公路文書檔案信息化建設(shè)中的問題與對策

摘 要：公路文書檔案是公路行業(yè)建設(shè)的重要組成部分，是提高公路行業(yè)服務(wù)與管理水平的因素之一。為發(fā)揮公路文書檔案的積極作用，引進(jìn)信息技術(shù)手段，通過信息化的檔案管理，優(yōu)化檔案信息收集、保存路徑，使此項(xiàng)工作達(dá)到事半功倍的效果。文章以公路文書檔案信息化建設(shè)為研究對象，闡述了公路文書檔案管理特點(diǎn)與信息化建設(shè)的重要性，從多方面分析了此類檔案信息化建設(shè)的難度，對如何解決問題，提出幾點(diǎn)建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：公路文書檔案；信息化建設(shè)；復(fù)合型人才；信息系統(tǒng)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在我國交通運(yùn)輸行業(yè)快速發(fā)展下，公路發(fā)揮重要的作用，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。在公路建設(shè)、運(yùn)行環(huán)節(jié)產(chǎn)生大量的資料，需要相關(guān)部門做好檔案的收集與保存工作，為公路維護(hù)、管理等提供依據(jù)。信息化管理手段能夠有效提高公路文書檔案的管理水平，創(chuàng)新檔案管理理念與載體。目前，在公路文書檔案信息化建設(shè)中存在一些問題，需要采取一定的措施解決問題，以提高檔案管理水平。

一、公路文書檔案管理的特點(diǎn)

公路文書檔案包含較多文件資料，如投資建設(shè)計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案、合同文件等，通過對此類文件的綜合管理，可以掌握公路建設(shè)、使用、養(yǎng)護(hù)情況，并結(jié)合公路運(yùn)行問題提出針對性建議，使公路管理工作精準(zhǔn)開展。為推動此項(xiàng)工作信息化建設(shè)，需明確公路文書檔案管理的特點(diǎn)，并結(jié)合檔案覆蓋范圍，采取有效方法，提高檔案信息化建設(shè)水平。第一，行業(yè)特征明顯。公路文書檔案記錄公路從建設(shè)到使用環(huán)節(jié)發(fā)生的所有事件與信息，對檔案管理人員有較高要求。具體操作中，需要檔案管理人員根據(jù)公路所處的情況，將各環(huán)節(jié)產(chǎn)生信息分類保存，以便后續(xù)工作順利開展；第二，信息量大、內(nèi)容復(fù)雜。公路文書檔案包含較多信息，涉及不同學(xué)科知識。檔案管理中應(yīng)堅(jiān)持客觀、科學(xué)、真實(shí)的原則，制定配套檔案管理制度，明確各環(huán)節(jié)檔案管理流程，并按照相關(guān)要求開展工作，推動檔案管理工作高效開展。

二、公路文書檔案管理信息化建設(shè)的重要性

公路文書檔案作為公路建設(shè)、管理等工作實(shí)施的重要依據(jù)，有著十分重要的地位。第一，優(yōu)化公路工程建設(shè)與管理水平。公路文書檔案信息類型復(fù)雜、內(nèi)容豐富，包含較多與工程項(xiàng)目管理有關(guān)的信息。檔案管理信息化建設(shè)為工程建設(shè)與管理工作的信息傳遞提供便利，節(jié)約信息傳遞時(shí)間與成本，實(shí)現(xiàn)對不同類型信息的綜合管理。同時(shí)，采用信息化管理手段提高了信息獲取、傳輸?shù)男?，避免因?yàn)楣芾聿划?dāng)而產(chǎn)生的信息丟失、不完整的風(fēng)險(xiǎn)；第二，降低建設(shè)成本。公路文書檔案管理信息化建設(shè)有助于公路工程建設(shè)成本的管控，可以降低不必要的支出。通過對檔案信息的分析，能夠使管理人員第一時(shí)間了解各環(huán)節(jié)建設(shè)支出、進(jìn)度與質(zhì)量控制情況，并根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)情況調(diào)整工程管理方案與成本，從而達(dá)到降本增效的經(jīng)營目標(biāo)；第三，延長公路的使用壽命。公路文書檔案信息化建設(shè)使公路信息獲取、分析工作更加便利，可以為公路的養(yǎng)護(hù)、保養(yǎng)提供精準(zhǔn)信息，輔助相關(guān)人員制訂科學(xué)的養(yǎng)護(hù)計(jì)劃，從而延長公路的使用壽命與周期。

三、公路文書檔案信息化建設(shè)中存在問題

1.信息化建設(shè)意識薄弱

部分公路管理部門未意識公路文書檔案信息化建設(shè)的意義，沒有將檔案信息化建設(shè)與部門整體發(fā)展結(jié)合，限制了公路文書檔案管理模式創(chuàng)新。造成這一問題的主要原因就是對公路文書檔案管理的重視程度不高，未意識到文書檔案與公路行業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系，忽視信息化建設(shè)，使公路文書檔案信息化建設(shè)滯后，進(jìn)而影響公路行業(yè)的發(fā)展。思想觀念是行動的指導(dǎo)者，是推動各項(xiàng)工作實(shí)施的驅(qū)動力。若是這一問題得不到改善，將會對公路發(fā)展造成較大影響，不利于公路工程與相關(guān)行業(yè)發(fā)展。

2.缺乏復(fù)合型管理人才

公路文書檔案信息化建設(shè)需要既懂得檔案管理又具備信息技術(shù)的人才支撐，通過信息系統(tǒng)搭建、信息技術(shù)靈活運(yùn)用，促使檔案管理模式創(chuàng)新。當(dāng)前，從事公路文書檔案管理工作的人員，普遍不具備信息化工作能力，信息化檔案管理經(jīng)驗(yàn)薄弱，無法將信息技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合。這一問題出現(xiàn)的主要原因是檔案管理人員非信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)，不熟悉信息化建設(shè)方面知識。由于專業(yè)技能與理論知識缺失，使其無法適應(yīng)信息化工作環(huán)境，不能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目的。此外，檔案管理部門沒有為工作人員提供專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有讓檔案管理人員意識到信息化轉(zhuǎn)型的意義，進(jìn)而限制了公路文書檔案管理信息化建設(shè)。

3.信息化建設(shè)水平滯后

公路文書檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施、信息系統(tǒng)等方面入手，通過基礎(chǔ)知識建設(shè)，提高公路文書檔案信息化建設(shè)水平，推動公路行業(yè)可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前，我國公路文書信息化建設(shè)水平并不理想，主要體現(xiàn)以下方面：第一，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后，軟件缺失，增加了公路文書檔案信息化建設(shè)難度。檔案信息化建設(shè)需要大量硬件設(shè)備設(shè)施及軟件，如掃描設(shè)備、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等。如果基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)出現(xiàn)問題，則會對公路文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)型造成負(fù)面影響，無法保障后續(xù)工作的實(shí)施進(jìn)度；第二，缺乏信息化管理平臺支撐。公路文書檔案信息化建設(shè)的前提是穩(wěn)定運(yùn)行的信息系統(tǒng)，通過對檔案信息的收集、處理、保存等環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化處理，可以提高檔案管理效果。部分公路管理部門雖然具備信息化管理意識，但是沒有針對公路文書檔案管理構(gòu)建信息化工作平臺，仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)方式開展工作，無形中影響檔案信息化建設(shè)效果；第三，安全管理不足。在公路文書檔案管理中，存在較多安全問題，出現(xiàn)重要信息丟失或者被破壞的情況，增加信息化管理難度。這一問題需要得到重視，應(yīng)明確公路文書檔案安全管理的必要性，并從多方面入手，借助信息化、智能化管理手段，維護(hù)檔案信息的安全。

4.信息共享難度大

公路文書檔案信息分布在不同部門，需要檔案管理人員根據(jù)公路工程建設(shè)進(jìn)度、管理情況，從其他部門獲取信息，分類保存。由于各部門工作的重點(diǎn)、任務(wù)不同，不能及時(shí)將檔案信息分享給檔案管理人員，存在資源共享難度大的問題。這一情況在檔案管理中普遍存在，影響了檔案管理效果，不利于相關(guān)工作開展。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)從多方面入手，根據(jù)檔案信息分布情況，采取一定措施，優(yōu)化檔案收集處理效率，保證檔案信息管理的有效性。

四、公路文書檔案管理信息化建設(shè)對策

1.重視公路文書檔案管理信息化建設(shè)

為推動公路文書檔案管理模式創(chuàng)新，增強(qiáng)相關(guān)負(fù)責(zé)部門的信息化建設(shè)意識，使其認(rèn)識到公路文書管理的價(jià)值，更新思想觀念，創(chuàng)新管理模式。在科學(xué)技術(shù)手段的影響下，我國檔案管理模式逐漸向智能化、自動化方向轉(zhuǎn)型，為公路文書檔案信息化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)支持，使此項(xiàng)工作轉(zhuǎn)型成為必然。這一背景下，管理人員應(yīng)加強(qiáng)重視信息化建設(shè)，明確信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理模式之間的差異，并結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展情況不斷更新思想觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)。

第一，調(diào)動管理層對信息化建設(shè)的重視。針對文書檔案管理信息化建設(shè)思想觀念滯后的問題，應(yīng)從管理層入手，借助案例分析、專項(xiàng)學(xué)習(xí)等手段，呈現(xiàn)公路文書檔案信息化建設(shè)的意義，并詳細(xì)說明傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問題，從根本上轉(zhuǎn)變管理層的思想觀念。

第二，轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想觀念，使其認(rèn)識到傳統(tǒng)管理模式中存在效率低下、準(zhǔn)確性不足、工作量大的缺點(diǎn)，并主動改變工作模式與形式，適應(yīng)信息化工作環(huán)境。檔案管理人員是落實(shí)檔案管理信息化工作的重要因素，若管理層對此項(xiàng)工作存在抵觸情緒，就會影響其他工作的管理效果。因此，面向檔案管理人員組織宣傳活動，展示檔案管理信息化的優(yōu)勢以及公路文書檔案管理的價(jià)值，為檔案管理人員適應(yīng)工作環(huán)境變化奠定基礎(chǔ)。

第三，將檔案管理與部門文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，為所有員工參與公路文書檔案信息化建設(shè)營造良好的工作氛圍。具體操作中，應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)，建立相關(guān)的規(guī)章制度，使相關(guān)人員樹立信息化工作思維，并按照規(guī)章制度履行責(zé)任，推動公路文書檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)一步開展。

2.加強(qiáng)公路文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

公路文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是推動檔案事業(yè)發(fā)展的有效舉措。針對相關(guān)人員信息化管理工作能力不強(qiáng)的問題，應(yīng)從業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技能教育、人才引進(jìn)等方面入手，借助多種手段構(gòu)建優(yōu)秀人才隊(duì)伍，提高檔案管理水平。

第一，圍繞檔案管理基礎(chǔ)知識展開培訓(xùn)，夯實(shí)檔案管理人員的理論基礎(chǔ)。公路文書檔案管理工作涉及較多內(nèi)容，包括檔案信息收集、分類保存、檢索、使用等，需要工作人員掌握各個(gè)環(huán)節(jié)工作要求，并根據(jù)相關(guān)制度操作。如果檔案管理人員不具備專業(yè)知識，就會對檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生較大的影響。因此，以基礎(chǔ)知識為入手點(diǎn)，就各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理人員應(yīng)遵守的制度、掌握的技能體現(xiàn)在培訓(xùn)中，鞏固檔案管理人員的基礎(chǔ)知識，強(qiáng)化崗位工作效果。比如我國某公路管理局針對全宗卷管理規(guī)范性不足的問題，邀請檔案局的專業(yè)人員，從理論概念、文書件規(guī)范分類、組合排件、標(biāo)準(zhǔn)裝盒上架等方面進(jìn)行授課培訓(xùn)。重點(diǎn)對移進(jìn)、移出涉及的檔案收集類、鑒定類、利用類，其在核準(zhǔn)檔案庫存量的關(guān)聯(lián)性上做了詳細(xì)解讀，對全宗介紹、大事記撰寫規(guī)范等進(jìn)行指導(dǎo)。

第二，將信息化工作手段作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員信息化工作能力。結(jié)合檔案管理部門使用的信息系統(tǒng)或者技術(shù)組織培訓(xùn)，將信息系統(tǒng)操作流程、操作步驟及注意事項(xiàng)以現(xiàn)場演示的方式呈現(xiàn)出來，糾正檔案管理系統(tǒng)操作問題，使工作人員掌握不同技術(shù)、系統(tǒng)的操作方法。這一培訓(xùn)活動十分必要，是提高從業(yè)人員信息技術(shù)操作能力與業(yè)務(wù)水平的關(guān)鍵，通過精準(zhǔn)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員信息技術(shù)操作能力，使其掌握信息化工作方法。

第三，做好人才引進(jìn)工作。圍繞公路文書檔案信息化建設(shè)需求，面向社會招聘，選擇具備信息化工作經(jīng)驗(yàn)與能力的人才，為文書檔案信息化建設(shè)注入活力，使此項(xiàng)工作順利開展。完成招聘后，應(yīng)組織崗前培訓(xùn)，將公路文書檔案管理情況、信息化建設(shè)情況、信息系統(tǒng)操作分享給新入職人員，使其在掌握檔案管理情況的前提下開展工作，推動公路文書檔案信息化管理工作順利開展。

3.提高信息化建設(shè)水平

根據(jù)公路文書檔案信息化建設(shè)要求，加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施與信息系統(tǒng)投入，維護(hù)公路文書檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行安全，提升檔案管理質(zhì)量。

第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。根據(jù)信息化建設(shè)需求，采購相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，維護(hù)企業(yè)信息系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定，減少資源浪費(fèi)或者閑置問題。由于基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)需要較多資金，可以設(shè)置專項(xiàng)資金用于公路文書檔案信息化建設(shè)，通過相關(guān)的設(shè)備設(shè)施與技術(shù)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理不足，使公路文書檔案管理工作高效開展。

第二，加強(qiáng)信息化平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理各項(xiàng)工作的覆蓋。開展公路文書檔案信息化管理工作，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案儲存空間，減輕工作量，提高檔案信息收集、處理效果。當(dāng)前，我國市面上有較多類型的檔案管理系統(tǒng)，可以為公路文書檔案管理模式的創(chuàng)新提供技術(shù)支持。

在實(shí)際工作中，以公路文書檔案管理需求為前提，通過與第三方軟件開發(fā)商合作或者自主研發(fā)的方式，設(shè)置符合公路文書檔案管理需求的信息系統(tǒng)，并樹立檔案管理流程，將各環(huán)節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)與要求納入信息系統(tǒng)，使公路文書檔案管理工作流程化、信息化。比如廣東省交通運(yùn)輸廳、江蘇省交通運(yùn)輸廳等都建設(shè)了公路文書檔案管理信息系統(tǒng)，通過對公路文書檔案電子化、信息化管理，節(jié)約檔案管理時(shí)間，優(yōu)化管理質(zhì)效。

第三，加強(qiáng)公路文書檔案的安全管理。完成檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)后，還應(yīng)引進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻、 加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，維護(hù)檔案收集、保存渠道與使用路徑的安全。公路文書檔案中有較多重要信息，如項(xiàng)目建設(shè)成本、采購成本、利潤信息等，這些信息關(guān)系到公路工程建筑行業(yè)的發(fā)展。若是出現(xiàn)部分信息被泄露或者破壞的情況，將會擾亂建筑市場秩序，降低建筑企業(yè)的競爭力。因此，需要做好安全管理工作，利用相關(guān)技術(shù)降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)，為檔案信息的合理運(yùn)用奠定基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化各部門資源共享效果

公路文書檔案是推動公路行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動力，具有較高的保存、應(yīng)用價(jià)值。為保證檔案信息的完整性，應(yīng)做好信息資源的開發(fā)、利用及管理，要求相關(guān)部門主動配合檔案管理人員，提供相關(guān)數(shù)據(jù)，以減輕資料信息獲取難度。

第一，建立信息溝通機(jī)制，調(diào)動相關(guān)部門的配合意識與參與意識。公路文書檔案涉及工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工、采購等信息，通過與各部門之間的溝通，可以及時(shí)獲取信息，保證公路文書檔案信息的完整。如果各部門人員不具備交流意識，就會阻礙檔案信息的收集。信息溝通機(jī)制的建設(shè)，可以有效解決這一問題，使相關(guān)部門認(rèn)識到自身在公路文書檔案管理中扮演的角色、承擔(dān)的責(zé)任，并主動配合檔案管理工作。

第二，構(gòu)建資源共享平臺，以便檔案管理人員獲取信息。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，要求各部門將公路建設(shè)管理中產(chǎn)生的信息分享在該平臺，使檔案管理人員在第一時(shí)間獲取信息。

五、結(jié)語

綜上所述，信息化背景下，公路文書檔案信息化建設(shè)非常重要，能夠提高公路工程建設(shè)管理水平，降低建設(shè)成本，增加公路使用壽命。針對信息化建設(shè)問題，應(yīng)提高相關(guān)人員對信息化建設(shè)的重視，并做好人才隊(duì)伍的建設(shè)工作。利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)與部門交流等方式，提高公路文書檔案管理水平，推動公路事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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作者單位：煙臺市公路事業(yè)發(fā)展中心