利用信息化手段賦能高校學(xué)生事務(wù)管理

摘 要 高校學(xué)生事務(wù)管理作為高等教育體系的重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到學(xué)生的成長成才和學(xué)校的整體教育質(zhì)量。信息化手段以其高效、便捷、智能的特點(diǎn)，為高校學(xué)生事務(wù)管理提供了新的思路和工具。文章以Z醫(yī)藥大學(xué)為例，深入分析了當(dāng)前信息化手段賦能學(xué)生事務(wù)管理過程中存在的問題，并針對這些問題，從加強(qiáng)學(xué)生事務(wù)管理人員對信息化建設(shè)的重視、培養(yǎng)學(xué)生事務(wù)管理人員的數(shù)據(jù)思維和信息素養(yǎng)、提高信息化手段的事務(wù)管理效率等方面提出優(yōu)化策略，以期促進(jìn)高校學(xué)生事務(wù)管理水平的提升。

關(guān)鍵詞 信息化；高校學(xué)生；學(xué)生事務(wù)管理；醫(yī)藥大學(xué)

中圖分類號：G647 " " " " " " " " " " " " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " "DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2024.34.040

Empowering University Student Affairs Management with Information Technology

——A Case Study of Z Medical University

LI Chong

（Xizang University of Tibetan Medicine， Lhasa， Xizang 850000）

Abstract As an important component of the higher education system， the management level of student affairs in universities directly affects the growth and development of students and the overall education quality of the school. Information technology， with its efficient， convenient， and intelligent characteristics， provides new ideas and tools for the management of student affairs in universities. The article takes Z Medical University as an example to deeply analyze the problems in the current process of empowering student affairs management with information technology. In response to these problems， optimization strategies are proposed from the aspects of strengthening the attention of student affairs management personnel to information construction， cultivating their data thinking and information literacy， and strengthening the efficiency of information technology in affairs management， in order to promote the improvement of the level of student affairs management in universities.

Keywords informatization; college students; student affairs management; medical university

1 "當(dāng)前信息化手段賦能學(xué)生事務(wù)管理過程中存在的問題

1.1 "缺乏全面規(guī)劃與統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

信息化建設(shè)并非一蹴而就，它需要一個長遠(yuǎn)的規(guī)劃和周密的布局。從Z醫(yī)藥大學(xué)的學(xué)生事務(wù)管理來看，在信息化進(jìn)程中缺少一個統(tǒng)一、系統(tǒng)、長遠(yuǎn)的規(guī)劃藍(lán)圖，導(dǎo)致各個部門在實(shí)施信息化措施時各自為政，缺乏有效的協(xié)調(diào)和整合，使得信息系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，影響了決策的效率和質(zhì)量[1]。此外，Z醫(yī)藥大學(xué)還存在資源分配不均問題，一些關(guān)鍵領(lǐng)域和環(huán)節(jié)的信息化投入不足，而部分項(xiàng)目則可能因過度投入而未能充分發(fā)揮其效用。這種缺乏全面規(guī)劃與統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀，不僅影響了信息化建設(shè)的整體進(jìn)度和效果，還增加了后期整合與優(yōu)化的難度，限制了信息化手段在學(xué)生事務(wù)管理中的潛力釋放和效能提升。

1.2 "管理人員信息技術(shù)能力不均

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)生事務(wù)管理日益依賴于各類信息化系統(tǒng)和平臺，這對管理人員的信息技術(shù)能力提出了更高的要求。然而，現(xiàn)實(shí)情況中，Z醫(yī)藥大學(xué)管理人員的信息技術(shù)能力卻呈現(xiàn)出參差不齊的狀態(tài)。部分管理人員能夠熟練掌握并運(yùn)用信息化工具進(jìn)行高效管理，如利用學(xué)生信息管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、通過在線平臺與學(xué)生進(jìn)行溝通交流等，極大地提升了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。但也有相當(dāng)一部分管理人員由于年齡、教育背景或培訓(xùn)不足等原因，對信息技術(shù)的掌握程度較低，難以適應(yīng)信息化管理的需求。他們可能面臨操作不熟練、系統(tǒng)故障無法及時解決、數(shù)據(jù)安全意識薄弱等問題，這不僅影響了學(xué)生事務(wù)管理的效率，還可能給學(xué)生信息安全帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 "部門間網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)籌水平較低

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，校園網(wǎng)絡(luò)日益成為教學(xué)、管理與服務(wù)的重要平臺。然而，當(dāng)前Z醫(yī)藥大學(xué)相關(guān)部門在網(wǎng)絡(luò)資源整合、信息共享以及業(yè)務(wù)協(xié)同等方面存在明顯不足，這在很大程度上制約了信息化建設(shè)的整體效能。具體而言，不同部門在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上往往各自為政，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)議，導(dǎo)致數(shù)據(jù)交換和信息流通不暢。這種分散化的網(wǎng)絡(luò)管理不僅增加了維護(hù)成本，還影響了信息資源的有效利用。由于缺乏有效的統(tǒng)籌機(jī)制，各部門在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的提供上可能存在重復(fù)建設(shè)或服務(wù)空白，無法形成合力，滿足不了全校師生多元化、個性化的服務(wù)需求。網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)籌水平較低還表現(xiàn)在對新興技術(shù)的應(yīng)用不夠靈活上，例如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等在學(xué)生事務(wù)管理中的融合應(yīng)用不夠深入，未能充分發(fā)揮技術(shù)在提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量方面的潛力，這也限制了學(xué)校在應(yīng)對突發(fā)事件、實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)和決策支持方面的能力。

1.4 "信息保護(hù)理念缺失

隨著學(xué)生信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，信息安全的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。然而，在實(shí)際操作中，Z醫(yī)藥大學(xué)的部分管理人員和學(xué)生對于信息保護(hù)的重要性認(rèn)識不足，缺乏必要的安全意識和防范措施。這種信息保護(hù)理念的缺失，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，對敏感信息的處理不夠謹(jǐn)慎，如隨意泄露學(xué)生個人信息、未加密存儲重要數(shù)據(jù)等，給學(xué)生的隱私安全帶來了潛在威脅；其次，對于網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵的防范意識薄弱，缺乏有效的安全防護(hù)措施和應(yīng)急預(yù)案，一旦系統(tǒng)遭受攻擊，可能導(dǎo)致大量信息泄露或損壞；再次，學(xué)校在信息保護(hù)方面的規(guī)章制度不夠完善，對于信息泄露事件的處理和責(zé)任追究也缺乏明確規(guī)定；最后，對于信息保護(hù)法律法規(guī)的了解不足，未能嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)要求，增加了學(xué)校和個人的法律風(fēng)險(xiǎn)。

1.5 "缺乏績效評價(jià)機(jī)制

績效評價(jià)作為衡量工作成效、激勵員工積極性的重要手段，在信息化建設(shè)中同樣不可或缺[2]。然而，Z醫(yī)藥大學(xué)在信息化建設(shè)過程中尚未建立起一套完善的績效評價(jià)體系，這導(dǎo)致了以下幾個方面的問題：首先，由于缺乏明確的評估標(biāo)準(zhǔn)和反饋機(jī)制，管理人員對于信息化建設(shè)的參與度和執(zhí)行力度參差不齊，影響了信息化項(xiàng)目的實(shí)施效果；其次，缺少對信息化建設(shè)成效的量化評估，難以準(zhǔn)確衡量信息化手段在提高學(xué)生事務(wù)管理效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量等方面的作用；最后，缺乏績效評價(jià)機(jī)制意味著缺少對優(yōu)秀成果的激勵和對不足之處的改進(jìn)，無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正信息化管理中存在的問題和不足，這在一定程度上減弱了管理人員推進(jìn)信息化建設(shè)的內(nèi)在動力，難以形成持續(xù)改進(jìn)的良性循環(huán)。

2 "信息化手段賦能學(xué)生事務(wù)管理的優(yōu)化策略

2.1 "加強(qiáng)學(xué)生事務(wù)管理人員對信息化建設(shè)的重視

2.1.1 "提升管理人員的數(shù)字化校園認(rèn)知

首先，學(xué)校應(yīng)堅(jiān)持把信息化建設(shè)作為提升學(xué)生事務(wù)管理人員工作水平的重要抓手，將學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)工作納入全校學(xué)生事務(wù)管理人員工作要點(diǎn)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)[3]。其次，學(xué)校應(yīng)按照“應(yīng)知盡知、應(yīng)會盡會”工作標(biāo)準(zhǔn)和“嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、管理高效”的工作要求，精準(zhǔn)提升學(xué)生事務(wù)管理人員對數(shù)字化校園的認(rèn)知，做到“情況明、技能熟”，為學(xué)生事務(wù)管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。最后，學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生事務(wù)管理數(shù)據(jù)模型，使管理人員可以更直觀地看到信息化手段在學(xué)生事務(wù)管理中的實(shí)際效果，同時通過組織管理人員參觀其他高校的數(shù)字化校園建設(shè)成果，感受信息化建設(shè)帶來的變革，增強(qiáng)管理人員對信息化的認(rèn)同感和緊迫感。

2.1.2 "消除對信息化建設(shè)的疑問和抵觸

管理人員可能對信息化建設(shè)存在疑問和抵觸情緒，擔(dān)心技術(shù)更新帶來的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)，如數(shù)據(jù)安全問題、操作復(fù)雜性等。對此，學(xué)校可運(yùn)用平臺打造互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)陣地，將線上教育作為學(xué)生事務(wù)管理人員開展信息化學(xué)習(xí)的重要渠道。同時，強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的工程，需要全校上下的共同努力和支持，以此營造積極向上的信息化建設(shè)氛圍。為此，為學(xué)生事務(wù)管理人員開辟“快通道”，通過問卷調(diào)查、座談會等方式收集管理人員的意見和建議，及時調(diào)整優(yōu)化系統(tǒng)，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。同時，學(xué)校常態(tài)化展示信息化建設(shè)的成功案例和積極成效，幫助管理人員認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性和必要性，從而轉(zhuǎn)變觀念，積極參與信息化建設(shè)。

2.1.3 "強(qiáng)化管理人員的數(shù)據(jù)安全觀念

數(shù)據(jù)安全是信息化建設(shè)中不容忽視的一環(huán)，學(xué)校應(yīng)組織專門的數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋數(shù)據(jù)分類管理、加密存儲、訪問控制等關(guān)鍵領(lǐng)域，確保管理人員了解常見的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，掌握基本的數(shù)據(jù)保護(hù)技能。同時，學(xué)校應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，明確各級管理人員的責(zé)任和義務(wù)，規(guī)范數(shù)據(jù)處理流程，通過定期檢查、審計(jì)和應(yīng)急演練等方式，不斷提升學(xué)校的數(shù)據(jù)安全防護(hù)水平，為信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障。

2.2 "培養(yǎng)學(xué)生事務(wù)管理人員的數(shù)據(jù)思維和信息素養(yǎng)

2.2.1 "明確信息素養(yǎng)培訓(xùn)內(nèi)容

首先，培訓(xùn)要引導(dǎo)管理人員深入理解數(shù)據(jù)驅(qū)動決策的重要性，學(xué)會如何收集、整理、分析教育數(shù)據(jù)，創(chuàng)新性探索和應(yīng)用數(shù)據(jù)駕駛艙、數(shù)據(jù)可視化等工具，將復(fù)雜數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀、易懂的信息圖表，以支持科學(xué)決策。其次，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的基本知識，使管理人員了解如何確保教育數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和時效性，以便在管理信息系統(tǒng)中高效運(yùn)用。同時，培訓(xùn)應(yīng)強(qiáng)調(diào)信息安全與隱私保護(hù)的原則，培養(yǎng)管理人員處理敏感數(shù)據(jù)時的責(zé)任感與法律意識。最后，培訓(xùn)內(nèi)容還應(yīng)包括新興技術(shù)在教育管理中的應(yīng)用，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等，通過案例分析，讓管理人員學(xué)會如何利用這些技術(shù)優(yōu)化教育管理流程，提升服務(wù)效率與質(zhì)量。

2.2.2 "靈活選用培訓(xùn)方式與方法

學(xué)校要靈活選用培訓(xùn)模式，構(gòu)建學(xué)生事務(wù)管理培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)體系。首先，學(xué)校要搶抓國家智慧教育平臺正式啟動的機(jī)遇，充分利用平臺及其線上課程資源，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)與即時互動，同時組織線下研討會、工作坊，進(jìn)行深度交流與實(shí)操演練。其次，培訓(xùn)導(dǎo)師可采用案例教學(xué)法，選取教育數(shù)據(jù)治理、決策支持、智慧教育服務(wù)等領(lǐng)域的真實(shí)案例，引導(dǎo)管理人員分析討論，理解數(shù)據(jù)思維在解決實(shí)際問題中的應(yīng)用。此外，培訓(xùn)導(dǎo)師可實(shí)施個性化教學(xué)，根據(jù)學(xué)員的專業(yè)背景、崗位需求及學(xué)習(xí)進(jìn)度，量身定制培訓(xùn)方式、培訓(xùn)難度，提供差異化指導(dǎo)與支持。最后，培訓(xùn)導(dǎo)師可建立學(xué)習(xí)社群，促進(jìn)管理人員之間的經(jīng)驗(yàn)分享與合作交流，形成持續(xù)學(xué)習(xí)的良好氛圍。

2.2.3 "建立評估與反饋機(jī)制

首先，學(xué)校應(yīng)設(shè)定明確的評估指標(biāo)，涵蓋理論知識掌握情況、實(shí)操技能水平、數(shù)據(jù)分析能力等多個維度，確保全面評估管理人員的學(xué)生事務(wù)管理工作成效。其次，學(xué)校應(yīng)設(shè)立多元化的反饋渠道。除了傳統(tǒng)的問卷調(diào)查外，學(xué)校還可利用在線平臺、小組討論、個別訪談等形式，收集管理人員的使用體驗(yàn)和改進(jìn)建議。再次，學(xué)校應(yīng)建立定期評估與反饋機(jī)制，定期（如每月或每季度）組織評估活動，及時了解其工作效率和困難所在，同時將評估結(jié)果與管理人員進(jìn)行面對面反饋，幫助他們明確自身優(yōu)勢與不足，制訂個性化的提升計(jì)劃。最后，學(xué)校應(yīng)強(qiáng)化評估結(jié)果的運(yùn)用，將評估結(jié)果作為調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容、改進(jìn)工作方法的重要依據(jù)，并為存在困難的管理人員提供額外的輔導(dǎo)和支持。

2.3 "提高信息化手段的事務(wù)管理效率

2.3.1 "構(gòu)建一站式綜合服務(wù)中心

學(xué)校應(yīng)積極構(gòu)建一站式綜合服務(wù)中心，將多項(xiàng)學(xué)生事務(wù)服務(wù)整合至同一平臺，實(shí)現(xiàn)“線上線下一站式”服務(wù)，通過開發(fā)或引進(jìn)成熟的校園服務(wù)平臺，將報(bào)名注冊、成績查詢、獎學(xué)金申請、心理咨詢預(yù)約、就業(yè)信息查詢等功能集于一體，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對接和流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，極大提升學(xué)生事務(wù)管理效率。

2.3.2 "動態(tài)協(xié)調(diào)多方資源

學(xué)校應(yīng)建立靈活的資源調(diào)配系統(tǒng)，動態(tài)協(xié)調(diào)校內(nèi)外多方資源，為學(xué)生事務(wù)管理提供有力支持。該系統(tǒng)能夠根據(jù)實(shí)時數(shù)據(jù)和需求變化，動態(tài)調(diào)整教學(xué)資源、行政資源和人力資源等，通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和使用效率的最大化，確保各項(xiàng)學(xué)生事務(wù)管理工作的高效開展。

2.3.3 "加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享與協(xié)作

數(shù)據(jù)共享與協(xié)作是提高事務(wù)管理效率的關(guān)鍵。學(xué)校應(yīng)依托一站式綜合服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)學(xué)生基本信息、學(xué)業(yè)成績、獎懲記錄等數(shù)據(jù)的集中存儲和管理。各部門通過權(quán)限設(shè)置打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和訪問，避免重復(fù)錄入和數(shù)據(jù)不一致的問題。同時，學(xué)校應(yīng)鼓勵管理人員利用數(shù)據(jù)分析工具深入挖掘?qū)W生數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，為學(xué)生事務(wù)管理提供決策支持，通過跨部門協(xié)作，共同解決學(xué)生事務(wù)中的難題，提升管理效能。

2.3.4 "建立監(jiān)控與反饋機(jī)制

為確保信息化事務(wù)管理的有效運(yùn)行，學(xué)校應(yīng)建立全面的監(jiān)控與反饋機(jī)制，通過系統(tǒng)日志、操作記錄等手段，實(shí)時監(jiān)控服務(wù)平臺的運(yùn)行狀態(tài)和用戶行為，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題和風(fēng)險(xiǎn)。同時，學(xué)校應(yīng)設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵學(xué)生提出寶貴的意見和建議，并定期收集和分析用戶反饋數(shù)據(jù)，評估信息化事務(wù)管理的效果，以及時調(diào)整優(yōu)化策略，確保學(xué)生事務(wù)管理工作的高效運(yùn)行。

基金項(xiàng)目：2024年度西藏藏醫(yī)藥大學(xué)校級科研項(xiàng)目（思政專項(xiàng)）（2024SZYB06）。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉衛(wèi)紅，詹斌.開放教育信息化應(yīng)用研究——基于“創(chuàng)新應(yīng)用案例”[J].教育研究，2022，5（1）：158-161.

[2] 鄧敏，倪濤.淺談高校校辦企業(yè)人事管理存在的問題和對策[J].中國管理信息化，2021，24（13）：145-147.

[3] 李躍輝，楊小會，陳梅明，等.新媒體視域下高校輔導(dǎo)員開展學(xué)生管理工作的挑戰(zhàn)與對策探究[J].新聞研究導(dǎo)刊，2023，14（22）：33-35.