退休職工檔案管理中存在的問題與對策研究

摘 要：退休職工具有工作經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)能力強的特點，通過退休職工檔案可以挖掘退休職工的優(yōu)勢，使其在社會繼續(xù)發(fā)光發(fā)熱。同時，可以通過編制退休職工檔案，開展退休職工的社會保障管理，保證退休職工生活幸福。文章針對退休職工檔案管理中存在的信息交流障礙、信息檢索困難、檔案管理模式落后、管理制度不完善及管理人員能力參差不齊的問題，分析了退休職工檔案管理內(nèi)涵，探究退休職工檔案管理的重要性，并針對管理問題提出幾點建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：退休職工；檔案管理；信息檢索；管理模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

退休職工檔案管理與職工的工齡認證、社保福利發(fā)放有較大關(guān)系。完整的人事檔案信息能夠提高退休手續(xù)及待遇核算的效率，使職工快速享受社會保障服務(wù)。當前，退休職工檔案管理中存在較多問題，難以發(fā)揮檔案的參考作用。為解決這一問題，本文就退休職工檔案管理工作展開探究。

一、退休職工檔案管理

退休職工的檔案是指事業(yè)單位、企業(yè)及其他組織職工在招聘、培訓、考核、調(diào)崗、升職等方面產(chǎn)生的材料，涵蓋員工的個人經(jīng)歷、工作變動以及教育背景等內(nèi)容，是反映職工在職情況的數(shù)據(jù)信息。退休職工檔案管理就是利用信息收集、分類、儲存等方式收集與管理退休職工的檔案，為檔案信息的應(yīng)用、獲取提供便利。隨著我國人口老齡化的發(fā)展，退休職工檔案數(shù)量逐漸增多，對檔案管理要求逐漸提升。因此，需要不斷創(chuàng)新檔案管理模式與方法，借助現(xiàn)代化手段開展工作，提高檔案管理水平與效率。

二、退休職工檔案管理的意義

1.落實退休人員社會保障福利的有效舉措

我國各地針對退休職工檔案管理出臺相關(guān)的文件，明確此類群體檔案管理的必要性，要求檔案管理部門根據(jù)文件要求操作，以保證檔案的完整、真實性。退休職工檔案反映了職工的就業(yè)年限、社會保險繳納情況，是當?shù)厣绫＞譃樵撀毠ぐl(fā)放社會保障服務(wù)的重要依據(jù)。通過對退休職工檔案的綜合分析，可以了解職工的社會保險繳費年限、基礎(chǔ)，并據(jù)此發(fā)放養(yǎng)老金。如果退休職工檔案出現(xiàn)信息不全、內(nèi)容虛假，就會影響社保福利的發(fā)放，難以維護社會的和諧。因此，重視退休人員檔案管理工作，引進現(xiàn)代化手段與方法，提高檔案管理質(zhì)效，為社會福利機制落地奠定基礎(chǔ)。

2.有助于單位檔案標準化管理

職工檔案反映了職工的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)，是單位管理的重點。尤其是退休職工檔案管理十分重要，關(guān)系到職工是否能夠享受社會保險。如果相關(guān)單位不能高效完成退休職工的檔案管理工作，就會對養(yǎng)老基金的發(fā)放產(chǎn)生較大影響。通過退休職工檔案的管理工作，使事企單位意識到檔案標準化管理工作的重要性，在提高自身檔案管理水平的同時，為最大限度地利用退休職工檔案提供保障。

3.為退休職工提供精準服務(wù)

通過對退休職工檔案的管理，能夠根據(jù)退休職工的實際需求為其提供精準服務(wù)，使其在良好的人事服務(wù)中提高生活的幸福感。退休職工在工作中積累較多經(jīng)驗，為單位發(fā)展做出了巨大的貢獻。通過對退休職工檔案的分析，可以了解此類職工在職工作情況，并根據(jù)其再就業(yè)或者其他方面需求為其提供個性化服務(wù)，使其在單位的幫助下更好地實現(xiàn)自身價值。比如，某企業(yè)高級工程師退休前曾參與企業(yè)重要項目的技術(shù)研發(fā)工作，為企業(yè)發(fā)展貢獻了較多的力量。退休后，通過對該職工過往履歷與檔案資料分析發(fā)現(xiàn)其在技術(shù)研發(fā)方面有較大優(yōu)勢。于是，該職工被企業(yè)返聘為技術(shù)顧問，主要負責指導年輕技術(shù)人員開展技術(shù)研發(fā)工作，并參與企業(yè)重大技術(shù)項目的評審和論證。

三、退休職工檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員能力參差不齊

退休職工檔案管理工作相對復雜，需要檔案管理人員做好信息核對、補充完善與儲存問題，確保檔案的實用性。通過對檔案管理人員工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)以下問題：第一，檔案管理人員工作態(tài)度消極。檔案管理人員沒有主動參與退休職工檔案的收集與分析工作， 而是在上級提出要求后才開展相應(yīng)的工作，整個工作過程比較被動；第二，創(chuàng)新意識薄弱。在新形勢背景下，退休職工檔案管理模式發(fā)生變化，需要檔案管理人員及時更新工作思維，創(chuàng)新工作方法，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案信息收集、儲存與管理。在實際操作中，工作人員仍以傳統(tǒng)方法人工收集方式開展工作，導致部分退休職工檔案出現(xiàn)信息不完整的情況；第三，工作能力有待提高。部分檔案管理人員習慣傳統(tǒng)的檔案管理模式，不適應(yīng)信息化工作方法，難以靈活操作信息系統(tǒng)，影響檔案管理工作效率。

2.檔案信息交流不及時

在退休職工檔的案管理中存在信息交流難、信息共享不及時的情況。使用者查閱退休人員檔案信息時，需要向人事部門提出申請，經(jīng)過審批同意后才能查詢檔案信息資料。若是退休職工檔案信息保存在其他區(qū)域或者地區(qū)，外部人員需要開具相關(guān)的證明才能借閱。由于退休職工檔案管理模式比較傳統(tǒng)，使檔案信息交流過程比較復雜，無法保證相關(guān)工作實施的有效性。

3.信息檢索困難

傳統(tǒng)退休職工檔案管理工作比較復雜，尤其是檔案資料的使用。如果工作人員產(chǎn)生使用需求，需要檔案管理人員查詢檔案所在位置，并進入專門的檔案儲存場所獲取檔案信息，經(jīng)過復印后交給使用者。隨著我國退休人數(shù)的增長，退休職工檔案數(shù)量越來越多，對檔案信息檢索工作提出較高的要求。此外，在傳統(tǒng)檔案管理中，以紙質(zhì)檔案管理為主，由于紙質(zhì)檔案保存難度大，且使用過程中容易被損壞，增加了檔案信息檢索和使用的難度。

4.檔案管理制度有待完善

退休職工檔案管理制度不完善，導致此項工作出現(xiàn)流程模糊、管理目標不準確的情況。退休職工檔案管理工作的實施，需要明確此項工作的主要負責人以及各環(huán)節(jié)操作標準與要求，使檔案管理工作順利開展。部分單位沒有意識到退休職工檔案管理工作的重要性，沒有建立健全相關(guān)規(guī)章制度，使此項工作出現(xiàn)效率低下的情況。

5.檔案管理模式單一

退休職工檔案的管理以人工管理為主，通過檔案管理人員收集、分析退休職工檔案信息的方式，完成檔案管理任務(wù)。由于退休職工檔案信息較多，且涉及年限較長，傳統(tǒng)檔案管理模式無法實現(xiàn)對所有信息的覆蓋、收集與保存，不能保障退休職工檔案的應(yīng)用價值。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促使檔案管理工作信息化、數(shù)字化開展，部分單位沒有意識到數(shù)字化檔案管理的價值，忽略了對檔案管理模式的創(chuàng)新，無形中影響了退休職工檔案管理的效果。

四、退休職工檔案管理對策

1.加強檔案管理隊伍建設(shè)

退休職工檔案管理隊伍的建設(shè)，從以下方面入手：第一，培養(yǎng)檔案管理人員工作的積極性。檔案管理人員的工作態(tài)度、工作能力是高質(zhì)量開展檔案管理工作的保障。在實際工作中，制定激勵制度與職業(yè)晉升通道，讓員工意識到努力工作的重要性。檔案管理人員之所以出現(xiàn)消極工作情緒，是因為沒有動力的支撐，無法使其產(chǎn)生工作的熱情。激勵機制與明確的職業(yè)晉升通道能夠改變檔案管理人員的消極態(tài)度，使其在各種措施的激勵下主動參與工作，認真完成崗位任務(wù)。比如對于檔案管理效果理想、超額完成工作計劃、工作能力強的員工給予物質(zhì)或者精神方面的鼓勵，肯定員工的勞動成果。同時，制定檔案管理部門職業(yè)晉升通道，只要檔案管理人員達到標準后即可獲得晉升；第二，加強對退休職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓。根據(jù)退休職工檔案管理需求組織理論、技能方面的培訓教育，采用案例分析、視頻講解等方式，將退休職工檔案管理中應(yīng)注意的事項、實施的工作呈現(xiàn)出來，讓檔案管理人員在學習中認識到自身的不足，并主動汲取新的知識，提高自身的業(yè)務(wù)水平。例如，某單位培訓以“現(xiàn)場教學+實際操作+答疑指導”的方式，立足人事檔案整理的原則和方法，詳細說明人事檔案整理的10類材料，詳解講解如何開展人事檔案的鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等。同時，開展實操教學，將檔案整理步驟和方法以具體、直觀的方式呈現(xiàn)出來，使參與學習的人員輕松掌握規(guī)范的檔案管理方法；第三，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。以先進的退休職工檔案管理模式為案例，通過對真實案例的分析，使檔案管理人員意識到此項工作創(chuàng)新的必要性，從根本上轉(zhuǎn)變職工思想。

2.建立信息交流與資源共享平臺

退休職工檔案信息的應(yīng)用價值較高，需要相關(guān)部門構(gòu)建信息交流平臺與資源共享平臺，為檔案信息使用者獲取信息提供便利。一方面，構(gòu)建信息交流平臺。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建退休職工檔案交流平臺，為機構(gòu)、人事管理者及退休人員了解檔案信息提供平臺。為滿足各部門對退休職工檔案信息的需求建立公共服務(wù)平臺，使檔案使用人員對檔案信息的保存渠道、使用情況等產(chǎn)生初步的認識，為提高退休職工檔案管理水平奠定基礎(chǔ)；另一方面，構(gòu)建資源共享平臺。該平臺的建設(shè)打破了時間、區(qū)域的限制，退休職工檔案使用者可以通過信息平臺獲取信息。例如，湖北省建立了檔案資源共享利用平臺，立足“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”的目標，湖北省檔案館搭建起“湖北省檔案資源共享利用平臺”，對接全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，實現(xiàn)全國范圍異地查檔無縫銜接，實現(xiàn)了檔案資源發(fā)布、信息共享、跨館查檔、異地出證以及工作交流等“一站式”操作，讓群眾足不出戶即可跨區(qū)域、跨層級查詢檔案。在退休職工檔案管理工作中，可以參考上述案例，通過構(gòu)建檔案資源共享利用平臺，實現(xiàn)不同區(qū)域、位置檔案信息的共享，為退休職工檔案信息查詢、使用提供便利。

3.優(yōu)化檔案信息的檢索程序

互聯(lián)網(wǎng)時代，不僅要創(chuàng)新退休職工檔案的管理系統(tǒng)，還要做好信息檢索功能的設(shè)置，以便檔案信息使用者獲取信息。第一，統(tǒng)一信息化建設(shè)標準。提高退休職工檔案使用效率的重要前提，就是標準化的檔案信息。通過規(guī)范檔案信息的錄入、保存，使退休職工檔案管理工作規(guī)范化、程序化開展。因此，在退休職工檔案管理中，要求工作人員嚴格遵守標準化工作原則，將退休職工的姓名、工作經(jīng)歷等基礎(chǔ)信息保存在系統(tǒng)中；第二，設(shè)置檔案信息系統(tǒng)登錄權(quán)限。根據(jù)退休職工檔案使用范圍、服務(wù)對象，結(jié)合各部門或者崗位特點設(shè)置不同的信息檢索與使用權(quán)限，在保證檔案信息安全的同時，防止重要信息丟失；第三，加強檔案安全管理工作。為避免惡意攻擊或者信息系統(tǒng)運行問題，影響退休職工檔案信息的安全，應(yīng)建立健全安全管理制度，要求檔案管理人員按照規(guī)定操作，避免不規(guī)范操作產(chǎn)生的安全隱患。同時，應(yīng)用加密技術(shù)、訪問權(quán)限限制技術(shù)，將此與檔案管理系統(tǒng)充分結(jié)合，控制檔案信息傳輸與檢索過程，確保檔案數(shù)據(jù)的完整。

4.制定檔案管理制度

在退休職工檔案管理制度建設(shè)中，應(yīng)從檔案信息收集、核對、交接、保存、利用方面入手，確定各個環(huán)節(jié)工作的負責人，規(guī)范檔案管理流程，約束職工檔案管理行為。沒有規(guī)矩不成方圓。檔案管理制度的建設(shè)，為最大限度地應(yīng)用退休職工檔案提供保障。第一，制定責任制度。由于退休職工檔案管理工作比較復雜，為防止出現(xiàn)遺漏或者重復工作情況，應(yīng)制定責任制度， 并將此分享給各崗位人員，使檔案管理人員深刻認識到自身的職責；第二，制定績效考核制度。為掌握退休職工檔案管理情況，考核評價檔案管理工作實施情況，了解制度建設(shè)、執(zhí)行情況，并分析退休職工檔案管理成效。完成考核評價后，將評價結(jié)果應(yīng)用在制度建設(shè)、退休職工檔案管理模式創(chuàng)新中，使此類檔案管理工作更加高效。

5.創(chuàng)新退休職工檔案管理模式

在退休職工檔案管理工作中，應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)工具的作用，創(chuàng)新檔案管理模式、檔案管理手段，在信息化手段的支持下順利開展退休職工檔案管理工作。第一，加強軟硬件的投入，為檔案管理信息化工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。當前，我國大部分檔案管理部門都引進了信息技術(shù)手段，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)標準不同，使檔案交接工作出現(xiàn)問題，無法保證檔案處理的有效性。鑒于此，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)退休職工檔案管理需求，采購相應(yīng)的軟件及設(shè)備設(shè)施，并參考退休職工檔案對接部門系統(tǒng)建設(shè)情況，構(gòu)建兼容性強的軟件系統(tǒng)，為檔案信息共享、交接提供技術(shù)支持。例如，某單位為建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，采購較多現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施，要求工作人員掃描臨退休人員的紙質(zhì)檔案，經(jīng)過紙質(zhì)檔案整理、條碼編制、電子掃描、電子著錄、圖像修復、檔案核驗以及數(shù)據(jù)上傳等步驟，形成可以在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)“秒查”的一鍵下載與打印的電子檔案。

第二，建立數(shù)據(jù)庫。與紙質(zhì)檔案保存工作相比，數(shù)據(jù)庫的容量更大，可以保存不同類型的信息，且不容易受外界影響，能夠滿足日益增多的退休職工檔案管理需求。檔案管理部門可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)，將退休職工檔案信息保存在數(shù)據(jù)庫，使信息檢索與利用工作順利開展。

五、結(jié)語

綜上所述，開展退休職工檔案管理工作，為社會福利保障服務(wù)的實施、單位檔案標準化等工作提供資料保障。當前，退休職工檔案管理中仍存在較多問題，人力資源、管理制度以及管理模式是影響退休職工檔案管理效果的主要因素。實際工作中，應(yīng)做好人才隊伍的建設(shè)工作，創(chuàng)新檔案管理模式，完善管理制度，使檔案信息得到充分利用，使我國退休職工檔案管理工作更加高效。

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作者單位：泗水縣社會保險事業(yè)中心