數(shù)字信息化賦能醫(yī)院人事檔案管理的路徑探索

摘 要：文章將數(shù)字信息技術(shù)融入到人事檔案管理工作中，圍繞數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理工作中應(yīng)用的重要意義，以及數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的主要問題進(jìn)行了分析，并提出了數(shù)字信息化賦能醫(yī)院人事檔案室管理的相關(guān)對策建議，為提高醫(yī)院的人事管理效率，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化 醫(yī)院 人事檔案管理

中圖分類號(hào)：F240

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）11-259-03

長期以來，我國醫(yī)院對于人事檔案的管理都是以傳統(tǒng)手段為主，管理效率較低，管理成效難以提升，綜合考慮當(dāng)前醫(yī)院的人事管理工作要求，必須盡快引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)庫和電子信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，一方面提高管理的時(shí)效性，保證檔案信息安全，另一方面也可以延長檔案信息的存儲(chǔ)年限，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化，以網(wǎng)絡(luò)作為管理平臺(tái)，借助于信息技術(shù)手段分析、篩選、管理檔案，并根據(jù)實(shí)際提高調(diào)用檔案信息的效率，使醫(yī)院人事檔案發(fā)揮更大價(jià)值。

一、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要意義

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享

人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，一個(gè)最大的好處就是實(shí)現(xiàn)了信息的快速、大范圍流通，醫(yī)院通過將數(shù)字信息化技術(shù)引入人事檔案管理，可以以更高效的方式對人事檔案資料進(jìn)行整合和分析，規(guī)范各類繁雜的人事信息。通過對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)形式的人事檔案變?yōu)闊o紙化檔案，這樣醫(yī)院各類信息就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行傳遞和共享，可以大大提升各部門信息交流效率，在一定程度上消除各部門之間的信息壁壘。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)信息的傳遞是實(shí)時(shí)的，在實(shí)行數(shù)字化升級(jí)后，醫(yī)院管理效率將得到明顯提升，當(dāng)信息壁壘在一定程度上被消除，各部門之間的信息共享將變得更為方便，這對于醫(yī)院整體信息化建設(shè)是有積極作用的。

（二）顯著提高醫(yī)院人事檔案管理效率

長期以來，我國一直采用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，而人事檔案信息非常龐雜，進(jìn)行信息的查詢、檢索，都需要較長的時(shí)間，效率很低，所以要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化分析和應(yīng)用是比較困難的。而通過對數(shù)字信息化技術(shù)的引入，可以很迅速地在電腦上對相關(guān)人員的人事信息進(jìn)行查詢，這樣就可以很方便地對醫(yī)院的人力資源進(jìn)行管理。

（三）有利于醫(yī)院人事檔案的持久保護(hù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，檔案都是通過館藏的方式來保存的，需要占用大量的空間，而且原始檔案每整理和查閱一次，都不可避免地要發(fā)生一次磨損，而通過數(shù)字化技術(shù)，將檔案以電子方式進(jìn)行輸入，就可以實(shí)現(xiàn)無紙化存儲(chǔ)，而且儲(chǔ)存的時(shí)間也會(huì)更長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的人事檔案，對于溫度、濕度、空間都有許多要求，存儲(chǔ)不便，采用數(shù)字化的管理方式，將紙質(zhì)化的檔案一次性錄入到電腦，在系統(tǒng)中加以保存，云端的存儲(chǔ)空間接近無限，這樣在查詢的時(shí)候也非常方便，而且安全性更高，可有效避免人為因素對檔案的篡改。

二、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用中的問題分析

在當(dāng)前信息技術(shù)時(shí)代，醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，還需要重點(diǎn)解決以下幾個(gè)問題：

（一）檔案管理數(shù)字化意識(shí)薄弱

近幾年我國許多醫(yī)院都開始建設(shè)數(shù)字檔案室，也有的大型公立醫(yī)院開始引入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，通過設(shè)立的采集中心對檔案進(jìn)行電子化采集，通過備份中心對電子檔案進(jìn)行升級(jí)，從總體情況看，檔案的數(shù)字化管理取得了一定效果，但是相比投入的大量資金，現(xiàn)有的成效并不明顯，因此，醫(yī)院管理者對于建設(shè)數(shù)字化檔案的積極性并不太高。而且要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，不僅僅需要建立數(shù)字化的檔案室，還需要引入相關(guān)的信息系統(tǒng)，對軟件也有一定要求，例如，需要配備相應(yīng)的操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，而這些軟件常常需要升級(jí)更新，因此，成本比較高，醫(yī)院管理者對于人事檔案信息化管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，對于信息保護(hù)缺乏有效措施，所以存在一定的管理漏洞。

（二）數(shù)字檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案是隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步而出現(xiàn)的新生事物，目前由于我國對于數(shù)字化檔案技術(shù)的應(yīng)用水平比較低，而且各醫(yī)院的病歷內(nèi)容、格式都不夠統(tǒng)一，要將傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案資源轉(zhuǎn)為數(shù)字資源，還沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。而且醫(yī)院建立數(shù)字化信息檔案，目的就是付出盡量少的成本，盡可能地提高檔案管理成效，使數(shù)字檔案資源可以在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，達(dá)到信息集成的目的。但從實(shí)際情況看，我國醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)作性較差，各醫(yī)院對于數(shù)據(jù)的劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，各種類別的醫(yī)療資源，都是以不同的方式進(jìn)行存儲(chǔ)的，而且每家醫(yī)院的檔案管理模式都不一樣，這就很難通過數(shù)據(jù)形式對醫(yī)療檔案進(jìn)行傳輸和共享。盡管有的醫(yī)院建設(shè)成了數(shù)字化檔案，但考慮到醫(yī)院自身的利益、技術(shù)保護(hù)和患者隱私等方面的要求，對于信息的共享和技術(shù)的共享也都比較抗拒。

（三）人事檔案資源利用率較低

從醫(yī)院管理的角度來說，醫(yī)務(wù)人員的所有工作情況都要記錄在人事檔案管理中，所以通過人事檔案，就可以對醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)務(wù)人員的工作情況和內(nèi)部管理情況有比較清楚的認(rèn)識(shí)。目前，我國許多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)方式管理人事檔案，信息技術(shù)應(yīng)用程度很低，所以人事檔案信息的作用沒有得到充分體現(xiàn)，大量的人事檔案信息只是被固定地保存在檔案室里，再利用的機(jī)會(huì)很少，人事檔案的價(jià)值并沒有被發(fā)揮出來。人事檔案對于醫(yī)院的人員管理具有重要的參考作用，不過我國的大部分醫(yī)院都沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，既沒有發(fā)掘人事檔案信息的價(jià)值，也沒有通過對于人事檔案的管理來分析問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。之所以要將數(shù)字技術(shù)引入人事檔案管理中，目的就是可以更方便地對人事檔案信息進(jìn)行查閱，進(jìn)行規(guī)范管理，充分發(fā)揮人事檔案資料的最大價(jià)值。由于技術(shù)的制約，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息不能得到充分利用，這是我國醫(yī)院人事檔案管理中一個(gè)亟待解決的問題。

（四）相關(guān)員工數(shù)字素養(yǎng)不高

我國大部分醫(yī)院中從事檔案管理的都不是專業(yè)人才，有的甚至是其他部門人員兼任，或者是臨聘人員和返聘的退休人員，這些人不具備人事檔案管理的專業(yè)背景，缺乏專業(yè)知識(shí)，尤其是信息技術(shù)水平很低，對于人事檔案管理中的許多問題都無法應(yīng)對。例如，我國目前醫(yī)院人事檔案的管理系統(tǒng)都是從第三方公司購進(jìn)的，基本都不是醫(yī)院自行研發(fā)的軟件，而一旦在管理中遇到系統(tǒng)問題，管理人員的解決辦法就是把問題反饋給第三方公司，無法獨(dú)立進(jìn)行簡單的處理。還有就是目前檔案管理人員的理念、認(rèn)識(shí)，與數(shù)字檔案建設(shè)的要求存在滯后性，檔案管理人員思想保守，知識(shí)結(jié)構(gòu)更新?lián)Q代較慢，創(chuàng)新理念不足，對于用戶基本難以提供有效服務(wù)，所以檔案系統(tǒng)的功能開發(fā)難以達(dá)到客戶要求。

三、數(shù)字信息化賦能醫(yī)院人事檔案室管理的對策建議

檔案管理的信息化，可以進(jìn)一步提高檔案資源的共享程度，提高信息利用率，而要建設(shè)具有現(xiàn)代化水準(zhǔn)的數(shù)字化檔案室，需要醫(yī)院從專業(yè)人才、技術(shù)、安全、管理制度等各方面提供保障。

（一）增強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化意識(shí)

醫(yī)院要從整體發(fā)展層面對數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，在資金方面予以保障，要從思想上重視數(shù)字化檔案的建設(shè)，引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，制定信息化檔案建設(shè)的具體方案。第一，要進(jìn)行數(shù)字化改造，可以通過模板匹配和補(bǔ)償掃描相結(jié)合方式進(jìn)行檔案信息的整理和收集，借助于預(yù)設(shè)區(qū)域的初始OCR識(shí)別、與模板比對獲取缺失信息、缺失部分補(bǔ)償掃描等各種技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，這樣如果出現(xiàn)了無法提取完整有效檔案信息的情況，也可以及時(shí)采取有效措施進(jìn)行彌補(bǔ)。第二，要通過云存儲(chǔ)技術(shù)，把完成轉(zhuǎn)換的數(shù)字檔案存儲(chǔ)在云端，進(jìn)行檔案的統(tǒng)計(jì)管理，實(shí)現(xiàn)從分散管理到集中管理的轉(zhuǎn)變，這樣之后要進(jìn)行訪問和查閱都會(huì)更方便;第三，對于數(shù)字檔案的處理，要設(shè)定若干個(gè)模塊，按照數(shù)字檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效信息的提取，從而進(jìn)行智能化的篩選和分類，為之后的高效管理奠定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

建立數(shù)字化的檔案室，目的就是在更大范圍內(nèi)對醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)信息的快速有效傳遞，強(qiáng)化溝通，為業(yè)務(wù)的有效協(xié)同提供參考?？茖W(xué)規(guī)范的檔案信息管理體系，對于檔案的管理規(guī)范和技術(shù)應(yīng)用都有較高的要求。例如，標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化檔案室，要符合國家安全和法律法規(guī)要求的標(biāo)準(zhǔn)，要配備相應(yīng)的管理人員，要有專業(yè)的管理設(shè)備，制定檔案管理和使用制度，并建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在技術(shù)性方面，則要求必須具有符合要求的軟硬件設(shè)備，對于如何進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)化、加密、訪問等，都有具體明確的規(guī)定。還有就是要注意數(shù)字化檔案室的安全性要求，要建立一個(gè)足夠安全的云計(jì)算環(huán)境，可以快速進(jìn)行信息的追索，確保人員檔案信息的完整和安全，不會(huì)出現(xiàn)個(gè)人信息外泄問題。

（三）加強(qiáng)人事檔案數(shù)字信息化培訓(xùn)

目前，我國很少有醫(yī)院會(huì)開展與人事檔案信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，管理人員不具備人事檔案信息化管理所要求的能力，又很難通過有效的渠道實(shí)現(xiàn)個(gè)人能力的提升，要根據(jù)醫(yī)院人事檔案信息化管理的要求，對相關(guān)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。第一，要特別關(guān)注檔案管理人員對于數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，要對管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，幫助其了解和適應(yīng)人事檔案信息化管理的要求，可以通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，勝任檔案管理工作，以免在實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化后，無法適應(yīng)管理要求。第二，要注重檔案管理人員對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力，當(dāng)建立數(shù)字化人事檔案后，各項(xiàng)管理工作都要依托系統(tǒng)完成，所有管理人員要熟練掌握系統(tǒng)的使用技能，知道如何進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、轉(zhuǎn)化、查閱、存儲(chǔ)，如何對檔案信息進(jìn)行維護(hù)，如何進(jìn)行信息的共享和傳輸。第三，要對檔案管理人員開展風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)活動(dòng)，當(dāng)然與傳統(tǒng)的管理模式相比，數(shù)字化的管理方式，會(huì)使得人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)大為降低，但是一旦出現(xiàn)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)故障等技術(shù)方面的問題，也會(huì)給檔案管理工作造成極大阻礙，因此，也要通過培訓(xùn)讓檔案管理人員知道如何應(yīng)對突發(fā)性系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)?？偠灾?，就是要通過培訓(xùn)活動(dòng)的開展，推動(dòng)檔案管理從傳統(tǒng)方式到現(xiàn)代化方式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理工作效能。

（四）提高數(shù)字信息化人事檔案資源利用率

無論是傳統(tǒng)的管理模式，還是現(xiàn)代化的信息管理模式，檔案管理的最終目的，就是發(fā)揮其最大價(jià)值，服務(wù)于人事管理工作，要不斷提升數(shù)字化人事檔案的利用率，才能發(fā)揮數(shù)字化檔案室的重要作用。在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生人事檔案信息，所以對于人事檔案的科學(xué)高效管理，也有助于醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)。在對數(shù)字信息化人事檔案的應(yīng)用過程中，第一，注意對檔案的保護(hù)，檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案室的管理制度要求，對檔案使用人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，避免人事檔案數(shù)據(jù)被竊取和破壞。第二，如果要對人事檔案信息進(jìn)行記錄，必須先進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)行記錄，以免人事檔案信息外泄，被不法分子利用。第三，為了進(jìn)一步提高數(shù)字人事檔案的利用效率，保障檔案信息的科學(xué)安全利用，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對檔案使用制定專門的管理制度，對檔案信息進(jìn)行分類，通過科學(xué)方法進(jìn)行建設(shè)，最大限度發(fā)揮數(shù)字信息化檔案價(jià)值，為醫(yī)院的人力資源管理和內(nèi)部管理提供有效參考。

（五）健全醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理制度

數(shù)字信息化人事檔案管理模式是否能夠得到有效應(yīng)用，關(guān)鍵在于數(shù)字信息技術(shù)是否能夠被成功使用，而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院要根據(jù)數(shù)字信息化人事檔案的管理要求，出臺(tái)相應(yīng)的管理制度，對人事檔案的信息收集、錄入、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)作出具體規(guī)定，確保人事檔案信息完整、管理程序規(guī)范，也為檔案管理人員的管理工作提供指導(dǎo)。第一，醫(yī)院要按照檔案管理工作的具體情況和檔案實(shí)際，制定數(shù)字信息化人事檔案管理措施，要對檔案管理人員的職責(zé)作出具體規(guī)定，對于如何進(jìn)行檔案的整理，如何完成檔案信息的收錄，如何進(jìn)行檔案使用等，都要有明確的要求，這樣才能確保人事檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。第二，如果出現(xiàn)了違反檔案管理使用規(guī)定的行為，要有相應(yīng)的懲處措施，因?yàn)槿耸聶n案敏感程度較高，而且經(jīng)常與人員的個(gè)人因素有關(guān)，而數(shù)字化的人事檔案如果使用不當(dāng)，就有可能被泄露在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，所以一方面要通過防火墻技術(shù)對檔案信息進(jìn)行保護(hù)，另一方面也要制定相應(yīng)的懲處措施，如果發(fā)生違規(guī)操作，就要按照規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。

四、結(jié)束語

本文從信息化建設(shè)的角度，分析了數(shù)字化人事檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要作用，總結(jié)了當(dāng)前我國醫(yī)院在數(shù)字信息化人事檔案管理工作中存在的不足，對如何建立醫(yī)院數(shù)字信息化檔案作了進(jìn)一步的闡述，希望本文的研究對我國醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的精細(xì)化、科學(xué)化具有一定參考，并通過人事檔案的科學(xué)高效管理，進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院的內(nèi)部管理，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供支撐。

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（責(zé)編：賈偉）