公立醫(yī)院合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)及防范措施探析

摘 要：醫(yī)院合同檔案主要記載醫(yī)院日常運(yùn)營過程中開展的醫(yī)療服務(wù)、后勤保障、工程施工、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及人事聘用工作等信息，是支撐醫(yī)院醫(yī)療工作開展的重要環(huán)節(jié)，也是見證醫(yī)院人、事、物發(fā)展歷程的重要憑證，管理醫(yī)院合同檔案對(duì)于公立醫(yī)院自身發(fā)展和醫(yī)療活動(dòng)開展影響深遠(yuǎn)。針對(duì)醫(yī)院合同檔案管理中存在的各類風(fēng)險(xiǎn)因素，公立醫(yī)院管理部門應(yīng)高度重視，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)情況制定防范措施并加以落實(shí)，以此來確保醫(yī)院合同檔案得到有效管理，從而為醫(yī)院醫(yī)療工作開展提供更好的保障。文章以某公立醫(yī)院為例，針對(duì)公立醫(yī)院在醫(yī)院合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素分析，并對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)的防范措施加以闡述和研究。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；合同檔案；管理風(fēng)險(xiǎn)；防范措施

中圖分類號(hào)：G271；R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

公立醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)范圍廣、患者需求復(fù)雜等特點(diǎn)，使得醫(yī)院日常運(yùn)營與發(fā)展過程中產(chǎn)生大量種類繁多的合同，檔案管理的難度較大，在管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素較多，且醫(yī)院在合同檔案管理領(lǐng)域涉足較少，容易導(dǎo)致醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量及效率受到影響。隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，人民群眾對(duì)于生活質(zhì)量的要求越來越高，公立醫(yī)院作為保障人民生命健康的重要民生機(jī)構(gòu)，提高合同檔案管理水平有利于醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。公立醫(yī)院應(yīng)重視合同檔案管理工作，結(jié)合自身情況對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院合同檔案管理制度加以完善，確保醫(yī)院合同檔案得到有效利用和保護(hù)，以此提高醫(yī)療活動(dòng)的科學(xué)性和規(guī)范性，為人民群眾的生活和健康提供更好保障。

一、選用案例概述

本文選用案例為某省級(jí)大型三甲公立醫(yī)院。該省級(jí)三甲公立醫(yī)院成立于1937年，該醫(yī)院綜合檔案管理室對(duì)醫(yī)院所有日常運(yùn)營、醫(yī)療活動(dòng)產(chǎn)生的檔案實(shí)行綜合管理。該醫(yī)院有四個(gè)院區(qū)，現(xiàn)有職工數(shù)量5000余人，2023年新增合同檔案數(shù)量達(dá)到2258份。由于合同檔案數(shù)量多、日常管理工作復(fù)雜。因此，對(duì)該醫(yī)院合同檔案管理部門的管理質(zhì)量和效率提出非常高的要求。針對(duì)合同檔案管理中存在的各類風(fēng)險(xiǎn)問題，該管理部門采取針對(duì)性防范措施，并取得一定成效，下文以該醫(yī)院綜合檔案管理室日常工作情況為基礎(chǔ)，針對(duì)合同檔案管理的重要性、存在風(fēng)險(xiǎn)類型及風(fēng)險(xiǎn)防范措施加以闡述和分析。

二、公立醫(yī)院合同檔案管理的重要性

公立醫(yī)院常見合同檔案主要分為以下幾類：一是物資采購類合同。包括醫(yī)用耗材、醫(yī)用設(shè)備、藥品以及軟硬件采購合同等，其中包含各類產(chǎn)品供應(yīng)商的資質(zhì)證明材料、承諾書材料、支付憑據(jù)、發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；二是工程施工類合同。包括建筑工程、零星修繕等，其中涵蓋了招投標(biāo)文件、審批材料和施工過程材料等；三是服務(wù)類合同。包括委托代理服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、維保維修服務(wù)以及法律服務(wù)等，如醫(yī)療廢物運(yùn)輸合同、醫(yī)療設(shè)備維護(hù)合同等；四是醫(yī)療服務(wù)合同。即為患者提供醫(yī)療服務(wù)，患者接受服務(wù)并支付費(fèi)用的合同，包括在各類醫(yī)療活動(dòng)中產(chǎn)生的用藥檔案、就醫(yī)檔案、手術(shù)檔案等；五是人事聘用合同。包括醫(yī)務(wù)工作者、后勤保障人員等人事關(guān)系；六是合作共建合同。包括醫(yī)聯(lián)體合作、黨建合作等依法依規(guī)開展的合作。由于這些合同涉及業(yè)務(wù)類別多、業(yè)務(wù)人員所屬科室不同、合同量大，導(dǎo)致合同檔案具有多樣性、復(fù)雜性和分散性等特點(diǎn)，實(shí)際管理難度大、管理工作量多，對(duì)合同檔案管理部門的管理工作也提出了較高要求。

首先，公立醫(yī)院合同檔案是開展各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的重要憑證，是記錄醫(yī)院日常工作的書面證據(jù)。通過規(guī)范管理合同檔案，能夠?yàn)楦黜?xiàng)活動(dòng)提供法律保障，如在出現(xiàn)突發(fā)情況或法律糾紛時(shí)，利用合同檔案能夠直接提供相關(guān)證據(jù)支持。此類法律活動(dòng)具有滯后性，法律活動(dòng)結(jié)束，不意味著事件終止，保留過程檔案對(duì)事件全流程進(jìn)行追溯、責(zé)任追究等，確保醫(yī)院合法權(quán)益不受到損害；其次，利用好公立醫(yī)院合同檔案，還能夠?qū)ξ磥磲t(yī)院的發(fā)展規(guī)劃和制度管理起到借鑒作用，能夠?qū)︶t(yī)院的后續(xù)管理決策和工作安排提供數(shù)據(jù)參考，從而確保各項(xiàng)工作開展的合法性與科學(xué)性。合同檔案也是維系醫(yī)院運(yùn)營連續(xù)性的關(guān)鍵，如工程建設(shè)合同、醫(yī)療設(shè)備維護(hù)合同等，記錄建筑物詳細(xì)數(shù)據(jù)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況等，一旦此類合同檔案出現(xiàn)質(zhì)量問題就會(huì)導(dǎo)致后續(xù)工作無法順利開展；最后，合同檔案也屬于國有資產(chǎn)，醫(yī)院管理制度同樣要求醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)合同檔案開展科學(xué)的分類分級(jí)，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，確保合同及相關(guān)文件資料及時(shí)歸檔和妥善保管，做到合同信息安全保密，防止機(jī)密被泄露，保障公立醫(yī)院合法權(quán)益，避免國有資產(chǎn)流失。

總之，公立醫(yī)院合同檔案對(duì)于醫(yī)院活動(dòng)和未來發(fā)展具有非常重要的影響，針對(duì)公立醫(yī)院合同檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范和管理需要相關(guān)部門加以重視和把控。

三、公立醫(yī)院合同檔案管理中常見的風(fēng)險(xiǎn)

1.合同檔案管理人員專業(yè)水平不高

合同檔案管理工作的整體管理質(zhì)量由管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)決定，合同檔案管理較為復(fù)雜，對(duì)工作人員的專業(yè)能力要求較高，但目前很多醫(yī)院存在管理人員專業(yè)水平不高的問題，部分醫(yī)院合同檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，即使是檔案專業(yè)出身，也存在沒有接受過相關(guān)法律專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，容易在實(shí)際合同檔案管理工作中出現(xiàn)失誤，如合同檔案的歸檔格式不符合檔案管理要求，合同檔案在記錄時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)書寫格式不規(guī)范、書寫內(nèi)容不明確、條款內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、語言用詞不準(zhǔn)確等系列問題，導(dǎo)致合同檔案的規(guī)范性和使用價(jià)值受到影響，甚至容易給公立醫(yī)院后續(xù)經(jīng)營活動(dòng)開展帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2.信息化程度不夠，存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院檔案管理信息化是提高醫(yī)院精細(xì)化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在公立醫(yī)院合同檔案管理中，利用電子檔案開展管理工作已經(jīng)成為常用手段。醫(yī)院信息平臺(tái)較多，各平臺(tái)未能與醫(yī)院合同檔案管理系統(tǒng)形成連接，導(dǎo)致合同檔案存在部分以紙質(zhì)形式保存，部分以電子形式保存，且格式未統(tǒng)一。電子合同檔案管理中經(jīng)常由于操作不當(dāng)或設(shè)備問題從而引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，在合同檔案管理中需要使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有較強(qiáng)的開放性，容易受到黑客或病毒攻擊，導(dǎo)致服務(wù)器出現(xiàn)漏洞而引發(fā)數(shù)據(jù)丟失、損壞等問題。而紙質(zhì)合同檔案在日常保存中容易因環(huán)境潮濕、保存場所或使用頻率過高等問題而引發(fā)損壞、發(fā)霉、腐蝕等一系列安全問題，進(jìn)而危害合同檔案的完整性和使用價(jià)值。

3.管理過程不規(guī)范

通常公立醫(yī)院針對(duì)合同檔案采用集中管理模式，將各科室產(chǎn)生的所有合同檔案集中到管理部門統(tǒng)一管理，但合同檔案數(shù)量龐大，且公立醫(yī)院合同檔案管理部門不屬于專門設(shè)立的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，專業(yè)工作人員數(shù)量較少，每個(gè)工作人員所負(fù)責(zé)的合同檔案數(shù)量多、工作量大，導(dǎo)致在管理過程中容易產(chǎn)生管理混亂甚至管理不當(dāng)?shù)葐栴}，從而產(chǎn)生管理風(fēng)險(xiǎn)引發(fā)合同檔案質(zhì)量受損。同時(shí)，部分公立醫(yī)院對(duì)合同檔案集中管理的重視度不足，很多科室在日常工作中沒有及時(shí)將合同檔案送至管理部門加以管控，導(dǎo)致大量合同檔案散存在不同科室，經(jīng)常出現(xiàn)合同檔案不完整的情況，引發(fā)管理風(fēng)險(xiǎn)。

四、公立醫(yī)院合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

1.完善現(xiàn)有合同檔案管理制度

針對(duì)合同檔案管理中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)因素，需要管理部門完善現(xiàn)有合同檔案管理制度，以此來提升合同檔案管理質(zhì)量和科學(xué)性。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視合同檔案管理工作，結(jié)合本院實(shí)際情況和相關(guān)部門要求制定合同檔案管理制度，并確保合同檔案管理制度有效落于實(shí)處。以本文選用公立醫(yī)院為例，針對(duì)各項(xiàng)合同檔案的管理問題，該公立醫(yī)院充分結(jié)合本院實(shí)際情況和管理需求，依據(jù)合同管理辦法，對(duì)現(xiàn)有的合同檔案管理制度加以完善，在合同檔案管理制度中加強(qiáng)對(duì)各環(huán)節(jié)的明確規(guī)定，對(duì)合同檔案的書寫、審批、簽訂和歸檔等各環(huán)節(jié)采取針對(duì)性管控，并結(jié)合不同環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)因素制定針對(duì)性提前預(yù)案，以此來確保合同檔案在各環(huán)節(jié)的安全性。針對(duì)合同檔案管理中原本存在的管理混亂、規(guī)范性不足等問題，重新明確合同檔案的書寫、簽訂和審批規(guī)范，并重新對(duì)審批人員展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)所有送審合同檔案逐一審核，如果存在問題則立即退回原科室重新簽訂，保證所有入庫合同檔案的科學(xué)性和規(guī)范性。

2.提高管理人員的業(yè)務(wù)能力

針對(duì)公立醫(yī)院合同檔案管理工作人員的能力問題，管理部門要重點(diǎn)提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，確保管理工作有效開展。將管理能力和管理意識(shí)作為培訓(xùn)重點(diǎn)。通過定期組織檔案管理、合同管理等專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，以開展經(jīng)驗(yàn)交流大會(huì)等方式來提高管理人員的業(yè)務(wù)能力水平，從而確保合同檔案管理工作得以有序開展。除了提高管理人員的業(yè)務(wù)能力外，還應(yīng)重視培養(yǎng)管理人員的信息化能力和意識(shí)。隨著科技水平的發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)成為未來公立醫(yī)院合同檔案管理工作開展的主要形式，公立醫(yī)院對(duì)于合同檔案管理人員的素質(zhì)也提出更多元化的要求，不僅需要管理人員具備良好的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，還要能夠靈活運(yùn)用各類先進(jìn)軟件和設(shè)備儀器，從而確保數(shù)字化管理模式的有效形成。以本文選用公立醫(yī)院為例，針對(duì)現(xiàn)有管理人員的業(yè)務(wù)能力問題，管理部門采用以下幾項(xiàng)措施加以培訓(xùn)：首先，對(duì)所有管理人員進(jìn)行思想教育，確保管理人員明白合同檔案的重要性，并加強(qiáng)對(duì)管理人員職業(yè)素養(yǎng)的考察。組織所有管理人員學(xué)習(xí)我國相關(guān)法律，如《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，確保管理人員具備足夠的專業(yè)能力。針對(duì)管理人員的信息化能力問題，安排管理人員前往其他醫(yī)院學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)信息化經(jīng)驗(yàn)，并在學(xué)成后向管理人員匯報(bào)與交流，以此來提高現(xiàn)有管理部門的信息化水平；其次，積極舉辦各類管理技能競賽和信息技術(shù)競賽，并設(shè)置精神獎(jiǎng)勵(lì)，以此激發(fā)管理人員學(xué)優(yōu)爭先的積極性。通過技能競賽鍛煉管理人員的業(yè)務(wù)能力和信息設(shè)備使用能力，確保管理制度的有效應(yīng)用；最后，針對(duì)現(xiàn)有管理團(tuán)隊(duì)定期考核，對(duì)所有考核成績不達(dá)標(biāo)的管理人員給予批評(píng)，責(zé)令其重新學(xué)習(xí)，直到順利通過考核才能重新上崗，以此來確保所有管理人員的業(yè)務(wù)能力滿足公立醫(yī)院合同檔案管理工作需要。

3.優(yōu)化現(xiàn)有管理硬件設(shè)備設(shè)施

隨著信息化管理的不斷應(yīng)用，各類信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施升級(jí)也需要公立醫(yī)院加大投入，公立醫(yī)院需要加大對(duì)檔案管理信息化工作的資金投入，以采購更多先進(jìn)硬件設(shè)備設(shè)施開展檔案管理工作，從而確保合同檔案管理工作的開展質(zhì)量和信息化程度。硬件設(shè)備設(shè)施是信息技術(shù)和互聯(lián)平臺(tái)正常使用的關(guān)鍵，其質(zhì)量對(duì)于信息化管理質(zhì)量起到?jīng)Q定性影響。應(yīng)確保硬件設(shè)備設(shè)施得到及時(shí)更新和更換，使其儲(chǔ)存容量更大、運(yùn)行系統(tǒng)更先進(jìn)，以有效提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的運(yùn)行效率，為合同檔案管理工作的開展提供更好的保障。本文選用的案例中，針對(duì)合同檔案信息化管理中所需要的信息設(shè)備，該公立醫(yī)院給予大力支持，額外增設(shè)信息化建設(shè)資金，用于購置各類信息軟件及設(shè)備，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建信息化管理平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，將所有合同檔案備份后保存到數(shù)據(jù)庫中，確保合同檔案的安全性。同時(shí)，針對(duì)現(xiàn)有管理體系采用信息技術(shù)構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，各科室和管理部門之間的溝通和指令傳達(dá)都經(jīng)過信息化管理平臺(tái)傳輸，從而在確保溝通效率的同時(shí)，還能優(yōu)化溝通流程，提高數(shù)據(jù)信息和指令傳輸?shù)谋憬菪院蜁r(shí)效性以及公立醫(yī)院現(xiàn)有合同檔案管理體系的信息化程度，推動(dòng)管理體系的信息化發(fā)展建設(shè)。

4.加強(qiáng)合同檔案的整合管理

合同檔案的整合管理是最終把控檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，把握好收集和整理環(huán)節(jié)的質(zhì)量，以確保合同檔案得到有序保存和使用。對(duì)所有合同檔案的送審、收集環(huán)節(jié)透明化管理，避免在收集過程中出現(xiàn)合同檔案丟失、損壞等問題，而影響檔案使用。在合同檔案的收集環(huán)節(jié)，管理人員需要采用前端控制原則，對(duì)所有科室展開合同檔案管理指導(dǎo)，避免各科室造成合同檔案損壞。同時(shí)，各科室還要與合同檔案管理部門加強(qiáng)溝通協(xié)作，由合同檔案管理部門編制合同檔案審批、簽訂細(xì)則，確保所有科室能夠嚴(yán)格按照要求開展合同檔案管理工作。針對(duì)所有履行完畢的合同，各科室應(yīng)在第一時(shí)間將檔案送至合同檔案管理室檢查保存。針對(duì)合同檔案收集效率低的問題，可以將合同檔案收集與科室考核之間建立聯(lián)系，如果合同檔案收集送審速度慢則會(huì)影響科室評(píng)比，以此來確保所有合同檔案得到第一時(shí)間收集。針對(duì)此環(huán)節(jié)，本文選用公立醫(yī)院采用線上管理模式，通過合同管理系統(tǒng)、某釘?shù)戎悄芑芾砥脚_(tái)開展合同檔案的管理工作，直接由管理部門向所有科室發(fā)出提醒，指導(dǎo)各科室開展合同檔案管理工作。同時(shí)，將合同檔案的簽訂、審批、溝通和回復(fù)等各環(huán)節(jié)全部轉(zhuǎn)移到智能辦公平臺(tái)開展，起到提高效率、優(yōu)化現(xiàn)有流程的作用，提高了合同檔案的收集效率。

在合同檔案的整理環(huán)節(jié)，需要管理部門結(jié)合實(shí)際情況制定科學(xué)分類，將所有合同檔案分類歸檔，如本文選用公立醫(yī)院將所有合同檔案分為物資類、工程類、服務(wù)類、合作類和人事類等多項(xiàng)，將不同合同檔案直接歸檔到具體類別中，并在統(tǒng)一歸檔后，使用信息技術(shù)將合同檔案保存?zhèn)浞?，整理出電子文檔通過數(shù)據(jù)庫加以保存，在后續(xù)查閱合同檔案時(shí)需要經(jīng)過管理部門審批，并且只能查閱電子文檔，以此來保障合同檔案的安全性和私密性。

五、結(jié)束語

綜上所述，公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展關(guān)乎人民群眾生活質(zhì)量，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)中國式現(xiàn)代化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而合同檔案是公立醫(yī)院日常運(yùn)營中的常見資料，對(duì)公立醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開展具有重要影響。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化管理將成為未來公立醫(yī)院合同檔案管理的必然趨勢，需要公立醫(yī)院現(xiàn)有管理部門提高重視，結(jié)合自身需求和情況對(duì)現(xiàn)有管理制度、管理人員和管理模式加以優(yōu)化，將信息技術(shù)有效融入合同檔案管理制度中，以此來實(shí)現(xiàn)合同檔案管理制度的信息化、規(guī)范化建設(shè)，這也是建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的必然要求，是實(shí)施健康中國戰(zhàn)略的重要支撐，是醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。

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作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院