查新審核對科技查新報告的質量控制研究

摘要：文章旨在研究查新審核對于提高科技查新報告質量的重要作用。系統(tǒng)分析了委托人和查新員兩方面的人為因素對查新報告質量的影響，并針對查新報告中科學技術要點、查新點、檢索策略、對比文獻、查新結論和撰寫格式等關鍵環(huán)節(jié)，提出具體的審核要求和注意事項。研究結果表明，加強查新審核工作，可以有效規(guī)避人為因素的負面影響，從而全面提升科技查新報告的質量，為科研立項、成果評價等提供客觀公正的依據(jù)。

關鍵詞：科技查新報告；查新審核；質量控制

中圖分類號：G25" 文獻標志碼：A

0 引言

科技查新報告是查新機構就其處理查新項目的過程以及得出的查新結論向查新委托人或有關部門所做的正式書面報告［1］，為科研立項、項目結題、產品鑒定、獎勵申報、專利申請?zhí)峁┛陀^、公正的評價依據(jù)。鑒于科技查新報告的重要性，其質量日益受到科研管理部門及相關專家學者的關注。在查新實踐中，科技查新報告的質量會受到諸多因素的影響。本文分析了人為因素對科技查新報告的質量影響，提出強化查新報告的審核重點，以全面提升查新報告質量。

1 影響科技查新報告質量的人為因素

在查新實踐中，查新報告的質量經(jīng)常會受到委托人、查新員等人為因素的影響。

1.1 委托人的影響

科技查新是需要委托人配合的一項涉及某專業(yè)領域的技術服務。查新員以委托人填寫的科學技術要點、查新點為核心開展查新工作，遇到不熟悉的專業(yè)領域，需要與委托人進行多次溝通，因此，在委托書受理前后，委托人對查新工作的認知與理解是影響科技查新報告質量的重要因素［2］。

1.1.1 查新點描述不明確

在科研立項、申報計劃時，有些委托人僅對科研項目有初步想法，沒有對項目的研究內容進行全面細致的文獻調研，不清楚技術新穎點在何處，對查新點的描述過于寬泛，不具體、不明確，為查新工作帶來很大困難。

1.1.2 檢索詞填寫不規(guī)范

有些委托人不重視委托書的填寫，對檢索詞的填寫敷衍了事；還有些委托人為了突出技術新穎點，對技術內容的描述使用了自造詞匯，沒有使用同行公認的技術術語，從而影響查新員對檢索詞的擬定，導致相關文獻的漏檢。

1.1.3 委托人不配合

有些委托人在協(xié)助查新過程中，出于技術保密的心理，往往對項目的核心技術避而不談，不肯泄露關鍵信息，甚至不愿意提供立項申請書、技術報告、實驗報告等重要參考資料，使查新員無法理解項目的實質內容；還有些委托人把查新當成“走過場”的程序，認為只要付費就能拿到查新報告，不愿解答查新員遇到的專業(yè)領域問題，或是指派不熟悉項目的外聯(lián)人員協(xié)助查新工作。

1.2 查新員的影響

科技查新是一項將文獻檢索、信息分析相結合的專業(yè)性極強的科學評價服務，最能考驗查新員的綜合素質?？v觀查新工作的全過程，查新員是主導者，控制著查新報告的質量，因此，查新員的綜合素質也是影響查新報告質量的重要因素。查新員的綜合素質包括專業(yè)知識、溝通能力、文獻檢索技能、文獻分析技能、文字寫作能力、職業(yè)道德素養(yǎng)等。

1.2.1 專業(yè)知識的影響

每一位查新員的專業(yè)知識都是有限的，不可能面面俱到。有些查新員因專業(yè)知識儲備不足，對查新項目的了解程度僅限于表層，不能透徹理解項目的實質內容、準確把握項目的關鍵之處，從而影響后續(xù)檢索詞的選取、檢索策略的制定，最終使查新報告的質量受到影響。

1.2.2 溝通能力的影響

查新員的專業(yè)優(yōu)勢是擅長文獻檢索，而委托人的學術優(yōu)勢是查新員所不能及的，因此，在查新實踐中，兩者之間的知識交流是必需的。有些查新員不善于交流，不能很好地與委托人就查新事宜進行充分有效的溝通，使得自己對項目實質內容的理解不準確或出現(xiàn)偏差，導致查新點提煉不當、對比文獻分析不到位、查新結論不具說服力，影響了查新報告的整體質量。

1.2.3 文獻檢索技能的影響

文獻檢索是科技查新的基礎，是每一位查新員必備的專業(yè)技能。查新員應具備的文獻檢索技能有熟悉數(shù)據(jù)庫的收錄范圍、熟練運用檢索工具、有效使用檢索技巧、合理制定檢索策略等。在查新實踐中，有些查新員往往因檢索技能欠缺、檢索經(jīng)驗不足，導致檢出文獻數(shù)量過多或過少，或者是檢出文獻內容與查新點相關度不高，影響了查新報告的檢索質量。

1.2.4 文獻分析技能與文字寫作能力的影響

撰寫查新報告要求查新員在準確檢索的基礎上，通過對檢出的相關文獻進行深度分析、綜合提煉，寫出文字精練、條理清晰、結論準確的查新報告。撰寫查新報告時，有些查新員因缺乏文獻分析能力，不善于歸納總結，對檢出的相關文獻分析不到位，大段摘抄文獻摘要，沒有緊扣查新點進行深入細致的對比分析；有些查新員不善于寫作，文字表達不精煉，出現(xiàn)口語化或模棱兩可的表述，對新穎性判定的表述不嚴謹，影響了查新報告的撰寫質量。

1.2.5 職業(yè)道德素養(yǎng)的影響

查新員的職業(yè)道德素養(yǎng)也是影響查新報告質量的重要因素。有些查新員責任心不夠，對項目的技術要點和查新點沒有進行充分研讀和理解，就草率制定檢索策略，導致對比文獻的錯檢、漏檢；有些查新員過度注重經(jīng)濟效益，一味遷就委托方的主觀要求，撰寫查新報告時沒有站在公正的立場上做出客觀的評價結論，引起評審專家對查新報告的質疑［3］。

2 強化查新報告的審核重點，助力查新報告的質量控制

查新審核是控制查新報告質量的關鍵，通過強化查新報告的審核重點，避免上述人為因素對查新報告質量的負面影響，全面提升查新報告質量。

2.1 科學技術要點和查新點的審核

科學技術要點和查新點是查新檢索的前提，是文獻對比分析的依據(jù)，是查新報告質量控制的重點，因此，建議審核員在查新委托受理階段，參與查新委托交流的過程中，協(xié)助查新員向委托人詳細介紹查新工作的流程，使委托人對查新有一個全面客觀的認知。通過與委托人的有效交流，審核委托人提供的技術資料是否齊全，將查新項目的研究背景、研究目的、技術路線、技術方法、主要技術指標弄清楚，指導委托人準確填寫科學技術要點和查新點，把好查新報告質量的第一關。

2.1.1 科學技術要點的審核細節(jié)

科學技術要點的簡述是否緊扣項目的研究主題；是否突出技術的新穎點；是否列出項目所屬的科學技術領域、要解決的技術問題（研究目的）、解決問題所采用的技術方案、達到的技術效果和應用范圍等相關技術內容。

對于不同目的查新委托，科學技術要點的寫法也要有所側重，比如立項查新應概述項目的國內外背景、擬研究的主要科學技術內容、要研究解決哪些問題、達到的具體目標（指標）和水平；成果查新應簡略說明項目的研究背景，介紹項目的主要科學技術特征，已完成項目與現(xiàn)有同類研究、技術、工藝相比所具有的新穎性所在，體現(xiàn)項目科學技術水平的數(shù)據(jù)和量化指標；專利查新應闡明項目的主要技術特征或權項范圍，與現(xiàn)有（專利）技術的比較，突出項目的創(chuàng)新內容；產品查新應簡述其用途、功能，介紹能反映其技術水平的主要工藝（技術組合）、成分、性能指標等數(shù)據(jù)，與國內外同類產品的參數(shù)對比，項目已達到的規(guī)模（小試、中試、工業(yè)化生產）及效益［4］。

2.1.2 查新點的審核細節(jié)

查新點是否真正體現(xiàn)了項目新穎性的全部技術創(chuàng)新點，是否涵蓋在委托人提交的科學技術要點之中。每一個查新點都應突出一個明確的技術主題或關鍵技術特征。查新點的數(shù)量應少而精，一般不宜超過3個，要聚焦項目的核心創(chuàng)新點，而不是一般性的技術特征。查新點的創(chuàng)新之處，可以是技術工藝上的，也可以是理論方法上的，還可以是綜合多項技術成果的，但不包括管理理念、教學方法等的創(chuàng)新。需要注意的是，對于組合創(chuàng)新的查新項目，應將“同時具備”或“有機結合或組合”多項技術作為一個查新點提出。查新點的寫法上要精練明確、條理清晰，對于有多個新穎性查證要求的項目，要以1、2、3來標記查新點，逐條列出，以便在查新結論中，分別針對每一個查新點做新穎性結論。

除了審核科學技術要點和查新點，審核員還應根據(jù)查新目的，審查委托人提供的技術資料是否完備。對于立項查新，委托人應提供立項申請書、前期研究報告、項目申報表、可行性研究報告等，與項目直接相關的國內外參考文獻，以便查新機構全面了解項目的技術背景和研究基礎。對于成果查新，委托人應提供科技成果申報書、研究總結報告、實驗報告、主要參考文獻、項目組成員發(fā)表的代表性學術論著、申請獲得的專利等用以說明項目完成程度的材料。對于專利查新，委托人應提供完整的專利申請文件，包括說明書、權利要求書、說明技術方案的附圖等，以便查新機構準確理解專利的技術方案和保護范圍。這些技術資料是查新機構開展查新工作的重要依據(jù)，缺失關鍵資料將影響查新報告的質量。因此，審核員應與委托人充分溝通，確保獲取必要的技術資料，為查新工作的順利開展提供有力保障［5］。

2.2 檢索策略的審核

合適的檢索策略是查新報告質量控制的關鍵。檢索策略包括檢索工具的選擇、檢索詞的選取、檢索式的構建3方面內容，審核中要著重考慮以下內容。

2.2.1 檢索工具的審核要求

審核檢索工具時，審核員需要根據(jù)項目的技術主題、查新范圍和查新目的，在熟悉各類檢索工具的基礎上，綜合考慮學科覆蓋面、文獻類型、語種、時間跨度等因素，審核查新報告中列舉的檢索工具是否全面、準確。在查新報告中只能列出實際檢索過的數(shù)據(jù)庫，對于未涉及或未檢索的數(shù)據(jù)庫不得列入其中，以維護查新報告的真實性和嚴肅性。

2.2.2 檢索詞的審核要求

檢索詞的選取需要參考委托人提供的檢索關鍵詞，結合所選數(shù)據(jù)庫的標引特點，充分利用已有的工具書、網(wǎng)上詞典等途徑，將檢索概念轉化為數(shù)據(jù)庫可以識別的具體檢索詞。如果檢出結果過多且相關度不高，可嘗試縮小檢索范圍，如增加檢索詞之間的邏輯限制，使用更精確的專指詞，對檢索字段進行限定等；如果檢出結果過少甚至為零，可采取擴大檢索策略，如減少檢索詞間的邏輯限制，去除部分字段限制，使用更多的同義詞、上下位詞，采用截詞技術獲取詞根的各種變體，或者利用數(shù)據(jù)庫的分類檢索功能，在相關學科主題下進行二次檢索。

2.3 對比文獻的審核

對比文獻是分析評價查新項目新穎性的佐證材料，是查新報告的重要論據(jù)。對比文獻的審核細節(jié)如下：列舉的對比文獻是否與查新點相關，是否能夠反映查新點的全部內容或部分內容，是否支持新穎性的判斷；是否遺漏密切相關文獻；有密切相關文獻的，要求獲取閱讀原文；沒有密切相關文獻的，要審核列舉的相關文獻是否具有代表性、權威性，應優(yōu)先列舉在權威刊物上發(fā)表的高質量學術文獻；是否根據(jù)與查新點的相關程度分國內、國外依次列出相關文獻；對比的文獻量是否充足；對比文獻的分析是否緊扣查新點的技術內容來揭示異同，是否針對關鍵的技術性指標進行深入細致的對比分析，涉及專業(yè)術語的表述是否準確。

2.4 查新結論的審核

查新結論是整個查新報告的最終評述，也是查新報告質量控制的重點。查新結論應包括查新點的歸納概述、文獻對比分析的歸納概述、對查新項目有無新穎性的判斷結論3部分內容。查新結論的審核細節(jié)如下：查新結論的文字表述是否客觀準確、簡明扼要；是否基于查新點、技術要點并結合文獻對比分析結果進行歸納總結，是否對查新項目做出新穎性判斷；查新結論中不允許出現(xiàn)含義不清、模棱兩可或修飾性、贊譽性用語，也不允許出現(xiàn)“國內首創(chuàng)”“國際領先”“填補空白”等評價項目水平的語句。

2.5 撰寫格式的審核

查新報告作為查新鑒定性技術文件，在規(guī)范性方面需要認真審校報告各項內容的撰寫格式。審核報告格式是否采用GB/T 32003—2015《科技查新技術規(guī)范》規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括相關文獻題錄是否依據(jù)GB/T 7714—2015《信息與文獻 參考文獻著錄規(guī)則》撰寫；數(shù)字、年代是否依據(jù)GB/T 15835—2011《出版物上數(shù)字用法》書寫標注；文字、符號、計量單位是否依據(jù)GB 3100—1993《國際單位制及其應用》、GB 3101—1993 《有關量、單位和符號的一般原則》、GB/T 3102.1—13書寫使用；對比文獻中的計量單位是否統(tǒng)一；查新報告的幅面與版式安排是否符合規(guī)范的規(guī)定。

3 結語

查新審核是對查新報告從多方面、全方位的審查。強化查新報告的審核要點，對查新報告的各項內容、撰寫格式以及論證邏輯進行全面審核［1］，以確保查新報告的科學性和規(guī)范性，助力查新報告的質量控制。

參考文獻

［1］張煥.小議科技查新報告質量審核［J］.科技風，2020（24）：188.

［2］李高蘭.影響科技查新質量的因素分析［J］.江蘇科技信息，2017（3）：14-16.

［3］陳娜，王飛，徐旭光.“十四五”時期科技查新服務提升路徑探究［J］.江蘇科技信息，2022（27）：20-23.

［4］劉金萍，徐浩，劉彥雄，等.科技查新服務流程的優(yōu)化和再造［J］.中國科技資源導刊，2021（3）：1-6.

［5］孫啟存，王春蕾，姜雷.基于最新科技查新技術規(guī)范的查新結論范式實證研究［J］.圖書館學研究，2019（5）：46-51.

（編輯 何 琳編輯）

Research into the implementing the quality control of sci-tech novelty search report through verification of novelty retrieval

XU" Nanyan

（National Libaray of China， Beijing 100081， China）

Abstract：" The article aims to study the important role of novelty review in improving the quality of scientific and technological novelty reports. The system analyzed the impact of human factors on the quality of novelty search reports from both the client and the novelty search personnel， and proposed specific audit requirements and precautions for key aspects such as scientific and technological points， novelty search points， retrieval strategies， comparative literature， novelty search conclusions， and writing formats in novelty search reports. The research results indicate that strengthening the work of novelty search and review can effectively avoid the negative impact of human factors， thereby comprehensively improving the quality of scientific and technological novelty search reports， and providing objective and fair basis for scientific research project approval， achievement evaluation， etc.

Key words： sci-tech novelty search report; verification of novelty retrieval; quality control