)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，數(shù)字化檔案利用服務(wù)能夠深入挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，為用戶提供更為精準(zhǔn)、個(gè)性化的服務(wù)，進(jìn)一步提升了檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案利用服務(wù)面臨著多種挑戰(zhàn)。例如檔案服務(wù)意識的變化、檔案利用意識的變化、檔案保存的難點(diǎn)、檔案管理的難點(diǎn)、檔案信息的安全性、檔案內(nèi)容的守舊等問題，影響了檔案利用服務(wù)質(zhì)量。數(shù)字化檔案形式以數(shù)據(jù)、視頻、圖片、文件、實(shí)物等為主，檔案服務(wù)意識發(fā)生相應(yīng)的變化，所有的記錄與數(shù)據(jù)均能夠成為檔案，增加檔案管理與利用的負(fù)擔(dān)。檔案利用的限制較多，大部分人群對檔案的認(rèn)識不足，影響了檔案利用的效率。在大數(shù)據(jù)的加持下，檔案信息以開放、共享的形式呈現(xiàn)，雖然達(dá)到了可利用的目的，但是檔案信息的安全性受到了挑戰(zhàn)。

3 基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建數(shù)字化檔案利用服務(wù)模型

針對數(shù)字化檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)，本文利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建了數(shù)字化檔案利用服務(wù)模型。整個(gè)過程中，存在形成階段、發(fā)展階段、成熟階段與衰退階段。在形成階段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案[8]。在發(fā)展階段，對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行集成、存儲(chǔ)與管理。在成熟階段，完成數(shù)字化檔案多元化利用的任務(wù)。在衰退階段，創(chuàng)新服務(wù)模型與應(yīng)用場景，提高檔案利用服務(wù)的效率。數(shù)字化檔案利用服務(wù)模型如圖1所示。

圖1 數(shù)字化檔案利用服務(wù)模型圖

如圖1所示，在檔案數(shù)據(jù)集成、存儲(chǔ)、管理的過程中，以數(shù)據(jù)中心為主。在數(shù)據(jù)中心明確檔案的分類、標(biāo)簽、索引方式，提高檔案利用服務(wù)的效率。在檔案利用服務(wù)的全周期階段中，大數(shù)據(jù)技術(shù)貫穿全程，發(fā)現(xiàn)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正意義上滿足檔案利用服務(wù)需求。

3.1 形成期：數(shù)字化檔案資源形成、建設(shè)

在數(shù)字化檔案資源利用服務(wù)的形成階段，以檔案資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橹?。提升電子文件的地位，增?qiáng)檔案利用意識[9]。將個(gè)人零散、存儲(chǔ)分散、形成時(shí)間隨意的數(shù)字資源進(jìn)行集成管理，建設(shè)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)記錄，如下表1所示。

如表1所示，檔案數(shù)字化處理記錄包括檔案編號、名稱、數(shù)字化掃描方式、掃描設(shè)備、掃描時(shí)間、掃描人員、掃描質(zhì)量等記錄。檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)信息包括存儲(chǔ)位置、格式、容量、時(shí)間、訪問權(quán)限、備份等內(nèi)容。檔案利用服務(wù)包含服務(wù)類型、次數(shù)、時(shí)間、用戶數(shù)量、服務(wù)滿意度等內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)分析結(jié)果包含檔案主題、數(shù)據(jù)分析方法、關(guān)鍵指標(biāo)、分析結(jié)果、建議措施等內(nèi)容。用戶信息與管理包含用戶ID、用戶名、密碼、所屬機(jī)構(gòu)、角色權(quán)限、訪問記錄、聯(lián)系方式等內(nèi)容。檔案日志記錄包含日志ID、操作類型、時(shí)間、人員、對象、結(jié)果等內(nèi)容。檔案借閱記錄包含借閱編號、檔案編號、借閱者、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱期限、借閱狀態(tài)等內(nèi)容。檔案利用服務(wù)滿意度評分結(jié)果包含檔案編號、服務(wù)類型、用戶ID、滿意度評分、建議等內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理部門轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維、共享性思維，為用戶提供更加完善的利用服務(wù)。

3.2 發(fā)展期：建設(shè)檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)中心

檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)中心就是數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理的平臺，建立各類數(shù)據(jù)庫表，完成檔案資源管理與利用的任務(wù)。同時(shí)，數(shù)據(jù)中心的建設(shè)能夠統(tǒng)一集成、整合、存儲(chǔ)資源，確保檔案信息的完整性。利用大數(shù)據(jù)處理的核心業(yè)務(wù)，k-means、決策樹等算法，大批量地處理檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)中心具體應(yīng)用的過程中，以用戶需求為導(dǎo)向、以完善的檢索工具為基礎(chǔ)，為不同的用戶提供可利用的多元化服務(wù)[10]。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將用戶歷史查詢數(shù)據(jù)、歷史檢索數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得到用戶需求與行為，主動(dòng)為其提供檔案信息。此處的檔案信息不僅僅局限于原始檔案，還包括個(gè)性化推薦、分析內(nèi)容、預(yù)測結(jié)果、輔助決策等方面，滿足檔案利用服務(wù)的推薦需求。在檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫中，上傳檔案二次、三次、全文等信息，縮小用戶的檢索范圍，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。

3.3 成熟期：建立大數(shù)據(jù)檔案利用服務(wù)機(jī)制

在成熟期階段，大數(shù)據(jù)為檔案資源帶來的安全隱患包含信息被泄露、病毒植入、數(shù)據(jù)容災(zāi)、數(shù)據(jù)保存等方面。因此，本文在成熟階段增加了制度層面、技術(shù)層面、人員層面的利用服務(wù)機(jī)制。在制度方面，依據(jù)《檔案法》，制定大數(shù)據(jù)檢索、查詢檔案信息的權(quán)限范圍。并將檔案利用與網(wǎng)絡(luò)安全條款納入制度需求，在體現(xiàn)數(shù)字化檔案服務(wù)特征的基礎(chǔ)上，確保檔案信息的安全。在技術(shù)層面，從數(shù)據(jù)保密技術(shù)、數(shù)據(jù)遷移技術(shù)、數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)與異地備份等方面考量。數(shù)據(jù)保密技術(shù)以防火墻、數(shù)字簽名、電子文件認(rèn)證等為主，防火墻將不安全因素隔離在外，確保檔案數(shù)據(jù)的安全；數(shù)字簽名技術(shù)，能夠避免信息丟失與非法截?。浑娮游募J(rèn)證技術(shù)，能夠獲取驗(yàn)證碼，辨別電子文件的真?zhèn)?。三者相結(jié)合，確保數(shù)字化檔案服務(wù)的安全性。數(shù)據(jù)遷移技術(shù)則是數(shù)據(jù)保護(hù)的方式，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的區(qū)間，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遷移各類數(shù)據(jù)。不同介質(zhì)之間的數(shù)據(jù)遷移，通過電子文件認(rèn)證實(shí)現(xiàn)，避免數(shù)據(jù)丟失的問題[11]。數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)與異地備份技術(shù)能夠利用云計(jì)算，將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在云存儲(chǔ)空間中，利用其成本低、容量大的優(yōu)勢，將檔案數(shù)據(jù)資源的關(guān)鍵數(shù)據(jù)在本地遠(yuǎn)端永久保存，提升數(shù)據(jù)容災(zāi)的能力。在人員層面，培養(yǎng)安全服務(wù)的能力，確保數(shù)字化檔案利用的安全性。

3.4 衰退期：數(shù)字化檔案開放與創(chuàng)新

數(shù)字化檔案在衰退階段，需要開放檔案信息，并將檔案信息的開放理念與共享理念相契合，促進(jìn)檔案資源的共享利用。以“對用戶免費(fèi)”“自由使用”“充分共享”的理念，加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的可利用能力。所謂檔案衰退階段，就是檔案資源一個(gè)周期的結(jié)束，也可以作為檔案開關(guān)的黃金時(shí)代。開放數(shù)字化檔案資源，允許更多群眾訪問和利用，并通過大數(shù)據(jù)平臺，推動(dòng)數(shù)字化檔案資源跨領(lǐng)域、部門，完成利用服務(wù)?？傮w來說，衰退階段就是數(shù)字化檔案資源創(chuàng)新的階段，提倡檔案資源免費(fèi)、自由地獲取價(jià)值信息。

利用數(shù)字化檔案資源的廣泛性、時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案利用與共享。在此階段，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將數(shù)字化檔案資源以表格的形式顯示，深入挖掘檔案資源之間的聯(lián)系，制定相應(yīng)的資源獲取、處理、利用規(guī)劃。在創(chuàng)新方面，建設(shè)檔案平臺。并利用各種客戶端，開展檔案咨詢服務(wù)、檔案文化傳播、資源共享等活動(dòng)，重新提高數(shù)字化檔案的可利用性能。當(dāng)衰退期轉(zhuǎn)化為下一個(gè)服務(wù)形成階段時(shí)，重復(fù)形成——發(fā)展——成熟——衰退的服務(wù)步驟，真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效利用。

結(jié)束語

近些年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)成為時(shí)代特征，不僅改變了數(shù)據(jù)處理與分析的方式，還提高了數(shù)據(jù)處理與分析的效率，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了技術(shù)支持。在這樣的背景下，原本的檔案管理模式已難以滿足需求，這就要求相關(guān)工作部門和人員能夠積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理，提高檔案利用效率，滿足社會(huì)需求。在檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案存在存儲(chǔ)空間不足、檢索效率低下等問題，亟需引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。因此，本文引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建了數(shù)字化檔案利用服務(wù)模型。從形成階段、發(fā)展階段、成熟階段、衰退階段，快速處理與分析檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，更加科學(xué)、有效地利用檔案信息，真正意義上實(shí)現(xiàn)了高效的檔案利用與管理。

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作者簡介：鄭學(xué)鳳（1969.9—），山東省莒縣人民醫(yī)院副研究館員，主要從事檔案利用研究。