大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位檔案開發(fā)與利用研究

摘 要：信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了行政事業(yè)單位檔案管理的模式與結(jié)構(gòu)。如何適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，推進(jìn)檔案開發(fā)利用工作創(chuàng)新發(fā)展成為新的時(shí)代任務(wù)。本文深入研究了行政事業(yè)單位檔案開發(fā)利用面臨的新形勢和轉(zhuǎn)型的主要模式，認(rèn)為其在制度、技術(shù)、人才和觀念等方面存在不足。為更好地發(fā)揮開發(fā)利用的獨(dú)特價(jià)值，要進(jìn)一步夯實(shí)檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)、加強(qiáng)檔案開放整合力、用好新媒體宣傳平臺、發(fā)揮好數(shù)字賦能作用，以新?lián)?dāng)新氣象新作為書寫中國式現(xiàn)代檔案實(shí)踐新篇章。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案；開發(fā)；利用

《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》對創(chuàng)新檔案利用服務(wù)形式、推動查詢利用服務(wù)線上線下融合、檔案數(shù)字化和檔案數(shù)字資源共享利用、建立檔案開放審核協(xié)同機(jī)制等提出具體要求，為行政事業(yè)單位開發(fā)利用工作指明前進(jìn)方向。因此，行政事業(yè)單位要緊緊圍繞“四個好”“兩個服務(wù)”的目標(biāo)要求，在檔案開發(fā)利用工作中想辦法、出實(shí)招、抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板，大力完善開發(fā)利用工作機(jī)制，提升便民服務(wù)能力，優(yōu)化檔案服務(wù)環(huán)境，努力提升行政事業(yè)單位檔案開放利用工作的整體水平。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位檔案開發(fā)利用面臨的新形勢

新《檔案法》對檔案開發(fā)利用做出新的規(guī)定，指出要加大開放力度，提升檔案服務(wù)的便利性和覆蓋面。行政事業(yè)單位檔案是社會發(fā)展最直接、最真實(shí)的記錄，具有重要的參考和資政價(jià)值。這就決定了檔案開發(fā)利用工作必須提高政治站位、服務(wù)好國家發(fā)展大局。

1.1 黨管檔案對行政事業(yè)單位檔案管理的新要求

從物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈及5G等技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)正成為推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要引擎[1]。不論檔案工作的形態(tài)和環(huán)境如何改變，行政事業(yè)單位檔案管理的政治性和方向性不會改變。行政事業(yè)單位承擔(dān)著重要的國家治理功能，其檔案資源是國家現(xiàn)代化發(fā)展的重要參考。因此，必須把牢正確的政治方向，進(jìn)一步深化社會主義現(xiàn)代化，發(fā)揮黨的領(lǐng)導(dǎo)在推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化中把方向、定目標(biāo)、強(qiáng)動力和聚力量的作用。

1.2 推進(jìn)檔案治理體系現(xiàn)代化的新要求

推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，不是輕輕松松就可以完成的，必然會面臨許多可以預(yù)料和難以預(yù)料的困難挑戰(zhàn)，需要付出艱辛的努力。行政事業(yè)單位檔案管理大多處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型起步階段，數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，無法滿足檔案現(xiàn)代化治理的要求。面對新任務(wù)，行政事業(yè)單位要做好頂層設(shè)計(jì)，明確目標(biāo)任務(wù)、實(shí)施路徑、落實(shí)措施，及時(shí)總結(jié)提升和不斷深化創(chuàng)新。按照“工作項(xiàng)目化、項(xiàng)目清單化、清單責(zé)任化、責(zé)任時(shí)效化”，制定“時(shí)間表”“施工圖”，強(qiáng)化“一盤棋”意識，一抓到底、善作善成，以科學(xué)有效的策略方法推動檔案事業(yè)治理目標(biāo)任務(wù)落地見效。

1.3 “四個好”“兩個服務(wù)”工作目標(biāo)的新要求

“四個好”“兩個服務(wù)”是新時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的新方向，也是做好檔案工作的根本遵循。行政事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)性突出表現(xiàn)在檔案利用工作環(huán)節(jié)，提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。行政事業(yè)單位應(yīng)在服務(wù)形式上樹立“精品”意識，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，不斷推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推動實(shí)現(xiàn)電子文件資源共享。圍繞黨和政府的重點(diǎn)工作，多針對社會熱點(diǎn)、工作重點(diǎn)與行業(yè)難點(diǎn)，堅(jiān)持調(diào)查研究，編報(bào)信息摘編和綜合研究專題材料，出編研“精品”，發(fā)揮決策“智囊”作用[2]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位檔案開發(fā)利用的模式創(chuàng)新

在當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用中，網(wǎng)絡(luò)通信、人工智能和大數(shù)據(jù)等領(lǐng)域成為主流，推動著檔案管理模式的創(chuàng)新，并在實(shí)踐中形成數(shù)據(jù)化利用、知識化整合、多元化呈現(xiàn)與共享性利用的新模式，更好地服務(wù)于黨和國家的發(fā)展大局。

2.1 數(shù)據(jù)化管理新模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)生根本性變化。從基礎(chǔ)的檔案掃描到檔案語義分析、知識關(guān)聯(lián)等深層次加工，檔案資源在數(shù)據(jù)檢索、知識重構(gòu)和關(guān)聯(lián)分析等方面實(shí)現(xiàn)跨越性發(fā)展。應(yīng)用人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)模型，通過機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理、知識圖譜和語義分析等核心技術(shù)進(jìn)行智能應(yīng)答，并關(guān)聯(lián)所在的檔案數(shù)據(jù)源，有助于解決檔案檢索不準(zhǔn)確、不全面的問題，能夠以更低成本、更高效率為檔案用戶服務(wù)，提高用戶的滿意度。

2.2 檔案服務(wù)利用新模式

檔案資源開放鑒定是開放利用的前提。新《檔案法》對檔案開放做出明確規(guī)定，行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)開放鑒定工作，滿足人民群眾對優(yōu)質(zhì)檔案資源的需求。當(dāng)前，人工智能+開放鑒定模式逐步推廣開來，該模型以詞庫學(xué)習(xí)為基礎(chǔ)，建立開放控制推斷算法結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)鑒定檔案的分類，并得出開放鑒定結(jié)論和開放控制建議，節(jié)約人力物力。信息化時(shí)代，檔案服務(wù)方式和效率也有顯著提升，通過優(yōu)化查檔點(diǎn)位布局、加大信息技術(shù)手段利用等多元方式，有助于建立覆蓋城鄉(xiāng)、互聯(lián)共享的查檔利用格局，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案查詢便捷化、利用“零時(shí)差”[3]。

2.3 檔案內(nèi)容呈現(xiàn)新模式

數(shù)字人文技術(shù)、可視化技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)及沉浸式體驗(yàn)等的發(fā)展，為創(chuàng)新檔案開發(fā)方式注入了新活力。在內(nèi)容挖掘、知識呈現(xiàn)上突破傳統(tǒng)模式制約，實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用的多樣性、互動性和體驗(yàn)性。行政事業(yè)單位將數(shù)字技術(shù)與傳統(tǒng)展示方法相結(jié)合，打造數(shù)字展陳新樣式，突破傳統(tǒng)開發(fā)模式的時(shí)空限制，帶來視覺、聽覺和觸覺等多維的感官體驗(yàn)，滿足大眾日益多元化與個性化的文化需求。

3 行政事業(yè)單位檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀分析

3.1 行政事業(yè)單位檔案開發(fā)現(xiàn)狀

行政事業(yè)單位檔案來源廣泛、內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量龐大。隨著電子檔案單套制的推行和音視頻檔案的增多，檔案管理的對象發(fā)生了一定變化，行政事業(yè)單位依然保持傳統(tǒng)的開發(fā)方式，檔案資源開發(fā)力度和質(zhì)量有待提升。主要表現(xiàn)在：一是開發(fā)手段相對落后。目前，開發(fā)形式以傳統(tǒng)的檔案匯編為主，內(nèi)容較為簡單、淺顯，未能對檔案深層次的價(jià)值進(jìn)行挖掘，檔案服務(wù)效率不高，對中心工作輻射力有限。二是展陳方式較為單一。以受眾為中心開發(fā)理念踐行不到位，檔案展覽、文獻(xiàn)編纂、專題匯編的內(nèi)容和載體較為陳舊，數(shù)字人文家屬、人工智能技術(shù)未能充分運(yùn)用到開發(fā)過程，檔案文化產(chǎn)品的吸引力不足，未能充分發(fā)揮檔案的育人作用。

3.2 行政事業(yè)單位檔案利用現(xiàn)狀

一是檔案資源結(jié)構(gòu)不夠合理。行政事業(yè)單位多數(shù)為文書檔案、突發(fā)事件檔案、民生檔案和重大活動檔案等與群眾利益息息相關(guān)的資源較為欠缺，檔案征集體制不夠完善，“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”落實(shí)不夠有力。二是服務(wù)方式較為滯后?！白寯?shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”落實(shí)有差距，有的單位未主動接入檔案查詢利用服務(wù)平臺。查詢方式依然為傳統(tǒng)形式，線上查檔利用率較低，不能滿足不同地域、不同層次查檔群眾的需求。三是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用不足。檔案審核開放率不高，未能充分釋放人工智能技術(shù)優(yōu)勢。人工智能技術(shù)賦能開放審核工作未能大范圍推廣，民生領(lǐng)域檔案的開放審核尚未破題。民生檔案資源整合不夠，民生專項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)庫尚未建立，檔案查詢效率較低。四是檔案利用基礎(chǔ)設(shè)施存在短板。信息化設(shè)備升級改造較為滯后，不符合數(shù)據(jù)化管理的需要，檔案服務(wù)效能有待提高。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位檔案開發(fā)利用的路徑分析

4.1 夯實(shí)檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)

一是加強(qiáng)檔案資源力度。嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，加強(qiáng)“三合一”制度編制，在進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)做好科技、民生、照片、錄音、錄像及實(shí)物等門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制。二是優(yōu)化檔案征集體系。通過線上發(fā)布征集公告、線下上門征集與加強(qiáng)同有關(guān)單位合作等方式，不斷完善檔案征集機(jī)制，加大檔案征集力度，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。特別是對關(guān)系經(jīng)濟(jì)社發(fā)展和民生事業(yè)的檔案資源提前介入，確保檔案資源應(yīng)歸盡歸。三是抓好制度建設(shè)。發(fā)揮制度引領(lǐng)優(yōu)勢，針對檔案管理工作弱化、工作方法簡單、重承諾輕監(jiān)管及不按規(guī)定移交等問題，堅(jiān)持靶向施策。在檔案的收集、整理與利用環(huán)節(jié)建立全流程管理體系，創(chuàng)新歸檔工作方法，優(yōu)化整理工作流程，確保檔案的連續(xù)性、完整性和真實(shí)性。四是解決好人才結(jié)構(gòu)性矛盾。加快培養(yǎng)高素質(zhì)管理者和技術(shù)技能人才是化解檔案管理結(jié)構(gòu)性矛盾的根本之策。要在“精準(zhǔn)”上下功夫，針對檔案工作中的缺點(diǎn)和難點(diǎn)問題，采取專家授課和實(shí)踐指導(dǎo)的方式，讓管理人員系統(tǒng)掌握檔案理論和操作技能，做到學(xué)知識、增技能、補(bǔ)短板，更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)以致用。四是優(yōu)化財(cái)政資金投入。靈活運(yùn)用各種財(cái)政政策，積極發(fā)揮財(cái)政資金的引導(dǎo)作用，在檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)建設(shè)、人才培養(yǎng)與技術(shù)購買等方面給予支持，以檔案數(shù)據(jù)化推動行政事業(yè)單位檔案電子化管理進(jìn)程。

4.2 加強(qiáng)檔案開放整合力度

一是著力推進(jìn)檔案開放審核提質(zhì)增效。貫徹落實(shí)新《檔案法》及《實(shí)施條例》，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案開放辦法》，對利用率較高和民生檔案相關(guān)的全宗進(jìn)行分析研究，確定擬開放檔案計(jì)劃，制定審核工作流程，成立檔案開放審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化工作落實(shí)，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)。引入“AI+人工”的人機(jī)協(xié)同開放審核模式，人工智能輔助審核成為近年來的熱門話題，有的地區(qū)已形成可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)。江蘇省研發(fā)用于檔案審核開放工作的語義知識庫，利用語義分析技術(shù)構(gòu)建語義審核模型，升級改進(jìn)檔案開放審核系統(tǒng)。福建省設(shè)計(jì)訓(xùn)練深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)輔助開放審核算法模型，編制檔案開放審核關(guān)鍵詞表，進(jìn)一步提升檔案開放審核的工作效率[4]。要用好這些經(jīng)驗(yàn)做法，發(fā)揮自然語言技術(shù)在開發(fā)審核中的優(yōu)勢，探索開放審核的新路徑。二是做好檔案資源整合。分散的檔案資源不利于高效服務(wù)效能的落實(shí)，行政事業(yè)單位要發(fā)揮職能優(yōu)勢，做好已完成數(shù)字化民生檔案資源整合工作，積極建設(shè)專項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案從“紙間”到“指尖”的高效查詢。比如，對于民生檔案來說，可整合人社、民政、城鄉(xiāng)建設(shè)和國土資源等單位的檔案，建立共享數(shù)據(jù)平臺，推動數(shù)據(jù)在單位間有序流動。

4.3 用好新媒體宣傳平臺

新媒體技術(shù)為檔案信息資源開發(fā)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，交互性等功能在檔案傳播中展現(xiàn)出極大的優(yōu)勢。一是拓寬檔案信息傳播渠道。用好廣播、電視及新媒體等媒介，全方位立體化地展示檔案化。建好自媒體平臺，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從傳統(tǒng)“編”向“研”轉(zhuǎn)變，對編研作品進(jìn)行深度的挖掘和分析，闡釋經(jīng)驗(yàn)規(guī)律，提煉檔案價(jià)值，推出檔案精品并生成電子形式，借助某信、某博或某音等新媒體，將有深度、有溫度的研究成果傳播給大眾。二是加強(qiáng)跨界合作。積極與新聞媒體、檔案部門等單位開展合作，借鑒它們在展覽展示編研開發(fā)、文創(chuàng)制作方面的好經(jīng)驗(yàn)與好做法，對行政事業(yè)單位檔案資源進(jìn)行梳理總結(jié)，利用線上線下相結(jié)合方式，讓檔案“火起來”，在滿足人民群眾對檔案文化資源需求的同時(shí)，展示單位的文化與形象，提升單位的影響力。三是加強(qiáng)與用戶的互動性。堅(jiān)持用戶需求導(dǎo)向，在新媒體平臺設(shè)置投票與分享等功能，及時(shí)了解用戶意見，加強(qiáng)管理者與用戶的互動。管理人員根據(jù)反饋信息，精準(zhǔn)定位用戶需求，提高用戶的參與度，對檔案資源開發(fā)進(jìn)行有針對地調(diào)整，提高檔案產(chǎn)品質(zhì)量。

4.4 數(shù)字賦能提升服務(wù)質(zhì)效

一是著力提升檔案信息化水平。數(shù)字化水平的高低決定檔案開發(fā)利用工作的層次與水平。順應(yīng)檔案事業(yè)數(shù)據(jù)化管理趨勢，緊盯行政事業(yè)單位發(fā)展的新趨勢，進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)的提檔升級。對涉及重大工程與民生領(lǐng)域的檔案資源，建設(shè)獨(dú)立的信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化功能結(jié)構(gòu)、豐富資源數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步推進(jìn)。要根據(jù)有關(guān)政策和查詢范圍，合理利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源的有序共享。在網(wǎng)絡(luò)化利用過程中，要遵守有關(guān)法律規(guī)定，嚴(yán)格利用流程和查詢范圍，扎實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，化解遠(yuǎn)程利用安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。二是完善服務(wù)設(shè)施。著力優(yōu)化群眾查檔體驗(yàn)，不斷加強(qiáng)陣地建設(shè)，升級軟硬件配置。加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)綜合檔案室，設(shè)置查檔大廳，做到熱情接待與周到服務(wù)。三是打造專業(yè)化服務(wù)團(tuán)隊(duì)。行政事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的教育與培訓(xùn)，專門負(fù)責(zé)檔案資源利用的設(shè)計(jì)、應(yīng)用和推廣，引領(lǐng)檔案利用發(fā)展方向，積極將大數(shù)據(jù)挖掘、可視化呈現(xiàn)、知識關(guān)聯(lián)等技術(shù)融入檔案服務(wù)領(lǐng)域，打造新的研究范式和服務(wù)模式。要加強(qiáng)個性化、精準(zhǔn)化檔案服務(wù)的研究與探索，實(shí)現(xiàn)檔案從被動型向主動型、從資源導(dǎo)向到需求導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變。

結(jié)語

行政事業(yè)單位檔案是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化治理的主力軍。管理部門要站在為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的高度，深刻認(rèn)識做好檔案工作的重大意義，把檔案工作放在改革發(fā)展穩(wěn)定大局中去謀劃推動，主動服務(wù)黨委政府決策部署落地落實(shí)。創(chuàng)新推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，確保檔案工作與中心工作同頻共振、協(xié)同聯(lián)動。持續(xù)把檔案開發(fā)利用作為工作重點(diǎn)，用活用好檔案資源，主動提供檔案資政參考，持續(xù)發(fā)揮檔案資源價(jià)值。加快以信息化建設(shè)為核心的檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新，加大檔案開放力度，強(qiáng)化檔案便民服務(wù)，推動檔案事業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)嶄新氣象。

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