新時(shí)代背景下三級(jí)公立醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新思維與持續(xù)改進(jìn)的實(shí)踐研究

摘 要：新時(shí)代對(duì)三級(jí)公立醫(yī)院檔案工作提出新的要求，要求在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上，檔案利用服務(wù)要達(dá)到新水平。要加大醫(yī)院檔案開放力度，檔案利用方式要更加便捷。為適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，要求三級(jí)公立醫(yī)院檔案管理部門在工作理念、工作模式上有所創(chuàng)新，有所突破。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；創(chuàng)新；持續(xù)改進(jìn)

基金項(xiàng)目：本文系2022年吉林大學(xué)醫(yī)院管理研究項(xiàng)目“面向醫(yī)院規(guī)模檔案和績(jī)效管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)”的研究成果之一，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：孫捷。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，三級(jí)公立醫(yī)院的檔案工作面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，要求三級(jí)公立醫(yī)院檔案管理部門在工作理念和工作模式上要有所創(chuàng)新，有所突破。

1 醫(yī)院檔案工作所處的時(shí)代背景

2019年1月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于“加強(qiáng)三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核工作的意見》指出：通過績(jī)效考核，推動(dòng)三級(jí)公立醫(yī)院在發(fā)展方式上由規(guī)模擴(kuò)張型轉(zhuǎn)向質(zhì)量效益型，在管理模式上由粗放的行政化管理轉(zhuǎn)向全方位的績(jī)效管理，促進(jìn)收入分配更科學(xué)、更公平?！备魇》萁⑹〖?jí)績(jī)效考核信息系統(tǒng)，與全國(guó)三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核信息系統(tǒng)互聯(lián)互通。

2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：“十四五”時(shí)期，檔案工作對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加突出。迫切要求加快檔案開放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法和模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。

隨著國(guó)家行政管理部門行政執(zhí)法監(jiān)督檢查力度的不斷加強(qiáng)，醫(yī)院機(jī)關(guān)職能部門、臨床科室和醫(yī)技科室越來越重視對(duì)工作的痕跡化管理。

2 醫(yī)院檔案工作理念的創(chuàng)新

2.1 確立服務(wù)型的部門定位

醫(yī)院檔案管理部門的日常工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案保存價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編目和檢索、檔案編研及檔案提供利用等八項(xiàng)工作內(nèi)容。由此體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理部門的主要工作職能是管理和服務(wù)。20世紀(jì)，由于醫(yī)院檔案工作受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件所限，醫(yī)院檔案管理部門的工作模式大多采用的是傳統(tǒng)的半封閉式管理模式。進(jìn)入21世紀(jì)以來，這種管理型的部門定位，已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和民生的需要，要求醫(yī)院檔案管理部門樹立服務(wù)型的工作理念。

2.2 正確處理檔案管理與檔案服務(wù)之間的關(guān)系

服務(wù)型的醫(yī)院檔案管理部門定位會(huì)弱化檔案管理職能嗎？在醫(yī)院檔案工作中，為了提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不但不會(huì)弱化檔案管理職能，而且要強(qiáng)化檔案管理職能。只有科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的高水平檔案管理才能為醫(yī)院師生員工乃至社會(huì)提供更好的檔案服務(wù)。反之，通過檔案服務(wù)工作的自查和反饋，醫(yī)院檔案管理部門才能不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理的漏洞或短板，并及時(shí)予以糾正或彌補(bǔ)。由此可見，檔案管理和檔案服務(wù)二者的關(guān)系是相輔相成、互為促進(jìn)的。

2.3 構(gòu)建現(xiàn)代化開放式的醫(yī)院檔案服務(wù)模式

服務(wù)型醫(yī)院檔案管理部門的運(yùn)行要有與之相適應(yīng)的檔案工作模式。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著國(guó)家和社會(huì)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院信息化水平的不斷提高帶動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作模式的轉(zhuǎn)型。由傳統(tǒng)的半封閉式的檔案管理模式向現(xiàn)代化開放式的檔案服務(wù)模式轉(zhuǎn)型，是一個(gè)帶有組織性與技術(shù)性的系統(tǒng)工程。

2.3.1 建立服務(wù)型的醫(yī)院檔案工作組織體系。在一般情況下，醫(yī)院大多采用的是自上而下的檔案工作組織體系：院長(zhǎng)——黨政綜合辦公室或院長(zhǎng)辦公室主任——綜合檔案室負(fù)責(zé)人——綜合檔案室專職檔案員——機(jī)關(guān)職能部門兼職檔案員。綜合檔案室是醫(yī)院建立的綜合性檔案保管機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理本單位各門類檔案。由于過去受技術(shù)條件所限，醫(yī)院檔案工作組織體系的作用僅體現(xiàn)在管理職能上，其服務(wù)職能尚未得到有效發(fā)揮?，F(xiàn)在，現(xiàn)代移動(dòng)通信、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)已經(jīng)得到普及，為充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作組織體系的服務(wù)職能提供了可能。建立服務(wù)型的醫(yī)院檔案工作的組織體系，關(guān)鍵在于打通綜合檔案室到基層這個(gè)環(huán)節(jié)（見圖1）。

目前，大部分機(jī)關(guān)職能部門都設(shè)有與綜合檔案室工作對(duì)接的聯(lián)系人，即兼職檔案員，綜合檔案室對(duì)機(jī)關(guān)職能部門的檔案服務(wù)一般比較暢通，機(jī)關(guān)職能部門對(duì)綜合檔案室的服務(wù)滿意度相對(duì)較高?；谶@種情況，綜合檔案室尚需完善機(jī)關(guān)職能部門兼職檔案員工作制度。由機(jī)關(guān)職能部門主任（或科長(zhǎng)）確定本部門兼職檔案員的合適人選1～2人，并授權(quán)擔(dān)任。綜合檔案室要明確機(jī)關(guān)職能部門兼職檔案員的權(quán)利與義務(wù)，并為兼職檔案員提供檔案利用的綠色通道。由于臨床醫(yī)技科室一般不設(shè)兼職檔案員，綜合檔案室對(duì)臨床醫(yī)技科室的檔案服務(wù)在一定程度上可能存在瓶頸，不能滿足臨床醫(yī)技科室的檔案利用需求。其解決辦法就是參照機(jī)關(guān)職能部門兼職檔案員工作制度，在臨床醫(yī)技科室增設(shè)兼職檔案秘書。由臨床醫(yī)技科室主任確定本科室兼職檔案秘書的合適人選1～3人，并授權(quán)擔(dān)任。綜合檔案室要明確臨床醫(yī)技科室兼職檔案秘書的權(quán)利和義務(wù)，并為兼職檔案秘書代辦本科室檔案事務(wù)簡(jiǎn)化辦事流程和相關(guān)手續(xù)。

2.3.2建立醫(yī)院檔案網(wǎng)格化服務(wù)體系。醫(yī)院檔案工作組織體系是宏觀、粗放的。為了提供覆蓋全院精細(xì)化的檔案服務(wù)，綜合檔案室要在醫(yī)院檔案工作組織體系的基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)格化服務(wù)體系。

網(wǎng)格化管理起源于計(jì)算機(jī)的項(xiàng)目管理思想，將管理對(duì)象按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分割為多個(gè)網(wǎng)格單元，并采用單元之間的協(xié)調(diào)機(jī)制使得網(wǎng)格單元之間能夠高效地交換信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，最終實(shí)現(xiàn)資源整合和效率提高的現(xiàn)代化管理方法[1][2]。首先，將各院區(qū)機(jī)關(guān)職能部門、臨床醫(yī)技科室分別納入黨務(wù)、行政、后勤、門急診、內(nèi)科、外科和醫(yī)技科室等相應(yīng)的網(wǎng)格體系中。其次，將以上網(wǎng)格體系中各單元格所代表的機(jī)關(guān)職能部門或臨床醫(yī)技科室名稱，與兼職檔案員或兼職檔案秘書的姓名、工作證號(hào)、聯(lián)系電話一一對(duì)應(yīng)。綜合檔案室通過與各單元格中的兼職檔案員或兼職檔案秘書建立聯(lián)系，從而達(dá)到了解和滿足全院師生員工檔案利用需求的目的（見圖2）。

2.3.3建立醫(yī)院檔案工作某信服務(wù)體系。醫(yī)院檔案工作包括日常及涉及全院性的工作。面向每一名教職員工的全院性工作，往往時(shí)間緊、任務(wù)重。單憑綜合檔案室的一己之力難以做到將檔案數(shù)據(jù)信息迅速送達(dá)每一名教職員工手中，需要借助外力。兼職檔案員或兼職檔案秘書就成為綜合檔案室迅速聯(lián)系機(jī)關(guān)職能部門、臨床醫(yī)技科室教職員工的重要橋梁。兼職檔案員或兼職檔案秘書通過添加綜合檔案室工作某信號(hào)，與綜合檔案室建立某信聯(lián)系。綜合檔案室利用某信，可以為兼職檔案員或兼職檔案秘書提供本部門所需的檔案數(shù)據(jù)信息，還可以以“人”為單位提供本部門人員所需的檔案數(shù)據(jù)信息。

綜合檔案室可以邀請(qǐng)兼職檔案員或兼職檔案秘書加入機(jī)關(guān)職能部門檔案工作某信群與臨床醫(yī)技科室檔案工作某信群。兼職檔案員或兼職檔案秘書有義務(wù)實(shí)時(shí)接收檔案工作某信群的通知和消息，并將通知和消息及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)到本部門的工作某信群，從而實(shí)現(xiàn)綜合檔案室與機(jī)關(guān)職能部門、臨床醫(yī)技科室人員之間的信息互聯(lián)互通與互動(dòng)。

2.3.4建立醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)。依托較為安全的醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，建立綜合檔案室網(wǎng)絡(luò)管理與服務(wù)平臺(tái)，為各院區(qū)提供同質(zhì)、實(shí)時(shí)、多用戶的檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用“零距離”“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”。醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的設(shè)計(jì)是基于B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，即Browser/Server——瀏覽器/服務(wù)器技術(shù)結(jié)構(gòu)。采用當(dāng)今國(guó)際流行的先進(jìn)的PHP+MySQL程序設(shè)計(jì)。PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言和MySQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是一對(duì)開發(fā)動(dòng)態(tài)交互網(wǎng)站的最佳組合（見圖3、圖4）。

在醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的系統(tǒng)操作培訓(xùn)工作中，綜合檔案室對(duì)兼職檔案員或兼職檔案秘書要優(yōu)先培訓(xùn)。之后，兼職檔案員或兼職檔案秘書有義務(wù)對(duì)本部門進(jìn)行全員培訓(xùn)，從而完成覆蓋全院各院區(qū)員工的系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

3 醫(yī)院檔案工作的持續(xù)改進(jìn)

3.1 提升醫(yī)院檔案工作者的思想站位

相對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)與科研工作，醫(yī)院檔案工作是平凡、默默無聞的。如果說醫(yī)務(wù)、教育和科研工作者是紅花，那么檔案工作者就是綠葉。如果把檔案工作提升到檔案事業(yè)的高度來認(rèn)識(shí)的話，醫(yī)院檔案工作者所從事的檔案事業(yè)就是“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣事業(yè)。站在這樣的認(rèn)識(shí)高度，醫(yī)院檔案工作者就能夠自覺做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、服務(wù)熱情周到，就能夠善于聽取群眾的意見和建議，集思廣益，為群眾辦實(shí)事、辦好實(shí)事。

3.2 培養(yǎng)復(fù)合型醫(yī)院檔案專業(yè)人才

醫(yī)院絕大多數(shù)專職檔案員非檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)，主要來自于機(jī)關(guān)職能部門或臨床醫(yī)技科室。為避免醫(yī)院專職檔案員出現(xiàn)年齡偏大、知識(shí)老化的現(xiàn)象，在專職檔案員的配置上要形成年齡梯隊(duì)；在知識(shí)結(jié)構(gòu)上要通過繼續(xù)教育，把專職檔案員逐漸培養(yǎng)成為具有醫(yī)院行政管理工作經(jīng)驗(yàn)、熟悉醫(yī)院檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律、掌握計(jì)算機(jī)和英語專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。醫(yī)院專職檔案員不在于多，而在于精。每一名專職檔案員不但要成為有一技之長(zhǎng)的行家里手，而且要成為工作中的多面手。

3.3 積極開展醫(yī)院檔案利用的前置化服務(wù)

在檔案利用服務(wù)方面，醫(yī)院檔案管理部門一般是被動(dòng)服務(wù)，坐等員工主動(dòng)上門查借閱檔案。檔案前置化服務(wù)就是綜合檔案室工作重心下移，將檔案利用服務(wù)變被動(dòng)為主動(dòng)。綜合檔案室要總結(jié)醫(yī)院人事、醫(yī)療、教學(xué)與科研等部門每年例行開展指令性工作的時(shí)間規(guī)律，有前瞻性、預(yù)見性和計(jì)劃性地利用現(xiàn)代移動(dòng)通訊方式主動(dòng)推送電子檔案數(shù)據(jù)包，最終達(dá)到綜合檔案室為員工提供周到、貼心的檔案利用服務(wù)。

3.4 提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平

在醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，探討檔案數(shù)據(jù)庫信息與智能型電動(dòng)檔案密集架管理系統(tǒng)的集成化問題，并利用RFID射頻識(shí)別技術(shù)開展檔案管理系統(tǒng)的二次開發(fā)。

3.5 提高醫(yī)院檔案工作的應(yīng)急服務(wù)能力

2022年3月，長(zhǎng)春市暴發(fā)新冠疫情。3月11日，長(zhǎng)春市疫情防控指揮部發(fā)布通告：除參與防疫工作的人員外，全市所有行政事業(yè)單位人員全部居家辦公。疫情防控下的居家辦公模式是對(duì)綜合檔案室日常工作的檢驗(yàn)，也是對(duì)檔案信息化服務(wù)能力的考驗(yàn)。面對(duì)突如其來的情況，綜合檔案室按照之前制訂的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，專職檔案員立即行動(dòng)起來，將各自管理的檔案數(shù)據(jù)庫全部拷貝備份并隨身攜帶。在居家辦公期間，專職檔案員采用移動(dòng)通訊或網(wǎng)絡(luò)通訊等方式，與兼職檔案員或兼職檔案秘書密切合作，為全院提供24小時(shí)某信在線人工服務(wù)。疫情期間，綜合檔案室沒有躺平與停擺，檔案電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力經(jīng)受住了考驗(yàn)。

前路漫漫，未來的醫(yī)院檔案工作可能還會(huì)遇到不確定性因素。為沉著、有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，醫(yī)院綜合檔案室要制訂周密的應(yīng)急預(yù)案，大力開展檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷完善檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的系統(tǒng)功能。

3.6 提高醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

建立健全醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)急工作機(jī)制，制訂應(yīng)急預(yù)案，并采取技術(shù)措施和其他必要措施，保障醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。

3.7 充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的資政作用

醫(yī)院綜合檔案室要充分發(fā)揮檔案的資政作用，把檔案庫打造成為服務(wù)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的“信息庫”。在三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核、學(xué)科評(píng)估、教學(xué)評(píng)估、職稱評(píng)聘及研究生導(dǎo)師遴選等工作中，綜合檔案室信息庫為醫(yī)院乃至國(guó)家頂層設(shè)計(jì)和決策提供參考依據(jù)。

3.8 充分發(fā)揮醫(yī)院歷史和文化的傳承作用

醫(yī)院檔案承載著醫(yī)院的歷史和文化。綜合檔案室要把檔案庫打造成為傳承醫(yī)院歷史和文化、賡續(xù)醫(yī)院紅色基因的“思想庫”，為院史館不斷挖掘和提供更加翔實(shí)的歷史資料。

綜上所述，在新時(shí)代背景下，檔案管理部門通過工作理念與工作模式的創(chuàng)新以及檔案利用服務(wù)模式的持續(xù)改進(jìn)，為推動(dòng)三級(jí)公立醫(yī)院改革與高質(zhì)量發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]魏小雪，徐亞非，王陳龍，等.基于“WSR”方法論的新冠肺炎疫情期醫(yī)共體內(nèi)醫(yī)務(wù)人員網(wǎng)格化應(yīng)急管理機(jī)制研究[J].中華全科醫(yī)學(xué)，2020，18（11）：1884-1888.

[2]周金平，岳麗青.多部門網(wǎng)格化管理在新型冠狀病毒肺炎疫情期間綜合醫(yī)院陪護(hù)管理中的應(yīng)用[J].護(hù)理學(xué)報(bào)，2020，27（14）：49-53.