EPC工程項目采購管理可能遇到的風險及應對策略

EPC工程項目概述

EPC工程項目的概念EPC工程項目是一種常見的工程項目，它需要多個企業(yè)、組織、各利益相關方的共同參與。此類項目一般具有技術要求高、投資數(shù)額較大、工程周期較長等特點，例如海上能源項目、大型公共設施的改造、省際交通線建設項目等。從共性特點上看，EPC工程項目也需要考慮物資采購、人力資源管理、財務管理、造價控制等一般性內(nèi)容，結(jié)合既往經(jīng)驗又可發(fā)現(xiàn)，僅就采購管理而言，部分EPC工程項目已經(jīng)暴露出一些客觀存在的問題，從而在極大程度上影響了項目的合作質(zhì)量，甚至可能導致經(jīng)濟糾紛和后續(xù)合作的中斷，值得關注。

EPC工程項目采購管理的一般要求EPC工程項目采購管理的一般要求包括三個方面：一是經(jīng)濟性。經(jīng)濟性是指在開展采購工作時，應通過有效的管理措施確保EPC工程項目所需材料的價格適中，即在符合一般質(zhì)量要求、數(shù)目要求的基礎上，不會顯著增加工程的經(jīng)濟負擔，實現(xiàn)對成本、造價的有效控制。二是規(guī)范性。規(guī)范性是指EPC工程項目的采購工作應按照相關規(guī)范有序開展，例如，要按照預期計劃進行采購管理，確保渠道正規(guī)、商品質(zhì)量合格、采購過程符合有關方面的法律法規(guī)等，且不存在資金浪費、暗箱操作等情況。三是科學性?？茖W性是指EPC工程項目的采購工作應提前確定采購方式、采購內(nèi)容、采購管理的具體標準等諸多事項。例如，應實時控制采購的總量、實時保障采購質(zhì)量、實時審查檢測方法和物資存儲方式的有效性等。

EPC工程項目采購管理可能遇到的風險及成因分析

管理標準不同在信息化技術飛速發(fā)展的時代背景下，管理標準不同是當前EPC工程項目采購管理最為常見的潛在風險之一，它是指不同企業(yè)或其他商業(yè)組織在開展采購工作時，因管理標準、技術標準以及執(zhí)行標準等方面的差異，對所采購物品的數(shù)量、質(zhì)量等方面產(chǎn)生的分歧甚至是矛盾，此種現(xiàn)象不僅會在極大程度上影響項目的推進速度，也可能導致重復采購和成本增加等問題的出現(xiàn)。例如，部分EPC工程項目應用新型綠色技術和材料，但目前國內(nèi)尚缺乏有關綠色技術和材料的使用規(guī)定，這就有可能導致在工程項目推進過程中，企業(yè)A認為某類材料質(zhì)量合格，符合EPC工程項目的相關要求，企業(yè)B則可能認為該類材料質(zhì)量不佳，難以滿足EPC工程項目的降碳要求。最終，雙方的分歧將在極大程度上影響采購工作的有序開展，甚至需要重新分析采購標準并根據(jù)實際情況重新選擇原材料或生產(chǎn)技術的供應商，從而使得整個工程項目需要付出更高的時間成本。不過，相關研究結(jié)果表明，管理標準的不同主要是受到了各企業(yè)、商業(yè)組織內(nèi)部管理制度的影響，而造成EPC工程項目經(jīng)濟效益、社會效益下降的主要原因在于各方未能做到實時的溝通和交流，因此該問題具有一定的可控性。

市場動態(tài)因素造成的影響市場動態(tài)因素造成的影響主要是指因外部市場環(huán)境的變化對EPC工程項目的采購工作造成的負面影響。一般而言，市場動態(tài)因素主要包括：市場供需情況的變化、市場競爭格局的變化、相關國家和地區(qū)在貿(mào)易和生產(chǎn)技術上的特殊規(guī)定以及自然災害、地緣政治沖突等不可控因素。例如，部分EPC工程項目需要使用具有較高技術含量的材料，但工程所在區(qū)域受限于其工業(yè)制造水平，需要從其他國家、地區(qū)進口該材料。而此時，關于該材料的運輸則可能因為海上風浪過大、部分國家和地區(qū)對尖端技術的保護政策等原因無法按期送達EPC工程項目的施工現(xiàn)場。又如，部分EPC工程項目的參建企業(yè)完成項目承包后，需要進行分包和對大宗材料的采購。而在此時，其競爭對手可能以合法、合規(guī)的方式影響市場，導致出現(xiàn)分包不順利、材料采買價格上升等情況，進而增加開展工程項目的總體成本。研究結(jié)果表明，市場動態(tài)因素帶有較強的不可控性，其影響也往往難以根本杜絕，主要受到市場各類因素影響。

采購人員綜合能力不足采購人員的綜合能力也會影響EPC工程項目采購管理的具體實施效果，它主要集中于兩個方面：一是采購人員執(zhí)行企業(yè)采購計劃的執(zhí)行效果較差，二是采購人員綜合能力不足所導致的采購流程不規(guī)范、額外的資金浪費等問題。例如，部分采購人員缺乏對市場信息進行整合分析的能力，導致其在與不同類型的供應商進行交流、談判時，無法憑借對市場信息的敏銳度占據(jù)有利地位，以致既定的采購計劃無法得到有效執(zhí)行。又如，部分采購人員缺乏采購經(jīng)驗和管理意識，認為EPC工程項目中的采購工作無需考慮復雜的業(yè)內(nèi)競爭，存在“松懈、想當然”的工作心理，未能在開工前進行市場調(diào)查、采購物質(zhì)量分析、價格比對，以致付出了額外的資金成本，抑或是所采購的設施、材料不符合實際需求，從而影響EPC工程項目整體的經(jīng)濟效益。研究結(jié)果表明，采購人員能力因素對EPC工程項目采購管理的影響具有一定的不可預見性，其直接成因在于管理流程較為粗放，且未能讓工作能力與項目需求相契合的員工開展采購工作。

區(qū)域管理政策的變化通常情況下，區(qū)域管理政策的變化是指EPC工程項目所在區(qū)域的經(jīng)濟、行業(yè)、工程項目管理政策發(fā)生的變化，這些變化雖然不會直接影響到EPC工程項目的順利開展，但政策導致的蝴蝶效應則會影響到采購管理的具體效果。例如，部分EPC工程項目開展于我國經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，這些地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展形勢不甚理想，且中央政府、地方政府可能出于經(jīng)濟改革等目的，對部分行業(yè)的發(fā)展結(jié)構進行了調(diào)整，導致該行業(yè)和其他行業(yè)出現(xiàn)人員、資源投入方面的震蕩，使需要履行的采購合同無法得到充分履行，從而影響EPC工程項目的順利開展。

商譽風險商譽風險是指各工程項目的參與方在無特殊情況的前提下，仍不能按照合同規(guī)定完成采購或物資交付等工作造成的潛在風險。商譽風險在任何地區(qū)、任何EPC工程項目采購工作中均難以根本消除。相關研究結(jié)果表明，從管理角度出發(fā)，對信譽問題不夠重視、缺乏有效的處罰條款、獎懲機制執(zhí)行不到位等均是導致該問題的主要原因。

應對策略

統(tǒng)一管理標準首先，參與EPC工程項目的各類組織、企業(yè)，應選取至少一位全權代表參與采購管理工作，該代表應熟悉各類物資的需求、區(qū)域性管理標準，并在此基礎上也應適當了解采購流程、物價等一般性因素。其次，各參與方應分別就采購工作提出草案，匯總后加以分析，針對可能出現(xiàn)的差異進行重點磋商，這包括對工程項目所需原材料的質(zhì)量等級、應用標準、檢測方式等事項展開充分而細致的討論，并確保對采購方案均無異議、能夠認同相應的管理標準后，方可簽字確認。此外，倘若各參與方難以通過草案探討的方式確定采購方案、管理標準，也可以采用授權模式，單一向承包方授權，允許其提供采購方案，并根據(jù)合作框架、合同內(nèi)容加以確認，以實現(xiàn)管理流程的簡化，并規(guī)避可能存在的風險。

細化合作條款在EPC工程項目采購管理框架內(nèi)，應詳細說明各參與方的基本義務以及對應的權利，且在各方均知情的前提下，對市場動態(tài)因素進行詳盡分析，并將其在合同中寫明。從原則上來說，EPC工程項目采購管理是由總承包方獨立負責的，但倘若出現(xiàn)采購問題，建設方也會受到一定程度的影響，因此建議采用共同分析的方式，以大數(shù)據(jù)技術提供有力支持，分析可能導致EPC工程項目采購管理波動的相關因素，并共同探討應對策略，從而細化合作條款。例如，企業(yè)C通過大數(shù)據(jù)技術發(fā)現(xiàn)需要進口的材料送達時間可能會出現(xiàn)延后、斷供等現(xiàn)象，因此迅速組織管理層人員討論出了緊急情況應對方案，在應對方案中注明了允許出現(xiàn)的時間延后限度及斷供后的補救措施，并詳細記錄在合同和附加條款內(nèi)，從而為后續(xù)采購管理工作的有序開展奠定堅實基礎。

重視人員管理首先，在項目小組建設方面，原則上建議選取具有EPC工程項目工作經(jīng)驗、市場經(jīng)驗以及采購管理經(jīng)驗的人員作為補充力量加入工作小組中。同時，倘若總承包方在人力資源方面存在不足，也應優(yōu)先選取擁有采購管理經(jīng)驗的人員充實到小組中，并作為項目總負責人領導項目小組共同開展采購工作。其次，所有參與采購工作的人員，應告知其EPC工程項目采購管理的特殊要求和特點，促使其形成對此項工作的正確認知，從而主動發(fā)現(xiàn)并規(guī)避潛在風險和問題。再次，為全方位保障采購質(zhì)量，且促使總承包方全面跟蹤采購流程，應從止損角度出發(fā)停止非必要的采購活動，以減少對資金、人力資源的無端消耗。此外，倘若總承包方不愿意獨立參與采購活動，也可以采取分包管理的方式，將采購工作承包給其他項目參與方。選擇標準方面，應選擇合作時間長、各項資質(zhì)齊全的商業(yè)組織或企業(yè)為總承包方提供EPC工程項目所需的各類物資和材料。

重視對項目所在區(qū)域經(jīng)濟情況的跟蹤當前，由于各地的政策變化具有不可預測性，EPC工程項目采購工作的開展可能會導致總承包方經(jīng)濟成本增加、管理壓力加大等情況的出現(xiàn)。因此，為均衡各參與方的權利和義務，建議在合作階段就政策變化所能產(chǎn)生的影響進行全面分析，厘清各方權責，并建立應急工作制度，且當政策變化切實影響到EPC工程項目的采購工作時，應采取應急措施予以處理，例如增調(diào)款項、允許工期適當延長等。在此基礎上，也應重視采購管理的滲透效應。具體而言，可選取部分工作人員深入本地市場開展調(diào)查，以便于及時了解政策變化的規(guī)律和動向，在政策變化有可能影響EPC工程項目采購管理的效果之前，以實時信息為準制定應對方案，從而規(guī)避部分潛在風險。

選取適宜的合作伙伴為避免商譽因素影響EPC工程項目采購管理的效果，未來，各參與方可以采用商譽分析的方式提升風險控制能力，確定基于商譽波動的獎懲機制，并確保該機制的可執(zhí)行性。在具體工作中，各參與方可以在項目開工前做好信息分析。例如，EPC工程項目的總承包方可以審核各商業(yè)組織或企業(yè)的盈利能力、付款能力、商業(yè)信譽等，選擇信譽狀況良好、盈利能力優(yōu)秀、擁有付款能力者參與該項目。在此基礎上，考慮到商業(yè)信譽的動態(tài)性，總承包方還應對采購過程中和采購完成后可能出現(xiàn)的糾紛、催收采購款項等突發(fā)情況做好詳盡的分析，并確立獎懲機制，適當加大懲罰力度，例如賠付兩倍或三倍的違約金、申請司法部門或金融部門進行外部干預凍結(jié)其資產(chǎn)等，以保證EPC工程項目中總承包方的權益，從而為采購管理風險的規(guī)避、處理提供有力支持。

作者單位：大慶油田建設集團有限責任公司國際工程事業(yè)部