中職學校預(yù)算管理一體化系統(tǒng)存在的問題及對策研究

［摘 要］隨著改革的深入，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)成為提高預(yù)算管理水平的重要工具。文章首先介紹預(yù)算管理一體化系統(tǒng)在中職學校中的應(yīng)用現(xiàn)狀，分析當前預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中存在的主要問題，尤其關(guān)注中職學校在一體化系統(tǒng)建設(shè)、使用過程中的實際問題，并提出針對性的解決措施，旨在為預(yù)算管理一體化系統(tǒng)完善提供參考。

［關(guān)鍵詞］預(yù)算管理一體化；中職學校；預(yù)算管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.24.030

［中圖分類號］G475；TP399 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）24-00-03

0" " "引 言

隨著我國教育信息化進程的加快，中職學校越來越重視利用信息技術(shù)手段提高管理水平。預(yù)算管理一體化系統(tǒng)作為其中的重要組成部分，在提高資金使用效率、加強內(nèi)部監(jiān)督管理等方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。然而，該系統(tǒng)在實際應(yīng)用中也暴露出一些問題，影響了其效能的充分發(fā)揮。本文探討中職學校預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題，并提出相應(yīng)的建議。

1" " "預(yù)算管理一體化系統(tǒng)在中職學校中的應(yīng)用現(xiàn)狀

近年來，隨著國家對職業(yè)教育的高度重視與持續(xù)投入，中等職業(yè)學校作為培養(yǎng)技術(shù)技能型人才的搖籃，其在促進經(jīng)濟社會發(fā)展、服務(wù)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級中的作用日益凸顯。中職學校的財務(wù)健康與管理效能，作為支撐學校日常運營和長遠發(fā)展的基石，直接關(guān)聯(lián)到教育資源的合理配置、教學質(zhì)量的提升以及學校社會服務(wù)功能的有效發(fā)揮［1］。

2" " "預(yù)算管理一體化系統(tǒng)現(xiàn)存問題

2.1" "系統(tǒng)權(quán)限定位問題

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)雖然是財務(wù)系統(tǒng)，但是在實際操作過程中，所需要的信息卻不只有財務(wù)信息。因為預(yù)算管理貫穿單位經(jīng)濟活動全過程，涉及所有部門的管理活動，所以錄入的數(shù)據(jù)范圍很廣。其不但包括傳統(tǒng)的財務(wù)記錄，如預(yù)算編制、收支明細、財務(wù)報表等，而且擴展到了學校人員信息管理（如教職工的個人信息、歸屬部門信息等）和部分學生信息管理（如各專業(yè)學生人數(shù)等）。理論上，這些非財務(wù)信息的輸入應(yīng)由各部門負責，如人事科、教務(wù)科來完成，以確保數(shù)據(jù)的專業(yè)性和準確性。但現(xiàn)實情況是，由于預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的模塊劃分與權(quán)限設(shè)置，目前僅有財務(wù)部門的工作人員擁有系統(tǒng)賬戶的創(chuàng)建和使用權(quán)限。這種權(quán)限設(shè)置方式將大量非財務(wù)信息的錄入工作轉(zhuǎn)移給了財務(wù)人員。這就意味著，除了原本的財務(wù)工作，財務(wù)人員還須承擔起在預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中錄入、核對及維護更新全校人員信息的工作。財務(wù)人員要聯(lián)系其他部門以獲取信息，大大增加了溝通成本、信息錄入成本和核對成本等，加重了財務(wù)人員的工作負擔［2］。

2.2" "“數(shù)據(jù)孤島”效應(yīng)

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的設(shè)計初衷是實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和流程的自動化處理，它運行的最終目的也是如此。由于上線時間較短，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中，存在模塊之間數(shù)據(jù)互通性不足的問題，這一問題在多個方面顯現(xiàn)出其負面影響。

第一，由于預(yù)算管理一體化系統(tǒng)內(nèi)部各模塊之間暫未實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交互，財務(wù)人員在操作預(yù)算編制、核算記賬和財務(wù)報告等不同模塊業(yè)務(wù)時，常常需要重復(fù)錄入數(shù)據(jù)。例如，學生信息、教職工信息、部門信息等作為重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在預(yù)算編制、資產(chǎn)管理和財務(wù)報告等模塊中都要用到。但目前的預(yù)算管理一體化系統(tǒng)因在模塊設(shè)計上存在分離的問題，導(dǎo)致預(yù)算編制、資產(chǎn)管理和財務(wù)報告等核心功能模塊無法互通數(shù)據(jù)。由于模塊間的數(shù)據(jù)壁壘，這些信息無法實現(xiàn)自動同步，財務(wù)人員不得不在同一平臺的不同模塊中多次錄入同一數(shù)據(jù)，這無疑增加了工作量。數(shù)據(jù)重復(fù)錄入不僅增加了財務(wù)人員的工作負擔，還可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致和錯誤率上升，這對保障預(yù)算管理的準確性和可靠性構(gòu)成了挑戰(zhàn)。

第二，數(shù)據(jù)互通性不足影響了中職學校財務(wù)管理的效率和效果。構(gòu)建預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的目的在于將各類財務(wù)數(shù)據(jù)集中到同一個系統(tǒng)平臺上，這樣財務(wù)人員不必開啟多個財務(wù)軟件進行交叉比對和數(shù)據(jù)處理，甚至可以做到直接從同一平臺的其他模塊提取數(shù)據(jù)，從而提高財務(wù)管理的效率。然而，模塊間的數(shù)據(jù)壁壘削弱了這一優(yōu)勢，使得財務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時，無法充分利用信息化系統(tǒng)自動化輔助辦公的優(yōu)勢，反而需要花費更多的時間和精力在數(shù)據(jù)的錄入和核對上［3］。

2.3" "新舊系統(tǒng)銜接難

有些省份的預(yù)算管理一體化系統(tǒng)當前仍處于實施初期，系統(tǒng)中的部分功能模塊處于快速迭代的周期。在新舊系統(tǒng)銜接時，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)不是采用一次性全面替換舊財務(wù)平臺的方式，而是采用了漸進式過渡的方式，逐漸增加模塊來替換原來的舊財務(wù)軟件的功能。新模塊的上線，要求中職學校配合提供舊財務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)，交由平臺產(chǎn)品團隊進行遷移。

以2023年下半年上線的固定資產(chǎn)管理模塊為例，這種以數(shù)據(jù)模板進行導(dǎo)入的數(shù)據(jù)遷移方式格外具有挑戰(zhàn)性。因為新的預(yù)算管理一體化系統(tǒng)對固定資產(chǎn)管理提出了更高的要求，特別強調(diào)對供應(yīng)商信息、預(yù)算批復(fù)項目代碼等附加數(shù)據(jù)的精細化管理。這些新增的數(shù)據(jù)項在舊的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中并未被要求錄入，造成了歷史數(shù)據(jù)的空白或不完整，而這些數(shù)據(jù)都是必填項，若是不填寫清楚，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)模板無法正常導(dǎo)入預(yù)算管理一體化系統(tǒng)，這給數(shù)據(jù)遷移工作帶來了極大困擾。

面對這一挑戰(zhàn)，會計人員與固定資產(chǎn)管理人員必須攜手合作，深入挖掘和追溯過往的固定資產(chǎn)原始發(fā)票、采購合同、驗收報告等文檔，以補充和完善這些新平臺所需要的精細化信息。而公辦中職學校大多具有30年以上的建校歷史，個別固定資產(chǎn)在早期購入時并沒有經(jīng)過現(xiàn)在這樣成熟的流程和手續(xù)導(dǎo)致部分精細化信息無法被收集。

此外，預(yù)算管理一體化平臺中固定資產(chǎn)模塊在上線初期的更新迭代速度快，但功能的迭代并未考慮向前兼容，導(dǎo)致每一次更新后的數(shù)據(jù)模板內(nèi)容發(fā)生變動，需要財務(wù)人員重新收集數(shù)據(jù)、重新分類后再進行填寫，這使得整個數(shù)據(jù)遷移過程變得更為曲折與耗時。

2.4" "系統(tǒng)可靠性和穩(wěn)定性有待增強

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)相對于其他信息化系統(tǒng)而言，它的業(yè)務(wù)高峰期通常是集中的、固定的，如年初、月末、年末等需要進行財會核算工作的時間點。但正是在這些業(yè)務(wù)高峰期，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)卻常常出現(xiàn)系統(tǒng)的響應(yīng)速度變慢甚至崩潰的情況。比如在預(yù)算編制、年末結(jié)賬、年末決算以及財報編制等環(huán)節(jié)，都需要財務(wù)人員在較短時間內(nèi)完成工作。但是，因為系統(tǒng)承載能力有限，在這些時間段，系統(tǒng)反而更容易出現(xiàn)問題。年末臨近結(jié)賬時，常常會出現(xiàn)頁面無法加載、簽章失敗、無法發(fā)送到銀行等情況；在預(yù)算編制和財務(wù)決算期間，甚至會出現(xiàn)錄入的數(shù)據(jù)無法保存，或是保存后依然丟失的情況［4］。這些問題大大增加了財務(wù)人員的工作負擔，降低了整體財務(wù)工作的效率。

3" " "預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的優(yōu)化策略

3.1" "找準系統(tǒng)定位，引入更多角色

在未來發(fā)展過程中，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的技術(shù)團隊可以考慮重新劃分現(xiàn)有模塊。具體來說，可以將一些跨模塊共享的信息，如單位基本信息、部門信息、工作人員信息、學生信息等，從現(xiàn)有的業(yè)務(wù)模塊中分離出來，并設(shè)置一個獨立的通用信息管理模塊進行管理，同時賦予那些負責人員管理和學生信息管理的基層工作人員一定的權(quán)限，使他們能夠定期更新和維護這些數(shù)據(jù)。

通過這種方式，不僅可以確保系統(tǒng)中的信息保持高度的準確性和時效性，還能大幅簡化數(shù)據(jù)處理流程，減少因數(shù)據(jù)多次中轉(zhuǎn)而可能產(chǎn)生的誤差，從而降低數(shù)據(jù)錯誤的發(fā)生率。此舉將顯著提升系統(tǒng)的運行效率和管理便捷性，同時也會將用戶體驗和數(shù)據(jù)的整體質(zhì)量提升到一個新的水平。

3.2" "建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中臺，減少數(shù)據(jù)冗余

在未來預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的更新中，應(yīng)建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中臺，并制定和實施統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準。通過這種方式，確保各個模塊使用的數(shù)據(jù)格式、字段名稱和類型一致，從而實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享與同步?；A(chǔ)數(shù)據(jù)中臺的建立將使各個模塊能夠直接從中臺獲取所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，避免重復(fù)輸入，減少系統(tǒng)內(nèi)部因重復(fù)錄入造成的數(shù)據(jù)冗余。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中臺不僅能夠徹底實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，還能顯著提升系統(tǒng)的整體管理水平和信息化建設(shè)水平。通過中臺統(tǒng)一管理和分發(fā)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性，為系統(tǒng)用戶提供更加流暢、便捷的操作體驗。此外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中臺的實施有助于增強系統(tǒng)的維護性和可擴展性，使未來的系統(tǒng)更新和功能拓展更加高效和便捷。

通過這些措施，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中臺將顯著提升預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的整體效能。它不僅可以優(yōu)化數(shù)據(jù)管理流程，還可以增強系統(tǒng)的可靠性，提高用戶滿意度，為實現(xiàn)更高水平的信息化管理奠定堅實基礎(chǔ)。

3.3" "加強雙邊溝通，鞏固業(yè)務(wù)培訓

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的技術(shù)團隊應(yīng)當同中職學校等基層業(yè)務(wù)單位建立起更加緊密的聯(lián)系，這種聯(lián)系不僅有助于技術(shù)團隊更快地了解并響應(yīng)一線用戶的實際需求，還能促進雙方之間的溝通與合作，共同推動系統(tǒng)的優(yōu)化與升級。

為加強雙邊溝通，技術(shù)團隊應(yīng)建立系統(tǒng)化的反饋機制，通過定期的溝通反饋，讓后續(xù)的新模塊開發(fā)人員在開發(fā)初期就考慮過渡問題和實際使用問題。建議定期組織預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的產(chǎn)品團隊與基層單位的財務(wù)人員共同參與研討會，集中解答和處理問題。產(chǎn)品團隊應(yīng)對財務(wù)人員提出的意見進行可行性探討和系統(tǒng)化收集。同時，產(chǎn)品團隊可以定期整理和發(fā)布系統(tǒng)用戶反映的共性問題，這不僅能減輕技術(shù)人員對同類問題反復(fù)解答的壓力，還能縮短用戶的咨詢等待時間。通過數(shù)據(jù)歸集，較容易發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，進行及時修復(fù)和更新。

3.4" "增強系統(tǒng)穩(wěn)定性，健全問題反饋機制

在現(xiàn)有的預(yù)算管理一體化系統(tǒng)組織架構(gòu)基礎(chǔ)上，技術(shù)開發(fā)團隊應(yīng)該繼續(xù)優(yōu)化現(xiàn)有的功能模塊，以提升用戶體驗感；提高軟件運行效率，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。加大對一體化系統(tǒng)硬件設(shè)備更新擴容力度，提高服務(wù)器配置和網(wǎng)絡(luò)傳輸能力，確保在業(yè)務(wù)集中時段能同時保障多個用戶、多項業(yè)務(wù)并行處理，防止出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓、崩潰，數(shù)據(jù)丟失，甚至連網(wǎng)頁都打不開的情況［5］。

產(chǎn)品團隊應(yīng)當對預(yù)算管理一體化系統(tǒng)在業(yè)務(wù)高峰期可能出現(xiàn)的情況進行詳細預(yù)演，并提前進行故障恢復(fù)演練，以確保系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。團隊應(yīng)制定完善的預(yù)案，模擬各種可能的突發(fā)狀況，確保在任何情況下都能迅速響應(yīng)和處理［6-7］。同時，產(chǎn)品團隊還需要做好日常運維支持工作，尤其是在業(yè)務(wù)高峰期，要建立健全問題反饋機制，確保問題能夠快速得到響應(yīng)和解決。定期開展培訓和演練，提升團隊應(yīng)對突發(fā)事件的能力［8］。此外，應(yīng)加強與用戶的溝通，建立高效的溝通渠道，確保用戶在使用過程中遇到的問題能夠及時得到解決。

這些措施旨在保證在業(yè)務(wù)高峰期，如財政結(jié)算、預(yù)算審批等關(guān)鍵時期，系統(tǒng)能夠順利應(yīng)對大量并發(fā)請求，避免出現(xiàn)因系統(tǒng)響應(yīng)遲緩而導(dǎo)致的業(yè)務(wù)中斷問題。

4" " "結(jié)束語

預(yù)算管理一體化平臺的引入與實施，對中職學校預(yù)算管理領(lǐng)域產(chǎn)生了廣泛而深遠的影響，中職學校若能夠充分挖掘并發(fā)揮預(yù)算管理一體化平臺的內(nèi)在潛力，就可以為學校的預(yù)算管理構(gòu)筑起堅實的數(shù)字化基石，為推動中職教育高質(zhì)量發(fā)展提供強有力的支持，確保教育資源的有效利用，提升教育質(zhì)量和辦學效益，最終促進學校在新時代背景下蓬勃發(fā)展。

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的建設(shè)和推廣對中職學校的預(yù)算管理水平提高至關(guān)重要。該系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)控、決算等各環(huán)節(jié)的一體化管理，還能顯著提高財務(wù)工作的效率和準確性，促進財政資源的有效配置和利用。然而，在實際運行過程中，出現(xiàn)一些急需解決的問題，中職學校應(yīng)通過對這些問題的識別與有效解決，推動預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的健康發(fā)展。

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