數字經濟背景下企業(yè)檔案精細化管理路徑分析

摘 要：數字經濟時代的到來對企業(yè)檔案管理產生了深刻影響，同時也對企業(yè)檔案管理提出了新的要求?；跀底纸洕尘埃髽I(yè)檔案應以精細化作為管理理念，對企業(yè)檔案管理流程重新梳理，綜合分析內部環(huán)境的變化，識別企業(yè)檔案管理中出現的新問題。并以此為依據調整企業(yè)檔案管理方向，形成更為精細化的管理思路和手段，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價值和作用，為數字經濟時代背景下企業(yè)檔案管理質量提升創(chuàng)造條件。

關鍵詞：數字經濟；企業(yè)檔案管理；精細化；實施路徑

2019年，國家檔案局印發(fā)的《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》中明確指出，要給予企業(yè)檔案管理工作足夠的重視，積極推進企業(yè)檔案數字化與精細化發(fā)展。在數字經濟背景下，企業(yè)之間競爭更為激烈，企業(yè)要想實現高質量發(fā)展，就必須培育新質生產力，而新質生產力既需要科技創(chuàng)新，又需要對企業(yè)內部檔案信息資源進行系統(tǒng)整合，將檔案信息資源作為新質生產力培育的重要資源[1]。企業(yè)檔案管理部門應將檔案精細化管理作為重要發(fā)展方向，同時借助信息技術實現企業(yè)檔案與業(yè)務工作的深度融合，有效解決企業(yè)檔案“信息孤島”的問題，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價值。

1 數字經濟背景下企業(yè)檔案精細化管理的必要性

數字經濟是以數據信息資源為核心，通過技術創(chuàng)新形式推動資源優(yōu)化配置，形成新質生產力。數字經濟通過對數據資源的合理開發(fā)和利用，進而實現數字信息賦能經濟高質量發(fā)展。與傳統(tǒng)經濟發(fā)展形勢相比，數字經濟有助于產業(yè)之間的融合創(chuàng)新，進而催生出新業(yè)態(tài)與新模式。其對于企業(yè)檔案管理的影響體現為兩方面，一是推動企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新，二是有助于實現檔案價值的最大化。

1.1 企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的現實需要

數字經濟發(fā)展加速了企業(yè)管理模式的變革，大數據、云計算等在企業(yè)檔案管理中的應用推動了電子檔案的發(fā)展。檔案數字化轉型升級成為主流，由此在檔案精細化程度、信息準確性、檔案利用效率和共享程度等方面提出了更高要求。第一，企業(yè)檔案管理模式要適應數字經濟發(fā)展要求，提高檔案的管理和利用率。第二，企業(yè)數字檔案建設要求建立與之相匹配的管理制度和流程，增強企業(yè)檔案管理的規(guī)范性，進而為企業(yè)檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供支持。

1.2 充分挖掘企業(yè)檔案信息價值的需要

隨著大數據、云計算和人工智能技術的不斷發(fā)展，多元化的技術手段為企業(yè)檔案信息資源整合、開發(fā)和利用提供了技術支持。但是在這一背景下，如果只是實現技術手段與企業(yè)檔案管理的簡單疊加，難以對企業(yè)檔案信息蘊含的巨大價值進行精準識別，也無法結合企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展對企業(yè)檔案信息進行精準“提純”，助力企業(yè)高質量發(fā)展。因此，需要以精細化管理理念作為指導，借助大數據、云計算等技術手段，將企業(yè)檔案蘊含的內在價值精準提取，明確企業(yè)檔案信息與企業(yè)核心業(yè)務、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的關系，為企業(yè)核心業(yè)務拓展和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃提供詳細的檔案數據支持，更好地預測市場變化[2]。

1.3 企業(yè)檔案管理質量提升的需要

數字經濟背景下，技術賦能的作用和價值越來越凸顯。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中謀得主動，獲得競爭優(yōu)勢，就必須充分調動企業(yè)各個部門的積極性和主動性，圍繞各自業(yè)務進行大膽創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理工作也應該圍繞企業(yè)高質量發(fā)展這一核心目標，以精細化管理作為具體思路，不斷地提升企業(yè)檔案管理的質量。一方面，企業(yè)檔案精細化管理能夠細化檔案管理流程，發(fā)現在企業(yè)檔案管理過程中可能存在的風險點，并提出有針對性的解決措施，為企業(yè)檔案管理質量提升提供助力。另一方面，將精細化管理理念融入企業(yè)檔案管理人員的教育培訓之中，有助于企業(yè)檔案管理人員主動轉變傳統(tǒng)工作思路，主動對照自身在工作中的不足，不斷地提升自身的專業(yè)能力和素養(yǎng)，圍繞企業(yè)檔案管理存在的問題提出合理化建議，助力企業(yè)檔案管理質量提升。此外，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，新一代信息技術的廣泛應用，使檔案工作環(huán)境、對象、內容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法和模式。推動企業(yè)檔案精細化管理也是落實國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要舉措。

2 數字經濟背景下企業(yè)檔案精細化管理面臨的主要問題

2.1 檔案管理理念不夠“精細化”

企業(yè)檔案精細化管理的實現，首先應樹立精細化、精益化理念，即在日常檔案工作中將這一理念貫徹其中。但目前部分企業(yè)在管理過程中沿用傳統(tǒng)的管理思路和管理方法。認為在企業(yè)檔案管理過程中只要保證企業(yè)檔案信息不丟失，能夠完成基本的企業(yè)檔案管理任務就萬事大吉。在這樣落后的管理理念下，企業(yè)檔案管理始終會成為企業(yè)發(fā)展的背景板，難以融入企業(yè)發(fā)展的大格局之中。企業(yè)管理層對于企業(yè)檔案管理也會看輕，不會為企業(yè)檔案管理提供必要的人力、物力和財力支持。長此以往，企業(yè)檔案管理人員也會認為自身工作不重要，對于企業(yè)發(fā)展能夠起到的作用十分有限。部分檔案管理人員甚至會出現“當一天和尚撞一天鐘”的錯誤思想。企業(yè)檔案管理分散，企業(yè)檔案管理質量難以有效提升，也很難為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供精細化的檔案信息支持。既弱化了企業(yè)檔案信息價值，也使得企業(yè)在發(fā)展過程中難以滿足數字經濟發(fā)展的要求。

2.2 檔案管理制度不夠“精細化”

檔案管理制度機制是企業(yè)檔案管理工作開展的重要依據。但目前部分企業(yè)在檔案管理過程中沒有形成精細化的管理制度機制，現行的制度機制與企業(yè)檔案管理還存在著不適應、不匹配和不協調問題。一方面，部分企業(yè)檔案管理缺少宏觀規(guī)劃。企業(yè)檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，在企業(yè)檔案管理過程中要適應數字經濟發(fā)展的時代要求，就必須形成長遠規(guī)劃，明確企業(yè)檔案管理未來的取向和重點，這樣才能夠確保企業(yè)檔案管理制度機制與企業(yè)檔案管理實際相適應。但部分企業(yè)在檔案管理過程中對于企業(yè)檔案管理沒有科學規(guī)劃和更新，部分企業(yè)忽略了檔案管理制度建設的重要性，企業(yè)在檔案管理過程中還存在著粗放性、隨意性問題，在一定程度上弱化了企業(yè)檔案管理的質量，也不利于企業(yè)檔案精細化管理理念的落地。另一方面，企業(yè)檔案管理制度機制不健全。企業(yè)檔案管理制度機制應形成閉環(huán)，這樣才能夠確保企業(yè)檔案管理各項工作都能夠有章可循[3]。但目前部分企業(yè)在檔案管理過程中所形成的制度機制還呈現出“條塊化”問題，制度與制度之間存在著漏洞和空白，導致企業(yè)檔案管理制度與企業(yè)發(fā)展步調不一致，企業(yè)檔案信息資源收集困難，企業(yè)檔案信息不完整，在一定程度上降低了企業(yè)檔案管理質量。

2.3 檔案管理人才的支持不足

企業(yè)檔案精細化管理不僅需要有理念、方法和制度的支撐，還需要檔案人員具有較強的執(zhí)行力。企業(yè)檔案管理人員能力素質高低直接影響了企業(yè)檔案管理的質量，也直接影響企業(yè)精細化管理理念的落實。但目前部分企業(yè)沒有給予檔案管理人才培養(yǎng)足夠的重視。一方面，部分企業(yè)檔案管理人員屬于兼職性質，企業(yè)檔案管理主要由辦公室負責，這些人員既兼管企業(yè)行政工作，又參與企業(yè)檔案管理，難免會因為時間沖突或精力有限等問題，影響企業(yè)檔案管理的質量。另一方面，部分企業(yè)對檔案管理人員缺少系統(tǒng)的教育培訓。在數字經濟時代背景下，需要企業(yè)檔案管理人員及時更新管理理念，掌握必要的信息技術，提升企業(yè)檔案管理人員的信息素養(yǎng)。這樣才能夠確保企業(yè)檔案管理人員的能力素質與企業(yè)檔案的精細化管理相匹配。但目前部分企業(yè)在檔案人才培養(yǎng)過程中采取的手段和方式過于單一，培訓內容過于簡單，沒有將精細化管理理念、大數據、云計算和人工智能等技術作為培訓內容，導致培訓內容與企業(yè)檔案管理人才需求不匹配，在一定程度上弱化了企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)的質量。

3 數字經濟背景下企業(yè)檔案精細化管理具體實施路徑

企業(yè)作為數字經濟的重要參與主體，應充分重視數字經濟對企業(yè)檔案管理產生的深刻影響。企業(yè)在檔案管理過程中也要以檔案信息作為主要管理對象，實現對企業(yè)檔案信息的綜合運用，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息在企業(yè)高質量發(fā)展中的積極作用。

3.1 樹立企業(yè)檔案精細化管理理念

企業(yè)檔案管理要適應數字經濟發(fā)展的要求，需要在理念上有所更新，將精細化管理理念深入企業(yè)檔案管理工作的全過程，保證檔案信息的真實性與完整性，在此基礎上提升檔案管理和利用效率。第一，企業(yè)管理層樹立企業(yè)檔案精細化管理理念。企業(yè)檔案管理部門要定期向企業(yè)管理層匯報企業(yè)檔案管理情況，召開專門研討會議，對數字經濟背景下企業(yè)檔案信息化管理的現實意義進行分析，并形成專門材料向企業(yè)管理層匯報，引起企業(yè)管理層對企業(yè)檔案管理的重視，建立良好的互動機制。同時，企業(yè)管理層也要給予企業(yè)檔案管理理念更新指導，引導企業(yè)檔案管理部門認識到新理念的優(yōu)勢[4]，在實際工作中自覺地運用精細化管理思路和方法。第二，企業(yè)檔案管理人員要對精細化管理理論和實踐方法進行系統(tǒng)學習。企業(yè)檔案管理理念更新并不是一朝一夕的事情，特別是檔案管理人員長期從事檔案管理工作，傳統(tǒng)理念已經非常固化，對于傳統(tǒng)業(yè)務已經相當熟悉，要想在短時間內改變傳統(tǒng)的工作思路和工作理念可能會產生不適應。這就要求企業(yè)要給予檔案管理人員系統(tǒng)的教育培訓，邀請上級檔案管理部門針對企業(yè)檔案管理人員進行專門培訓，更新企業(yè)檔案管理理的念，理論知識學習和實踐方法學習同步，以檔案管理工作創(chuàng)新鞏固檔案精細化管理理念的逐步深化。

3.2 推動企業(yè)檔案管理過程的精細化

在數字經濟背景下，企業(yè)檔案精細化管理顯得尤為必要，在企業(yè)檔案管理過程中要對管理環(huán)節(jié)進行精細化落實。第一，企業(yè)檔案收集流程的精細化調整。只有精細化開展工作才能夠找出問題，優(yōu)化檔案收集工作的細節(jié)。檔案信息收集是保證企業(yè)檔案信息質量的重要前提。因此，要對企業(yè)檔案收集流程進行精細化，確保檔案信息收集的真實性和完整性。既要形成精細化的檔案信息收集和移交制度機制，又要要求工作人員對收集上來的檔案信息進行精細化審核，通過數據對比、查詢原件等多種形式，確保收集的檔案信息真實可靠。第二，企業(yè)檔案管理過程精細化。對各項制度機制進行重新梳理，結合數字經濟發(fā)展要求，不斷優(yōu)化檔案管理制度、機制和流程。精細化管理在企業(yè)檔案管理過程中的應用，主要體現在流程的優(yōu)化方面，因而借助大數據工具和數字化管理平臺簡化現有檔案管理流程的同時，也能夠實現檔案的高質量和高效化管理。第三，企業(yè)檔案開發(fā)利用的精細化。檔案信息資源只有通過開發(fā)利用才能夠體現其價值。在檔案信息資源開發(fā)過程中，要引入大數據、云計算和人工智能等技術，對海量的檔案信息資源進行系統(tǒng)整合和深度挖掘，提煉出有價值的檔案信息，進而為企業(yè)發(fā)展形成新質生產力，助力企業(yè)高質量發(fā)展。

3.3 提升落實企業(yè)檔案精細化管理的能力

人才是推動經濟社會發(fā)展的重要資源。企業(yè)在檔案精細化管理過程中要將人才隊伍建設作為重中之重，加強對企業(yè)管理人員的教育培訓。在數字經濟時代背景下，企業(yè)檔案管理人員要掌握必要的數字技術技能，具備相應的信息素養(yǎng)，才能夠更好地完成企業(yè)檔案的精細化管理工作。第一，企業(yè)要為檔案管理人員提供專門的學習機會，讓企業(yè)檔案管理人員掌握必要的信息技術，學習大數據、云計算、人工智能和區(qū)塊鏈等相關技術，能夠熟練運用相關技術解決企業(yè)檔案精細化管理過程中遇到的各種問題。第二，企業(yè)要“因材施教”，針對不同崗位的企業(yè)檔案管理人員制定個性化的培訓方案，同時著重培養(yǎng)檔案人員使用數字化、信息化、智能化工具的思維和能力，推動企業(yè)檔案精細化工作順利開展[5]。增加企業(yè)檔案管理人員培訓的投入，組織企業(yè)檔案管理人員學習精細化管理方法，定期對企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力進行考核，確保企業(yè)檔案管理人員能夠快速成長，對企業(yè)的精細化管理建言獻策，并提出具有創(chuàng)新性的觀點和建議，為企業(yè)高質量發(fā)展助力。第三，企業(yè)檔案精細化管理的目標在于為企業(yè)管理服務，提升企業(yè)檔案精細化管理的能力，也需要考慮企業(yè)所屬行業(yè)以及各部門之間的分工與協作，檔案信息資源共享和利用，搭建檔案信息資源平臺，是提升企業(yè)檔案精細化管理能力的體現，也是其現實要求，因而需要建立相關的銜接和促進機制，為企業(yè)檔案精細化管理和共享利用提供支持。

總之，當前數字經濟已經成為我國經濟發(fā)展的重要支柱，并融入了我國經濟的多個領域。當前隨著5G技術、人工智能和大數據等技術與經濟發(fā)展的深度融合，未來數字經濟業(yè)態(tài)將會變得更為多元化。在這一背景下，要求企業(yè)也應該以數字經濟作為主要趨向，主動融入數字經濟發(fā)展浪潮之中，而企業(yè)檔案信息屬于重要的數據資源，通過檔案精細化管理可以使企業(yè)檔案信息價值轉化成為經濟價值，進而助力企業(yè)高質量發(fā)展。

參考文獻

[1]張鵬飛，自正法.數字時代企業(yè)檔案數據合規(guī)體系的基本風險和建構路徑[J].檔案學通訊，2024（02）：74-82.

[2]蔡盈芳，嘎拉森.數字經濟時代企業(yè)檔案工作一體化研究[J].檔案學研究，2022（04）：52-58.

[3]楊文，王強.數字時代國有企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的內在機理與實踐路徑[J].檔案學研究，2022（03）：76-83.

[4]楊婧.論如何做好國有企業(yè)外事檔案的管理工作[J].北京檔案，2022（06）：37-38.

[5]于振江，王小虎，陳蔚.事業(yè)單位消防檔案精細化管理體系探討[J].中國檔案，2022（04）：54-55.