信息化時代檔案管理工作的發(fā)展方向分析

[摘 要]在信息化時代，大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)重塑了檔案管理的技術(shù)環(huán)境。本文分析了新技術(shù)對檔案管理工作的影響，指出信息化帶來的新形勢和新任務(wù)，包括提升數(shù)據(jù)處理能力、保障信息安全、實現(xiàn)資源共享與優(yōu)化服務(wù)。針對信息化進程中檔案管理工作面臨發(fā)展不平衡、檔案收集不齊全和信息管理效率低下等問題，本文提出通過推動制度創(chuàng)新、引進復(fù)合型人才和加強思想認同等對策，以此提高電子檔案治理水平。檔案管理部門需要緊跟技術(shù)發(fā)展步伐，創(chuàng)新工作模式，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理體系，推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，滿足社會各界對檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的重要作用。

[關(guān)鍵詞]信息化時代；檔案管理；收集歸檔

隨著信息化時代的到來，大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)快速融合，極大地改變了檔案管理的技術(shù)環(huán)境和工作模式。信息技術(shù)的發(fā)展不僅重塑了檔案管理的技術(shù)架構(gòu)和產(chǎn)品形態(tài)，還推動了檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。在這一背景下，檔案管理工作面臨新的形勢和任務(wù)，如何充分利用新技術(shù)賦能檔案管理，提升檔案管理水平，成為當(dāng)前亟待解決的問題。信息技術(shù)對檔案管理工作影響深遠，新一輪科技革命帶來了檔案管理理念和方法的革新。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠處理海量檔案數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，提升檔案資源的利用價值[1]。

一、信息技術(shù)對檔案管理工作的影響

（一）檔案管理與業(yè)務(wù)工作深度融合發(fā)展

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)與5G、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的深度結(jié)合，正在改變網(wǎng)絡(luò)時代的根本格局，推動著整個經(jīng)濟和社會的變革。各行各業(yè)都在加速數(shù)字化進程，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的管理與決策模型逐漸成熟。隨著組織結(jié)構(gòu)和功能的發(fā)展與變化，各部門之間的緊密協(xié)作，電子文檔全過程電子化管理的優(yōu)勢互補、互相促進，為組織與業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)提供了支持。在文件的形成過程中，業(yè)務(wù)部門與檔案部門相互配合，對數(shù)據(jù)進行全面的梳理，并制訂出歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)，充分利用電子檔案在業(yè)務(wù)應(yīng)用中所起到的正面效果，使業(yè)務(wù)管理與檔案管理更加緊密地聯(lián)系在一起，突破業(yè)務(wù)孤島，沉淀數(shù)據(jù)資產(chǎn)，發(fā)掘出數(shù)據(jù)的價值，讓數(shù)據(jù)真正為社會發(fā)展服務(wù)[2]。

（二）檔案管理質(zhì)效明顯提升

《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）提出了加強電子檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式以“重管理輕利用”為特征，不能充分發(fā)揮檔案的價值。它強調(diào)了文件的本質(zhì)屬性，拓寬了其在政治教育中的作用。檔案管理者可以利用行業(yè)規(guī)范的信息平臺，對檔案信息來源進行多種途徑的公開，使電子數(shù)據(jù)資源得到最大程度的整合和優(yōu)化，為被服務(wù)對象提供更加寶貴的史料。建立內(nèi)容真實、形式多樣的電子檔案庫，以及特色的“數(shù)據(jù)湖”，方便用戶查詢和使用。電子檔案的全程可追蹤，為文件的真實、可靠提供了

保障[3]。

二、信息化時代檔案工作面臨的問題和挑戰(zhàn)

（一）整體發(fā)展不平衡

目前，我國檔案工作正朝著信息化的方向發(fā)展，相應(yīng)的政策體系、軟硬件設(shè)施和工作手段都在持續(xù)地進行著升級和優(yōu)化，但是，從整體上看，仍然存在著發(fā)展不均衡、運用不充分等問題。主要表現(xiàn)為：一是系統(tǒng)的信息化管理機制還不完善。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和現(xiàn)代的電子檔案在管理方式上是截然不同的，因此必須對其進行重構(gòu)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，必須要有一種新的、與之相匹配的信息管理體系，才能將大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧管理優(yōu)點充分展現(xiàn)出來，讓不同種類的檔案信息與資源得以共享。多數(shù)單位還沒有建立完善的信息化管理體系和運作機制，對電子檔案信息資源的整合與共享還不夠充分。目前，很多單位由于傳統(tǒng)的文件管理方式已經(jīng)很難與電子檔案的管理方式相適應(yīng)，導(dǎo)致其管理效率低下。由于目前的管理制度還存在著管理責(zé)任不明、管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、信息化的優(yōu)越性不明顯等問題，因此，目前的管理制度還很難對企業(yè)的信息化工作起到很好的引導(dǎo)作用。二是檔案管理的制度還不夠健全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式已不能滿足時代發(fā)展的需要，電子檔案管理模式正被廣泛應(yīng)用和普及，而與之相配套的法律法規(guī)卻無法跟上電子檔案管理的發(fā)展步伐，立法體制落后，導(dǎo)致系統(tǒng)的管理缺少法制基礎(chǔ)，因此，電子檔案的管理效率并沒有得到顯著提升，這嚴重制約了檔案信息化轉(zhuǎn)型的發(fā)展。

（二）檔案收集不齊全

當(dāng)前，大部分檔案管理部門的征集工作都處在一個持續(xù)摸索和改進的過程中，征集的方式主要是接受各單位、企業(yè)、學(xué)校等社會組織的捐贈、寄存、代管，因此，征集工作呈現(xiàn)出零散、膚淺的特征。同時，在信息化的背景下，也出現(xiàn)了以下幾個問題：一是檔案資料的多樣性和分散性顯著增加，許多重要的信息被存儲在不同的數(shù)字平臺或系統(tǒng)中，導(dǎo)致檔案管理部門難以全面掌握和收集。二是數(shù)字化文件易于被修改、刪除或丟失，增加了檔案收集的復(fù)雜性和不確定性。三是部門之間存在隔閡，單位檔案管理平臺的服務(wù)范圍還僅僅局限于單位內(nèi)部，對外共建共享的程度還遠沒有達到預(yù)期，工作方法比較傳統(tǒng)，缺少與各個行業(yè)的學(xué)習(xí)與交流，使得各單位、各行業(yè)的文件歸檔都有時空的限制，很難達到在線歸檔的目的，目前的檔案收集仍然采用傳統(tǒng)的人工方法來收集和匯總，這就造成了工作效率低下，實踐效果不佳的問題。

（三）信息管理不高效

目前，電子檔案管理效率不高，其具體情況如下：一是系統(tǒng)建設(shè)沒有經(jīng)過深入調(diào)查，導(dǎo)致系統(tǒng)只具備一些淺顯的基礎(chǔ)功能，未能從實際需求出發(fā)，致使系統(tǒng)平臺在實際工作中的應(yīng)用效果不佳。系統(tǒng)設(shè)計和實際需求脫節(jié)，導(dǎo)致平臺功能無法得到充分發(fā)揮，未能實現(xiàn)檔案管理信息化的預(yù)期目標(biāo)。二是人才體系單薄。當(dāng)前，大部分檔案管理人員在利用信息化平臺進行檔案資源開發(fā)方面力不從心。這種情況不僅制約了檔案資源的有效利用，還影響了檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。缺乏信息化背景和技術(shù)能力的檔案管理者，難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，進一步加劇了檔案管理效率低下的問題。因此，提升電子檔案管理效率，關(guān)鍵在于加強系統(tǒng)平臺建設(shè)的科學(xué)性和實用性，并培養(yǎng)具有信息化管理能力的專業(yè)人才。只有這樣，才能真正實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案資源的價值[4]。

（四）大數(shù)據(jù)技術(shù)未得到充分應(yīng)用

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)被越來越多地運用到了社會的方方面面，數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)也越來越普遍，因此，在電子檔案的管理中，必須將云存儲、智能化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，以提高電子檔案的管理效率和便利性。目前，許多單位還沒有把大數(shù)據(jù)技術(shù)與智能技術(shù)相結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作相對滯后。基層的檔案部門沒有將智能技術(shù)應(yīng)用到數(shù)據(jù)挖掘、軟件分析、集成電子檔案資源，就連必備的硬件和軟件都沒有，缺少電腦設(shè)備和智能的檔案管理平臺，不能將檔案資源與社會資源進行充分連接，阻礙了電子檔案的個性化、多元化和實時化的管理。而在電子檔案的管理過程中，也面臨著網(wǎng)絡(luò)安全的問題。一是由于電子檔案資料存于電子儲存裝置中，一旦儲存裝置硬件受損，將造成資源損毀或遺失危險。二是由于檔案信息資源容易被病毒、黑客等入侵，因此易造成信息的篡改和成果的損失。許多單位都沒有健全的檔案信息管理體系，網(wǎng)絡(luò)防御攻擊的技術(shù)方法也不夠先進，很難對文件的安全性進行有效的保護，因此存在很大的安全隱患。

三、信息化時代檔案工作未來發(fā)展對策

（一）緊跟時代，勇于創(chuàng)新

在新的歷史時期，各行各業(yè)正借著新時代的東風(fēng)，走上了穩(wěn)步發(fā)展的快車道。檔案管理部門可以通過對信息技術(shù)的利用，打造一個集中式檔案數(shù)據(jù)為一體的“智控中心”，為黨、政、群提供高質(zhì)量的檔案信息。

第一步，構(gòu)建和完善檔案管理責(zé)任制。首先，要通過立法和制度建設(shè)來保證電子檔案的管理，在制度上保證電子檔案的采集、管理、保管、共享服務(wù)，并對電子檔案的管理職責(zé)作出規(guī)定，對違反規(guī)定的行為建立相應(yīng)的懲罰辦法。其次，要構(gòu)建檔案管理信息平臺，并對其進行定期審計，監(jiān)控其提供的服務(wù)。最后，建立健全電子檔案信息安全保障方面的法律、法規(guī)，明確各方面的職責(zé)，建立相應(yīng)的責(zé)任清單，以科技手段、機制保障電子檔案的安全性。

第二步，完善和優(yōu)化電子檔案管理機制和信息化體系。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，加快完善電子檔案的管理體制和信息化系統(tǒng)，建設(shè)一種新的檔案管理制度，改善電子檔案的數(shù)據(jù)品質(zhì)，制訂統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對操作規(guī)范、數(shù)據(jù)類型、檔案格式和工作過程進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，使大數(shù)據(jù)信息平臺數(shù)據(jù)庫的作用得到最大程度的發(fā)揮，從而使電子檔案信息的利用價值得到進一步提高。要樹立“信息化”“網(wǎng)絡(luò)化”的思想，要把“檔案工作機制”和“創(chuàng)新”的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)建設(shè)放在首位，為“信息管理體制”和“數(shù)據(jù)資源”提供強有力的保障。將檔案管理信息化技術(shù)進行集成，對基層信息資源進行采集，對信息資源進行最優(yōu)的儲存，推動信息技術(shù)的研究與開發(fā)，健全數(shù)據(jù)信息支持體系，為檔案管理工作取得突破性進展提供技術(shù)保證。搭建為整個電子檔案管理體系提供服務(wù)的智能網(wǎng)絡(luò)體系，創(chuàng)建完備的資源聚集體系，對各類檔案數(shù)據(jù)信息進行采集、整理和共享，并通過分析、挖掘和技術(shù)集成，實現(xiàn)對電子檔案信息資源的共享。

（二）引進人才，強化隊伍

單位可以從人才引進、隊伍建設(shè)、培訓(xùn)提升等三個方面完善檔案管理的隊伍建設(shè)。

一是檔案管理部門應(yīng)建立科學(xué)的人才引進機制，通過與高校合作，開展校企聯(lián)合培養(yǎng)項目，為檔案管理注入新鮮血液。同時，應(yīng)爭取政策支持，設(shè)立專項引才基金，提高檔案管理崗位的吸引力，吸引更多優(yōu)秀人才加入檔案管理隊伍。特別是針對信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的復(fù)合型人才，應(yīng)制定專門的引進政策，提供具有競爭力的薪酬和發(fā)展空間。二是要注重現(xiàn)有人員的培訓(xùn)和能力提升。檔案管理部門應(yīng)制訂系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，結(jié)合實際工作需要，開展多層次、多形式的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理基礎(chǔ)知識、信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)分析與挖掘、信息安全等方面。通過理論與實踐相結(jié)合的方式，提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力。此外，應(yīng)鼓勵檔案人員參加國家承認的計算機資格和認證考試，提高其信息技術(shù)水平。三是檔案管理部門應(yīng)積極組織人員到先進地區(qū)檔案館學(xué)習(xí)交流，借鑒先進經(jīng)驗和成功做法。邀請國內(nèi)外知名檔案專家開展講座和培訓(xùn)，拓寬檔案人員的視野，提升他們的專業(yè)能力和創(chuàng)新意識。通過內(nèi)部輪崗、外派學(xué)習(xí)等方式，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。此外，檔案管理部門應(yīng)注重人才的職業(yè)發(fā)展和激勵機制建設(shè)。為檔案人員提供清晰的職業(yè)發(fā)展路徑和成長空間，激勵他們不斷進取。通過設(shè)立專項獎勵基金，對在檔案管理信息化工作中表現(xiàn)突出的人員進行表彰和獎勵，激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造力。通過以上措施，檔案管理部門可以培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、創(chuàng)新能力強的檔案管理隊伍，為檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展提供堅實的人才保障。只有這樣，才能更好地適應(yīng)信息化時代的要求，推動檔案管理工作邁向新的臺階。

（三）數(shù)字轉(zhuǎn)型，安全強化

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有智能化的突出優(yōu)點，因此，在對電子檔案進行管理時，要充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，求創(chuàng)新、求發(fā)展。在建立電子檔案管理系統(tǒng)時，要注意到與之相對應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)和相關(guān)的模塊，引進智能的數(shù)字化信息裝置，把數(shù)據(jù)化系統(tǒng)和智能系統(tǒng)結(jié)合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，建立一個智能管理平臺。將管理平臺的優(yōu)勢資源進行集成，提升信息供應(yīng)的品質(zhì)，對管理方式進行改善與優(yōu)化，使其在信息服務(wù)的內(nèi)容上實現(xiàn)優(yōu)勢互補，將大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來。與此同時，各部門也要建立健全的電子檔案信息安全保障機制，以有效地防范各種網(wǎng)絡(luò)攻擊。一是要建立健全檔案管理制度。完善檔案管理制度，對檔案信息進行定期備份，制訂和遵循相關(guān)的檔案安全管理規(guī)程，未經(jīng)許可不得利用移動存儲設(shè)備進行拷貝，避免電腦系統(tǒng)受到病毒的感染。二是建設(shè)一個安全的因特網(wǎng)防火墻，并經(jīng)常對安全系統(tǒng)的軟件進行升級，以抵御黑客、木馬病毒等的攻擊。

結(jié)束語

在信息化時代的浪潮中，檔案作為社會和歷史的縮影，擔(dān)負著存儲和保管黨、國家和人民歷史記錄的重任，是維護歷史真實、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。因此，檔案部門必須順應(yīng)時代發(fā)展，積極應(yīng)對信息化帶來的挑戰(zhàn)，推動檔案管理向“知識化、信息化、技術(shù)化、市場化”轉(zhuǎn)型。檔案管理必須以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能和區(qū)塊鏈等先進技術(shù)為依托，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理體系。通過信息技術(shù)的深度應(yīng)用，提升檔案數(shù)據(jù)的存儲、處理和利用能力，實現(xiàn)檔案資源的高效管理和共享，充分發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的重要作用。

參考文獻

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[4]吳晗.關(guān)于檔案信息化工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（5）：100-101.

作者簡介：閆治辛（1986— ），男，漢族，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，內(nèi)蒙古匯能長川發(fā)電有限公司，館員，本科。

研究方向：電子檔案。